Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak zarządzać swoim miejscem pracy

Barbara Hubal
inforCMS
Ponad 40 proc. pracowników biurowych przyznaje się do regularnego gubienia dokumentów. Przeciętny pracownik spędza 150 godzin rocznie na szukaniu dokumentów na biurku.

„Porządek trzeba robić, nieporządek robi się sam.”

Tadeusz Kotarbiński

Mimo wszechobecnego już elektronicznego obrotu dokumentami, liczba ich papierowych odpowiedników nie maleje. Oznacza to, że zalegają na naszych biurkach i piętrzą się stosami na półkach. Trudno je opanować. Większość ludzi chciałaby pracować w schludnej i uporządkowanej przestrzeni. Ponad połowa osób biorących udział w badaniu Work Habits of the New Millennium sądziła, iż zorganizowanie to cecha, której się można nauczyć oraz że powinni poprawić swoje umiejętności organizacyjne.

Najczęściej wybieranym w Polsce sposobem przechowywania bieżących dokumentów jest wpinanie do segregatorów. System ten jednak na ogół nie działa. Dlaczego? Gdybyśmy tym sposobem chcieli zapanować nad naszym biurkiem, zajęłoby nam to co najmniej 2 godziny dziennie, ponieważ dziurkowanie każdego dokumentu, wkładanie go do koszulki, wpinanie do segregatora i odstawianie segregatora za każdym razem na półkę jest bardzo czasochłonne.

Władza nad papierami

Psycholog biznesu z Profesja Consulting, dr Katarzyna Korpolewska, uważa, że odpowiednia organizacja miejsca pracy jest bardzo ważna, gdyż jest to terytorium, które na nas wpływa i niestety, często ma nad nami władzę. Jeżeli ta przestrzeń jest nieprzyjazna, nieporządna to tracimy nad nią poczucie kontroli. Nagle to spinacz lub kartka papieru mają rację, bo gdzieś leżą i nie dają się odszukać. To trzeba zmienić. Można nauczyć się umiejętnie zorganizować miejsce pracy.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Bałagan utrudnia pracę i pochłania niepotrzebnie czas, który można poświęcić na coś konstruktywnego. Ale szukanie ołówka czy zszywacza to nie tylko stracone minuty, to wprowadza nas także w zły nastrój, rozprasza, nie sprzyja twórczemu myśleniu. Widząc obładowane papierami biurko, niechętnie zasiadamy do pracy.

Chaos na półkach oznacza, że znalezienie potrzebnego dokumentu będzie bardzo trudne. Przy takim nastawieniu praca będzie bardziej obciążająca i po ośmiu godzinach poczujemy się bardzo zmęczeni. Porządkowania, odkładania na miejsce i segregowania można się nauczyć. To taki sam nawyk jak mycie rąk przed posiłkiem, połykanie zaleconych przez lekarza tabletek trzy razy dziennie czy przełykanie kęsa przed podniesieniem słuchawki telefonicznej.

Wystarczy przez jakiś czas kontrolować wykonywanie prostych czynności, a wkrótce staną się one automatyczne. To tak jak w samochodzie. Wszystko jest w nim zawsze na swoim miejscu: kierownica, skrzynia biegów, pedał gazu i hamulca. Nie trzeba tego stale sprawdzać, można jechać automatycznie i skupić się na myśleniu o innych sprawach. Systematycznie porządkując nasze biurka, możemy wypracować metody ułatwiające pracę, oszczędzające czas, a także poprawiające nastrój.

Czytaj także: Organizowanie zebrań i narad>>

Ile kosztuje bałagan na biurku

Dezorganizacja biurowa to koszt rzędu 15–20 proc. budżetu zakładu pracy rocznie. Jest to:

• nieefektywny czas pracy – przeciętny pracownik biurowy spędza 4 tygodnie rocznie na szukaniu zagubionych dokumentów (wg Wall Street Journal),

• koszt złych decyzji podjętych w związku z zagubieniem dokumentów – przeciętny pracownik biurowy gubi 1 na 20 dokumentów (w tym faktury, umowy),

• koszt ponownego opracowywania dokumentów, tworzenia duplikatów,

• koszt utraconego biznesu w wyniku złej/nieczytelnej prezentacji ofert,

• koszt papieru – przeciętny pracownik tworzy 19 kopii tego samego dokumentu,

• koszt odsetek od spóźnionych płatności w wyniku zagubienia faktur.

Jak zapanować nad chaosem na biurku

Warto wykorzystać zasadę gorącej kartki: od razu ocenić czy jest to dokument ważny, który odkładamy w odpowiednią przegródkę, czy nieprzydatny, który powinien powędrować do kosza. I nie oszukujmy się, że zajmiemy się tym kiedyś. Albo od razu, albo wcale

Ważna jest też zasada pustego biurka. Im mniej na nim papierów, tym lepiej. Jeżeli to trudno wykonać, można co pewien czas przenosić pracowników do innych pokoi lub zamieniać się biurkami. Wtedy na pewno ubędzie wiele niepotrzebnych papierów.

Przestrzeń biurowa jest coraz droższa, pokoje i biurka coraz mniejsze, a wszystko musi się w nich zmieścić. Dlatego eksperci firmy Esselte opracowali wskazówki, jak efektywnie zarządzać swoimi dokumentami i podpowiadają, jakie narzędzia warto wykorzystać, aby zapanować nad chaosem na biurku.

Zasada pierwsza: zredukuj czas poszukiwania dokumentu o połowę i zajmij się nim w momencie, w którym wpadnie ci w ręce. Gdy zniknie gdzieś na biurku w stosie innych papierów, będzie za późno. Połóż go tak, aby był łatwo dostępny, w specjalnie przeznaczonej na nowe dokumenty półce/kuwecie, koszulce, stojącym pojemniku bądź w zawieszanych teczkach.

Zasada druga: wybierz jednolity system przechowywania podręcznych dokumentów, zgodnie z własnymi preferencjami i przyzwyczajeniami. Do przechowywania dokumentów podręcznych służą profesjonalne systemy, takie jak otwarte półki/kuwety na biurko, stojące pojemniki na dokumenty oraz system archiwizacji zawieszanej. Codziennie poświęć 10 minut pod koniec dnia pracy na uporządkowanie bieżących dokumentów.

Zasada trzecia: co najmniej raz w miesiącu przejrzyj swój system przechowywania dokumentów podręcznych i wepnij nieużywane już, a potrzebne dokumenty do segregatora, a niepotrzebne wyrzuć. Nie zapominaj o używaniu przekładek tematycznych, które uporządkują twoją archiwizację wewnątrz segregatora.

Barbara Hubal

Czytaj także: Czy w biurze można dbać o zdrowie?>>

Pięć zasad dla walczących z nieporządkiem

1. Określ przeznaczenie każdej szafki i szuflady. Jeśli nie korzystasz z sekretariatu sama lub często ktoś cię zastępuje, umieść na półkach i szufladach napisy z informacją o tym, co się w nich mieści.

2. Raz w tygodniu zrewiduj szuflady biurka i szafki. Często zaczątkiem chaosu i bałaganu są „na chwilę” wrzucone niepotrzebne przedmioty: lakier do włosów, proszki przeciwbólowe, kilka zdjęć, książka.

3. Odkładaj wszystko na miejsce, zaś na rzeczy, co do których nie jesteś zdecydowana, gdzie powinny wylądować, przeznacz jedną, codziennie sprawdzaną szufladę lub półkę. Filiżankę myj natychmiast, zszywacz chowaj do szuflady, wyrzucaj stare kwiaty, odkładaj długopis na miejsce.

4. Jeśli nie możesz się zmobilizować, aby każdy dzień kończyć porządkami na biurku i w jego otoczeniu, zaczynaj kolejny dzień od tej czynności. Lepiej pracować w przestrzeni uporządkowanej.

5. Jeśli wydaje ci się, że „w zasadzie w biurze jest porządek”, weź do ręki aparat fotograficzny i zrób kilka zdjęć: biurko z punktu widzenia interesanta i od twojej strony oraz widok otwartych szuflad, parapet, szafy czy regały, wnętrza szafek itd. Na zdjęciach odkryjesz wiele rejonów wymagających natychmiastowej interwencji!

