Trzynastka za niepełny rok w podstawie zasiłku chorobowego

PYTANIE: Jak należy uzupełnić trzynastkę w podstawie ustalanej do wynagrodzenia/zasiłku chorobowego? Pracownica powróciła do pracy 21 października 2019 r. po urlopie macierzyńskim i rodzicielskim. Pracodawca naliczył jej dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2019 r., proporcjonalnie pomniejszone za czas choroby i urlopów związanych z rodzicielstwem. Czy w sytuacji, gdy pracownik pracuje krócej niż pół roku, należy uzupełnić trzynastkę i przyjąć ją do podstawy zasiłku chorobowego? Jeżeli tak, to czy uzupełniamy do pełnego roku i przyjmujemy 1/12, czy tylko 2 miesiące i do podstawy przyjmujemy 1/2 trzynastki? Którą trzynastkę należy przyjąć do podstawy, jeśli pracownica zachorowałaby w styczniu 2020 r.? Czy trzynastkę za 2018 r.?

ODPOWIEDŹ: W przypadku wskazanym w pytaniu, pomimo że pracownica nie przepracowała co najmniej pół roku, dodatkowe wynagrodzenie roczne należy uzupełnić do pełnego roku, a następnie przyjąć do podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby czy zasiłku chorobowego w 1/12 otrzymanej kwoty. W przypadku zachorowania w styczniu 2020 r., przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczenia chorobowego należy przyjąć dodatkowe wynagrodzenie w wysokości 1/12 kwoty przysługującej za rok poprzedzający miesiąc zachorowania.

Zobacz: Zadania

UZASADNIENIE: Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń chorobowych uwzględnia się przychód pracownika, od którego jest odprowadzana składka na ubezpieczenie chorobowe, po pomniejszeniu o potrącone pracownikowi składki na ubezpieczenia społeczne. Składki te wynoszą: 9,76% kwoty przychodu - na ubezpieczenie emerytalne, 1,50% kwoty przychodu - na ubezpieczenia rentowe oraz 2,45% kwoty przychodu - na ubezpieczenie chorobowe. Łącznie potrącone składki wynoszą 13,71% kwoty przychodu.

W podstawie wymiaru wynagrodzenia za czas choroby oraz zasiłków z ubezpieczenia chorobowego należy uwzględnić trzynastkę, ponieważ pracownik nie zachowuje do niej prawa w okresie niezdolności do pracy spowodowanej chorobą oraz od kwoty trzynastki jest odprowadzona składka na ubezpieczenie chorobowe.

Trzynastka w podstawie świadczeń chorobowych

Trzynasta pensja zwiększa kwotę wynagrodzenia za czas choroby i zasiłków przysługujących pracownikowi w razie niezdolności do pracy z powodu choroby. Jest to składnik wynagrodzenia uwzględniany w podstawie wymiaru świadczeń, ponieważ pracownik zgodnie z przepisami nie zachowuje do niej prawa za okresy pobierania tych świadczeń. W związku z tym, że trzynasta pensja jest składnikiem wypłacanym za okresy roczne, w podstawie wymiaru wynagrodzenia za czas choroby i zasiłków uwzględnia się ją w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc, do których pracownik nie zachowuje prawa w okresie pobierania zasiłku, zmniejszane proporcjonalnie w związku z usprawiedliwioną nieobecnością̨ w pracy, zgodnie z przepisami płacowymi (takim składnikiem jest trzynastka), podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku po uzupełnieniu, zgodnie z ogólnymi zasadami.

Zasady uzupełniania podstawy zasiłkowej

Zgodnie z ogólną zasadą określoną w art. 38 ust. 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, jeżeli w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru zasiłku, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia, gdyż był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, np. chorował, opiekował się dzieckiem, korzystał z urlopu bezpłatnego, ustalając podstawę wymiaru zasiłku, należy:

• wyłączyć wynagrodzenie za miesiące kalendarzowe, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy,
• przyjąć wynagrodzenie za miesiące kalendarzowe, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy, po uprzednim uzupełnieniu.

Uzupełnianie wynagrodzenia za miesiące uwzględniane w podstawie wymiaru, w których pracownik był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, odbywa się według następujących zasad:

• wynagrodzenie przysługujące w stałej miesięcznej wysokości przyjmuje się w wysokości określonej w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy,
• wynagrodzenie zmienne osiągnięte za przepracowane dni robocze dzieli się przez liczbę tych dni i mnoży przez liczbę dni roboczych, które pracownik był zobowiązany przepracować w danym miesiącu.

Te zasady dotyczą miesięcznych wynagrodzeń.

Trzeba jednak pamiętać, że stosuje się ją odpowiednio do składników wynagrodzenia przysługujących za inne okresy, a więc także do składników wynagrodzenia rocznych podlegających uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłków. Przy czym składniki wynagrodzenia za okresy roczne uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku nawet wtedy, gdy w roku kalendarzowym, za który przysługują, pracownik wykonywał pracę przez mniej niż połowę czasu pracy obowiązującego go w tym okresie.

