Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Akta pracownicze w Polsce gotowe do RODO?

 Kancelaria Prawna Piszcz i Wspólnicy sp.k.
Wszechstronne usługi dla biznesu, samorządów oraz jednostek administracji publicznej.
Akta pracownicze w Polsce gotowe do RODO?/ fot. Fotolia
Akta pracownicze w Polsce gotowe do RODO?/ fot. Fotolia
Fotolia
Od dnia 25 maja 2018 r. w Polsce, jak i w całej Unii Europejskiej, podmioty przetwarzające dane osobowe są zobowiązane do bezpośredniego stosowania przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. RODO).

Z uwagi na to, że RODO całkowicie zmieniło podejście do kwestii ochrony danych osobowych, w tym danych przetwarzanych przez pracodawców, konieczne jest zaktualizowanie dotychczas obowiązujących przepisów – w szczególności przepisów odnoszących się do przetwarzania danych pracowników. W związku z tym, ustawodawca aktualnie pracuje nad zmianą niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania przepisów rozporządzenia RODO.

Polecamy: RODO dla samorządu i administracji. Wzory dokumentów z objaśnieniami

Najistotniejsze zmiany dla pracodawcy

Opublikowany na stronie internetowej Rządowego Centrum Legislacji projekt ustawy wprowadzającej RODO, zakłada m.in. zmianę przepisu art. 221 k.p., wskazującego jakie dane osobowe może żądać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Zmiana będzie dotyczyć braku możliwości pozyskiwania danych takich jak imiona rodziców, natomiast przyszły pracodawca będzie mógł zbierać dane kontaktowe, które zostaną wskazane przez kandydata. W zakresie natomiast takich danych osobowych jak wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, przyszły pracodawca może żądać tych danych, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Dodatkowo, pracodawca będzie mógł zażądać adresu zamieszkania i numeru PESEL – a w przypadku jego braku również rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość. Tak jak obecnie, pracodawca będzie mógł zażądać od pracowników również innych danych osobowych w tym danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Nowelizacja przepisów Kodeksu Pracy przewiduje również wprost, możliwość żądania przez pracodawcę od kandydatów do pracy lub pracowników podania danych osobowych, w przypadku gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa. Dotyczy to wielu stanowisk wymagających m.in. potwierdzenia posiadania przez pracowników lub kandydatów do pracy odpowiednich kwalifikacji np. w branży transportowej czy kolejowej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Dotychczas kwestią sporną jest możliwość przetwarzania danych biometrycznych, stanowiących dane szczególnej kategorii pracowników. Nowelizacja precyzuje, że przetwarzanie danych biometrycznych – stanowiących dane wrażliwe pracowników jest dopuszczalne, gdy ich podanie jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji lub pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę. Pracodawca będzie mógł zatem przetwarzać dane osobowe pracowników w postaci odcisku palca, w celu zabezpieczenia dostępu do szczególnie chronionych obszarów w przedsiębiorstwie.

Zmiany przetwarzania danych osób uprawnionych do korzystania z ZFŚŚ

Projekt nowelizacji ustawy zakłada również zmiany w odniesieniu do zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Proponowana zmiana określa, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z ZFŚŚ następuje w drodze oświadczenia. Pracodawca będzie miał jednak prawo do żądania potwierdzenia informacji zawartych w tym oświadczeniu.

Z uwagi na to, że pracownicy ubiegający się o świadczenia z ZFŚS często przekazują pracodawcy dane szczególnej kategorii, ustawodawca wprowadził zapis, zgodnie, z którym osobami uprawnionymi do przetwarzania tych danych będą mogły być osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych przez pracodawcę. Osoby te będą dodatkowo zobowiązane do zachowania danych w tajemnicy.

Dodatkowo projekt ustawy nakłada na pracodawcę obowiązek dokonywania przeglądu danych osobowych zebranych w ramach prowadzenia ZFŚS w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Tego rodzaju przegląd ma się odbywać nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym.

Zgoda pracownika na przetwarzanie danych osobowych

Projektowana ustawa zakłada również wprowadzenie do Kodeksu Pracy przepisu art. 221a, w którym określono sposób przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych pracownika na podstawie zgody.  Przetwarzanie danych osobowych pracownika odbywa się w szczególności na podstawie zawartej umowy o pracę, w związku z wypełnieniem obowiązku prawnego ciążącego na pracodawcy, a także, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów pracodawcy. Istnieją jednak pewne kategorie danych osobowych, które wymagają uzyskania zgody od pracownika. Przykładem takich danych jest wizerunek pracownika. Projektowany przepis precyzuje, że brak zgody pracownika nie może być podstawą do jego niekorzystnego traktowania, a także nie może powodować dla pracownika żadnych negatywnych konsekwencji np. wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania przez pracodawcę.

