Obowiązek zatrudnienia w szkole głównego księgowego

Ogólne zasady organizacji obsługi finansowo-księgowej szkół i innych placówek oświatowych, należących do sektora finansów publicznych, są określone w przepisach trzech ustaw:

1) art. 53 i 54 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: nowa uofp),

2) art. 4 ust. 5 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor),

3) art. 5 ust. 7 pkt 3 i ust. 9 oraz art. 39 ust. 1 pkt 1 i 5 ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (dalej: ustawa o systemie oświaty).

Szczegółowo regulacje te zostały przedstawione w tabeli.

TABELA. Regulacje odnośnie do organizacji obsługi finansowo-księgowej szkół i placówek oświatowych należących do sektora finansów publicznych

Na bazie tych regulacji w praktyce wykształciły się dwa zasadnicze modele organizacji obsługi finansowo-księgowej szkół i placówek oświatowych:

● model 1 – gdzie organ prowadzący organizuje wspólną obsługę administracyjną, finansową i gospodarczą szkół,

● model 2 – gdzie organ prowadzący pozostawia organizację takiej obsługi w gestii dyrektorów poszczególnych szkół, zabezpieczając na ten cel odpowiednie środki finansowe w budżecie.

W obu tych przypadkach za całość prowadzenia gospodarki finansowej szkoły/placówki (w tym za prowadzenie jej rachunkowości) odpowiada dyrektor szkoły/placówki, z tym że: w ramach rozwiązania pierwszego – swoje obowiązki w tym zakresie będzie wykonywał przy pomocy pracowników zatrudnionych w jednostce, sprawującej wspólną obsługę administracyjno-finansową (m.in. to pracownicy tej jednostki będą prowadzili księgi rachunkowe szkoły), natomiast w przypadku rozwiązania drugiego określone obowiązki w zakresie prowadzenia gospodarki finansowej i rachunkowości szkoły będą wykonywane przez pracowników tej szkoły. W takiej sytuacji, zgodnie z brzmieniem art. 54 ust. 1 nowej uofp, w szkole/placówce powinien być zatrudniony główny księgowy – czyli pracownik odpowiedzialny za prowadzenie jej rachunkowości, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi i przeprowadzanie wstępnej kontroli prawidłowości realizowanych przez dyrektora szkoły operacji gospodarczych i finansowych.

W małych jednostkach organizacyjnych (o niewielkiej obsadzie kadrowej i skromnym budżecie), często główny księgowy jest jedynym pracownikiem zajmującym się prowadzeniem rachunkowości i gospodarki finansowej jednostki. Praktykowane są też takie rozwiązania, gdzie główny księgowy jest zatrudniany tylko na część etatu (jest to dopuszczalne w świetle art. 43 ust. 1 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych, dalej: ustawa o pracownikach samorządowych, który odsyła w tym zakresie do przepisów ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy). Wtedy główny księgowy najczęściej jest odpowiedzialny za: