REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowe wymogi ochrony danych osobowych – jak wprowadzić RODO?

 Maciej Fornalczyk (CEO)
Partner Założyciel, COMPER
Paweł Bronisław Ludwiczak
Radca prawny, specjalizujący się w tematach związanych z obsługą prawną przedsiębiorców, prawem korporacyjnym, zamówieniami in house, publicznym transportem zbiorowym i Compliance.
Nowe wymogi ochrony danych osobowych – jak wprowadzić RODO?/ fot. Shutterstock
Nowe wymogi ochrony danych osobowych – jak wprowadzić RODO?/ fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Wprowadzane regulacje, dotyczące ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych, mają na celu ujednolicenie zasad w UE oraz wprowadzenie adekwatnych zabezpieczeń przed naruszeniem praw lub wolności osób fizycznych w wyniku naruszenia ochrony danych osobowych. Jak przygotować się na te zmiany i czy warto zająć się tym wcześniej?

Zapraszamy 27 lutego na bezpłatny dyżur telefoniczny z ekspertem GIODO. Zadzwoń: 22 761 30 80. Ekspert odpowie na pytania od 9:00 do 13:00.

REKLAMA

REKLAMA

Od dnia 25 maja 2018 r., w zakresie ochrony danych osobowych, będą miały zastosowanie nowe regulacje dotyczące ochrony danych osobowych (RODO)[1]. Wprowadzenie nowych uregulowań pozwoli na zwiększenie bezpieczeństwa gromadzenia i przetwarzania danych osobowych, lecz jednocześnie wymagać będzie od administratorów wprowadzenia znacznych modyfikacji w ich wewnętrznych procedurach. Wymogi stawiane przez unijne regulacje prawne, mające bezpośrednie zastosowanie we wszystkich państwach członkowskich, wymagają wprowadzenia kompleksowych rozwiązań, które najlepiej wdrożyć w oparciu o metodykę audytu wewnętrznego. Jak pokazuje doświadczenie, zastosowanie wypracowanych rozwiązań audytorskich pozwoli na skuteczne i efektywne wprowadzenie wymaganego standardu.

Zasadniczo, RODO muszą wprowadzić wszystkie podmioty gromadzące dane osobowymi z wyłączeniem osób fizycznych (w ramach czynności o czysto osobistym lub domowym charakterze). Dodatkowo spod obowiązku wdrożenia RODO zwolnione są organy powołane do zapobiegania, wykrywania i ścigania czynów zabronionych, wykonywania kar, w tym ochrony przed zagrożeniami dla bezpieczeństwa publicznego i zapobiegania takim zagrożeniom [2].

INFORAKADEMIA poleca: JAK MAŁE BIURO RACHUNKOWE MA SIĘ PRZYGOTOWAĆ DO RODO

REKLAMA

Zmiana podejścia do ochrony danych osobowych może być dla niektórych podmiotów zmianą rewolucyjną. Należy pamiętać, że brak wprowadzenia lub błędne wprowadzenie RODO wiąże się z odpowiedzialnością finansową ale może się wiązać również z odpowiedzialnością karną. Obecnie projekt ustawy o ochronie danych osobowych nie przewiduje innych sankcji niż odpowiedzialność cywilna i kary finansowe. Należy jednak zauważyć, że sankcje karne mogą zostać wprowadzone przez ustawodawcę krajowego. Ponadto naruszenie ochrony danych osobowych, skutkuje utratą dobrej reputacji. Zgodnie z art. 83 RODO, naruszenie RODO, wiąże się z ryzykiem wymierzenia przez organ nadzoru kary sięgające 20 mln EUR lub 4% obrotu.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Od blisko półtora roku trwają dyskusje o tym, jakie wyzwania związane z wdrożeniem RODO, stoją przed przedsiębiorstwami i organami publicznymi. Wszystkie te podmioty przetwarzają przecież olbrzymie ilości danych osobowych, które podlegać będą obowiązkom wypływającym z RODO. Należy podkreślić, że często są to dane wrażliwe (dane szczególnej kategorii, np. dane genetyczne, dane biometryczne itd.).

