Whistleblowing – największe zagrożenia i jak ich uniknąć

Jakie jest największe zagrożenia dla skutecznego wdrożenia systemów dla sygnalistów?

Tak jak pisałem we wstępie. Największe zagrożenie to coraz krótszy czas na wdrożenie systemu. Niedługo miną dwa lata na wdrożenie Dyrektywy i systemów. Z braku wiedzy i braku ustawy ten czas został przez większość podmiotów zmarnowany. Obawiam się, że będzie tak jak z RODO, a nawet gorzej. Załóżmy, że projekt ustawy pojawi się w październiku, zostanie uchwalony do końca listopada i będzie miał dwutygodniowe vacatio legis. Podmiotom po prostu zabraknie czasu na rzetelne zaprojektowanie i wdrożenie systemów.

Jedyna szansa by zminimalizować to ryzyko to jak najszybsze rozpoczęcie wdrażania. Im wcześniej zaczniemy tym więcej czasu będziemy mieli.

Ci co już wdrożyli system lub kończą go wdrażać, mają teraz czas na spokojne testowanie i poprawianie systemu.

Jakie jest drugie największe zagrożenie?

Brak wiedzy i świadomości w podmiocie. Największe zagrożenie to brak świadomości u najwyższego kierownictwa, ponieważ to najwyższe kierownictwo zarządza podmiotem i organizuje jego funkcjonowanie. Bez działania Najwyższego kierownictwa nie ma szans wdrożenie systemu dla sygnalistów. Rozwiązanie jest jedno – szkolenia.

Oprócz tego dochodzi kwestia wiedzy i świadomości wśród pracowników. Rozwiązaniem jest komunikacja, w tym edukacja. Oprócz szkoleń mogą to być filmiki, artykuły w biuletynach, newsletter, plakaty itd.

Pytanie też , kto przyjmuje zgłoszenia od demaskatorów, prowadzi postępowania wyjaśniające i czynności następcze. Tak jak pisałem w innym artykule na Inforze, często najlepszym rozwiązaniem jest oprzeć system na swoich pracowników i zapewnienie im wsparcia zewnętrznych ekspertów. Pozwoli to połączyć wiedzę o Kulturze organizacyjnej danego podmiotu z wiedzą ekspercką.

Jakie jest kolejne zagrożenie we wdrażaniu systemów dla Sygnalistów?

Kolejne zagrożenie wynika z powyższych. Nagle tysiące podmiotów będzie chciało na wczoraj wdrożyć systemy dla sygnalistów. Ekspertów od wdrożeń nie jest dużo, za to pojawi się mnóstwo espertów chcących zarobić na wzroście popytu i proponujących gotową dokumentację lub pierwsze programy/kanały dla sygnalistów (często niestety nie spełniających wymagań Dyrektywy).

Radzę weryfikować jak długo dany ekspert zajmuje się tematyką sygnalistów np. czy pisze od lat artykuły o tym na Infor.pl (systematycznie a nie jednorazowo). Od dostawców oprogramowania/platform IT/kanałów zgłoszeniowych itd., należy domagać się referencji. Są na rynku polskie podmioty które od paru lat dostarczają platformy IT/kanały dla Sygnalistów. Zalecam więc wymagania co najmniej 4-6 referencji z 3 ostatnich lat. Warto też przed kupnem platformy dla sygnalistów ją przetestować.

Ważne jest by dostawca brał odpowiedzialność za stabilność platformy i spełnienie przez nią wymagań prawnych.

Warto też by platforma dla sygnalistów miała też inne funkcjonalności w cenie.

Co jeszcze zagraża skutecznemu wdrożeniu systemów dla Sygnalistów?

Moim zdaniem to:

1. zarezerwowanie zbyt małych zasobów (kadrowych lub rzeczowych) na wdrożenie systemów,
2. traktowanie wdrożenia jako jednorazowej czynności, a system powinien funkcjonować w systemie Deminga,
3. brak odpowiedniego wsparcia najwyższego kierownictwa.

Doświadczenie z RODO uczy, że to najczęstsze przyczyny pozorności lub nieskuteczności systemów.

Reasumując, radzę wdrażać systemy nie czekając na ustawę. Należy też zapewnić odpowiednie wsparcie najwyższego kierownictwa oraz pomoc ekspertów zewnętrznych.

Pamiętajmy, może być tanio albo dobrze. Bo szybko już musi być. A niemożliwe by było tanio, szybko i dobrze.