Kategorie

Jak zarządzać swoim miejscem pracy

Barbara Hubal
inforCMS
Ponad 40 proc. pracowników biurowych przyznaje się do regularnego gubienia dokumentów. Przeciętny pracownik spędza 150 godzin rocznie na szukaniu dokumentów na biurku.

„Porządek trzeba robić, nieporządek robi się sam.”

Tadeusz Kotarbiński

Reklama

Mimo wszechobecnego już elektronicznego obrotu dokumentami, liczba ich papierowych odpowiedników nie maleje. Oznacza to, że zalegają na naszych biurkach i piętrzą się stosami na półkach. Trudno je opanować. Większość ludzi chciałaby pracować w schludnej i uporządkowanej przestrzeni. Ponad połowa osób biorących udział w badaniu Work Habits of the New Millennium sądziła, iż zorganizowanie to cecha, której się można nauczyć oraz że powinni poprawić swoje umiejętności organizacyjne.

Najczęściej wybieranym w Polsce sposobem przechowywania bieżących dokumentów jest wpinanie do segregatorów. System ten jednak na ogół nie działa. Dlaczego? Gdybyśmy tym sposobem chcieli zapanować nad naszym biurkiem, zajęłoby nam to co najmniej 2 godziny dziennie, ponieważ dziurkowanie każdego dokumentu, wkładanie go do koszulki, wpinanie do segregatora i odstawianie segregatora za każdym razem na półkę jest bardzo czasochłonne.

Władza nad papierami

Psycholog biznesu z Profesja Consulting, dr Katarzyna Korpolewska, uważa, że odpowiednia organizacja miejsca pracy jest bardzo ważna, gdyż jest to terytorium, które na nas wpływa i niestety, często ma nad nami władzę. Jeżeli ta przestrzeń jest nieprzyjazna, nieporządna to tracimy nad nią poczucie kontroli. Nagle to spinacz lub kartka papieru mają rację, bo gdzieś leżą i nie dają się odszukać. To trzeba zmienić. Można nauczyć się umiejętnie zorganizować miejsce pracy.

Reklama

Bałagan utrudnia pracę i pochłania niepotrzebnie czas, który można poświęcić na coś konstruktywnego. Ale szukanie ołówka czy zszywacza to nie tylko stracone minuty, to wprowadza nas także w zły nastrój, rozprasza, nie sprzyja twórczemu myśleniu. Widząc obładowane papierami biurko, niechętnie zasiadamy do pracy.

Chaos na półkach oznacza, że znalezienie potrzebnego dokumentu będzie bardzo trudne. Przy takim nastawieniu praca będzie bardziej obciążająca i po ośmiu godzinach poczujemy się bardzo zmęczeni. Porządkowania, odkładania na miejsce i segregowania można się nauczyć. To taki sam nawyk jak mycie rąk przed posiłkiem, połykanie zaleconych przez lekarza tabletek trzy razy dziennie czy przełykanie kęsa przed podniesieniem słuchawki telefonicznej.

Wystarczy przez jakiś czas kontrolować wykonywanie prostych czynności, a wkrótce staną się one automatyczne. To tak jak w samochodzie. Wszystko jest w nim zawsze na swoim miejscu: kierownica, skrzynia biegów, pedał gazu i hamulca. Nie trzeba tego stale sprawdzać, można jechać automatycznie i skupić się na myśleniu o innych sprawach. Systematycznie porządkując nasze biurka, możemy wypracować metody ułatwiające pracę, oszczędzające czas, a także poprawiające nastrój.

Czytaj także: Organizowanie zebrań i narad>>

Ile kosztuje bałagan na biurku

Dezorganizacja biurowa to koszt rzędu 15–20 proc. budżetu zakładu pracy rocznie. Jest to:

• nieefektywny czas pracy – przeciętny pracownik biurowy spędza 4 tygodnie rocznie na szukaniu zagubionych dokumentów (wg Wall Street Journal),

• koszt złych decyzji podjętych w związku z zagubieniem dokumentów – przeciętny pracownik biurowy gubi 1 na 20 dokumentów (w tym faktury, umowy),

• koszt ponownego opracowywania dokumentów, tworzenia duplikatów,

• koszt utraconego biznesu w wyniku złej/nieczytelnej prezentacji ofert,

• koszt papieru – przeciętny pracownik tworzy 19 kopii tego samego dokumentu,

• koszt odsetek od spóźnionych płatności w wyniku zagubienia faktur.

