Kategorie

Od kiedy urząd musi przyjąć ustrukturyzowaną e-fakturę?

Od kiedy urząd musi przyjąć ustrukturyzowaną e-fakturę?/ fot. Fotolia
Od 18 kwietnia 2019 r. urzędy nie mogą odmówić przyjęcia ustrukturyzowanej e-faktury. Co to jest ustrukturyzowana e-faktura? Jak ją wysłać do urzędu?

Jesteś wykonawcą zamówienia publicznego? Od 18 kwietnia 2019 r. urząd nie może odmówić przyjęcia twojej ustrukturyzowanej faktury elektronicznej (e-faktury). Jednostki sektora finansów publicznych, które biorą udział w zamówieniach publicznych jako zamawiający, muszą odbierać i przetwarzać takie faktury. Dotyczy to np. gmin, szpitali, szkół, przedszkoli, muzeów.

Co to jest ustrukturyzowana e-faktura?

Ustrukturyzowana e-faktura to dokument w formie pliku elektronicznego (xml) o określonej postaci. Posiada on ustandaryzowaną strukturę, dzięki czemu zawsze wiadomo, co oznaczają poszczególne elementy danych w dokumencie. Umożliwia to automatyzację procesu fakturowania (nie trzeba np. ręcznie wprowadzać danych z faktury). Potocznie taki dokument nazywa się e-fakturą.

Od kiedy urząd musi przyjąć twoją e-fakturę?

Jednostki sektora finansów publicznych muszą odbierać faktury elektroniczne od:

  • 18 kwietnia 2019 r. – w przypadku zamówień o wartości powyżej 30 tys. euro
  • 1 sierpnia 2019 r. – w przypadku wszystkich zamówień, bez względu na ich wartość

dla zamówień wszczętych odpowiednio po tych datach.

Wysyłaj e-faktury do urzędów

Jeśli jesteś wykonawcą zamówień publicznych, możesz przesłać do zamawiającego (np. gminy) fakturę elektroniczną. Służą do tego bezpłatne aplikacje na Platformie Elektronicznego Fakturowania (PEF). Z PEF możesz korzystać poprzez stronę www.efaktura.gov.pl albo instalując odpowiednią aplikację na swoim komputerze. Fakturę elektroniczną możesz wysłać również bezpośrednio ze swojej aplikacji f-k lub ERP poprzez dedykowane API (sprawdź czy twój dostawca IT wykonał już odpowiednią integrację).

Usługi w ramach PEF świadczy dwóch brokerów:

To od ciebie zależy, z aplikacji którego brokera skorzystasz. Obaj brokerzy oferują takie same podstawowe funkcjonalności. Różnią się sposobem obsługi i wyglądem.

Uwaga

Zanim wybierzesz brokera, możesz przetestować aplikacje PEFexpert i Infinite IT Solutions na stronie PEF.

Aby założyć konto na PEF, musisz podać dane firmy oraz jej NIP. Osoba, która zakłada konto, musi mieć Profil Zaufany. Dzięki niemu potwierdzi swoją tożsamość. Jeśli nie masz Profilu Zaufanego, sprawdź, jak go założyć.

Po zarejestrowaniu się na PEF możesz w pełni zarządzać kontem swojej firmy, dodawać oddziały, nowych użytkowników, zintegrować się z PEF, a także wysyłać i odbierać dokumenty.

Polecamy produkt: Klasyfikacja budżetowa 2019

Aby w pełni zautomatyzować proces przesyłania e-faktur do urzędów, możesz wprowadzić w swojej firmie ich automatyczny obieg i wysyłkę z PEF.

Sprawdź, jakie są opcje rejestracji na PEF i jak założyć konto.

Jakie będą twoje korzyści

  • oszczędność czasu – jeśli zamawiający wyśle ci przez PEF zamówienie, możesz wystawić na jego podstawie fakturę korzystając bezpośrednio z danych, które są w zamówieniu; nie musisz przepisywać informacji, dzięki czemu nie pomylisz się
  • bezpieczeństwo – przesyłanie faktur elektronicznych za pośrednictwem PEF jest bezpieczne; masz gwarancję, że zamawiający otrzyma taką fakturę, jeśli poprawnie wpiszesz jego adres PEF (faktura nie trafi do folderu SPAM)
  • kontrola nad obiegiem dokumentów – korzystanie z dodatkowych dokumentów przesyłanych przez PEF pozwala na kontrolę tego, co się dzieje z zamówieniem (na jakim jest etapie) i wspiera weryfikację dokumentów w firmie od zamówienia do wystawienia faktury
  • sprawdzenie statusu – PEF umożliwia śledzenie statusu dokumentu; jeśli wyślesz fakturę do zamawiającego, to dzięki PEF zobaczysz, czy faktura została odczytana (otwarta) przez odbiorcę
  • automatyzacja – możesz zintegrować swoje systemy IT z PEF; pozwoli ci to wysyłać w pełni elektroniczną fakturę do zamawiającego w ramach zamówień publicznych bezpośrednio z twojego systemu

Jak uzyskać i do czego służy GLN

Globalny Numer Lokalizacyjny (ang. Global Location Number) to numer identyfikacji podmiotów gospodarczych lub organizacji (np. jednostek, wydziałów lub komórek). Stosuje się go, gdy jednostka nie ma własnego numeru NIP.

Jeśli twoja firma ma wiele jednostek organizacyjnych i chcesz, żeby każda jednostka (np. wydział lub komórka) była jednoznacznie zidentyfikowana, musi ona zarejestrować:

  • swoje nowe Konto Podmiotu (model rozproszony)

lub

  • Adres PEF/Skrzynkę PEPPOL (model scentralizowany) na istniejącym Koncie Podmiotu
Reklama

W tym celu musi podać GLN, który będzie wykorzystywany do automatycznego adresowania dokumentów na Platformie Elektronicznego Fakturowania. Dzięki rejestracji jednostek, każda z nich będzie mogła odbierać i przesyłać faktury oraz inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne (np. zamówienie, awizo i potwierdzenie odbioru).

Firma Usługi Budowlane sp. z o.o. jest wykonawcą zamówienia dla Urzędu Miasta Poznania. Nie realizuje go jednak jako centrala. Jego wykonanie zleca swojej jednostce podległej –oddziałowi Wielkopolskie Budowy. Aby oddział Wielkopolskie Budowy mógł odbierać i przesyłać dokumenty, musi posiadać swoje Konto Podmiotu lub Adres PEF/Skrzynkę PEPPOL na Platformie Elektronicznego Fakturowania. Potrzebuje do tego identyfikatora (numeru GLN). Firma Usługi Budowlane sp. z o.o. kupuje dla oddziału Wielkopolskie Budowy numer GLN. Ta rejestruje swoje Konto Podmiotu lub jest rejestrowana jako osobny Adres PEF/Skrzynka PEPPOL na koncie PEF firmy Usługi Budowlane sp. z o.o. Dzięki temu oddział Wielkopolskie Budowy odbierze zamówienie z Urzędu Miasta Poznania. Później wyśle awizo. Następnie uzyska potwierdzenie odbioru realizacji robót, kiedy Urząd Miasta Poznania je wyśle. Na koniec wystawi urzędowi fakturę VAT (firma Usługi Budowlane sp. z o.o. będzie mogła zobaczyć wysyłane i odbierane dokumenty). Fakturę może też wystawić centrala (firma Usługi Budowlane sp. z o.o.), a jednostka podległa Wielkopolskie Budowy będzie mogła ją zobaczyć i sprawdzić. 

Jeśli chcesz skorzystać z numeru GLN, musisz wystąpić o jego przyznanie.

W Polsce numery GLN przyznaje organizacja GS1.

Sprawdź, jak uzyskać numery GLN dla swojej firmy.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym

Rozporządzenie Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 25 kwietnia 2019 r. w sprawie listy innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych, które mogą być przesyłane za pośrednictwem platformy elektronicznego fakturowania służącej do przesyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych

Źródło: Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    11 maja 2021
    Zakres dat:

    Wynagrodzenia pracowników samorządowych 2021 - zmiany

    Wynagrodzenia pracowników samorządowych 2021. Sprawdź, jakie kwoty wynagrodzeń przewiduje projekt nowelizacji rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Jakie będą zarobki urzędników?

    Kiedy jest zakończenie roku szkolnego 2021?

    Zakończenie roku szkolnego 2020/2021 – kiedy zaczną się wakacje? Do kiedy trzeba wystawić oceny?

    Matura 2021 z polskiego poziom rozszerzony - arkusz

    Matura rozszerzona z polskiego na poziomie rozszerzonym – pobierz arkusz. Sprawdź, jakie tematy wypracowań mieli do wyboru maturzyści.

    Limit osób w autobusach, tramwajach i pociągach od 15 maja 2021 r.

    Limit osób w autobusach, tramwajach i pociągach zwiększy się od 15 maja 2021 r. Czy będzie trzeba nosić maseczki? Rząd luzuje obostrzenia związane z pandemią koronawirusa, także te dotyczące przemieszczania się i transportu publicznego.

    Compliance. Jak wygląda wdrażanie systemów dla sygnalistów w gminach?

    W jaki sposób zgłaszane były w ostatnich lata nieprawidłowości w gminach? Kto obsługuje informacje o nieprawidłowościach w urzędach? Ile zgłoszeń o nieprawidłowościach zostało zweryfikowanych pozytywnie? Przedstawiamy raport z badań.

    Matura 2021 – angielski rozszerzony [ARKUSZ]

    Matura 2021 angielski rozszerzony – publikujemy arkusz CKE. Jakie tematy wypracowań mieli do wyboru maturzyści? Sprawdź.

    Aktywna tablica 2021 - zmiany w programie

    Aktywna tablica 2021 - zmiany. Ministerstwo Edukacji i Nauki poinformowało o zmianie wzoru wniosku oraz terminu składania wniosku w programie Aktywna tablica.

    Matura z angielskiego 2021 [ARKUSZ CKE]

    Matura z angielskiego 2021 – arkusz CKE. Czy matura podstawowa z angielskiego był trudna? Pobierz arkusz i sprawdź.

    Przecieki na maturze 2021?

    Przecieki na maturze 2021. Pojawiają się liczne informacje, że na maturze z polskiego i z matematyki mogło dojść do przecieku. CKE złożyła zawiadomienie do prokuratury.

    Matura 2021: Czy były przecieki?

    Przecieki matura 2021. Nie milkną głosy, że na egzaminie maturalnym mogło dojść do przecieku. Co na to MEiN i CKE?

    Matura z matematyki 2021 – arkusz, odpowiedzi

    Matura z matematyki 2021 – prezentujemy arkusz CKE i odpowiedzi. Co na maturze 2021? Z jakimi zadaniami musieli się zmierzyć maturzyści?

    Szczepienia uczniów przeciwko COVID-19 w wakacje?

    Szczepienia uczniów przeciwko COVID-19 w wakacje? Minister Edukacji i Nauki Przemysław Czarnek odniósł się do możliwości szczepień na koronawirusa dzieci i młodzieży.

    Powrót do szkół 2021 - harmonogram, rozporządzenie

    Kiedy uczniowie wracają do szkół? W Dzienniku Ustaw ukazało się już rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki. Przedstawiamy harmonogram powrotu do nauki stacjonarnej.

    Matura z polskiego 2021 – arkusz CKE

    Matura 2021 z polskiego - arkusz CKE. Co na maturze 2021? Sprawdź jakie zadania, lektury i tematy rozprawek maturalnych pojawiły się na egzaminie. Pobierz arkusz.

    Matura z polskiego 2021 – tematy rozprawek

    Matura z polskiego 2021 – tematy rozprawek. Jakie lektury pojawiły się na maturze z polskiego 2021? Sprawdź tematy wypracowań.

    Matura 2021 – arkusze CKE, kiedy wyniki

    Matura 2021 – arkusze CKE. Kiedy poznamy zadania z tegorocznych matur oraz wyniki egzaminów?

    Matura 2021 - harmonogram egzaminów

    Matura 2021 - przedstawiamy terminy egzaminów. Matury zaczynają się już 4 maja i potrwają do 20 maja 2021 roku. Sprawdź harmonogram dzień po dniu.

    Matura 2021 – jakie przedmioty najczęściej wybierają maturzyści?

    Matura 2021 - jakie przedmioty na poziomie rozszerzonym najczęściej zdają tegoroczni maturzyści? Co trzeba zdać na maturze?

    Druga dawka szczepienia dla nauczycieli a matury

    Szczepienia nauczycieli - czy druga dawka szczepienia przeciwko COVID-19 zostanie przełożona ze względu na matury?

    Od 1 maja większa dostępność obiektów sportowych. Muzea i galerie otwarte od 4 maja

    Obiekty sportowe, muzea i galerie. Z początkiem maja wchodzą w życie nowe regulacje dotyczące ograniczeń wynikających ze stanu pandemii. Zgodnie z opublikowanym 29 kwietnia rozporządzeniem Rady Ministrów, od soboty, 1 maja, na obiektach sportowych na świeżym powietrzu będzie mogło przebywać jednocześnie do 50 osób. Także od soboty na baseny oraz zamknięte obiekty sportowe mogą wrócić zorganizowane grupy dzieci i młodzieży. 4 maja działalność w reżimie sanitarnym mogą wznowić muzea, galerie sztuki oraz inne instytucje kultury prowadzące działalność wystawienniczą.

    Zmiany w wynagrodzeniach nauczycieli - czy będą powiązane z pensją minimalną?

    Zmiany w wynagrodzeniach nauczycieli - jakie są propozycje Ministerstwa Edukacji i Nauki? Czy wynagrodzenia nauczycieli będą powiązane z pensją minimalną lub średnim wynagrodzeniem? Czy będą podwyżki dla nauczycieli?

    Szczepienie przeciw COVID-19 bez rejestracji w majówkę

    Szczepienie przeciw COVID-19 - zaszczep się w majówkę w Warszawie bez rejestracji. Kto będzie mógł się zaszczepić? Gdzie to zrobić?

    Nowe dowody osobiste - czy są bezpieczniejsze?

    Nowe dowody osobiste zaczną być wydawane od 2 sierpnia 2021 roku. Czy są bezpieczniejsze? Czy rządowa aplikacja mObywatel ochroni nas przed kradzieżą danych osobowych?

    Systemy dla sygnalistów w gminach - badania, problemy

    Jakimi kanałami pracownicy urzędu mogą zgłaszać nieprawidłowości według deklaracji gmin? Czy ankietowane gminy dopuszczają możliwość anonimowego zgłaszania nieprawidłowości?

    Czy studenci wrócą na uczelnię w październiku 2021?

    Czy studenci wrócą na uczelnie w październiku 2021? Ministerstwo Edukacji i Nauki ma przygotowane kilka scenariuszy na naukę w roku akademickim 2021/2022.