Kategorie

Szkoły i urzędy powinny sprawdzić BIP. Pierwsza kara RODO na podmiot publiczny

Magda Judejko
Prawnik, Inspektor ds. Ochrony Danych Osobowych, Menadżer
Szkoły i urzędy powinny sprawdzić BIP. Pierwsza kara RODO na podmiot publiczny."/fot. Shutterstock
Szkoły i urzędy powinny sprawdzić BIP. Pierwsza kara RODO na podmiot publiczny."/fot. Shutterstock
ShutterStock
40 tys. zł kary na Burmistrza miasta za nieprzestrzeganie RODO nałożył Urząd Ochrony Danych Osobowych. Jest to pierwsza kara dla podmiotu publicznego w związku z ochroną danych osobowych.

Definicje:

- RODO -  (EU GDPR (eng) – European Union General Data Protection Regulation) – regulacja prawna dotycząca ochrony danych osobowych, mająca na celu m.in. zapewnienie swobodnego przepływu danych osobowych pomiędzy państwami członkowskimi oraz ochronę prywatności w świetle rozwoju nowych technologii.

- UODO – organ nadzorczy, właściwy do spraw ochrony danych osobowych na terytorium RP.

- BIP - Biuletynu Informacji Publicznej – ujednolicony system stron internetowych stworzony w celu powszechnego udostępniania informacji publicznej. BIP, powinny mieć wdrożone organy władzy publicznej, jednostki samorządu terytorialnego, urzędy, organy samorządów gospodarczych i zawodowych, związki zawodowe i ich organizacje, partie polityczne, sądy i wiele innych podmiotów publicznych.

Ochronę danych osobowych w Polsce od 1997 r. regulowała ustawa, jednakże dopiero w maju 2018 r. wraz z wprowadzeniem w całej UE RODO, wdrożono sankcje w postaci wysokich kar finansowych nakładanych na administratorów danych osobowych. Administratorami danych osobowych są zarówno przedsiębiorcy, jak również jednostki publiczne. 30 października 2019 r. okazało się, że tak samo jak na przedsiębiorców, tak samo na jednostki publiczne mogą zostać nałożone dotkliwe kary, za niestosowanie przepisów o ochronie danych osobowych. 

Prezes UODO na stronie https://uodo.gov.pl/pl/138/1240 poinformował, że wymierzył karę w wysokości 40.000 zł Burmistrzowi miasta za:

  1. Brak umowy powierzenia danych osobowych z firmą, która dostarczyła i serwisowała obowiązkowy dla wszystkich jednostek publicznych BIP (naruszenia art. 28 ust. 3 RODO);

Podstawowym problemem związanym z umowami powierzenia, z jakim borykają się administratorzy (tzn. urzędy, przedsiębiorcy, szkoły, szpitale itp.) jest odpowiedź na pytanie, czy umowę o powierzeniu przetwarzania danych osobowych w konkretnej sytuacji należy w ogóle zawrzeć.

Umowa o powierzeniu danych osobowych to podstawa prawna do powierzenia danych osobowych przez administratora innemu podmiotowi, która służy głównie przy zlecaniu prac/wykonaniu usług firmą zewnętrznym. Administrator określa cel i zakres przetwarzania danych osobowych, a podmiot powierzający działa w imieniu administratora i zapewnia środki techniczne i organizacyjne do zapewnienia bezpiecznego przetwarzania danych osobowych.

Burmistrz miasta i każda jednostka publiczna ma obowiązek wynikający z przepisów prawa do wdrożenia systemu BIP, dlatego zamawia w firmie programistycznej odpowiednie oprogramowanie. W związku z tym, że w celu wykonania systemu, niezbędne jest przetwarzanie danych osobowych przez firmę programistyczną, Burmistrz jako administrator danych osobowych ma obowiązek podpisać umowę o powierzeniu przetwarzania danych osobowych.

Przykłady powierzenia danych osobowych to również m.in. zewnętrzna obsługa kadrowo-płacowa, archiwizacja dokumentów, ochrona, usługi informatyczne, usługi kurierskie.  

Odpowiedzialność za zawarcie umowy i powierzenie przetwarzania danych przez odpowiedni podmiot leży na administratorze. Umowa może zostać zawarta w formie pisemnej, jak również elektronicznej.

UODO wskazuję, że przez brak umowy, Burmistrz nie miał podstawy prawnej do udostępniania danych osobowych, co naruszyło zasadę poufności i zasadę przetwarzania danych zgodnie z prawem.

  1. Nieprzestrzeganie zasady ograniczonego przechowywania (tzw. retencja danych) w systemie BIP

Zasada ograniczonego przechowywania danych wynikająca z RODO wskazuje, że administrator powinien przechowywać dane osobowe w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane.