Jak zapanować nad chaosem na biurku

Warto wykorzystać zasadę gorącej kartki: od razu ocenić czy jest to dokument ważny, który odkładamy w odpowiednią przegródkę, czy nieprzydatny, który powinien powędrować do kosza. I nie oszukujmy się, że zajmiemy się tym kiedyś. Albo od razu, albo wcale

Ważna jest też zasada pustego biurka. Im mniej na nim papierów, tym lepiej. Jeżeli to trudno wykonać, można co pewien czas przenosić pracowników do innych pokoi lub zamieniać się biurkami. Wtedy na pewno ubędzie wiele niepotrzebnych papierów.

Przestrzeń biurowa jest coraz droższa, pokoje i biurka coraz mniejsze, a wszystko musi się w nich zmieścić. Dlatego eksperci firmy Esselte opracowali wskazówki, jak efektywnie zarządzać swoimi dokumentami i podpowiadają, jakie narzędzia warto wykorzystać, aby zapanować nad chaosem na biurku.

Zasada pierwsza: zredukuj czas poszukiwania dokumentu o połowę i zajmij się nim w momencie, w którym wpadnie ci w ręce. Gdy zniknie gdzieś na biurku w stosie innych papierów, będzie za późno. Połóż go tak, aby był łatwo dostępny, w specjalnie przeznaczonej na nowe dokumenty półce/kuwecie, koszulce, stojącym pojemniku bądź w zawieszanych teczkach.

Zasada druga: wybierz jednolity system przechowywania podręcznych dokumentów, zgodnie z własnymi preferencjami i przyzwyczajeniami. Do przechowywania dokumentów podręcznych służą profesjonalne systemy, takie jak otwarte półki/kuwety na biurko, stojące pojemniki na dokumenty oraz system archiwizacji zawieszanej. Codziennie poświęć 10 minut pod koniec dnia pracy na uporządkowanie bieżących dokumentów.

Zasada trzecia: co najmniej raz w miesiącu przejrzyj swój system przechowywania dokumentów podręcznych i wepnij nieużywane już, a potrzebne dokumenty do segregatora, a niepotrzebne wyrzuć. Nie zapominaj o używaniu przekładek tematycznych, które uporządkują twoją archiwizację wewnątrz segregatora.

Barbara Hubal

Czytaj także: Czy w biurze można dbać o zdrowie?>>

Pięć zasad dla walczących z nieporządkiem

1. Określ przeznaczenie każdej szafki i szuflady. Jeśli nie korzystasz z sekretariatu sama lub często ktoś cię zastępuje, umieść na półkach i szufladach napisy z informacją o tym, co się w nich mieści.

2. Raz w tygodniu zrewiduj szuflady biurka i szafki. Często zaczątkiem chaosu i bałaganu są „na chwilę” wrzucone niepotrzebne przedmioty: lakier do włosów, proszki przeciwbólowe, kilka zdjęć, książka.

3. Odkładaj wszystko na miejsce, zaś na rzeczy, co do których nie jesteś zdecydowana, gdzie powinny wylądować, przeznacz jedną, codziennie sprawdzaną szufladę lub półkę. Filiżankę myj natychmiast, zszywacz chowaj do szuflady, wyrzucaj stare kwiaty, odkładaj długopis na miejsce.

4. Jeśli nie możesz się zmobilizować, aby każdy dzień kończyć porządkami na biurku i w jego otoczeniu, zaczynaj kolejny dzień od tej czynności. Lepiej pracować w przestrzeni uporządkowanej.

5. Jeśli wydaje ci się, że „w zasadzie w biurze jest porządek”, weź do ręki aparat fotograficzny i zrób kilka zdjęć: biurko z punktu widzenia interesanta i od twojej strony oraz widok otwartych szuflad, parapet, szafy czy regały, wnętrza szafek itd. Na zdjęciach odkryjesz wiele rejonów wymagających natychmiastowej interwencji!

 
Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    23 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    CEEB – obowiązek składania deklaracji od 1 lipca 2021 r.

    CEEB – obowiązek składania deklaracji od 1 lipca 2021 r. Czym jest deklaracja źródeł ciepła? Kogo dotyczy deklaracja? Jak można złożyć deklarację? Jakie są obowiązki gmin związane z Centralną Ewidencją Emisyjności Budynków?

    Akademie praktyczne – nowa kategoria uczelni zawodowych

    Akademie praktyczne – nowa kategoria uczelni zawodowych. Jak będą funkcjonować?

    Narodowy Program Rozwoju Czytelnictwa 2.0 na lata 2021–2025

    Narodowy Program Rozwoju Czytelnictwa 2.0 na lata 2021–2025. Ponad miliard złotych zostanie przeznaczonych w ramach Narodowego Programu Rozwoju Czytelnictwa (NPRCz) 2.0 na różne formy wsparcia i promocji czytelnictwa w Polsce.

    Wnioski paszportowe od 26 czerwca można składać w soboty

    Wnioski paszportowe - w związku ze zwiększonym zainteresowaniem sprawami paszportowymi, MSWiA przekazało wojewodom dyspozycję wydłużenia godzin pracy urzędów wojewódzkich. Wnioski paszportowe będzie można składać także w soboty, natomiast w dni powszednie obsługa będzie się odbywać w wydłużonych godzinach.

    Remont mieszkania spółdzielczego

    Remont mieszkania spółdzielczego. Spółdzielnia pozostaje właścicielem mieszkań użytkowanych na podstawie własnościowego i lokatorskiego prawa spółdzielczego. Warto wyjaśnić, czy remont takich lokali może być problematyczny.

    Kiedy wyniki egzaminu ósmoklasisty 2021?

    Wyniki egzaminu ósmoklasisty 2021 – kiedy? Gdzie i jak sprawdzić wyniki egzaminu ósmoklasisty? Przedstawiamy ważne informacje dla uczniów kończących w tym roku szkołę podstawową.

    Unijny Certyfikat COVID - jak pobrać na telefon?

    Unijny Certyfikat COVID - tzw. paszport covidowy (szczepionkowy) od dziś jest już dostępny w aplikacji mObywatel i można go pobrać na telefon komórkowy. Jak pobrać paszport covidowy?

    Rządowy Fundusz Polski Ład: Program Inwestycji Strategicznych dla samorządów

    Rządowy Fundusz Polski Ład: Program Inwestycji Strategicznych. Rusza nowy rządowy program, który zapewni pieniądze na inwestycje dla samorządów. Na co i na jakich zasadach będzie można otrzymać dofinansowanie?

    Dodatkowe zajęcia wspomagające w szkole - dla kogo, na jakich zasadach?

    Dodatkowe zajęcia wspomagające w szkole - dla kogo, na jakich zasadach? Czy mogą być one prowadzone w formie zdalnej? Z jakich przedmiotów organizuje się zajęcia wspomagające? Jak poinformować o nich rodziców? Jak prawidłowo wyliczyć przysługującą szkole liczbę zajęć wspomagających? Ministerstwo Edukacji i Nauki odpowiada na najczęściej pojawiające się pytania dotyczące dodatkowych lekcji po powrocie do szkół.

    Zmiany w programie Aktywna tablica 2020-2024

    Aktywna tablica 2020-2024 - zmiany. Proponowane nowe rozwiązania dotyczą m.in. wprowadzenia nowego rodzaju sprzętu, który będzie można zakupić w ramach programu i rozszerzenia na kolejne lata (2021-2024) możliwości zakupu laptopów wraz ze sprzętem umożliwiającym przetwarzanie wizerunku i głosu. Trwają konsultacje społeczne, opinie można przesyłać do 9 lipca 2021 r.

    Do kiedy Spis Powszechny?

    Spis Powszechny – do kiedy trwa? Do kiedy można się spisać przez Internet? Czy każdy domownik musi się spisać osobno? Jakie kary grożą za brak udziału w spisie ludności i mieszkań w 2021 roku?

    Nieskuteczność systemów Compliance, systemów Whistleblowingu lub ochrony danych osobowych - przyczyny

    Nieskuteczność systemów. Czy da się zlikwidować ryzyko compliance lub ryzyko naruszenia danych osobowych? Jakie są powody pozorności lub nieskuteczności systemów?

