Raport o stanie gminy 2025 szybko i bez błędów. Kielce i Jarocin już to robiłą ... z pomocą AI

• Raport o stanie gminy. Obowiązek narzucony przez ustawę
• Nikt nie czyta, wszyscy go potrzebują
•  Walka gmin z czasem
• Lekarstwo na braki kadrowe 
• Sposób na uniknięcie błędów w raportach
• Aby sprawozdanie gminy było dostępne dla wszystkich
• 2025 rok, czyli nowa generacja sprawozdań
• AI i co dalej?

Raport o stanie gminy. Obowiązek narzucony przez ustawę

Raport o stanie gminy (także powiatu, województwa) to obowiązkowe sprawozdanie organu wykonawczego za dany rok. Jego sporządzenie narzuca art. 28aa Ustawy o samorządzie gminnym. Co ma zawierać raport? Podstawą są informacje dotyczące podjętych polityk, uchwał, programów i działań w ramach przyjętej strategii oraz realizacja zadań przewidzianych w budżecie obywatelskim. Wpływ na finalną zawartość opracowania mają również radni (rada gminy może przyjąć uchwałę, która będzie bardzo konkretnie wskazywać, co się ma znaleźć w raporcie), oraz mieszkańcy, chociażby poprzez udział w dyskusji nad raportem w formie wysłuchania publicznego. 

Raport za poprzedni rok musi powstać do 31 maja roku bieżącego. Następnie jest omawiany na sesji rady gminy. Dyskusje kończy głosowanie nad udzieleniem bądź też nieudzieleniem wotum zaufania wójtowi, prezydentowi lub burmistrzowi miasta. Jeżeli przez dwa kolejne lata wynik takiego głosowania będzie negatywny, może dojść do referendum, które będzie decydować o odwołaniu osoby sprawującej władzę w gminie [Zob. Dawid Sześciło, Raport o stanie gminy w pytaniach i odpowiedziach, w ramach: Pracownia Samorządowa, Fundacja im. Stefana Batorego. Warto zaznaczyć, że nieudzielenie wotum zaufania władzy wykonawczej w dwóch kolejnych latach nie oznacza odgórnego przeprowadzenia referendum. Decyduje o tym rada gminy, przyjmując dedykowaną uchwałę.].

– Raport o stanie gminy ma duży wpływ na ocenę władzy wykonawczej. Jednak to nie wszystko. To bardzo ważny dokument, pozwalający zdiagnozować aktualny stan gminy. Ma odzwierciedlać realną sytuację. Istotne jest pokazanie sukcesów i tego, co udało się zrealizować, ale opracowanie powinno również uwidocznić obszary, które wymagają poprawy. Po prostu na raport trzeba spojrzeć jak na efektywne narzędzie  do prowadzenia corocznego, stałego monitoringu rozwoju społecznego, ekonomicznego i przestrzennego gminy –  zaznacza Wojciech Łachowski, Kierownik Integratora Danych Miejskich Instytutu Rozwoju Miast i Regionów (IRMiR).

Sprawozdanie przedstawiane przez gminę nie powinno być listą zadań, które w danym roku były podejmowane przez prezydenta miasta czy wójta, ale również dostarczać konkretnych wniosków i rekomendacji, które będą powodem do rozpoczęcia dyskusji o przyszłości, kierunkach, w których powinna rozwijać się gmina. Raport powinien zawierać konkretne dane opisujące w sposób mierzalny stan gminy oraz poziom realizacji zakładanych polityk, oraz strategii. Oprócz radnych, warto, aby w takich rozmowach udział brali mieszkańcy, lokalni przedsiębiorcy, inwestorzy oraz pozostali interesariusze, którzy są zainteresowani losami danej gminy. Co jest niezbędne, aby także działo się w praktyce? Kluczowa jest lektura raportu i zrozumienie jego treści.

Nikt nie czyta, wszyscy go potrzebują

Problem w tym, że raporty o stanie gminy przeważnie nie budzą zainteresowania mieszkańców, a zdarza się, że nierzadko i samych radnych. W dużej mierze wpływa na to język i sposób przygotowania opracowań. 

–  W Instytucie Rozwoju Miast i Regionów przeanalizowaliśmy kilkanaście gminnych raportów z ostatniego roku. Łączą je wspólne problemy. Główny to język. Typowy raport przygotowywany przez urzędników gminy zazwyczaj jest zrozumiały głównie przez nich, a przecież ma docierać do wszystkich. Pracownicy samorządów trzymają się swojego żargonu, charakterystycznych sformułowań, trudno bowiem byłoby im dopasowywać język w zależności od dokumentu. W gminach zazwyczaj nie ma na to przestrzeni – dodaje Wojciech Łachowski, IRMiR.

Jakie problemy sprawozdań gmin i wyzwań, przed którymi stoją urzędnicy odpowiedzialni za ich przygotowanie, można jeszcze wymienić? 

 Walka gmin z czasem

Część gmin mając świadomość znaczenia tego dokumentu, przygotowuje wielostronicowe, rozbudowane opracowania z ogromną liczbą danych, przez które po prostu trudno jest przebrnąć i zrozumieć, a często forma ich przedstawienia również nie jest atrakcyjna. Gminy przykładają się do gromadzenia i analizowania wielu danych, ale zdarza się, że pozostaje im za mało czasu na sformułowanie odpowiednich wniosków, a przecież to jest główny cel przedstawiania corocznych sprawozdań. Czas w tym przypadku działa na niekorzyść pracowników gmin. Chociaż termin publikacji raportu jest znany, co roku ten sam – 31 maja, to nierzadko opracowanie jest przygotowywane na ostatnią chwilę. Cześć danych spływa do gmin za późno, ale prawdą jest również fakt, że szczególnie te mniejsze gminy nie mają zasobów, by przygotować raport na czas. 

Zbieranie danych z wydziałów, spółek, przygotowanie tabel, diagramów oraz materiału zdjęciowego, opracowanie treści raportu wraz z wnioskami, redakcja tekstu i zadbanie o jego oprawę graficzną zajmuje bardzo dużo czasu. Gminy poświęcają min. 120 godzin na przygotowanie corocznego sprawozdania, ale są i takie, które potrzebują na ten cel aż 2500 godzin [Dane szacunkowe: Integrator Danych Miejskich IRMiR]. Dzięki zastosowaniu AI gminy mogą znacznie skrócić czas przygotowania corocznego sprawozdania. Ma to ogromną wartość nie tylko w oszczędzeniu czasu pracy urzędników, ale także zwiększa szanse na zainteresowanie współpracą potencjalnych inwestorów czy biznes. Konkretnie, przejrzyście i z wyprzedzeniem opracowany raport może stanowić punkt wyjścia do debaty publicznej i zaangażować mieszkańców do współdziałania. Eksperci Sieci Obywatelskiej Watchtog Polska przyznają, że zaangażowanie mieszkańców jest potrzebne już na wcześniejszym etapie, kiedy raport jest tworzony, dzięki temu mogą  mieć wpływ także na to, jakie obszary zostaną omówione w tym corocznym sprawozdaniu [Źródło: Jak włączyć mieszkańców w debatę nad raportem o stanie gminy?, https://siecobywatelska.pl/raport-o-stanie-gminy-debata/]. 

 – W przypadku raportu o stanie gminy bazującego na AI cały proces przygotowania dokumentu, od przekazania przez gminę potrzebnych danych, do przedstawienia gminie finalnego opracowania wraz z czytelnymi i estetycznym wizualizacjami oraz oprawą graficzną, wynosi kilka dni. Ten okres może być nieco krótszy lub dłuższy w zależności od wielkości i potrzeb gminy, ale czas opracowania raportu z wykorzystaniem sztucznej inteligencji jest kilkanaście razy krótszy, niż napisanie go w tradycyjny sposób. Raport jest generowany w ciągu kilkudziesięciu minut. Należy doliczyć czas potrzebny na dostosowanie go do potrzeb gminy oraz weryfikację i poprawki graficzne, jeżeli są wymagane – zaznacza Aleksandra Lyn, Founder & CEO BTTR, firmy doradczej wykorzystującej szeroko AI do projektowania rozwiązań przyszłości, mających podnosić jakość życia.

Lekarstwo na braki kadrowe 

Zastosowanie sztucznej inteligencji zmniejsza do minimum nie tylko czas, ale również nakład pracy urzędników związany z przygotowaniem raportu, a jest on znaczący. Można oszacować, że w przygotowaniu sprawozdania gminnego bierze udział kilku pracowników, min. 2, ale nie brakuje przykładów gmin, gdzie w ten proces zaangażowanych jest 20 osób [Dane szacunkowe: Integrator Danych Miejskich IRMiR.]. W przypadku raportu AI udział pracowników urzędów gmin ogranicza się do przekazania niezbędnych danych i uczestniczenia w konsultacjach nad finalną wersją opracowania. Gmina otrzymuje wyniki w postaci czytelnych grafów oraz zestaw wniosków, czyli interpretację wyników. Oznacza to, że nie ma potrzeby angażowania w przygotowanie raportu ani analityka danych, którego dniówka pracy wynosi już średnio 300 zł, ani grafika, który zadba o wizualna część dokumentu. To z kolei koszt ok. 3500 zł za projekt [Źródło: pl.talent.com.].

– Zaangażowanie AI w opracowanie raportu o stanie gminy absolutnie nie jest krokiem w kierunku zmniejszenia liczby etatów w samorządzie, czy dokonywania oszczędności innego rodzaju, które mogłyby uderzyć w pracowników urzędów gmin, lecz odpowiedzią na braki kadrowe w urzędach i rosnącą liczbą obowiązków. Swój cenny czas mogą wykorzystać do realizacji zadań, które wymagają ich doświadczenia oraz wiedzy, a nie do analizy danych, z którą świetnie radzi sobie generatywna sztuczna inteligencja. Po prostu gmin, ani żadnych urzędów w Polsce, nie stać na to, aby płacić pracownikom za kopiowanie danych z tabelki do tabelki, kiedy dostępne jest tańsze i efektywniejsze rozwiązanie w postaci AI – komentuje Aleksandra Lyn, BTTR.

Sposób na uniknięcie błędów w raportach

Wsparcie AI pozwala uniknąć błędów w obliczeniach i zestawieniach finansowych, które zdarzają się, kiedy pracownicy urzędu opracowują go pod presją czasu. Co więcej, pozwala na przygotowanie raportu o stanie gminy w takiej formie, która umożliwi szybkie porównywanie danych w kolejnych latach. Wszelkie analizy porównawcze są ważne dla odbiorców raportu, szczególnie dla mieszkańców. Pozwalają zrozumieć aktualną sytuację gminy, jak poradzono sobie z wyzwaniami, które zdefiniowano w latach ubiegłych.
– Zdarza się, że gmina, aby postawić właściwą diagnozę na swój temat, musi dokonać głębszych analiz i np. porównać swoją sytuację do gminy sąsiedniej czy gmin borykających się z podobnymi problemami. Wykonanie takich zestawień musiałaby zlecić analitykowi z odpowiednimi kompetencjami lub całemu zespołowi specjalistów. Algorytmom AI wystarczy przedstawić odpowiednie dane i określić kryterium analizy, aby na podstawie dostępnych danych dokonać konstruktywnych porównań – wyjaśnia Wojciech Łachowski, IRMiR.

Aby sprawozdanie gminy było dostępne dla wszystkich

Sprawozdania są opracowywane przez pracowników gminy przeważnie w jednej docelowej wersji, dla wszystkich. Natomiast AI umożliwia wygenerowanie kilku edycji raportu jednocześnie, w zależności od potrzeb gminy. Każda z nich może posiadać strukturę, narrację i język dopasowane do potrzeb różnych grup odbiorców: mieszkańców, inwestorów, samorządowców itp. W przypadku ostatniej kwestii – języka, ta personalizacja może nawet prowadzić do tego, że cały raport będzie napisany w tonie, w którym na co dzień wypowiada się prezydent miasta lub będzie dopasowany do stylu innej, konkretnej osoby. Odbiorcy coraz częściej potrzebują również opracowań w języku angielskim, ukraińskim czy podkreślenia korzyści płynących z inwestycji lub głębszych analiz rezultatów oraz dobrych praktyk i działań, które realnie rozwiązują problemy gmin. 