Skuteczne wprowadzenie RODO w danym podmiocie nie jest zadaniem skomplikowanym, jeżeli tylko podejdzie się do tego przedsięwzięcia w sposób zorganizowany i metodyczny. Rozwiązania wdrożeniowe można znaleźć w metodyce zarządzania projektami oraz w narzędziach wspomnianego wcześniej audytu wewnętrznego. Z naszej praktyki wynika, że w celu wprowadzenia tak kompleksowego rozwiązania systemowego jakim jest RODO, należy:

  1. przeprowadzić audyt stanu obecnego i dokonać analizy wyników audytu,
  2. zidentyfikować zakres koniecznych zmian zarówno w odniesieniu do wymogów formalnych, jak
     i – co równie ważna – zidentyfikować zmiany w samej organizacji,
  3. opracować plan wdrożenia,
  4. dokonać implementacji na poziomie całej organizacji.

Zobacz: Rozwój i promocja

Oczywiście, na tym nie kończą się obowiązki Administratora Danych Osobowych. Wdrożenie RODO to zmiana organizacji, która powinna funkcjonować w cyklu Deminga, a plan wdrożenia i implementowany system ochrony danych osobowych powinien być dobrze dopasowany. W celu przeprowadzenia sprawnego wdrożenia oraz następnie efektywnego zarządzania wdrożonym systemem RODO należy wprowadzić ten system do księgi audytowej (księgi jakości) funkcjonującej w danym podmiocie (lub równoważnego dokumentu).

Z doświadczenia COMPER i współpracujących ekspertów wynika, że kluczowe znaczenia dla prawidłowego wdrożenia RODO ma audyt i jego analiza.

Prawidłowy audyt oraz jego profesjonalna analiza pozwoli uniknąć błędów i opracować plan wdrożenia uwzględniający charakter organizacji, możliwe ryzyka, możliwości organizacji itd. Przeprowadzenie poprawnego audytu oraz następnie przygotowanie planu wdrożenia pozwoli na uniknięcie dodatkowych kosztów wynikających z opóźnień, dodatkowych prac oraz wykonywania niepotrzebnych działań. Takie koszty mogą sięgnąć nawet 15% zakładanego budżetu projektowego.

Audyt powinien dostarczyć wiedzy m.in. o tym:

1) jakie dane osobowe się przetwarza w organizacji?

2) jakie procesy przetwarzania danych osobowych występują w organizacji?

3) w jakim celu organizacja przetwarza dane osobowe?

4) na jakiej podstawie organizacja przetwarza dane osobowe?

5) kto i gdzie fizycznie przetwarza dane osobowe?

6) czy dane osobowe są udostępniane na zewnątrz?

7) jakie ryzyka są związane z przetwarzaniem danych osobowych?

8) jak adekwatnie zapobiegać ryzykom związanym z przetwarzaniem danych osobowych?

Zobacz: Finanse

Opracowywany plan wdrożenia oraz implementacja będą bazować na wynikach i analizie audytu. Dlatego też audyt powinien być dokładny i szczegółowy, nawet jeśli wydaje się on w jakieś części nadmierny lub niepotrzebny. W tym miejscu należy zwrócić uwagę, że cały proces wdrożenia RODO nie sprowadza się do sprawdzenia papierów i przygotowania ewentualnie nowych procedur. RODO wymaga m.in. oceny procesów przetwarzania danych osobowych, analizy ryzyk i podjęcia adekwatnych środków i rozwiązań. Ocena wprowadzanego procesu oraz analiza ryzyk pozwala również na modelowanie procesu biznesowego, tak aby w jak największym stopniu wykorzystać posiadane zasoby. Jednakże, aby to zrobić konieczne jest posiadanie wiedzy o poszczególnych elementach procesu i jego przebiegu. W tym procesie z prawnikiem musi współpracować m.in. audytor wewnętrzny, informatyk, specjalista ds. zarządzania ryzykiem, właściciele ryzyk (kierownicy właściwych komórek organizacyjnych) oraz obecny Administrator Bezpieczeństwa Informacji (lub jak chce RODO: Inspektor Ochrony Danych Osobowych).

Na dostosowanie organizacji do wymagań RODO zostało niecałe 5 miesięcy. Doświadczenie wskazuje, że jest to ostatni moment na rozpoczęcie procesu wdrożenia RODO.  Podmioty, które są zobowiązane do prowadzenia polityki ochrony danych osobowych, w tym również organy publiczne, powinny rozpocząć zmianę swoich procedur.

[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane również RODO).

[2] Wszystkie wyłączenia znajdują się w art. 2 RODO.

Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
To było takie proste? Bloomberg: Polska zagroziła blokadą chińskiego eksportu do UE. Teraz spokojniej na granicy z Białorusią

Prezydent Andrzej Duda podczas niedawnej wizyty w Pekinie zagroził Chinom zablokowaniem kluczowego kolejowego szlaku transportowego do UE, by osłabić kryzys migracyjny na granicy polsko-białoruskiej – napisała 24 lipca 2024 r. agencja Bloomberga. To może być przyczyna spadku nielegalnych przekroczeń tej granicy w ostatnich tygodniach.

Barszcz Sosnowskiego groźny nie tylko po dotknięciu

Barszcz Sosnowskiego (Heracleum sosnowskyi) to jedna z roślin groźnych dla zdrowia. Warto wiedzieć, że nie tylko dotykanie jej jest ryzykowne. Niebezpieczne może być przebywanie w jej otoczeniu. Co zrobić, gdy już dojdzie do oparzenia?

Rządowi brakuje pieniędzy na służby: Policję, SG, PSP i SOP. Co z programem modernizacyjnym?

Cały czas mamy sytuację niepełnego pokrycia w budżecie wydatków na służby (chodzi o Policję, Straż Graniczną, Państwową Straż Pożarną i Służbę Ochrony Państwa) - poinformował 23 lipca 2024 r. podczas sejmowej Komisji Administracji i Spraw Wewnętrznych wiceszef MSWiA Czesław Mroczek. Dodał, że w najbliższym czasie przedstawione zostaną propozycje na kolejne lata.

Przeszło 854 mln zł na Sejm w 2025 r. Podwyżki dla posłów i wszystkich pracowników Kancelarii Sejmu. Wzrosną też ryczałty na biura poselskie

Budżet Kancelarii Sejmu na 2025 r. ma wynieść 854 mln 258 tys. zł - to ponad 80 mln więcej niż w 2024 roku. W dniu 23 lipca 2024 r. sejmowa komisja regulaminowa, spraw poselskich i immunitetowych pozytywnie zaopiniowała projekt budżetu Kancelarii Sejmu na 2025 rok. Szef Kancelarii Sejmu Jacek Cichocki poinformował, że w 2025 roku nastąpi wzrost wynagrodzeń wszystkich pracowników Kancelarii Sejmu a także posłów.

REKLAMA

Zmiany w finansowaniu ochotniczych straży pożarnych. Znamy plany ministerstwa

Wiceszef MSWiA Wiesław Leśniakiewicz przekazał, że w resorcie trwają prace nad nowelizacją rozporządzenia ws. przyznawania rekompensaty pieniężnej oraz wyrównania do wysokości rekompensaty wypłacanej strażakowi ratownikowi ochotniczej straży pożarnej.

Zmiany w wynagradzaniu pracowników samorządowych wchodzą w życie 1 sierpnia 2024 r. Pensje od 4000 zł do 6200 zł

1 sierpnia wejdzie w życie znowelizowane rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Ale na wyższe pensje można liczyć przy pensjach należnych od 1 lipca. 

Polaków ubywa, takie są fakty. Dane GUS pokazują co się dzieje, jest coraz gorzej

Polaków jest coraz mniej. W porównaniu z poprzednim rokiem liczba ludności w Polsce zmniejszyła się o prawie 130 tys. osób. Spadek liczby ludności zanotowano w 14 województwach i w 270 powiatach. Takie dane podał Główny Urząd Statystyczny (GUS).

Tragiczne dane z weekendu - wypadki i utonięcia

Statystyki z minionego weekendu są zatrważające. W niedzielę w pięciu wypadkach śmiertelnych zginęło 5 osób, łącznie w weekend zginęło 11 osób. 17 osób utonęło.

REKLAMA

Nie żartuj, że masz bombę w walizce, nie zostawiaj bagażu bez opieki. Mandaty są surowe

Pozostawienie na lotnisku bagaży bez opieki staje się plagą. Straż Graniczna od początku czerwca interweniowała już 125 razy. Nałożono mandaty na łączna kwotę 11 tys. zł.

Globalna awaria systemów Microsoft. Czy mamy się czym martwić w Polsce?

Wicepremier, minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski uspokaja, że obecnie w Polsce systemy infrastruktury informatycznej działają płynnie. 

REKLAMA