E-mediacja to najlepsze rozwiązanie na czas epidemii koronawirusa

Tak jak pisaliśmy w artykule „Czy mediacja może być lekiem dla sądów powszechnych w trakcie i po epidemii koronawirusa?”, aktualna sytuacja społeczno-gospodarcza, w tym wyraźne spowolnienie pracy wymiaru sprawiedliwości, dla stron i ich pełnomocników oznaczać będzie wydłużenie czasu oczekiwania na finalne rozstrzygnięcie spraw sądowych o kilka miesięcy, jeśli nie o kilka lat. Dlatego nie dziwią nas coraz częstsze głosy, płynące również od środowiska sędziowskiego, zachęcające do wykorzystywania przez strony alternatywnych metod rozwiązywania sporów, w tym szczególnie mediacji.

W ocenie autorów niniejszego artykułu, pytanie „czy warto mediować”, zostało dziś wyparte przez pytanie „jak można skutecznie mediować w czasie epidemii”?

Odpowiedzią jest e-mediacja (zwana również mediacją online lub mediacją elektroniczną).

Polecamy: Tarcza antykryzysowa – Samorząd i administracja. Pakiet e-booków

Mediacja elektroniczna, analogicznie jak mediacja tradycyjna, polega na rozmowie stron przy udziale bezstronnej osoby trzeciej, przy czym bezpośrednie spotkanie zostaje tu zastąpione kontaktem stron i mediatora, przy wykorzystaniu środków komunikacji na odległość np. telefonu, e-maila, wideokonferencji.

E-mediacja pozwala zatem:

1. prowadzić stronom negocjacje bez konieczności wychodzenia z domu lub z biura i narażania się na infekcję,
2. oszczędzać czas,
3. pozwala wziąć sprawy w swoje ręce i spróbować załatwić spór, bez czekania na zakończenie się epidemii koronawirusa.

Ponadto, w przypadku e-mediacji, strony nie muszą ograniczać się do wyboru mediatora ze swojej miejscowości. W praktyce mogą wybrać dowolnego mediatora, niezależnie od miejsca jego siedziby.

Tak samo, jak w przypadku mediacji tradycyjnej, w mediacji online mogą być załatwiane sprawy, które już toczą się w sądzie (tzw. mediacja sądowa). Najlepiej jednak, gdy strony skorzystają z e-mediacji zanim jeszcze zdecydują się skierować sprawę do sądu (tzw. mediacja przedsądowa). W tym ostatnim wypadku oszczędność kosztów i czasu może być największa. Ponadto mediacja przedsądowa pozwala stronom zachować kontrolę nad przebiegiem sporu.

Co do wyboru narzędzia, do komunikowania się stron na odległość w toku e-mediacji, autorzy artykułu rekomendują wideokonferencję.

Mediacja przy wykorzystaniu programu do konferencji online jest najbardziej zbliżona do tradycyjnej mediacji. Zapewnia osobisty kontakt stron, które nie tylko się słyszą, ale także widzą w czasie rzeczywistym. Pozwala uczestnikom mediacji obserwować i reagować na wzajemne sygnały niewerbalne (mimikę, gesty). To bardzo istotne w skutecznej komunikacji. Co ważne, do przeprowadzenia wideokonferencji potrzebny jest tylko dostęp do Internetu i zapewnienie sobie przestrzeni umożliwiającej swobodną rozmowę, przy zachowaniu zasady poufności. Zatem ta forma komunikacji jest dostępna praktycznie dla każdego, niezależnie gdzie się znajduje. Warto też zauważyć, że w ostatnich tygodniach zwiększyła się nasza otwartość na korzystanie z tego rodzaju narzędzia. Wideokonferencje wykorzystujemy, już nie tylko do przekazywania informacji, prowadzenia szkoleń, ale także do spotkań towarzyskich lub rodzinnych.

E-mediacja może być prowadzona również przy wykorzystaniu wyłącznie telefonu lub poczty elektronicznej. Z naszej praktyki wynika jednak, że te narzędzia sprawdzają się najlepiej, jako wspierająca forma komunikacji np. przy umawiania terminu spotkań mediacyjnych, wymianie skanów dokumentów (jeśli jest taka potrzeba) lub wspólnej pracy stron nad treścią ugody.

Reasumując, mediacja on-line sprawdza się bardzo dobrze w sytuacjach, gdy jest utrudnione lub niemożliwe osobiste stawiennictwo stron na wspólne spotkanie z mediatorem. Dotychczas najczęściej była wykorzystywana w przypadkach, gdy siedziby stron i lokalizacja mediatora były od siebie w znacznej odległości. Dziś, w dobie znacznego ograniczenia możliwości przemieszczania się i organizowania spotkań, e-mediacja zyskuje dodatkowo na wartości. Możemy z niej skorzystać od ręki, nie wychodząc z domu, bez potrzeby posiadania kosztownych narzędzi lub urządzeń. Mediacja online daje szansę załatwienia sprawy w sposób satysfakcjonujący dla obu stron, bez tracenia czasu i nerwów, w oczekiwaniu na powrót do normalności po epidemii.