2025 rok, czyli nowa generacja sprawozdań

Raporty gmin generowane przez AI to nie kwestia przyszłości, kilku najbliższych lat czy nawet paru miesięcy. To teraźniejszość. Czy staną się powszechne? Pracują nad tym twórcy projektu „Raport AI o stanie gminy”, który jest realizowany przez Instytut Rozwoju Miast i Regionów (IRMiR) we współpracy z firmą BTTR. – Celem, który nam przyświecał, było wsparcie gmin w zadaniu przygotowania corocznych sprawozdań, kosztujących samorządy sporo wysiłku, czasu i realnych pieniędzy. Jako pierwsi w Europie (i prawdopodobnie na świecie) wprowadzamy narzędzie dla miast do raportowania oparte na sztucznej inteligencji, oferujemy sposób przygotowywania raportów, który uwalnia zasoby w gminach i sprawia, że same sprawozdania są bardziej przystępne dla mieszkańców – wyjaśnia Wojciech Łachowski, IRMiR.
Jak dodaje Aleksandra Lyn, BTTR: – Żaden dotychczasowy system nie był w stanie jednolicie zarządzać danymi, odnajdywać między nimi relacji, tworzyć scenariuszy wydarzeń i rekomendować, które decyzje przyniosą najwięcej potencjalnych korzyści, jednocześnie zmniejszając ilość czasu ekspertów spędzanego przy ujednolicaniu oraz analizie danych. Dlatego zachęcamy samorządy, by w ogóle zmieniły podejście do realizacji swoich zadań i sięgnęły po sztuczną inteligencję.

Na taki krok zdecydowały się Kielce i Jarocin. Pilotażowe raporty dla tych miast powstają przy wsparciu rozwiązania IRMiR i BTTR bazującego na AI. Jakie są wnioski gmin? – Dzięki sztucznej inteligencji kilkukrotnie skracamy czas potrzebny na przygotowanie raportu o stanie miasta. Nie musimy już opracowywać złożonych sprawozdań czy delegować pracowników do mozolnego przygotowywania danych. Kolejną kluczową kwestią jest język raportu. Jest jednolity dla wszystkich rozdziałów, przystępny dla mieszkańców, co oznacza, że jak najwięcej osób będzie mogło zapoznać się z dokumentem i zgodny ze stylem komunikacji naszych Władz Miejskich – przyznaje Anna Dwurnik, Dyrektorka Biura Rozwoju Miasta w kieleckim magistracie.

AI i co dalej?

Gminy potrzebują nowoczesnych technologii i wdrożenia rozwiązań bazujących na sztucznej inteligencji. Dla tych większych to szansa na zwiększenie konkurencyjności i przyciągnięcie kolejnych inwestorów-pracodawców, ale także i mieszkańców. Dla mniejszych to szansa na rozwój. Jak pokazuje przykład Jarocina i Kielc, raport AI o stanie gminy może być pierwszym krokiem w systemowym wykorzystaniu sztucznej inteligencji w samorządzie.  
Czy to oznacza, że urzędnicy w gminach powinny masowo przejść szkolenie z obsługi sztucznej inteligencji?  – Nie chodzi o to, aby dokładać urzędnikom pracy, a wręcz przeciwnie, ułatwiać im ją – zaznacza Aleksandra Lyn,  BTTR. – AI jest teraz na językach wszystkich i można odnieść mylne wrażenie, że każdy wie, jak jej używać. Generatywna sztuczna inteligencja wtedy przynosi najlepsze efekty, kiedy jest wspierana wiedzą ekspercką osób na co dzień zajmujących się daną tematyką – dodaje Lyn. Przekonały się o tym Kielce i Jarocin.

Więcej informacji o „Raporcie AI o stanie gminy”, projekcie Integratora Danych Miejskich IRMiR oraz BTTR można przeczytać na stronie: https://danemiejskie.pl/wsparcie-dla-miast/raport-ai/