Kategorie

Akta pracownicze w Polsce gotowe do RODO?

Kancelaria Prawna Piszcz i Wspólnicy sp.k.
Wszechstronne usługi dla biznesu, samorządów oraz jednostek administracji publicznej.
Akta pracownicze w Polsce gotowe do RODO?/ fot. Fotolia
Fotolia
Od dnia 25 maja 2018 r. w Polsce, jak i w całej Unii Europejskiej, podmioty przetwarzające dane osobowe są zobowiązane do bezpośredniego stosowania przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. RODO).

Z uwagi na to, że RODO całkowicie zmieniło podejście do kwestii ochrony danych osobowych, w tym danych przetwarzanych przez pracodawców, konieczne jest zaktualizowanie dotychczas obowiązujących przepisów – w szczególności przepisów odnoszących się do przetwarzania danych pracowników. W związku z tym, ustawodawca aktualnie pracuje nad zmianą niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania przepisów rozporządzenia RODO.

Polecamy: RODO dla samorządu i administracji. Wzory dokumentów z objaśnieniami

Najistotniejsze zmiany dla pracodawcy

Opublikowany na stronie internetowej Rządowego Centrum Legislacji projekt ustawy wprowadzającej RODO, zakłada m.in. zmianę przepisu art. 221 k.p., wskazującego jakie dane osobowe może żądać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Zmiana będzie dotyczyć braku możliwości pozyskiwania danych takich jak imiona rodziców, natomiast przyszły pracodawca będzie mógł zbierać dane kontaktowe, które zostaną wskazane przez kandydata. W zakresie natomiast takich danych osobowych jak wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, przyszły pracodawca może żądać tych danych, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Reklama

Dodatkowo, pracodawca będzie mógł zażądać adresu zamieszkania i numeru PESEL – a w przypadku jego braku również rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość. Tak jak obecnie, pracodawca będzie mógł zażądać od pracowników również innych danych osobowych w tym danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Nowelizacja przepisów Kodeksu Pracy przewiduje również wprost, możliwość żądania przez pracodawcę od kandydatów do pracy lub pracowników podania danych osobowych, w przypadku gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa. Dotyczy to wielu stanowisk wymagających m.in. potwierdzenia posiadania przez pracowników lub kandydatów do pracy odpowiednich kwalifikacji np. w branży transportowej czy kolejowej.

Dotychczas kwestią sporną jest możliwość przetwarzania danych biometrycznych, stanowiących dane szczególnej kategorii pracowników. Nowelizacja precyzuje, że przetwarzanie danych biometrycznych – stanowiących dane wrażliwe pracowników jest dopuszczalne, gdy ich podanie jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji lub pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę. Pracodawca będzie mógł zatem przetwarzać dane osobowe pracowników w postaci odcisku palca, w celu zabezpieczenia dostępu do szczególnie chronionych obszarów w przedsiębiorstwie.

Zmiany przetwarzania danych osób uprawnionych do korzystania z ZFŚŚ

Reklama

Projekt nowelizacji ustawy zakłada również zmiany w odniesieniu do zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Proponowana zmiana określa, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z ZFŚŚ następuje w drodze oświadczenia. Pracodawca będzie miał jednak prawo do żądania potwierdzenia informacji zawartych w tym oświadczeniu.

Z uwagi na to, że pracownicy ubiegający się o świadczenia z ZFŚS często przekazują pracodawcy dane szczególnej kategorii, ustawodawca wprowadził zapis, zgodnie, z którym osobami uprawnionymi do przetwarzania tych danych będą mogły być osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych przez pracodawcę. Osoby te będą dodatkowo zobowiązane do zachowania danych w tajemnicy.

Dodatkowo projekt ustawy nakłada na pracodawcę obowiązek dokonywania przeglądu danych osobowych zebranych w ramach prowadzenia ZFŚS w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Tego rodzaju przegląd ma się odbywać nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym.

