Poświadczanie zgodności odpisów dokumentów z oryginałem od 1 czerwca 2017 r.

Organ administracji publicznej ma za zadanie załatwić daną sprawę, o ile jest to możliwe. W pewnych sprawach, zwłaszcza tych bardziej skomplikowanych, organ musi przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, by dokładnie rozpoznać okoliczności faktyczne i prawne towarzyszące sprawie.

Zasada prawdy obiektywnej nakłada na organ obowiązek podjęcia wszelkich czynności niezbędnych do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy. Oznacza to, że organ:

• kieruje się w postępowaniu prawdą obiektywną, a nie jedynie dowodami przedstawionymi przez strony;
• ma obowiązek ustalenia stanu faktycznego sprawy, przeprowadzenia odpowiednich dowodów oraz ich należytego rozpatrzenia.

Należy zaznaczyć, że organ nie ma monopolu w postępowaniu na przeprowadzanie dowodów. Organ przeprowadza dowody na własną rękę lub na wniosek strony.

Pojęcie dowodu

Według art. 75 k.p.a. dowodem jest wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W szczególności dowodem mogą być dokumenty, zeznania świadków, opinie biegłych oraz oględziny.

Najczęściej przeprowadzanym dowodem w postępowaniu administracyjnym jest dowód z dokumentu. Możemy wyróżnić dokumenty urzędowe oraz prywatne. Dokumenty urzędowe, sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania, stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone. Dokumentem prywatnym jest dokument nie posiadający waloru dokumentu urzędowego.

Przeciwko treści dowodu z dokumentu urzędowego można przeprowadzić przeciwdowód, który ma na celu obalenie wiarygodności dokumentu urzędowego.

Stan prawny sprzed nowelizacji

Jeżeli dokument znajduje się w aktach organu lub podmiotu, o którym mowa w art. 76 § 1 lub 2, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ lub podmiot odpis lub wyciąg z dokumentu. Organ administracji publicznej zażąda udzielenia odpisu lub wyciągu, jeżeli strona sama uzyskać ich nie może. Gdy organ uzna za konieczne przejrzenie oryginału dokumentu, może wystąpić o jego dostarczenie.

Strona, zamiast oryginału dokumentu, może złożyć jego odpis jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym. Takie poświadczenie ma charakter dokumentu urzędowego. 

Zobacz również: Prawo administracyjne

Jeżeli odpis dokumentu został sporządzony w formie dokumentu elektronicznego, poświadczenie jego zgodności z oryginałem dokonuje się przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP. Jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy, organ administracji publicznej zażąda od strony składającej odpis dokumentu elektronicznego przedłożenia oryginału tego dokumentu.          

Zmiany

Wyżej opisana procedura w dalszym ciągu obowiązuje. Oznacza to, że strona może w dalszym ciągu może zamiast oryginału dokumentu złożyć jego poświadczony odpis. Nie zmieniła się także procedura dotycząca poświadczenia odpisu dokumentu elektronicznego.

Zmiany wprowadza dodany do art. 76, §2b. Przepis ten wprowadza możliwość poświadczenia zgodności odpisu dokumentu z oryginałem przez upoważnionego pracownika organu prowadzącego postępowanie.

Poświadczenie zgodności odpisu dokumentu z oryginałem przez pracownika może odbyć się na wniosek strony. Upoważniony pracownik otrzymuje do wglądu oryginał dokumentu wraz z odpisem             i dopiero wtedy poświadcza o zgodności.

Udzielone przez pracownika poświadczenie obejmuje jego podpis, datę i oznaczenie miejsca sporządzenia poświadczenia, a na żądanie strony, również godzinę sporządzenia poświadczenia. Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia), należy stwierdzić to w poświadczeniu.

Poświadczenie zgodności udzielone przez pracownika sprawia, że uzyskuje ono charakter dokumentu urzędowego. Oznacza to, że będzie wywoływało ono takie same skutki prawne jak oświadczenie sporządzone przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym.

Ustawodawca wskazuje, że założeniem przyznania tego uprawnienia jest ograniczenie kosztów strony uzyskania urzędowo poświadczonych odpisów, odpisów lub wypisów aktów notarialnych i tym podobnych dokumentów, które mogą być potrzebne w postępowaniu administracyjnym.

Tylko upoważniony pracownik

Należy zaznaczyć, że pewne czynności pracownik organu administracji publicznej może podejmować jedynie na podstawie odpowiedniego upoważnienia. Takie upoważnienie może obejmować załatwienia spraw w imieniu organu w ustalonym zakresie. Wskazuje się tu w szczególności na wydawanie decyzji administracyjnych, postanowień, zaświadczeń, a także (od 01.06) do poświadczeń zgodności odpisów dokumentów przedstawionych przez stronę na potrzeby prowadzonych postępowań z oryginałem.

Upoważnienie do dokonywania pewnych czynności w imieniu organu jest sporządzane przez piastuna tego organu. Ma ono charakter pisemny.

Opracowano na podstawie: Ustawa z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 23; ost. zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2138)