Systemy dla sygnalistów w gminach - wykrywanie nieprawidłowości

W dniu 14 kwietnia br. został opublikowany raport z badań 2020 „Systemy dla sygnalistów w gminach w Polsce”, opracowany na podstawie badań przeprowadzonych na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu, w Katedrze Finansów Publicznych, we współpracy z E-nform Sp. z o.o. W niniejszym artykule chciałbym zakończyć cykl artykułów w których informowałem Państwa o czym dowiadujemy się z raportu.

Jaki sposób wykrywania nieprawidłowości w gminach był najskuteczniejszy według gmin?

Według deklaracji gmin, które odesłały ankietę najskuteczniejsze metody wykrywania u nich nieprawidłowości to:

1. 1199 nadzór przełożonego,
2. 981 kontrola wewnętrzna,
3. 800 audyt wewnętrzny,
4. 751 kontrola instytucji państwowych,
5. 610 zgłoszenie wewnętrzne przez pracownika,
6. 486 zgłoszenie wewnętrzne klienta, dostawcę itp.,
7. 434 audyt zewnętrzny,
8. 269 systemy IT,
9. 134 organy ścigania, służby specjalne,
10. 47 media.

Porównując to z liczną wykrytych nieprawidłowości, które podawałem z raportu we wcześniejszych artykułach obawiam się, że liczba tzw. nie wykrytych naruszeń i nieprawidłowości jest duża.

Jakie mechanizmy przeciwdziałania nieprawidłowościom wdrożono w badanych urzędach gmin?

Z raportu wynika, że wdrożono w gminach następujące mechanizmy przeciwdziałania nieprawidłowościom:

1. w 1326 gminach – nadzór przełożonego – czyli oznacza, że są gminy gdzie tego nadzoru nie ma,
2. w 995 gminach – kodeks etyki,
3. w 948 gminach – kontrola wewnętrzna,
4. w 804 gminach – audyt wewnętrzny,
5. w 340 gminach – procedury antykorupcyjne,
6. w 180 gminach – systemy informatyczne (np. DLP),
7. w 110 gminach – procedury przeciwdziałania konfliktowi interesów,
8. w 14 gminach – bezpieczne kanały zgłaszania nieprawidłowości.

Jak słusznie zauważają autorzy raportu, zastanawia fakt, że gminy uznały zgłoszenia wewnętrzne za jeden z najskuteczniejszych metod wykrywania u nich nieprawidłowości, a jednocześnie liczba wdrożonych bezpiecznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości jest śladowa.

Jestem też ciekaw, czy wdrożenie procedur antykorupcyjnych i procedur przeciwdziałania konfliktowi interesów polegało tylko na sporządzeniu dokumentów, czy też wdrożono mechanizmy monitorujące i detekcyjne.

Szkolenia z zasad reagowania na nieprawidłowości

Z raportu wynika, że w okresie 2018-2020, aż 80% gmin (czyli 1436) nie zorganizowało dla swoich pracowników szkoleń dotyczących zasad reagowania na ujawnione w urzędzie nieprawidłowości. Jeżeli jednocześnie w 87 % gmin zadeklarowało, że u nich nie zgłoszono nieprawidłowości widzimy, że najpewniej istnieje pewien systemowy problem.

Co ciekawe:

1. 183 gminy przeszkoliły wszystkich pracowników,
2. 102 gminy przeszkoliły kadrę kierowniczą,
3. 63 gminy przeszkoliły część pracowników.

Jakie wnioski i rekomendacje zawiera raport Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu i E-nform Sp. z o.o.?

Chciałbym podkreślić, podobnie jak autorzy, że systemy dla sygnalistów stanowią najskuteczniejsze narzędzie do walki z nieprawidłowościami i naruszeniami.

Z wyników badań wynika, że gminy nie są przygotowane do wdrożenia systemów dla sygnalistów i wymogów Dyrektywy dla sygnalistów. Poziom wiedzy na temat Dyrektywy o sygnalistach i świadomość wymagań, szans i zagrożeń jest na niskim poziomie. Prawie połowa gmin oświadczyło, że o dyrektywie dowiedziało się z ankiety, a 60% nie wie czy będą zobowiązane podjąć jakieś działania.

Osobiście nie rozumiem przeświadczenia gmin mających mniej niż 10 000 mieszkańców, że Polski ustawodawca wyłączy ich spod reżimy Dyrektywy. Nawet jeżeli tak się stanie, to w świetle kontroli zarządczej brak systemów dla sygnalistów będzie oznaczał brak skutecznego i efektywnego narzędzia wspierającego celu określone w ustawie o finansach publicznych.

W świetle powyższego budzi mój niepokój, że prawie 70% gmin nie wdrożyła systemy dla sygnalistów ponieważ uważa, że nie ma takiego obowiązku prawnego. Według mnie w świetle celów kontroli zarządczej, antykorupcyjnych wytycznych CBA, takie stanowisko jest błędne.

Z jednej strony nie dziwi mnie, że tylko 2,5% gmin wdraża systemy dla sygnalistów z przekonaniem o ich skuteczności i niezbędności. Z drugiej strony pokazuje to jak bardzo w tym zakresie brakuje edukacji i innych działań budujących świadomość.

Nie jest też niestety zaskoczeniem, że 40% gmin czeka na wdrożenie do czasu pojawienia się polskiej ustawy. Chciałbym przypomnieć, że Dyrektywa daje mnóstwo wytycznych, mamy normy ISO, tzw. dobre praktyki oraz regulacje sektorowe. W mojej ocenie ustawa niewiele zmieni. Natomiast choćby przykład z RODO, pokazuje, że wdrażanie wymogów na ostatnią chwilę powoduje chaos, błędy, konflikty i ryzyka. Niestety mało podmiotów wyciągnęło naukę z wdrażania RODO.

Do 17 grudnia br. zostało 7 miesięcy. To ostatni moment by na spokojnie wdrożyć systemy dla sygnalistów. Im szybciej gminy zaczną wdrażać Dyrektywę tym większa szansa na sukces. Jednocześnie zgadzam się z autorami badania, że kluczowe znaczenie będzie miała rzetelna edukacji. Mam nadzieję, że ten i inne artykuły na portalu infor.pl o Compliance dołożą cegiełkę w dziele edukacji. Notabene to na infor.pl jest największa baza tekstów o compliance w samorządzie.