Zgoda pracownika na przetwarzanie danych osobowych

Projektowana ustawa zakłada również wprowadzenie do Kodeksu Pracy przepisu art. 221a, w którym określono sposób przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych pracownika na podstawie zgody.  Przetwarzanie danych osobowych pracownika odbywa się w szczególności na podstawie zawartej umowy o pracę, w związku z wypełnieniem obowiązku prawnego ciążącego na pracodawcy, a także, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów pracodawcy. Istnieją jednak pewne kategorie danych osobowych, które wymagają uzyskania zgody od pracownika. Przykładem takich danych jest wizerunek pracownika. Projektowany przepis precyzuje, że brak zgody pracownika nie może być podstawą do jego niekorzystnego traktowania, a także nie może powodować dla pracownika żadnych negatywnych konsekwencji np. wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania przez pracodawcę.

Nowe Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej

Oprócz zmiany przepisów Kodeksu Pracy, zmianie ulegną również akty wykonawcze, w szczególności dotyczące dokumentacji pracowniczej. Planowany projekt Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (projekt z dnia 13 września 2018r.) ma zastąpić obecnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych, które przestanie najprawdopodobniej obowiązywać z końcem 2018 r.

Aktualne rozporządzenie określa przykładowe formularze – kwestionariusze osobowe, osoby ubiegającej się o zatrudnienie  pracownika, z których chętnie korzystają pracodawcy. Problem w tym, że aktualnie nie ma podstaw do zbierania przez pracodawcę danych osobowych wskazanych w tych formularzach – dotyczy to w szczególności danych dotyczących numeru i serii dowodu osobistego, a także danych nawiązujących do powszechnego obowiązku obrony np. danych o stopniu wojskowym, czy też numeru książeczki wojskowej.

Warto pamiętać o tym, że przepisy RODO wprowadzają tzw. zasadę minimalizacji danych, która przenosi na administratorów (w tym też na pracodawcę) obowiązek zbierania danych w ograniczonym i jedynie niezbędnym zakresie. Z uwagi na brak przepisów umożliwiających pracodawcy zbieranie numeru i serii dowodu osobowego pracowników, począwszy od wejścia w życie RODO, rekomendowane jest nie zbieranie tych danych, nawet w przypadku, gdy pracodawcy korzystają z formularzy stanowiących załącznik do obowiązującego Rozporządzenia ws. dokumentacji pracowniczej.

Po dniu 25 maja 2018r. zbieranie zbyt dużej ilości danych osobowych pracowników, a także przetwarzanie danych bez podstawy prawnej (np. przetwarzanie wizerunku bez udzielenia przez pracownika zgody) naraża pracodawcę na ryzyko nałożenia na niego kary finansowej przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Inna struktura akt osobowych pracownika

Projekt Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej zakłada również zmianę  struktury akt osobowych pracownika. Zgodnie z proponowanym brzmieniem § 3 ww. Rozporządzenia akta osobowe pracownika mają składać się z 4 części: A - oświadczenia  lub  dokumenty  zgromadzone  w  związku  z  ubieganiem  się  o zatrudnienie, B - oświadczenia  lub  dokumenty  dotyczące  nawiązania  stosunku  pracy  oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, C - dokumenty  związane  z  ponoszeniem  przez  pracownika  odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu, D - oświadczenia  i  dokumenty  związane  z  rozwiązaniem  albo  wygaśnięciem stosunku pracy. Do 31 grudnia 2018 r. dokumenty związane z wymierzeniem kary porządkowej pracownikowi przechowywano w części B. Projekt rozszerza i precyzuje również zakres dokumentacji, którą pracodawca zobowiązany jest prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika – dotyczy to m.in. kopii rozkładu czasu pracy, kartę ewidencji czasu pracy, wnioski składane przez pracowników dotyczące zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, stosowania systemu czasu pracy..

Digitalizacja akt pracowniczych

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie miał możliwość zmiany postaci sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Dokumentacja pracownicza będzie mogła być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. W projekcie Rozporządzenia ws. dokumentacji pracowniczej szczególnie określono wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej. System teleinformatyczny, w którym przechowywana ma być dokumentacja pracownicza ma zapewnić m.in.: zabezpieczenie przed jej uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem, a także wprowadzeniem zmian oraz identyfikację osób  mających  dostęp do dokumentacji i funkcjonalność jej wydruku.

Autorzy:

Anna Hoffmann, radca prawny, Kancelaria Prawna Piszcz i Wspólnicy

Daniel Dudek, aplikant radcowski, Kancelaria Prawna Piszcz i Wspólnicy

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    14 cze 2021
    Zakres dat:

    Kiedy wyniki matur 2021?

    Wyniki matur 2021 – kiedy? Jak i gdzie je sprawdzić? Przedstawiamy ważne informacje dla tysięcy tegorocznych maturzystów.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r. Minister zdrowia podpisał rozporządzenie zapowiedziane w programie Polski Ład. Z jakich badań będzie można skorzystać?

    Polski Ład: nowe miejsca pracy i infrastruktura mają rozwiązać problemy gmin

    Polski Ład to całościowe spojrzenie na problemy powiatów i gmin w całej Polsce. W ramach Polskiego Ładu budowane będą m.in. obiekty sportowe oraz infrastruktura drogowa, energetyczna, internetowa, kolejowa, które przyczynią się do rozwoju gospodarczego i poprawią jakość życia - mówił premier Mateusz Morawiecki.

    Konrad Fijołek prezydentem Rzeszowa - wyniki wyborów

    Konrad Fijołek nowym prezydentem Rzeszowa - znamy już oficjalne wyniki wyborów. Kandydat popierany przez opozycję: PO, Lewicę, PSL i Ruch Polska 2050 wygrał w pierwszej turze. Ile głosów zdobyli poszczególni kandydaci?

    Kurator oświaty - jakie ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Kurator oświaty. Ministerstwo Edukacji i Nauki proponuje rozwiązania wzmacniające rolę kuratora oświaty. Jakie kurator ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Lektury w szkole podstawowej – proponowane zmiany

    Lektury w szkole podstawowej – zmiany. Ministerstwo Edukacji i Nauki przygotowało propozycję zmian w liście lektur szkolnych. Jakie książki zostaną usunięte z wykazu a jakie dodane?

    Lista lektur w liceum i technikum – proponowane zmiany

    Lektury w liceum i technikum – jakie zmiany proponuje Ministerstwo Edukacji i Nauki? Skreślone z wykazu lektur mają być m.in. wiersze Marcina Świetlickiego oraz „Mała apokalipsa” Tadeusza Konwickiego. Zamiast tego uczniowie mają czytać m.in. dzieła filozoficzne i egzystencjalne Jana Pawła II.

    Dopłaty z gmin za odpady, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody

    Dopłaty z gmin, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody - szykują się spore zmiany w gospodarce odpadami. Co zawiera rządowy projekt zmian w ustawie o utrzymaniu czystości i porządku w gminach?

    Komunikacja w Compliance

    Komunikacja w Compliance. W najbliższym czasie sektor publiczny, ale i sektor prywatny (zwłaszcza duże i średnie przedsiębiorstwa) czeka wdrażanie systemów Compliance. Kluczem do udanego wdrożenia, a potem utrzymania systemów Compliance jest komunikacja.

    Leśna szkoła z klimatem - ruszają ekolekcje

    Leśna szkoła z klimatem to program opracowany we współpracy Ministerstwa Klimatu i Środowiska oraz Ministerstwa Edukacji i Nauki, który służy inspirowaniu uczniów i nauczycieli do działań sprzyjających środowisku przyrodniczemu. W program zaangażowane są też Lasy Państwowe, które m.in. przygotowują służące grom plenerowym ścieżki i organizują prelekcje.

    Dzień Ojca - gra miejska "Przygoda z Tatą"

    Dzień Ojca - MRiPS zaprasza do zapisów na grę miejską "Przygoda z Tatą". Gra odbędzie się w Warszawie.

    Praca zdalna urzędników - ekwiwalent

    Praca zdalna urzędników - po zmianie przepisów pracodawca będzie musiał zagwarantować ekwiwalent. Czy wygasi to pracę zdalną urzędników?

    Obowiązek zgłoszenia, czym ogrzewamy domy od 1 lipca 2021 r.

    Obowiązek zgłoszenia czym ogrzewamy domy - 1 lipca 2021 roku rusza zbieranie danych do Centralnej Ewidencji Emisyjności Budynków (CEEB). Do kiedy będzie trzeba zgłosić urządzenia? Jakie kary grożą za brak zgłoszenia?