W BIP, kontrolerzy UODO znaleźli dokumentacje z 2010 r., która według przepisów powinna zostać usunięta po 6 latach. RODO też wskazuje, że jeżeli przepisy prawa nie regulują okresu przez jaki należy przetwarzać dane, administrator sam ustala adekwatnie do celów przez jaki czas będzie przetwarzał dane osobowe.

  1. Brak kopii zapasowych nagrań

Jako uchybienie Prezes UODO wskazał brak wykonania kopii nagrania z posiedzenia rady miejskiej. Nagranie umieszczono na kanale YT. Ponadto stwierdzono naruszenie zasady poufności i integralności ze wzgledu na brak analizy ryzyka umieszczania materiałów na YT.

  1. Brak współpracy Burmistrza w czasie kontroli

Prezes UODO, zarzucił Burmistrzowi brak współpracy w toku kontroli, co wpłynęło na wymierzenie i wysokość kary. Urzędnicy wskazali podczas kontroli nieprawidłowości, które nie zostały od razu usunięte oraz nie zostały poniesione jakiekolwiek kroki w celu działania zgodnie z przepisami.

Podsumowując, administratorzy danych osobowych bez względu czy działają prywatnie, czy też realizują zadania o charakterze publicznoprawnym, zobowiązani są do stosowania przepisów o ochronie danych osobowych pod groźbą otrzymania kary.

Warto zapamiętać:

  1. Jeżeli zlecasz firmie zewnętrznej/samozatrudnionemu pracę do których niezbędne jest udostępnienie przez Ciebie danych osobowych np. danych pracowników, podpisz umowę o powierzeniu danych osobowych oraz prowadź rejestr powierzenia przetwarzania danych.
  2. Czas przetwarzania danych. W zależności od rodzaju danych, sprawdź czy przepisy określają czas przez który możesz przetwarzać dane, a jeżeli nie samodzielnie określaj czas przetwarzania adekwatnie do celu w jakim dane przetwarzasz.
  3. Wykonuj kopie zapasowe nagrań audiowizualnych.
  4. Współpracuj podczas kontroli i niezwłocznie wprowadzaj rozwiązania, zgodne z wytycznymi i przepisami.

     
Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Umowy o pracę – zawieranie i rozwiązywanie
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    24 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Co się musi znaleźć w aktach budynku?

    Dokumentacja techniczna budynku jest bardzo ważna. Przedstawiamy podstawowe informacje na jej temat i wyjaśniamy, czy może ona zostać odtworzona.

    6 dla nauczyciela - propozycje MEiN

    6 dla nauczyciela - propozycje MEiN. Ministerstwo Edukacji i Nauki przedstawiło propozycje zmian dla nauczycieli, w tym podwyżek wynagrodzeń. Nauczyciele mają jednak pracować więcej.

    Do 8 lat więzienia za zakażenie koronawirusem?

    Zakażenie koronawirusem. Wiceminister sprawiedliwości zapowiada wysokie kary, takie jak np. za zakażenie wirusem HIV. Sprawcy może grozić nawet 8 lat więzienia.

    Awans zawodowy nauczycieli - zmiany

    Awans zawodowy nauczycieli - zmiany. Zmniejszenie liczby stopni awansu zawodowego, egzamin na mianowanie oraz zmiany w urlopach dla nauczycieli - to niektóre propozycje MEiN.

    Podwyżki dla nauczycieli od 1 września 2022 r.

    Podwyżki dla nauczycieli od 1 września 2022 r. - ile wyniosą? Ministerstwo Edukacji i Nauki przedstawiło propozycję wynagrodzeń. Nauczyciel dyplomowany zarobi nawet 7750 zł.

    Trzecia dawka szczepionki na COVID-19

    Trzecia dawka szczepionki na COVID-19 – dla kogo? Jakim preparatem będzie można się zaszczepić?

    Darmowe przejazdy komunikacją w Dzień bez Samochodu - 22 września

    22 września w Dzień bez Samochodu darmowe przejazdy komunikacją zbiorową w Warszawie i w wielu innych miastach.

    Polski Ład - dochody gmin w 2022 r.

    Polski Ład. Wiceminister Finansów Sebastian Skuza zapewnia, że żadna gmina w 2022 nie będzie miała mniejszych dochodów niż prognozowała przed Polskim Ładem.

    Wynagrodzenia i zatrudnienie w samorządach

    Wynagrodzenia w samorządach - czy będą podwyżki w 2022 roku? Czy spodziewana jest redukcja etatów w urzędach?

    Stan wyjątkowy - do kiedy?

    Stan wyjątkowy - do kiedy? Czy stan nadzwyczajny przy granicy polsko-białoruskiej zostanie przedłużony?

    Podwyżki cen za wodę i ścieki 2021-2024

    Podwyżki cen za wodę i ścieki. Wiceszef Wód Polskich poinformował, że do regulatora trafiło ok. 2,6 tys. wniosków taryfowych od przedsiębiorstw wodno-kanalizacyjnych. W ponad 90 proc. przypadków przedsiębiorstwa zawnioskowano o podwyżki cen za wodę i ścieki. Propozycje nowych taryf są składane na trzy lata (2021-2024).

    4 fala COVID - kiedy lockdown?

    4 fala COVID - kiedy lockdown? Minister Zdrowia poinformował w jakiej sytuacji rząd będzie wprowadzał obostrzenia.

    Program Poznaj Polskę - do kiedy nabór wniosków?

    Program Poznaj Polskę - do kiedy nabór wniosków na dofinansowanie do wycieczek szkolnych? Program cieszy się bardzo dużym zainteresowaniem, są dodatkowe środki.

    Protest medyków 2021 [PODCAST]

    Protest medyków - jakie są postulaty protestujących? Jak wygląda obecnie praca w służbie zdrowia? Na te pytania, w rozmowie z Martą Zdanowską (Infor.pl) odpowiada ratownik medyczny, Jan Świtała. Zapraszamy do wysłuchania najnowszego podcastu "DGPtalk: Z pierwszej strony".

    Laboratoria Przyszłości - miliard na wyposażenie dla szkół

    Laboratoria Przyszłości - rusza największa rządowa inwestycja w nowoczesną edukację. Na co będzie można uzyskać wsparcie z programu?

    Whistleblowing – stan gotowości sektora publicznego

    Whistleblowing. Zostały trzy miesiące dni do wdrożenia systemów dla sygnalistów przez podmioty prawne w sektorze publicznym, a więc i jednostek samorządu terytorialnego oraz podmioty w sektorze prywatnym. Do dnia dzisiejszego, pomimo upływu blisko 22 miesięcy od dnia publikacji Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, nie pojawił się nawet projekt ustawy implementującego ww. Dyrektywę do polskiego porządku prawnego.

    Brakuje nauczycieli - czy prawo do nauki jest zagrożone?

    Prawo do nauki może być zagrożone przez brak nauczycieli.

    Do kiedy wniosek o 300+?

    Wniosek o 300+ wciąż można złożyć. Do kiedy ZUS przyjmuje wnioski o "Dobry start" w 2021 r.?

    "Dla lasu, dla ludzi" - kampania społeczna Lasów Państwowych

    Lasy Państwowe przygotowały kampanię społeczną "Dla lasu, dla ludzi". Jakie są cele kampanii?

    Zaświadczenie o kontynuowaniu nauki do ZUS - ważny termin

    Zaświadczenie o kontynuowaniu nauki do ZUS to ważny dokument dla uczniów i studentów pobierających rentę rodzinną. Do kiedy należy go złożyć?

    Środki dla samorządów na działania edukacyjne

    Samorządy do 17 września 2021 r. mają otrzymać środki z rezerwy części oświatowej subwencji ogólnej na działania edukacyjne.

    Whistleblowing – czemu sygnaliści nie zgłaszają naruszeń?

    Whistleblowing. Kluczowym testem dla systemów będzie to czy wpłyną zgłoszenia od sygnalistów i jak na nie zareagujemy. Ilu pracowników jest gotowych zgłosić nadużycie w pracy? Dlaczego pracownicy nie powiadamiają swoich pracodawców o nadużyciach w pracy?

    Stan wyjątkowy w Polsce 2021 - czy jest zgodny z prawem? [PODCAST]

    2 września 2021 na części terytorium Polski wprowadzono stan wyjątkowy. Jest to odpowiedź polskich władz na, trwający od kilku tygodni, kryzys uchodźczy na granicy z Białorusią. Co to właściwie oznacza dla obywateli? Czy działania rządu są zgodne z prawem? Te kwestie w rozmowie z Martą Zdanowską (Infor.pl) wyjaśnia mec. Katarzyna Gajowniczek-Pruszyńska. Zapraszamy do wysłuchania najnowszego podcastu "DGPtalk: Z pierwszej strony".

    Podział uczniów na zaszczepionych i niezaszczepionych - czy jest dozwolony?

    Podział uczniów na zaszczepionych i niezaszczepionych - czy jest dozwolony? Oto odpowiedź Ministra Edukacji i Nauki Przemysława Czarnka.

    Całodobowa infolinia dla dzieci, młodzieży i rodziców

    Całodobowa infolinia dla dzieci, młodzieży, rodziców i już działa pod numerem telefonu 800 800 605. Można na niej uzyskać profesjonalną pomoc doświadczonych psychologów, pedagogów oraz prawników. Połączenia są bezpłatne.