 
Reklama
Zaktualizuj swoją wiedzę z naszymi publikacjami i szkoleniami
Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Rząd przyznał 900 zł nagrody specjalnej dla każdego nauczyciela. A to nie koniec bonusów dla budżetówki

    900 zł nagrody specjalnej dla nauczycieli z okazji 250. rocznicy utworzenia Komisji Edukacji Narodowej. Jest to efekt porozumienia rządu i NSZZ "Solidarność.

    Utrzymanie zdrowia stawów po 60. roku życia: przewodnik

    Z wiekiem nasze stawy mogą stać się bardziej podatne na zużycie, co prowadzi do takich schorzeń jak choroba zwyrodnieniowa stawów i uszkodzenia chrząstki. Istnieją jednak kroki, które możemy podjąć, aby utrzymać zdrowie. W tym „obszernym” przewodniku przedstawiamy najnowsze badania i zalecenia dotyczące utrzymania zdrowych stawów i zapobiegania schorzeniom związanym ze stawami.

    Czy opłaca się studiować? Sprawdź w systemie ELA

    6 czerwca 2023 roku Ośrodek Przetwarzania Informacji uruchomił na zlecenie Ministerstwa Edukacji i Nauki (MEiN) już ósmą edycję ogólnopolskiego systemu monitorowania Ekonomicznych Losów Absolwentów szkół wyższych (ELA).

    Akcja "Jak nie czytam, jak czytam" w 2023 r.

    Dziś odbędzie się kolejna edycja akcji "Jak nie czytam, jak czytam", podczas której uczniowie w całej Polsce w tym samym czasie będą czytać dla przyjemności. Jej celem jest stworzenie u dzieci i młodzieży pozytywnych skojarzeń związanych z książką.

     

    Jak zamawiać e-recepty przez aplikację mojeIKP?

    Pacjent, który stale przyjmuje leki na receptę, może teraz poprosić o ponowne ich wystawienie przez aplikację mojeIKP.

    ZUS: dodatkowe 450 mld zł dla 24 mln Polaków. Koniecznie zajrzyj na swoje konto emerytalne
    ZUS zwaloryzował konta ubezpieczonych. O 450 mld zł.
    Sąd Najwyższy uchylił umorzenie sprawy Mariusza Kamińskiego i innych b. szefów CBA. PiS: dywersja i działanie antykonstytucyjne

    Sąd Najwyższy uchylił 6 czerwca 2023 r. umorzenie sprawy Mariusza Kamińskiego i innych byłych szefów CBA, skazanych w pierwszej instancji i ułaskawionych przez prezydenta. Sprawa została przekazana do ponownego rozpoznania do sądu okręgowego. To jawna dywersja Sądu Najwyższego i działanie antykonstytucyjne, które ma doprowadzić do całkowitego chaosu prawnego - skomentował wyrok rzecznik PiS Rafał Bochenek.

    Apel pracodawców szpitali powiatowych do ministra zdrowia

    Pracodawcy szpitali powiatowych apelują do ministra zdrowia – czego oczekują? OZPSP zwrócił się do ministra zdrowia o niezwłoczne podjęcie działań, które w realny sposób zmienią i poprawią sytuację finansową placówek medycznych w Polsce. Potrzeba realnych zmian. 

    Ile kredyt studenckich zaciągnęli studenci w 2022 r.? Czy zmieni się kryterium dochodowe w 2023 r.?

    W latach 1998-2022 banki udzieliły kredytu studenckiego blisko 409 tys. studentów i doktorantów. W roku 2022 zawarto 1 280 takich umów.

    Czy warto studiować w 2023 r.?

    Decyzja o podjęciu studiów jest bardzo indywidualna i zależy od wielu czynników, takich jak interesy, cele kariery, sytuacja finansowa i inne osobiste okoliczności.

    Suplementacja chromem i lekkostrawna dieta korzystne dla wątroby

    Wątroba to organ bardzo narażony na skutki wysokotłuszczowej diety. Badania naukowców z Instytutu Rozrodu Zwierząt i Badań Żywności PAN w Olsztynie wykazały, że najlepszym sposobem na poprawę jej funkcjonowania jest przejście na dietę lekkostrawną wraz z suplementowaniem chromu.

    Kiedy pracownik zdalny otrzyma do pracy jednocześnie laptop i monitor stacjonarny?

    Pracownicy pracujący przy użyciu laptopa powinni korzystać z monitora stacjonarnego. Pracodawca może alternatywnie wyposażyć stanowisko pracy w podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu laptopa tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz. 

    10 godzin pracy od poniedziałku do czwartku. Piątek wolny. Pracodawcy wprowadzają skompresowany tydzień pracy [4 dni pracy]

    Deloitte testuje wdrożenie skompresowanego tygodnia pracy.

    W 2023 r. od rządu 616 mln zł więcej dla rolników

    Od 3 czerwca wyższa stawka zwrotu akcyzy od paliwa rolniczego.

    305 mln zł od rządu dla strażaków

    Minister Moskwa: w tym roku 305 mln zł na wozy ratowniczo-gaśnicze dla OSP.

    W Polsce sprzedano 200 000 pomp ciepła. Wiesz ile wyprodukowano w naszym kraju? [Wywiad]

    W 2022 roku sprzedano w naszym kraju ok. 200 tys. pomp ciepła, z czego jedynie 5 proc. wyprodukowano w Polsce. Importerzy zamawiają produkty pod własnym "brandem" i oferują jako polskie – powiedziała w rozmowie z PAP wiceprezes Izby Gospodarczej Urządzeń (IGU) OZE Aleksandra Jurkowska.

    Nowość: Krople do oczu spowalniają postęp krótkowzroczności u dzieci [Badania]

    Krople do oczu z niską dawką atropiny mogą spowolnić postęp krótkowzroczności u dzieci, ponieważ hamują nadmierne powiększanie się oka – informuje pismo „JAMA Ophthalmology”.

    Sposób na rekreację ruchową: taniec

    Regularne uprawianie aktywności fizycznej ma ogromne znaczenie. Szczególnie polecaną formą sportu jest taniec. Ma on wiele właściwości prozdrowotnych, poprawia samopoczucie, dodaje energii oraz pozwala nawiązać nowe kontakty towarzyskie. Warto więc już dziś udać się na zajęcia taneczne

    Kto może skorzystać z zamrożenia cen energii? Kiedy trzeba złożyć wniosek?

    Rolnicy, osoby z niepełnosprawnościami oraz posiadacze Karty Dużej Rodziny muszą pamiętać, że jeszcze tylko do końca czerwca br. mają czas na złożenie wniosków umożliwiających skorzystanie w tym roku z preferencyjnych rozliczeń cen energii ujętych w Tarczy Solidarnościowej.

    Kiedy święto Bożego Ciała w 2023 r? Historia. Koszt długiego weekendu 2023 r.

    W 2023 r. Boże Ciało przypada 8 czerwca 2023 r. Polacy wzięli urlopy w piątek 9 czerwca. I pojadą na długi weekend. Sporo zapłacą za wypoczynek. Wiadomo inflacja. 

    Do końca czerwca strażacy mogą otrzymać 10 000 zł na każdą jednostkę OSP

    Jednostki OSP mogą do 10 000 zł w programie dofinansowania Fundacji Grupy PERN. 

    Rak piersi: Moim zdaniem diagnostyka genetyczna leży [wywiad]

    Dziś pacjentki mogą mieć szybki dostęp do terapii bez konieczności hospitalizacji, bez spotykania się z grupą pacjentów, bez wysłuchiwania trudnych historii korytarzowych w oczekiwaniu w kolejce. Idziemy na szybki zastrzyk i spędzamy bardzo mało czasu w miejscu leczenia - mówi Magdalena Kardynał (Fundacja OmeaLife)

    Aerozol na migrenę. Kiedy pacjenci będą mogli skorzystać? [Badania]

    Ketamina przyjmowana w postaci aerozolu do nosa może okazać się bezpieczną i skuteczną metodą terapii opornej na leczenie przewlekłej migreny - informuje najnowszy numer czasopisma „Regional Ansthetic & Pain Medicine”.

    Nowe podręczniki HIT dla klasy II

    Wydawnictwo Biały Kruk i WSiP ubiegają się o dopuszczenie podręczników do HiT dla klasy II

    Rekrutacja na studia 2023 r. Nowe kierunki studiów. Ile miejsc dla studentów?

    Nowe kierunki studiów: na Uniwersytecie Rzeszowskim - zarządzanie państwem, Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza - archeometria, na Uniwersytecie Rolniczym w Krakowie - gastronomia i catering dietetyczny.