    Euro 2021: Narodowa Strefa Kibica na mecz Polski z Hiszpanią

    Euro 2021 - Strefa Kibica na Stadionie Narodowym. 19 czerwca 2021 roku na Stadionie Narodowym będzie można oglądać mecz reprezentacji Polski z Hiszpanią na Mistrzostwach Europy w Piłce Nożnej. Jakie będą zasady? Ile osób będzie mogło wejść na stadion?

    MEiN proponuje zmiany w liście lektur

    Zmiany w liście lektur - Ministerstwo Edukacji i Nauki rozpoczyna konsultacje społeczne. Potrwają do 8 lipca.

    Narodowy Spis Powszechny - jak powinni się spisać studenci?

    Narodowy Spis Powszechny - studenci mogą nie mieć świadomości, że ciąży na nich obowiązek spisowy. Nigdy nie brali udziału w spisie - ostatni był 10 lat temu, gdy byli jeszcze dziećmi. Mogą też myśleć, że zrobią to za nich rodzice lub dom studencki. Najlepiej jednak wziąć odpowiedzialność we własne ręce i spisać się samodzielnie! Tym bardziej, jeśli nie mieszka się z rodzicami lub w akademiku.

    Strajk Pielęgniarek: Czujemy się oszukane przez rząd [PODCAST]

    11 manifestacji w centralnych miejscach miast wojewódzkich, 4000 uczestników: pielęgniarki, pielęgniarze, położne - tak wyglądał strajk ostrzegawczy pielęgniarek i położnych. Czy będzie strajk generalny? Zapraszamy do wysłuchania podcastu.

    Do kiedy wystawienie ocen 2021?

    Do kiedy wystawienie ocen 2021? Ile czasu mają uczniowie na poprawienie ocen końcowych? Kiedy jest zakończenie roku szkolnego?

    Polski Ład: czy stracą seniorzy i osoby wymagające opieki?

    Polski Ład: czy stracą seniorzy i osoby wymagające opieki? W ramach Polskiego Ładu rząd przedstawił plan 10 ustaw do przygotowania w ciągu 100 najbliższych dni. W pakiecie tym niemal nie przewidziano działań zawartych w części „Złota jesień życia”. Wyjątkiem są emerytury bez podatku, ale ta planowana zmiana, bez równoległych korekt w innych obszarach wsparcia, niesie również skutki uboczne dla części osób starszych – zwłaszcza niesprawnych, wymagających opieki i ich rodzin.

    Praca zdalna w urzędach – czerwiec 2021 r.

    Praca zdalna w urzędach – do kiedy przedłużona? Jak długo będzie ograniczona praca urzędów? Jaka jest dopuszczalna liczba osób (interesantów) w urzędzie w czerwcu 2021 roku?

    Certyfikat COVID na telefonie

    Certyfikat COVID na telefonie - od kiedy? Odpowiadamy na pytania - gdzie go teraz szukać i kiedy paszport covidowy pojawi się w aplikacji mObywatel.

    Szczepienia na COVID-19 młodzieży w wieku 12-15 lat od 7 czerwca 2021

    Szczepienia na COVID-19 młodzieży w wieku 12-15 lat ruszyły. Jak młodzież może zapisać się na szczepienie? Czy konieczna jest zgoda i obecność rodziców?

    Czyste Powietrze - zachęty dla gmin, dodatkowe terminy

    Czyste Powietrze - zachęty dla gmin, dodatkowe terminy. Do 15 czerwca 2021 r. jest czas na zgłoszenia nowych gmin do programu „Czyste Powietrze”, a do 15 lipca br. wydłużono termin podpisywania porozumień i aneksów przez gminy, które już wcześniej wyraziły chęć skorzystania z finansowych bonusów.

    Paszport covidowy - co daje, jak wygląda?

    Paszport covidowy - co daje, jak wygląda? Przedstawiamy najważniejsze informacje o unijnym certyfikacie COVID.

    Zgromadzenia spontaniczne - zniesienie zakazu prawdopodobne pod koniec czerwca

    Zgromadzenia spontaniczne - zniesienie zakazu prawdopodobne pod koniec czerwca - poinformował w poniedziałek szef KPRM, pełnomocnik rządu ds. szczepień Michał Dworczyk. Wtedy planowane jest kolejne luzowanie obostrzeń dotyczących COVID-19.