Dodatkowe obowiązki głównego księgowego przy kontroli zarządczej

• Zakres kontroli zarządczej
• Rodzaj pracy a zakres obowiązków
• Zmiana warunków pracy a umowa o pracę
• Odpowiedzialność za kontrolę

Główny księgowy jednostki samorządowej, zgodnie z wprowadzonym zarządzeniem dyrektora regulaminem kontroli zarządczej, sprawuje nadzór nad jej realizacją, wspólnie z dyrektorem odpowiada za całość kontroli zarządczej w jednostce oraz analizuje i sporządza dokumentację. Wykracza to poza zwykłe obowiązki głównego księgowego. Czy w związku z tym powinien dostać na piśmie nowy zakres obowiązków, czy wystarczy zapis w regulaminie kontroli zarządczej?

Takie zwiększenie obowiązków głównego księgowego powinno się wiązać ze zmianami w umowie o pracę. Umowę o pracę można zmienić zarówno w drodze aneksu (porozumienia zmieniającego), jak i wypowiedzenia zmieniającego.

Zakres kontroli zarządczej

Głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:

● prowadzenia rachunkowości jednostki,

● wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi,

● dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych (art. 54 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych; dalej: ustawa o finansach publicznych).

Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

● zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

● skuteczności i efektywności działania,

● wiarygodności sprawozdań,

● ochrony zasobów,

● przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

● efektywności i skuteczności przepływu informacji,

● zarządzania ryzykiem (art. 68 ustawy o finansach publicznych).

Kontrola zarządcza obejmuje więc dużo większy zakres niż sprawy związane z finansami, należące do głównego księgowego.

Czytaj także: Nowe standardy kontroli zarządczej w sektorze finansów publicznych>>

Rodzaj pracy a zakres obowiązków

Umowa o pracę określa m.in. rodzaj pracy (art. 29 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy; dalej: k.p.). Pracodawca musi zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków i sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach (art. 94 pkt 1 k.p.).

Rodzaj pracy w umowie o pracę jest określany z reguły ogólnie (bez wymienienia konkretnych obowiązków pracownika) przez wskazanie stanowiska pracy, zawodu, funkcji (np. główny księgowy), charakteru czynności itp. W takiej sytuacji pracodawca powinien sprecyzować zakres zadań, czynności pracownika. Muszą one być jednak zgodne z rodzajem pracy, ustalonym w umowie o pracę.

Zmiana warunków pracy a umowa o pracę

Sąd Najwyższy (dalej: SN) w wyroku z 2 października 2008 r. (sygn. akt I PK 73/08) wskazał, że zmiana warunków pracy może być istotna lub nieistotna. Nieistotna zmiana warunków pracy lub płacy mieści się w zakresie uprawnień kierowniczych pracodawcy i jest dokonywana w drodze polecenia służbowego, które wiąże pracownika. Istotna zmiana tych warunków, w razie braku zgody pracownika, wymaga wypowiedzenia zmieniającego. Na to zróżnicowanie SN zwracał uwagę wielokrotnie:

● ocena, czy w konkretnym przypadku następuje zmiana na niekorzyść pracownika istotnych składników (warunków) umowy o pracę, musi być dokonana z uwzględnieniem wszystkich okoliczności, w szczególności tego, co strony uzgodniły bądź bezpośrednio w umowie o pracę, bądź w sposób pośredni, przez odwołanie się do związanych z rodzajem pracy stawek płac wynikających z postanowień układów zbiorowych pracy, regulaminów premiowania lub właściwych w danym wypadku aktów normatywnych wyższego rzędu; z tego względu, zmiana zakresu czynności pracownika przez pracodawcę nie stanowi istotnej zmiany warunków pracy wymagającej wypowiedzenia, jeżeli czynności, które ma wykonywać pracownik, nie wykraczają poza obowiązki związane z pełnioną przez niego funkcją (uchwała SN z 16 czerwca 1972 r., sygn. akt III PZP 17/72),

---

● istotna zmiana rozkładu czasu pracy, uzgodnionego przez pracodawcę z pracownikiem, wymaga wypowiedzenia warunków pracy lub porozumienia stron (wyrok SN z 2 kwietnia 1998 r., sygn. akt I PKN 559/97),

● obarczenie pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy dodatkowo funkcją konduktora wprowadza zasadnicze zmiany do zakresu dotychczasowych obowiązków pracowniczych niezależnie od stopnia nasilenia samej pracy (wyrok SN z 20 marca 1964 r., sygn. akt I PR 32/64).

W konsekwencji zakres zadań związanych z kontrolą zarządczą nałożonych na głównego księgowego wykracza poza jego rodzaj pracy. Powinny być więc dokonane zmiany w umowie o pracę w zakresie rodzaju pracy. Jeżeli rodzaj pracy związany z kontrolą zarządczą zostanie określony w umowie o pracę jedynie ogólnie, to pracodawca powinien dodatkowo poinformować pracownika o zakresie czynności, zgodnie z art. 94 pkt 1 k.p. Może to uczynić na piśmie lub ustnie, ale forma pisemna jest dogodniejsza w razie ewentualnych sporów w przyszłości między pracodawcą a pracownikiem o zakres czynności.

Do zmiany warunków pracy lub płacy wynikających z umowy o pracę, w sytuacji gdy zgodę wyrażają na nie pracodawca i pracownik, wystarczy porozumienie zmieniające (tzw. aneks).

Jeżeli zaś pracownik nie wyrazi zgody na zmianę warunków pracy lub płacy, pracodawca może je wprowadzić w drodze wypowiedzenia zmieniającego. W razie odmowy przyjęcia przez pracownika zaproponowanych w wypowiedzeniu zmieniającym warunków pracy lub płacy, umowa o pracę ulega rozwiązaniu z upływem okresu wypowiedzenia. Do wypowiedzenia zmieniającego stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę (art. 42 k.p.) Okres wypowiedzenia należy więc liczyć tak, jak przy rozwiązywaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem. W wypowiedzeniu zmieniającym umowę o pracę zawartą na czas nieokreślony pracodawca powinien wskazać uzasadniającą go przyczynę.

Czytaj także: Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej - nowy obowiązek>>

Odpowiedzialność za kontrolę

Ustalając zakres obowiązków głównego księgowego w zakresie kontroli zarządczej, trzeba mieć na względzie, że zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków:

● ministra w kierowanych przez niego działach administracji rządowej,

● wójta, burmistrza, prezydenta miasta, przewodniczącego zarządu jednostki samorządu terytorialnego,

● kierownika jednostki (art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych).

Ustawa o finansach publicznych nie przewiduje możliwości przenoszenia odpowiedzialności w tym zakresie na inne osoby.

Z orzecznictwa

Zobowiązanie pracownika w regulaminie pracy do zapoznawania się z innymi regulaminami, instrukcjami i przepisami obowiązującymi na jego stanowisku pracy, nie wyłącza obowiązku pracodawcy zaznajamiania pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków i sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach (art. 94 pkt 1 k.p.).

Wyrok SN z 29 maja 2007 r., sygn. akt II PK 317/06

Powinność zaznajomienia pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków oraz ze sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach (art. 94 pkt 1 k.p.) może być zrealizowana również w formie informacji ustnej, której treść uwzględnia charakter pracy i skalę jej złożoności, a także wykształcenie i zawodowe doświadczenie pracownika.

Wyrok SN z 7 stycznia 1998 r., sygn. akt I PKN 457/97

Podstawy prawne

•  Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1240; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. nr 257, poz. 1726)

•  Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. nr 36, poz. 181)