Zasady przeprowadzania wartościowania stanowisk pracy

Zgodnie z Rozporządzeniem(MP nr 48, poz. 566) urzędy mają opisać wszystkie stanowiska w służbie cywilnej i ocenić ich wartość ze względu na m.in. wymagane kompetencje, doświadczenie zawodowe, charakter pracy, odpowiedzialność. Efektem końcowym będzie określenie w punktach wartości każdego stanowiska pracy i przydzielenie go do odpowiedniego przedziału punktowego. W ten sposób powstanie hierarchia stanowisk w danym urzędzie, od najważniejszych do mniej ważnych, ale niezbędnych.

Powołanie zespołów

Wartościowania będą dokonywać zespoły powołane przez osobę reprezentującą pracodawcę, czyli albo dyrektora generalnego albo kierownika urzędu. W jego skład musi wejść co najmniej pięć osób posiadających odpowiednie doświadczenie oraz wiedzę na temat funkcjonowania urzędu. Członkiem zespołu może być zarówno członek służby cywilnej, jak i osoba zajmująca stanowisko kierownicze. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, która przygotowała zarządzenie, zaleca, aby znalazły się w nim osoby o dużych zdolnościach interpersonalnych i cieszące się autorytetem. Nie oznacza to jednak, że powinni go tworzyć sami dyrektorzy. Liczebność zespołu powinna zależeć od wielkości i specyfiki urzędu. Kworum tworzy minimum czterech członków i maksimum sześciu. Oznacza to, że zespoły nie mogą liczyć mniej niż czterech członków. Posiedzenia, w których uczestniczy więcej niż dziesięć osób, trwają zbyt długo i są trudne do prowadzenia. Plusem powołania kilkunastoosobowego zespołu jest mniejsze obciążenie jego członków dodatkową pracą - nie każdy musi być obecny na wszystkich posiedzeniach zespołu. W mniejszych urzędach sprawdzają się już ośmioosobowe zespoły.

Aktualizacje opisów

Zespoły przeprowadzające wartościowanie opierają się na opisie stanowiska. Opisy istniejące w większości urzędów będą jednak wymagały zaktualizowania i dostosowania do wzoru zawartego w załączniku do zarządzenia. Dotychczas bowiem część urzędów korzystała ze wzoru przygotowanego przez Urząd Służby Cywilnej, pozostałe tworzyły własne. Tymczasem, aby wartościowanie było efektywne, musi być oparte na opisach sporządzonych według jednolitego schematu. Opis przygotowany na podstawie wzoru z zarządzenia wymaga m.in. wskazania najczęściej wykonywanych zadań i określenia roli stanowiska w ich wypełnianiu, np. samodzielna realizacja zadań, rola wspierająca, do realizacji zadań niezbędny jest specjalistyczny program komputerowy, inny niż MS Office.

W opisie trzeba również wymienić wszystkie formalne uprawnienia, np. upoważnienie do wydawania decyzji, dysponowania środkami publicznymi. Informacje te będą potrzebne zespołom do przyporządkowania stanowiska do odpowiedniego poziomu w procesie wartościowania. Za rzetelne przygotowanie opisów są odpowiedzialne osoby bezpośrednio nadzorujące dane stanowisko.

Zasady oceniania

Wartościowaniu podlega stanowisko, a nie zatrudniona na nim osoba. Dlatego zespół nie powinien wiedzieć, kto zajmuje wartościowane stanowisko. Do określenia zadań wykonywanych na danym stanowisku służą opisy. Należy przy tym pamiętać, że bez dokładnego określenia zadań trudno będzie przydzielić odpowiedni poziom w danym kryterium.

Wartościowanie opiera się bowiem na trzech kryteriach ogólnych: kompetencjach, charakterze stanowiska, odpowiedzialności.

Każde z nich dzieli się na kryteria szczegółowe, którym z kolei przydzielone są poziomy oznaczone literami. Jednak litery określające poziomy nie mają nic wspólnego z literami z opisów stanowisk.

Od poziomu, do jakiego przyporządkuje się dane stanowisko, zależy liczba punktów określająca jego wartość. Każdy z poziomów jest dokładnie zdefiniowany i przydzielając do niego dane stanowisko, trzeba sprawdzić, czy na pewno określone w poziomie umiejętności są niezbędne. Definicję każdego poziomu należy bowiem traktować jako wymagania minimalne, zapewniające prawidłowe wykonywanie pracy. Na przykład wymagane wykształcenie można przypisać do następujących poziomów: średnie - poziom A, wartość 12 pkt; wyższe - poziom c, wartość 40 pkt; przygotowanie naukowe - poziom E, wartość 86 pkt.

Poziomy w poszczególnych kryteriach są ze sobą powiązane. Na przykład można ocenić, że na stanowisku ds. kadr przydatne byłoby wyższe wykształcenie (bez wybranego profilu), ale poparte odpowiednim doświadczeniem w kadrach. Można jednak przyjąć także inne podejście - zespół wartościujący może uznać, że na tym stanowisku wymagane jest profilowe wykształcenie wyższe w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi, ale w związku tym do poprawnego wykonywania zadań wystarczy niewielkie doświadczenie w pracy w administracji. Suma punktów w kryteriach wykształcenie i doświadczenie w obydwu przypadkach wyniesie 70 punktów.

Dla każdego stanowiska pracy z każdego kryterium można wybrać tylko jeden poziom, najlepiej odpowiadający specyfice stanowiska.

Aby dobrze przeprowadzić wartościowanie, należy obiektywnie zanalizować stanowisko, przyporządkować mu odpowiedni poziom z poszczególnych kryteriów, następnie wartość punktową, a na koniec zliczyć przyznane punkty.

Wyniki wartościowania

Wyniki wartościowania, najlepiej uporządkowane w tabeli według liczby punktów, musi zatwierdzić dyrektor generalny lub kierownik urzędu. Ma on prawo zmienić wartość punktową przyznaną przez zespół, jeśli uzna, że dane stanowisko jest przewartościowane lub niedowartościowane. Potem dyrektor generalny lub kierownik urzędu ustala przedziały punktowe, do których będą przydzielane stanowiska ze względu na uzyskany wynik. Nie może być ich mniej niż 8 i więcej niż 14. Muszą one umożliwiać wyraźne ustalenie hierarchii stanowisk pracy w urzędzie. Nie ma zatem obowiązku, aby każdy przedział miał taką samą rozpiętość, ale zbytnie różnicowanie szerokości przedziałów może doprowadzić do nieprawidłowego odzwierciedlenia hierarchii stanowisk.

5 KROKÓW TWORZENIA HIERARCHII STANOWISK

1 Opis Przygotowanie opisów stanowisk zgodnie ze wzorem do zarządzenia.

2 Zespół Powołanie zespołów wartościujących, wybranie przewodniczącego i sekretarza.

3 Wartościowanie Dokonanie wartościowania na podstawie opisów stanowisk, najlepiej zacząć od stanowisk najprostszych i najczęściej występujących.

4 Wyniki Uporządkowanie wyników wartościowania i zatwierdzenie ich przez dyrektora urzędu.

5 Punktacja Określenie przedziałów punktowych, przyporządkowanie do nich stanowisk.

JOLANTA GÓRA

jolanta.gora@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

l Zarządzenie prezesa Rady Ministrów z 1 sierpnia 2007 r. w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej (MP nr 48, poz. 566).