Uzupełnianie trzynastki

Przed uwzględnieniem w podstawie wymiaru składnika wynagrodzenia rocznego pracodawca powinien rozstrzygnąć, czy podlega on uwzględnieniu w podstawie wymiaru po uzupełnieniu, czy w kwocie faktycznie wypłaconej. Aby odpowiedzieć sobie na to pytanie, należy sięgnąć do zasad wypłacania tego składnika. Jeżeli ulega on proporcjonalnemu zmniejszeniu za okresy usprawiedliwionej nieobecności w pracy, w podstawie wymiaru zasiłku należy uwzględnić ten składnik wynagrodzenia po uzupełnieniu. W przypadku gdy zmniejszanie za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy jest dokonywane w sposób nieproporcjonalny, składnik wynagrodzenia roczny podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania.

W przypadku gdy pracownik był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przysługujące mu dodatkowe wynagrodzenie roczne, do którego nie zachowuje prawa za okresy pobierania zasiłków i które jest zmniejszane proporcjonalnie w związku z tą nieobecnością, podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku po uprzednim uzupełnieniu.

SPOSOBY UZUPEŁNIANIA TRZYNASTKI

1. Uzupełnienie zgodnie z ogólnymi zasadami: kwotę składnika rocznego dzieli się przez liczbę dni roboczych, które pracownik przepracował w roku kalendarzowym, z którego składnik jest uwzględniany, i mnoży przez liczbę dni roboczych, które pracownik był zobowiązany przepracować w tym roku kalendarzowym.

2. Uzupełnianie według zasady określonej dla składników wynagrodzenia obliczanych procentowo od rocznego wynagrodzenia pracownika, jeśli pracodawca jest w stanie określić, jakie wynagrodzenie pracownikowi przysługiwałoby, gdyby przepracował wszystkie dni robocze w roku: roczny składnik wynagrodzenia uwzględnia się w podstawie wymiaru w kwocie, którą pracownik otrzymałby, gdyby w danym roku kalendarzowym nie miał usprawiedliwionych nieobecności w pracy, np. trzynastka przysługuje w wysokości 8,5% rocznego wynagrodzenia i można ustalić kwotę pełnego wynagrodzenia, które przysługiwałoby pracownikowi za dany rok kalendarzowy, gdyby nie miał on nieobecności usprawiedliwionych.

PRZYKŁAD

Pracownica 30 marca 2019 r. urodziła dziecko i z tego tytułu przysługuje jej urlop macierzyński oraz urlop rodzicielski, w czasie których wypłacany jest zasiłek macierzyński.

Pracownicy przysługuje miesięczne wynagrodzenie zasadnicze w stałej wysokości 3500 zł miesięcznie oraz premia roczna, tzw. trzynastka, w wysokości 8,5% sumy wynagrodzenia za miniony rok kalendarzowy.

Podstawę wymiaru zasiłku macierzyńskiego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od marca 2018 r. do lutego 2019 r. oraz 1/12 trzynastki za rok ubiegły. Miesięczne wynagrodzenie z tego okresu, po pomniejszeniu o składki 13,71%, wynosi 3020,15 zł (3500 zł - 479,85 zł).

W poprzednim roku kalendarzowym pracownica była nieobecna w pracy z powodu choroby i z tego powodu otrzymała zmniejszoną trzynastkę w kwocie 2500 zł. Trzynastkę można uzupełnić, ustalając jej kwotę jako 8,5% sumy pełnego wynagrodzenia, które pracownica otrzymałaby, gdyby przepracowała wszystkie dni robocze w ubiegłym roku kalendarzowym.

Uzupełnienie trzynastki przedstawia się następująco:

1. 3500 zł × 12 = 42 000 zł,

2. 42 000 × 8,5% = 3570 zł,

3. 3570 zł × 13,71% = 489,45 zł,

4. 3570 zł - 489,45 zł = 3080,55 zł.

Polecamy: Pracownicy

Składnik roczny, którym jest dodatkowe wynagrodzenie roczne, jak wcześniej zaznaczono, może być́ uzupełniony na dwa różne sposoby. Jest to uzależnione od tego, jakie wynagrodzenie otrzymuje osoba zainteresowana. Tym samym dodatkowe wynagrodzenie roczne należy uzupełnić niezależnie od tego, jaką część roku pracownica faktycznie przepracowała.

PRZYKŁAD

Pracownica w 2019 r. przepracowała 48 z 251 dni. Dodatkowe wynagrodzenie roczne za ten rok wyniosło 670 zł. Sposób uzupełnienia wynagrodzenia obrazuje poniższy przykład:

670 zł × 13,71% = 91,86 zł,

670 zł - 91,86 zł = 578,14 zł,578,14 zł ÷ 48 dni × 251 dni = 3022,04 zł,1/12 z 3022,04 zł = 251,84 zł (jest to kwota trzynastki podlegająca wliczeniu do podstawy wymiaru wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego).

Podstawa prawna

• art. 42 ust. 3 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 645; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1590)

©℗

MARZANNA KROŃSKA

długoletni pracownik ZUS, główny specjalista w Wydziale Świadczeń Emerytalno-Rentowych, autor wielu publikacji z zakresu ubezpieczeń społecznych i prawa pracy