Zmienią się zasady zwrotu kosztów podróży służbowych

Przepisy nowego rozporządzenia obejmują kwestie związane z podróżami służbowymi odbywanymi zarówno na terenie kraju, jak i poza jego granicami. Obecnie problematykę tę regulują dwa akty prawne:

● rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju,

● rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Czytaj także: Kiedy mamy do czynienia z podróżą służbową>>

Co nowego w krajowych podróżach służbowych

Propozycje zmian w zakresie zasad finansowania i rozliczania podróży służbowych dotyczą przede wszystkim wysokości diet i ryczałtów. Ponadto do rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownicy nie będą zobowiązani dołączać dokumentów (biletów) potwierdzających przejazd publicznym środkiem transportu kolejowego lub autobusowego – z wyjątkiem przejazdu wagonem sypialnym lub z miejscami do leżenia.

W sytuacji nieprzedstawienia przez pracownika biletu za przejazd pociągiem lub autobusem, pracodawca dokona zwrotu na podstawie cen biletów określonych przez przewoźników w taryfach przewozowych.

TABELA 1. Wykaz zmian w zakresie wysokości diet i ryczałtów z tytułu odbywania krajowych podróży służbowych

W obecnym stanie prawnym w zakresie podróży krajowych dieta nie przysługuje, jeżeli pracownikowi zapewniono całodzienne bezpłatne wyżywienie. Brak jest uregulowań w zakresie zmniejszania przez pracodawcę kwoty diety w sytuacji, gdy pracownik miał zapewnione bezpłatne, częściowe wyżywienie (np. dwa posiłki).

Przepisy nowego rozporządzenia wskazują sposób zmniejszania należnej diety w sytuacji, gdy pracownik miał zapewnione bezpłatne wyżywienie. Kwotę diety zmniejsza się o koszt otrzymanego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że dany posiłek stanowi odpowiednio:

● śniadanie – 25% diety,

● obiad – 50% diety,

● kolacja – 25% diety.

Zasada zmniejszania diet obowiązuje obecnie w zakresie dotyczącym odbywania służbowych delegacji zagranicznych, wprowadzenie zatem podobnej regulacji w podróżach krajowych jest uzasadnione oszczędnym gospodarowaniem publicznymi środkami finansowymi.

Czytaj także: Podróż służbowa a oddelegowanie>>

Zmiany przy podróżach zagranicznych

Nowe rozporządzenie wprowadza także ważne zmiany w zakresie rozliczania zagranicznych podróży służbowych. Zmianie ulegnie wysokość diet oraz limitów noclegowych w większości państw. Ponadto w kilkunastu państwach nastąpi zmiana rodzaju waluty wypłacanych zwrotów z tytułu odbywania zagranicznych delegacji z dolarów amerykańskich (USD) na euro (EUR) (np. Afganistan, Białoruś, Brazylia, Chiny, Jordania, Rosja). Nowe wysokości diet i limitów noclegowych zawarte są w załączniku do projektu rozporządzenia.

Nowością jest także uregulowanie kwestii podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw. W przypadku takiej służbowej podróży zagranicznej pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. W takiej sytuacji pracodawca może ustalić należności z tytułu diet według diety przewidzianej dla jednego państwa jako docelowego lub dodatkowo według diet przewidzianych dla innych państw objętych odbywaną podróżą zagraniczną.

PRZYKŁAD

Pracownik odbywa zagraniczną podróż służbową na trasie Kraków – Praga – Bratysława – Budapeszt – Rzym. W każdym z tych miast odbywa spotkania służbowe. W takiej sytuacji pracodawca może ustalić należność z tytułu diet: według diety przewidzianej dla Włoch jako państwa docelowego (48 EUR) lub dodatkowo: według diet przewidzianych dla Czech (41 EUR), Słowacji (43 EUR) i Węgier (44 EUR), bądź jednego z tych państw.

Wyjątkiem od powyższej zasady jest – tak jak dotychczas – ustalanie diety za czas przejazdu przez kilka państw tzw. tranzytem (np. podróż służbowa do Włoch odbywana samochodem prywatnym – wówczas należną dietę ustala się w wysokości odpowiedniej dla Włoch).

W nowym rozporządzeniu zmodyfikowano też przepisy związane z dokonywaniem zwrotu przez pracodawcę udokumentowanych kosztów leczenia pracownika za granicą. W razie choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych, niezbędnych kosztów leczenia za granicą.

TABELA 2. Zmiany w zakresie wysokości diet i limitu na nocleg z tytułu odbywania zagranicznych podróży służbowych do kilku wybranych państw

TABELA 3. Wykaz maksymalnych stawek przysługujących pracownikowi odbywającemu służbową podróż pojazdem niebędącym własnością pracodawcy.

Należy wspomnieć, że nie zmieniono regulacji w zakresie zwrotu kosztów przejazdu pracownikowi odbywającemu służbową podróż krajową czy zagraniczną pojazdem niebędącym własnością pracodawcy. A zatem za przejazd w podróży krajowej lub zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości będącej iloczynem przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, która jednak nie może być wyższa od stawki określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

W przypadku pracodawców nienależących do sfery budżetowej mogą oni samodzielnie ustalać wysokość diet i innych należności. Jednak ustalone przez nich stawki nie mogą być niższe od stawek przewidzianych w przepisach obowiązujących pracodawców należących do sfery budżetowej.

PODSTAWY PRAWNE

● Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 227, poz. 1661)

● Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 186, poz. 1555)

● Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 201, poz. 1462)

● Projekt rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 22 kwietnia 2010 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (www.sejm.gov.pl).