    Program Kangur - autobusy elektryczne dla gmin wiejskich

    Program Kangur - autobusy elektryczne dla gmin wiejskich. Dzięki wsparciu NFOŚiGW, w wysokości prawie 40 mln zł, autobusy elektryczne będą woziły dzieci do szkół w kolejnych 16 gminach.

    Czyste Powietrze - zmiany w programie, koniec dotacji na piece węglowe

    Czyste Powietrze - co się zmieni w programie? Do kiedy można jeszcze uzyskać dotację na piece węglowe?

    Pakiet psychologiczny – rekomendacje dla uczelni dotyczące pomocy studentom

    Pakiet psychologiczny. Na podstawie przekazanych przez uczelnie informacji na temat udzielanego w okresie epidemii wsparcia studentom, Ministerstwo Edukacji i Nauki opracowało poniższe zalecenia w zakresie zwiększenia pomocy psychologicznej.

    Nauczyciel w Polsce - pasja czy zawód? Raport o statusie nauczycieli w Polsce 2021

    Nauczyciel w Polsce - pasja czy zawód? Raport o statusie nauczycieli w Polsce 2021. Nauczyciel to zawód często oceniany. Ale czy doceniany? W raporcie zbadano, co myślą o nauczycielach rodzice, uczniowie, a także oni sami o swojej pracy.

    Domowa Opieka Medyczna - Pulsoksymetr i PulsoCare

    Domowa Opieka Medyczna to program mający na celu zdalne monitorowanie stanu zdrowia Pacjentów. Program wykorzystuje pulsoksymetr jako narzędzie diagnostyczne i aplikację PulsoCare do przekazywania i monitoringu danych.

    CEEB - zadania gmin związane ze spisem źródeł ciepła

    CEEB - zadania gmin związane ze spisem źródeł ciepła. W jakim terminie gmina powinna wprowadzić dane do ewidencji? Ile czasu ma urzędnik na wprowadzenie danych z deklaracji do systemu? Czy każdy pracownik urzędu może wprowadzać dane do CEEB? Czy przewidziano finansowanie dla gmin?

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - od kiedy, deklaracja

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - od kiedy, jak złożyć deklarację źródeł ciepła? Przedstawiamy najważniejsze informacje o nowym obowiązku, który będzie spoczywał na właścicielach i zarządcach budynków.

    CEEB - jakie kary za brak zgłoszenia do ewidencji źródeł ciepła?

    CEEB - Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków rusza już 1 lipca 2021 roku. Oznacza to nowy obowiązek dla milionów Polaków, którzy będą musieli zgłosić, czym ogrzewają swoje domy. Jakie kary grożą za brak zgłoszenia?

    Szczepienia przeciw COVID-19 w aptekach - NFZ przyjmuje wnioski

    Szczepienia przeciw COVID-19 w aptekach. Oddziały Wojewódzkie Narodowego Funduszu Zdrowia przyjmują od wtorku wnioski od aptek, które chcą przystąpić do Narodowego Programu Szczepień przeciw COVID-19. Nabór jest otwarty i ciągły, nie ma konkretnej daty jego zakończenia.

    Aplikacja mObywatel - co można w niej znaleźć?

    Aplikacja mObywatel - co można w niej znaleźć? Już ponad 3 miliony Polaków korzysta z naszej aplikacji mObywatel, czyli cyfrowego portfela na dokumenty. Wkrótce trafi do niej Unijny Certyfikat COVID.

    Tymczasowy profil zaufany będzie stały

    Tymczasowy profil zaufany będzie stały. 17 czerwca 2021 roku wejdą ważne zmiany dotyczące profilu zaufanego, szczególnie jego tymczasowej wersji. Co się zmieni?

    Kiedy wyniki matur 2021?

    Wyniki matur 2021 – kiedy? Jak i gdzie je sprawdzić? Przedstawiamy ważne informacje dla tysięcy tegorocznych maturzystów.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r. Minister zdrowia podpisał rozporządzenie zapowiedziane w programie Polski Ład. Z jakich badań będzie można skorzystać?