Nowe wymogi ochrony danych osobowych – jak wprowadzić RODO?

Zapraszamy 27 lutego na bezpłatny dyżur telefoniczny z ekspertem GIODO. Zadzwoń: 22 761 30 80. Ekspert odpowie na pytania od 9:00 do 13:00.

Od dnia 25 maja 2018 r., w zakresie ochrony danych osobowych, będą miały zastosowanie nowe regulacje dotyczące ochrony danych osobowych (RODO)[1]. Wprowadzenie nowych uregulowań pozwoli na zwiększenie bezpieczeństwa gromadzenia i przetwarzania danych osobowych, lecz jednocześnie wymagać będzie od administratorów wprowadzenia znacznych modyfikacji w ich wewnętrznych procedurach. Wymogi stawiane przez unijne regulacje prawne, mające bezpośrednie zastosowanie we wszystkich państwach członkowskich, wymagają wprowadzenia kompleksowych rozwiązań, które najlepiej wdrożyć w oparciu o metodykę audytu wewnętrznego. Jak pokazuje doświadczenie, zastosowanie wypracowanych rozwiązań audytorskich pozwoli na skuteczne i efektywne wprowadzenie wymaganego standardu.

Zasadniczo, RODO muszą wprowadzić wszystkie podmioty gromadzące dane osobowymi z wyłączeniem osób fizycznych (w ramach czynności o czysto osobistym lub domowym charakterze). Dodatkowo spod obowiązku wdrożenia RODO zwolnione są organy powołane do zapobiegania, wykrywania i ścigania czynów zabronionych, wykonywania kar, w tym ochrony przed zagrożeniami dla bezpieczeństwa publicznego i zapobiegania takim zagrożeniom [2].

INFORAKADEMIA poleca: JAK MAŁE BIURO RACHUNKOWE MA SIĘ PRZYGOTOWAĆ DO RODO

Zmiana podejścia do ochrony danych osobowych może być dla niektórych podmiotów zmianą rewolucyjną. Należy pamiętać, że brak wprowadzenia lub błędne wprowadzenie RODO wiąże się z odpowiedzialnością finansową ale może się wiązać również z odpowiedzialnością karną. Obecnie projekt ustawy o ochronie danych osobowych nie przewiduje innych sankcji niż odpowiedzialność cywilna i kary finansowe. Należy jednak zauważyć, że sankcje karne mogą zostać wprowadzone przez ustawodawcę krajowego. Ponadto naruszenie ochrony danych osobowych, skutkuje utratą dobrej reputacji. Zgodnie z art. 83 RODO, naruszenie RODO, wiąże się z ryzykiem wymierzenia przez organ nadzoru kary sięgające 20 mln EUR lub 4% obrotu.

Od blisko półtora roku trwają dyskusje o tym, jakie wyzwania związane z wdrożeniem RODO, stoją przed przedsiębiorstwami i organami publicznymi. Wszystkie te podmioty przetwarzają przecież olbrzymie ilości danych osobowych, które podlegać będą obowiązkom wypływającym z RODO. Należy podkreślić, że często są to dane wrażliwe (dane szczególnej kategorii, np. dane genetyczne, dane biometryczne itd.).

Skuteczne wprowadzenie RODO w danym podmiocie nie jest zadaniem skomplikowanym, jeżeli tylko podejdzie się do tego przedsięwzięcia w sposób zorganizowany i metodyczny. Rozwiązania wdrożeniowe można znaleźć w metodyce zarządzania projektami oraz w narzędziach wspomnianego wcześniej audytu wewnętrznego. Z naszej praktyki wynika, że w celu wprowadzenia tak kompleksowego rozwiązania systemowego jakim jest RODO, należy:

1. przeprowadzić audyt stanu obecnego i dokonać analizy wyników audytu,
2. zidentyfikować zakres koniecznych zmian zarówno w odniesieniu do wymogów formalnych, jak
    i – co równie ważna – zidentyfikować zmiany w samej organizacji,
3. opracować plan wdrożenia,
4. dokonać implementacji na poziomie całej organizacji.

Zobacz: Rozwój i promocja

Oczywiście, na tym nie kończą się obowiązki Administratora Danych Osobowych. Wdrożenie RODO to zmiana organizacji, która powinna funkcjonować w cyklu Deminga, a plan wdrożenia i implementowany system ochrony danych osobowych powinien być dobrze dopasowany. W celu przeprowadzenia sprawnego wdrożenia oraz następnie efektywnego zarządzania wdrożonym systemem RODO należy wprowadzić ten system do księgi audytowej (księgi jakości) funkcjonującej w danym podmiocie (lub równoważnego dokumentu).

Z doświadczenia COMPER i współpracujących ekspertów wynika, że kluczowe znaczenia dla prawidłowego wdrożenia RODO ma audyt i jego analiza.

Prawidłowy audyt oraz jego profesjonalna analiza pozwoli uniknąć błędów i opracować plan wdrożenia uwzględniający charakter organizacji, możliwe ryzyka, możliwości organizacji itd. Przeprowadzenie poprawnego audytu oraz następnie przygotowanie planu wdrożenia pozwoli na uniknięcie dodatkowych kosztów wynikających z opóźnień, dodatkowych prac oraz wykonywania niepotrzebnych działań. Takie koszty mogą sięgnąć nawet 15% zakładanego budżetu projektowego.

Audyt powinien dostarczyć wiedzy m.in. o tym:

1) jakie dane osobowe się przetwarza w organizacji?

2) jakie procesy przetwarzania danych osobowych występują w organizacji?

3) w jakim celu organizacja przetwarza dane osobowe?

4) na jakiej podstawie organizacja przetwarza dane osobowe?

5) kto i gdzie fizycznie przetwarza dane osobowe?

6) czy dane osobowe są udostępniane na zewnątrz?

7) jakie ryzyka są związane z przetwarzaniem danych osobowych?

8) jak adekwatnie zapobiegać ryzykom związanym z przetwarzaniem danych osobowych?

Zobacz: Finanse

Opracowywany plan wdrożenia oraz implementacja będą bazować na wynikach i analizie audytu. Dlatego też audyt powinien być dokładny i szczegółowy, nawet jeśli wydaje się on w jakieś części nadmierny lub niepotrzebny. W tym miejscu należy zwrócić uwagę, że cały proces wdrożenia RODO nie sprowadza się do sprawdzenia papierów i przygotowania ewentualnie nowych procedur. RODO wymaga m.in. oceny procesów przetwarzania danych osobowych, analizy ryzyk i podjęcia adekwatnych środków i rozwiązań. Ocena wprowadzanego procesu oraz analiza ryzyk pozwala również na modelowanie procesu biznesowego, tak aby w jak największym stopniu wykorzystać posiadane zasoby. Jednakże, aby to zrobić konieczne jest posiadanie wiedzy o poszczególnych elementach procesu i jego przebiegu. W tym procesie z prawnikiem musi współpracować m.in. audytor wewnętrzny, informatyk, specjalista ds. zarządzania ryzykiem, właściciele ryzyk (kierownicy właściwych komórek organizacyjnych) oraz obecny Administrator Bezpieczeństwa Informacji (lub jak chce RODO: Inspektor Ochrony Danych Osobowych).

Na dostosowanie organizacji do wymagań RODO zostało niecałe 5 miesięcy. Doświadczenie wskazuje, że jest to ostatni moment na rozpoczęcie procesu wdrożenia RODO.  Podmioty, które są zobowiązane do prowadzenia polityki ochrony danych osobowych, w tym również organy publiczne, powinny rozpocząć zmianę swoich procedur.

[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane również RODO).

[2] Wszystkie wyłączenia znajdują się w art. 2 RODO.

Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach