Jakie obowiązują zasady udostępniania dowodów księgowych

Tak, jeśli dowód księgowy (faktura VAT dokumentująca zakup usługi remontowej) nie podlega opisanym dalej ograniczeniom, to – moim zdaniem – powinien zostać skserowany pracownikowi na wniosek bez uzasadnienia.

Podstawą każdego zapisu, zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), jest dowód księgowy stwierdzający dokonanie operacji gospodarczej:

- zewnętrzny obcy – otrzymany od kontrahenta,

- zewnętrzny własny – przekazywany w oryginale kontrahentowi,

- wewnętrzny – dotyczący operacji wewnątrz jednostki.

Zobacz również: Rachunek jako dokument księgowy

Dowód księgowy powinien spełniać wymogi szczegółowo określone w art. 21 ust. 1 uor.

W finansach publicznych obowiązuje jedna z podstawowych zasad, tj. zasada jawności finansów publicznych, która polega na zagwarantowaniu obywatelom dostępu do podstawowych informacji, związanych z wydatkowaniem publicznych pieniędzy zarówno na szczeblu państwowym, jak i samorządowym.

Podstawowe normy prawne, określające sferę jawności i przejrzystości finansów publicznych, zawarte są w ustawie z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp), w dziale I „Zasady finansów publicznych”, w rozdziale 4 „Jawność i przejrzystość finansów publicznych”.

Gospodarka środkami publicznymi jest jawna (art. 33 ust. 1 uofp). Sposób realizowania zasady jawności gospodarowania środkami publicznymi określony został w art. 34 tej ustawy. Mimo że w artykule tym brak jest bezpośredniego wskazania, że pracownikowi na wniosek bez konkretnego uzasadnienia można skserować dowód księgowy będący podstawą zapisu w księgach rachunkowych jednostki sektora finansów publicznych, to – w mojej opinii – dokument taki może zostać pracownikowi skserowany na podstawie odrębnych szczegółowych przepisów.

Szczegółowy sposób, procedury i formę prawną udostępniania informacji publicznej, a także odmowy jej udzielenia oraz obowiązki organów w tym zakresie zawarto w ustawie z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (dalej: ustawa o informacji publicznej). W ustawie tej sprecyzowano zagwarantowane konstytucyjnie prawo dostępu przez obywateli do informacji publicznej.

Prawo do informacji publicznej obejmuje uprawnienia do wglądu do dokumentów urzędowych (art. 3 ust. 1 pkt 2 ustawy o informacji publicznej). Z kolei na podstawie art. 10 tej ustawy informacja publiczna, która:

- nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej lub centralnym repozytorium – jest udostępniana na wniosek,

- może być niezwłocznie udostępniona – jest udostępniana w formie ustnej lub pisemnej bez pisemnego wniosku.

Podmiot udostępniający informację publiczną jest obowiązany zapewnić możliwość m.in. jej kopiowania (art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o informacji publicznej), za co może pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej poniesionym w związku z tym kosztom (art. 15 ust. 1 ww. ustawy).

Prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych (art. 5 ust. 1 ustawy o informacji publicznej). Zasada jawności gospodarki środkami publicznymi nie ma zastosowania do środków publicznych, których przeznaczenie lub pochodzenie zostało uznane za informację niejawną na podstawie odrębnych przepisów lub jeżeli wynika to z umów międzynarodowych (art. 33 ust. 2 uofp).

RADOSŁAW TYBURCZY

biegły sądowy z dziedziny rachunkowości budżetowej i finansów publicznych, kierownik oddziału kontroli finansowej w urzędzie wojewódzkim, współpracuje z jednostkami samorządu terytorialnego i instytucjami państwowymi w zakresie kontroli i analiz finansowo-księgowych

Podstawy prawne

- art. 20 ust. 2, art. 21 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 613)

- art. 33 ust. 1 i 2, art. 34 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 885; ost.zm. Dz.U. z 2013 r. poz. 1646)

- art. 3 ust. 1 pkt 2, art. 5 ust. 1, art. 10, art. 12 ust. 2 pkt 1, art. 15 ust. 1 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (j.t. Dz.U. z 2001 r. Nr 112, poz. 1198; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 908)

Polecamy serwis: Rachunkowość budżetowa

Polecamy poradnik: INFORFK Platforma Księgowych i Kadrowych