Udzielanie urlopu wypoczynkowego na przełomie roku kalendarzowego

• Podział urlopu na części a 14-dniowy urlop
• Kiedy urlop na żądanie przekształca się w zwykły urlop
• Do kiedy należy sporządzić plan urlopów wypoczynkowych na przyszły rok kalendarzowy

PYTANIE: Pracownikowi udzielono na jego wniosek 14-dniowego urlopu wypoczynkowego na przełomie 2019 i 2020 r. W 2019 r. pracownik nie korzystał z 14-dniowego urlopu. Czy jest to dopuszczalne? Ponadto pracownik ten nie skorzystał za miniony rok z prawa do urlopu na żądanie. Czy należy mu go udzielić w tym samym trybie w 2020 r.? Do kiedy należy udzielić zaległego urlopu i czy należy go zamieszczać w planie urlopowym?

ODPOWIEDŹ: Udzielenie pracownikowi 14-dniowego urlopu na przełomie roku, w sytuacji gdy w ciągu roku korzystał on tylko z urlopów kilkudniowych może oznaczać, że nie spełniono ustawowego wymogu gwarantującego pracownikowi w roku kalendarzowym 2-tygodniowego wypoczynku. Niewykorzystany urlop na żądanie staje się w następnym roku kalendarzowym zwykłym urlopem zaległym i traci swój status. W planie urlopów należy uwzględnić cały przysługujący pracownikowi urlop wypoczynkowy, z wyjątkiem 4 dni urlopu na żądanie, więc nie tylko nabyty z dniem 1 stycznia kolejnego roku urlop za dany rok, ale też urlop zaległy, którego pracownik nie wykorzystał do 31 grudnia. Nie ma terminu narzucającego obowiązek sporządzenia planu urlopowego.

Polecamy: Pracownicy

UZASADNIENIE: Zgodnie z art. 152 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.) pracownik ma prawo do corocznego, płatnego i nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego.

Podział urlopu na części a 14-dniowy urlop

Urlop wypoczynkowy co do zasady powinien zostać udzielony pracownikowi jednorazowo w całości w przysługującym mu wymiarze, który w przypadku pracownika pełnoetatowego wynosi 20 lub 26 dni. Celem urlopu jest regeneracja sił pracownika, czego nie zapewni podział urlopu na części. Odstępstwa od tej zasady dotyczą tylko urlopu w pierwszym roku zatrudnienia oraz urlopu na żądanie, a także dopuszczalności podzielenia urlopu na części.

Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim przypadku, zgodnie z art. 162 k.p., co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Zobacz: Zadania

We wskazanych 14 dniach liczba dni urlopu może być mniejsza, jednak wypoczynek powinien trwać 2 tygodnie i nie musi rozpoczynać się ani kończyć dniem urlopu. Udzielenie pracownikowi w danym roku wypoczynku w takim wymiarze jest obowiązkowe. Ustalenie krótszego okresu wypoczynku nie może nastąpić nawet na wniosek pracownika, gdyż byłby on sprzeczny z powszechnie obowiązującymi przepisami Kodeksu pracy. Pracownik może więc złożyć do pracodawcy wniosek o podział urlopu na części, ale przy zachowaniu zasady uwzględniającej minimum 14-dniowy wypoczynek.

W świetle przedstawionej analizy, udzielenie pracownikowi 14-dniowego urlopu na przełomie roku, w sytuacji gdy w ciągu roku korzystał on tylko z urlopów kilkudniowych może oznaczać, że nie zostaną spełnione dyspozycje przepisów art. 152 i 162 k.p. gwarantujące pracownikowi w roku kalendarzowym 2-tygodniowy wypoczynek.

Pracownik legitymujący się 10-letnim stażem urlopowym (pracujący od poniedziałku do piątku) uzgodnił z pracodawcą, że niezbędny 14-dniowy wypoczynek wykorzysta pod koniec roku. Wcześniej korzystał z kilkudniowych urlopów udzielanych zgodnie z jego wnioskiem. Kartę urlopową wystawiono pracownikowi na okres od 23 grudnia 2019 r. do 3 stycznia 2020 r. Udzielenie urlopu w takim terminie nie zapewnia spełnienia wymogu zapewnienia pracownikowi 14-dniowego wypoczynku od pracy w danym roku kalendarzowym.

Istnieją jednak sytuacje wymienione w przepisach Kodeksu pracy, które usprawiedliwiają strony w zakresie przesunięcia lub niemożności skorzystania z 14-dniowego urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym. Zgodnie z art. 166 k.p., w terminie późniejszym udziela się urlopu w razie:

1. czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
2. odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
3. odbywania ćwiczeń wojskowych lub przeszkolenia wojskowego albo pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, przez czas do 3 miesięcy,
4. urlopu macierzyńskiego.

Kiedy urlop na żądanie przekształca się w zwykły urlop

Urlop na żądanie wchodzi w skład ogólnej puli urlopowej i jest tylko jego wyodrębnioną częścią. Jest ograniczony terminowo. Pracownik może, lecz nie musi z niego skorzystać. Jednakże z uwagi na wskazane ograniczenie czasowe dni urlopu, które były przeznaczone do udzielenia w trybie na żądanie, a nie zostały wykorzystane, w dniu 1 stycznia następnego roku stają się zwykłym urlopem zaległym.

Urlopu niewykorzystanego za dany rok należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca września następnego roku kalendarzowego. Nie dotyczy to części, która była przeznaczona na udzielenie w trybie na żądanie (art. 168 k.p.).

W nowym roku kalendarzowym pracownik uzyskuje kolejne prawo do urlopu na żądanie w liczbie 4 dni z puli urlopowej za ten rok.

Do kiedy należy sporządzić plan urlopów wypoczynkowych na przyszły rok kalendarzowy

Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, a w razie jego braku na podstawie indywidualnych uzgodnień pracodawcy z każdym pracownikiem z osobna. Wyjątki od powyższej zasady dotyczą urlopów udzielanych:

• na wniosek pracownicy, także pracownika-ojca wychowującego dziecko, który korzysta z uprawnienia, bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (podstawowym lub dodatkowym), odpowiednio po urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielskim oraz urlopie ojcowskim,
• w okresie ferii szkolnych młodocianemu uczęszczającemu do szkoły,
• w trybie polecenia pracodawcy podczas okresu wypowiedzenia, a ponadto
• na żądanie pracownika 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym w terminie przez niego wskazanym.

Przepisy nie narzucają terminu sporządzenia planu urlopowego. Tym niemniej należy podać go do wiadomości osób zainteresowanych przed rozpoczęciem okresu, na który został sporządzony. Zgodnie z art. 163 k.p. urlopy wypoczynkowe (poza częścią na żądanie) powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan ten ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, a także wszystkie rodzaje urlopów wypoczynkowych (podstawowy: bieżący i zaległy oraz dodatkowy). Przyjmuje się przy tym powszechnie, że nie planuje się urlopu w pierwszym roku pracy, gdyż prawo do niego powstaje dopiero w przyszłości, a poza tym jego wymiar ma charakter cząstkowy.

Podstawa prawna

• art. 152, art. 162-163, art. 166, art. 167²-art. 167³, art. 168 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495)

©℗

ANNA KOPYŚĆ

ekspert prawa pracy i wynagrodzeń, szkoleniowiec, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo­płacowej, redaktor merytoryczny dwutygodnika "Rachunkowość Budżetowa"