Nowe Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej

Oprócz zmiany przepisów Kodeksu Pracy, zmianie ulegną również akty wykonawcze, w szczególności dotyczące dokumentacji pracowniczej. Planowany projekt Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (projekt z dnia 13 września 2018r.) ma zastąpić obecnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych, które przestanie najprawdopodobniej obowiązywać z końcem 2018 r.

Aktualne rozporządzenie określa przykładowe formularze – kwestionariusze osobowe, osoby ubiegającej się o zatrudnienie  pracownika, z których chętnie korzystają pracodawcy. Problem w tym, że aktualnie nie ma podstaw do zbierania przez pracodawcę danych osobowych wskazanych w tych formularzach – dotyczy to w szczególności danych dotyczących numeru i serii dowodu osobistego, a także danych nawiązujących do powszechnego obowiązku obrony np. danych o stopniu wojskowym, czy też numeru książeczki wojskowej.

Warto pamiętać o tym, że przepisy RODO wprowadzają tzw. zasadę minimalizacji danych, która przenosi na administratorów (w tym też na pracodawcę) obowiązek zbierania danych w ograniczonym i jedynie niezbędnym zakresie. Z uwagi na brak przepisów umożliwiających pracodawcy zbieranie numeru i serii dowodu osobowego pracowników, począwszy od wejścia w życie RODO, rekomendowane jest nie zbieranie tych danych, nawet w przypadku, gdy pracodawcy korzystają z formularzy stanowiących załącznik do obowiązującego Rozporządzenia ws. dokumentacji pracowniczej.

Po dniu 25 maja 2018r. zbieranie zbyt dużej ilości danych osobowych pracowników, a także przetwarzanie danych bez podstawy prawnej (np. przetwarzanie wizerunku bez udzielenia przez pracownika zgody) naraża pracodawcę na ryzyko nałożenia na niego kary finansowej przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Inna struktura akt osobowych pracownika

Projekt Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej zakłada również zmianę  struktury akt osobowych pracownika. Zgodnie z proponowanym brzmieniem § 3 ww. Rozporządzenia akta osobowe pracownika mają składać się z 4 części: A - oświadczenia  lub  dokumenty  zgromadzone  w  związku  z  ubieganiem  się  o zatrudnienie, B - oświadczenia  lub  dokumenty  dotyczące  nawiązania  stosunku  pracy  oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, C - dokumenty  związane  z  ponoszeniem  przez  pracownika  odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu, D - oświadczenia  i  dokumenty  związane  z  rozwiązaniem  albo  wygaśnięciem stosunku pracy. Do 31 grudnia 2018 r. dokumenty związane z wymierzeniem kary porządkowej pracownikowi przechowywano w części B. Projekt rozszerza i precyzuje również zakres dokumentacji, którą pracodawca zobowiązany jest prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika – dotyczy to m.in. kopii rozkładu czasu pracy, kartę ewidencji czasu pracy, wnioski składane przez pracowników dotyczące zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, stosowania systemu czasu pracy..

Digitalizacja akt pracowniczych

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie miał możliwość zmiany postaci sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Dokumentacja pracownicza będzie mogła być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. W projekcie Rozporządzenia ws. dokumentacji pracowniczej szczególnie określono wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej. System teleinformatyczny, w którym przechowywana ma być dokumentacja pracownicza ma zapewnić m.in.: zabezpieczenie przed jej uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem, a także wprowadzeniem zmian oraz identyfikację osób  mających  dostęp do dokumentacji i funkcjonalność jej wydruku.

Autorzy:

Anna Hoffmann, radca prawny, Kancelaria Prawna Piszcz i Wspólnicy

Daniel Dudek, aplikant radcowski, Kancelaria Prawna Piszcz i Wspólnicy

Reklama
Zaktualizuj swoją wiedzę z naszymi publikacjami i szkoleniami
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Wszystko o świadczeniu wspierającym: Wnioski do ZUS i wojewódzkich zespołów. Kwestionariusz. [Pełny projekt ustawy w Word]

    Będą dwa wnioski o świadczenie wspierające. Pierwszy do wojewódzkiego zespołu orzekania, który ustali w decyzji poziom potrzeby wsparcia. Do wniosku trzeba będzie załączyć kwestionariusz. Drugi wniosek będzie do ZUS poprzez PUE ZUS. ZUS nie będzie wydawał decyzji, tylko informację. Decyzję ZUS wyda tylko, gdy odmówi przyznania świadczenia. 

    Świadczenie wspierające: Co to jest międzynarodowa klasyfikacja ICF?

    Międzynarodowa klasyfikacja ICF ma być podstawą przyznawania świadczenia wspierającego osoby niepełnosprawne w 2024 r.

    PFRON: Jakie sprawozdania i do kiedy składa się za 2022 r.?

    Przedsiębiorcy o wielkości innej niż mikro- lub mały przedsiębiorca, którzy nie składają sprawozdań finansowych do KRS, mają obowiązek dostarczenia elektronicznego sprawozdania finansowego za 2022 r. lub „oświadczenia o braku obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego za 2022 r.” do właściwego terytorialnie Oddziału PFRON do dnia 15 lipca 2023 r. 

    Wzór: Oświadczenie o braku obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego za 2022 rok [PFRON]
    Założenia ustawy o świadczeniu wspierającym

    Jakie są założenia i zapisy ustawy o świadczeniu wspierającym?

    Tatrzańskie żaby przedostaną się na drugą stronę drogi

    Wolontariusze Tatrzańskiego Parku Narodowego (TPN) rozpoczęli akcję przenoszenia żab trawnych przez ruchliwą drogę przy wejściu do Doliny Olczyskiej w Zakopanem. Płazy przemieszczają się do miejsc lęgowych, a akcja ma uchronić je przed śmiercią pod kołami samochodów.

    Emerytury nauczycielskie prawem nie przywilejem. Kiedy zostaną przywrócone

    Emerytury nauczycielskie po 20 latach pracy „przy tablicy” lub po 30 latach pracy w ogóle to przedmiot projektu, który – jak poinformował minister edukacji i nauki Przemysław Czarnek – jest na końcowym etapie prac. Zapowiedział, że jeszcze wiosną tego roku ten projekt ujrzy światło dzienne. 

    Euro 2024. Ile razy reprezentacja Polski grała w mistrzostwach? Kiedy najbliższy mecz o eliminacje?

    Euro 2024. Polscy piłkarze czterokrotnie dotychczas grali w mistrzostwach Europy. Trzy razy po eliminacjach - w 2008, 2016 i 2021 roku, a w 2012 jako współgospodarze, obok Ukrainy. Zmagania o udział w kolejnej imprezie tej rangi - w 2024 w Niemczech - rozpoczną od piątkowego meczu z Czechami w Pradze.

    M. Pietrzak: wyższe diety dla członków obwodowych komisji wyborczych

    Będą wyższe diety dla członków obwodowych komisji wyborczych - zapowiedziała szefowa Krajowego Biura Wyborczego Magdalena Pietrzak.

    Program Dobrowolnych Nabyć nieruchomości pod CPK tylko do 7 kwietnia. Później wywłaszczenia

    Właściciele nieruchomości położonych na terenie przyszłego lotniska Centralnego Portu Komunikacyjnego na zgłoszenie się do Programu Dobrowolnych Nabyć mają czas do 7 kwietnia. Później grunty pod lotnisko będą wywłaszczane. Wkrótce ruszy podobny program obejmujący tereny wokół planowanego lotniska. 

    Brakuje 13 000 policjantów. Dlaczego mundurowi odchodzą?

    Podwyżki, dodatki stażowe, waloryzacja, czyli dorzucanie pieniędzy, bez reformy struktur, nic nie dało. W tym roku ze służby odeszło już 6,5 tys. osób, przyjęto 772. Policjanci są przeciążeni pracą i zniechęceni. Efekty? Nie ma patroli na ulicach, częściej dochodzi do pospolitych przestępstw, np. kradzieży w 2022 r. było 124 tys. – to o 12 tys. więcej.

    Prezes ZUS: pierwsze "trzynastki" trafią do emerytów przed Wielkanocą [Harmonogram]

    Pierwsze "trzynastki" trafią do emerytów i rencistów jeszcze przed Świętami Wielkanocnymi - przekazała prezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych prof. Gertruda Uścińska. Aby otrzymać to świadczenie nie trzeba składać żadnego wniosku, ZUS zrobi to automatycznie.

    PFRON: Dopłata 120 000 zł do samochodu osobowego. Wzory dokumentów od sprzedawcy samochodu

    PFRON udostępnił wzory dokumentów od sprzedawcy samochodu. Dokumenty służą rozliczeniu dofinansowania do samochodu dla osoby niepełnosprawnej. Można otrzymać nawet 120 000 zł.  

    Rząd chwali się 30 korzystnymi dla Polaków zmianami w podatkach

    Ministerstwo opublikowało listę korzystnych zmian w podatkach wprowadzonych od 2016 r. Jest to prawdopodobnie odpowiedź na zestawienie szeregu podwyżek podatków, opłat i niekorzystnych rozwiązań przez money.pl. 

    Duża podwyżka: 4765,32 zł brutto dla osoby niepełnosprawnej. Świadczenie wspierające i jednocześnie renta socjalna w 2024 r. [3 mld zł]

    Projekt ustawy wprowadzającej nowe świadczenie wspierające dla osób niepełnosprawnych został w środę skierowany pod obrady Rady Ministrów. Projekt przewiduje również możliwość dorabiania przez opiekunów do świadczenia pielęgnacyjnego - poinformowało MRiPS.

    Niewyjaśnione problemy trawienne. Zespół alfa-gal. Czy to skutek ukąszenia kleszcza?

    The American Gastroenterological Association (AGA) opublikowało nowe wytyczne kliniczne, aby pomóc lekarzom i pacjentom w określeniu, czy niewyjaśnione objawy ze strony przewodu pokarmowego są spowodowane zespołem alfa-gal, alergią pokarmową na mięso i inne produkty pochodzenia zwierzęcego powodowaną przez ukąszenie kleszcza amerykańskiego. W Polsce pierwszy przypadek zespołu alfa-gal odnotowano w roku 2021 w Krakowie.

    MF: nie będzie waloryzacji 500+ do 1000+

    Nie dyskutujemy i nie ma mowy o podniesieniu 500 plus do 1000 plus - poinformowała w środę minister finansów Magdalena Rzeczkowska. W tym roku priorytetem, jaki stanął przed polskim budżetem, jest szeroko pojęte bezpieczeństwo - dodała.

    "Trenuj z wojskiem" - weekendowe szkolenia w kwietniu 2023 r.

    Kolejna edycja programu "Trenuj z wojskiem" będzie przybliżać różne specjalizacje w Wojsku Polskim, by zachęcić młodych ludzi do służby – zapowiedział wicepremier, szef MON Mariusz Błaszczak.

    DGP: Szurm emerytów na ZUS. Eksperci chcą to zatrzymać zrównaniem wieku emerytalnego kobiet i mężczyzn

    Polacy ignorują zachęty do dłuższej pracy przed emeryturą. 

    Plan Strategiczny WPR. Jest harmonogram naboru wniosków

    Harmonogram naboru wniosków o wsparcie dla rolników w ramach Planu Strategicznego dla Wspólnej Polityki Rolnej na lata 2023-2027 opublikowała Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa. Rolnicy mogą występować o dopłaty bezpośrednie od połowy marca.

    W środę kolejna akcja NURD. Będzie więcej policji na drogach

    Niechronieni uczestnicy ruchu drogowego (NURD) – to nazwa ogólnopolskich działań kontrolno-prewencyjnych, jakie drogówka przeprowadzi w środę 22 marca. Funkcjonariusze będą kontrolować, czy kierowcy ustępują pierwszeństwa pieszym na przejściach.

    Kto, gdzie, kiedy składa wniosek o dopłaty w rolnictwie w 2023 r. [Harmonogram dla rolników pszczelarzy, producentów owoców]

    ARiMR opublikowała harmonogram naboru wniosków w ramach Planu Strategicznego WPR

    1,2 mln laptopów dla uczniów za 3 mld zł - szczegóły programu

    1,2 mln laptopów, za łączną kwotę blisko 3 mld zł; komputery trafią zarówno szkół publicznych jak i niepublicznych, dostarczone będą wraz z oprogramowaniem; powstanie specjalny portal zgłoszeniowy, który pozwoli zgłaszać potencjalne problemy ze sprzętem - to niektóre z wyjaśnień kancelarii premiera w odpowiedzi na pytania posłów w sprawie zakupu laptopów dla czwartoklasistów i nauczycieli.

    Las – naturalne lekarstwo. I to bez recepty!

    Las – naturalne lekarstwo. Przywitaliśmy już wiosnę, a w nocy z 25 na 26 marca zmieniamy czas na letni i dłużej będziemy cieszyć się światłem w ciągu dnia. To dobry moment, aby przebywać jak najwięcej na świeżym powietrzu, w otoczeniu natury. Dlaczego las ma na nas taki dobry wpływ?

    Wdówik: Świadczenie wspierające 3176 zł będzie można łączyć z rentą socjalną albo zasiłkiem pielęgnacyjnym

    Dla osób z najcięższą niepełnosprawność będziemy kierować dodatkowe świadczenie równe 200 proc. renty socjalnej, czyli 3176 zł. To działanie w ramach skali opartej o narzędzia międzynarodowej klasyfikacji funkcjonowania ICF - powiedział wiceminister rodziny i polityki społecznej Paweł Wdówik.