Kategorie

Zbiory biblioteczne w jednostkach sektora finansów publicznych

Magdalena Rypińska
W wielu jednostkach sektora finansów publicznych jednym ze składników majątku trwałego są zbiory biblioteczne.
 
Materiały gromadzone w ramach zbiorów bibliotecznych podlegają szczególnym zasadom ewidencji, wyceny i inwentaryzacji. W wielu jednostkach gromadzi się szereg publikacji, często o znacznej wartości, w związku z czym pojawiają się problemy: czy można potraktować je właśnie w kategorii zbiorów bibliotecznych, czy zbiory związane są ściśle z instytucją biblioteki? Czy każda jednostka sektora finansów publicznych może potraktować gromadzone u siebie publikacje jako zbiory biblioteczne i jak ujmować je księgowo?
Przepisem wykonawczym do ustawy o finansach publicznych, który wymienia zbiory biblioteczne jako składnik majątku trwałego w sektorze publicznym, jest rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Mówi ono, że zbiory biblioteczne stanowią zbiory bibliotek naukowych, fachowych, szkolnych i pedagogicznych oraz bibliotek publicznych.
Z rozporządzenia wynika, że zbiory biblioteczne jako składnik majątku (także w rozumieniu ewidencji) wystąpią tylko w tych jednostkach, które są bibliotekami lub takie biblioteki w ramach swojej działalności posiadają.
Zadania bibliotek
Istotę biblioteki natomiast określa ustawa z 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach, która mówi o podstawowych zadaniach instytucji, jaką jest biblioteka (czy to jako samodzielna jednostka, czy też jako wydzielona działalność innej jednostki, jak np. biblioteka szkolna). Biblioteka ma obowiązek realizować następujące zadania:
• gromadzić, opracowywać, przechowywać i chronić materiały biblioteczne,
• obsługiwać użytkowników, a przede wszystkim udostępniać zbiory oraz prowadzić działalność informacyjną, zwłaszcza informować o zbiorach własnych, innych bibliotek, muzeów i ośrodków informacji naukowej, a także współdziałać z archiwami w tym zakresie.
Rodzaje bibliotek
Ustawa wyróżnia następujące rodzaje bibliotek:
• publiczne,
• naukowe,
• szkolne i pedagogiczne,
fachowe i zakładowe oraz
• Bibliotekę Narodową.
 
Biblioteki fachowe i zakładowe mogą być tworzone i prowadzone przez zakłady pracy, przy czym biblioteki zakładowe służą zaspokajaniu potrzeb oświatowych i kulturalnych pracowników i ich rodzin, natomiast biblioteki fachowe wspierają realizację zadań zakładów pracy oraz służą potrzebom doskonalenia zawodowego pracowników. Tak więc w jednostkach sektora finansów publicznych, jeśli będą występowały zbiory biblioteczne, to przede wszystkim w ramach bibliotek fachowych.
 
Oprócz tego, że istnienie zbiorów bibliotecznych zależeć będzie w danej jednostce sektora finansów publicznych od tego, czy funkcjonuje w niej biblioteka, ale także od tego, jakiego rodzaju materiały są w niej gromadzone. Nie każda publikacja stanowi bowiem materiał biblioteczny stanowiący zbiory biblioteczne zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i ustawy o bibliotekach. Według art. 5 tej ustawy materiałami bibliotecznymi są w szczególności dokumenty zawierające utrwalony wyraz myśli ludzkiej, przeznaczone do rozpowszechniania, niezależnie od nośnika fizycznego i sposobu zapisu treści, a zwłaszcza: dokumenty graficzne (piśmiennicze, ikonograficzne i muzyczne), dźwiękowe, wizualne, audiowizualne i elektroniczne.
ZAPAMIĘTAJ!
Sformułowanie „przeznaczone do rozpowszechniania” oznacza, że jeśli w jednostce pojawiają się publikacje fachowe kupowane w celu używania ich przez określone komórki lub pracowników jako pomoc w pracy (czyli nie są przeznaczone do „wypożyczania” przez różne osoby na określonych zasadach), nie stanowią one zbiorów bibliotecznych. Nie zwiększają też majątku jednostki, są traktowane jako materiały, których zakup odnoszony jest bezpośrednio w koszty, natomiast w ramach klasyfikacji budżetowej kwalifikowane są do § 4210 „Materiały i wyposażenie”.
Ewidencja zbiorów
Jeżeli w jednostce występują zbiory biblioteczne, ich ewidencji służy konto 014 „Zbiory biblioteczne”. Na stronie Wn tego konta ujmuje się w szczególności przychody zbiorów bibliotecznych pochodzących z zakupu lub nieodpłatnie otrzymanych oraz nadwyżki zbiorów. Na stronie Ma konta 014 ujmuje się rozchód zbiorów bibliotecznych w związku z ich likwidacją, sprzedażą lub nieodpłatnym przekazaniem oraz niedobory zbiorów.
Konto 014 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan zbiorów bibliotecznych znajdujących się w jednostce (patrz schemat).
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Zasady ewidencji materiałów bibliotecznych
W ewidencji zbiorów bibliotecznych niezwykle istotną rolę spełnia ewidencja analityczna, którą prowadzi się według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych.
Według zawartych tam przepisów ewidencja materiałów bibliotecznych polega na ujęciu wpływów i ubytków w sposób umożliwiający identyfikację tych materiałów oraz na ujęciu ilościowym i wartościowym ich stanu i zachodzących w nim zmian.
 
Rozporządzenie szczegółowo określa, że ewidencja zbiorów bibliotecznych ma obejmować:
sumaryczną ewidencję wpływów, która polega na wstępnym ujęciu ewidencyjnym wszystkich materiałów wpływających do biblioteki, bez względu na źródło ich wpływu,
szczegółową ewidencję wpływów, obejmującą materiały włączane do zbiorów, prowadzoną w księdze inwentarzowej,
szczegółową i sumaryczną ewidencję ubytków, która obejmuje materiały wyłączane ze zbiorów na podstawie protokołów ubytków, prowadzoną w rejestrze ubytków,
finansowo-księgową ewidencję wpływów i ubytków (w jednostkach sektora finansów publicznych prowadzoną na koncie 014).
 
W jednostkach sektora finansów publicznych, w których występują zbiory biblioteczne, ewidencję analityczną do konta 014 będzie stanowić szczegółowa ewidencja wpływów, czyli księga inwentarzowa. Ze względu na specyfikę – w cytowanym rozporządzeniu – został określony jej wzór, który przedstawiono poniżej.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Inwentaryzacja
Zbiory biblioteczne, tak jak pozostały majątek jednostki sektora finansów publicznych, podlegają również kontroli w formie inwentaryzacji. Jednak ze względu na ich szczególny charakter przeprowadza się ją nie na zasadach ogólnych, lecz według przepisów rozporządzenia w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych.
Wszystkie zbiory biblioteczne muszą zostać raz w roku skontrolowane przez ustalenie wartości zbiorów wykazywanej w ewidencji sumarycznej bądź szczegółowej (księga inwentarzowa) i porównanie jej z wartością wykazywaną na koncie 014 w ewidencji księgowej. Można więc powiedzieć, że w przypadku występowania zbiorów w jednostce, jest ona zobowiązana do zweryfikowania salda na koncie 014, czy wartość zbiorów wynikająca z konta odpowiada wartości w księdze inwentarzowej. Nie jest to jednak inwentaryzacja, która w bibliotekach nazywa się skontrum.
Częstotliwość przeprowadzania skontrum zależy od dwóch okoliczności: sposobu udostępniania zbiorów i ilości zgromadzonych materiałów bibliotecznych. W bibliotekach, w których czytelnicy mają wolny dostęp do materiałów bibliotecznych, skontrum przeprowadza się raz na 5 lat.
 
W bibliotekach o innym systemie udostępniania (czytelnicy nie mają wolnego dostępu do materiałów), w których zbiory są mniejsze niż 100 tysięcy jednostek ewidencyjnych, skontrum przeprowadza się raz na 10 lat.
Jeżeli zbiory są większe niż 100 tysięcy jednostek ewidencyjnych, kontrolę materiałów bibliotecznych prowadzi się w sposób ciągły.
ZAPAMIĘTAJ!
Skontrum (czyli inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych) polega na porównaniu zapisów inwentarzowych ze stanem faktycznym materiałów oraz stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami ewidencyjnymi a stanem faktycznym zbiorów i ustaleniu ewentualnych braków.
Przy inwentaryzacji zbiorów szczególną uwagę należy zwrócić na różnice inwentaryzacyjne, które księgowo traktuje się nieco inaczej niż typowe różnice wynikające podczas inwentaryzacji innych składników majątku jednostki.
 
Materiały nieodnalezione w czasie skontrum przeprowadzanym po raz pierwszy, ani niefigurujące w ewidencji, uznaje się za braki względne. Braki względne nie są traktowane jako niedobór i nie podlegają ewidencji księgowej (nie pomniejsza się wartości księgozbioru na koncie 014 o braki względne).
Niedoborem podlegającym ewidencji są dopiero braki bezwzględne, za które uznaje się braki względne z poprzedniego skontrum. Czyli, przy pierwszym skontrum niedobór danego materiału bibliotecznego traktowany jest jako brak względny i nieewidencjonowany, natomiast jeżeli przy następnym skontrum dany materiał się nie odnalazł, uznaje się go za brak bezwzględny i ewidencjonuje jako niedobór.
Jeżeli dane materiały biblioteczne zostały potraktowane jako braki bezwzględne, a potem się odnalazły, traktuje się je jak nowe wpływy i tak wprowadza do ewidencji.
 
Skontrum przeprowadza komisja skontrowa. Liczbę członków komisji i jej skład osobowy ustala kierownik biblioteki lub kierownik jednostki, w której znajduje się biblioteka.
 
O zasadach wyceny zbiorów bibliotecznych mówi przede wszystkim rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont, zgodnie z którym przychody i rozchody zbiorów bibliotecznych wycenia się według cen nabycia. Natomiast zbiory otrzymane nieodpłatnie i nadwyżki inwentaryzacyjne wprowadza się do ewidencji w wartości oszacowanej komisyjnie. Rozporządzenie w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych mówi, że bieżącą szacunkową wartość nabycia ustala się na podstawie okresowej wyceny opracowanej komisyjnie i zatwierdzonej przez kierownika biblioteki (w przypadku jednostek sektora finansów publicznych, w których występuje biblioteka, będzie to kierownik jednostki).
Zbiory biblioteczne umarza się jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania. Kontem, na którym księguje się umorzenie zbiorów, jest konto 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”.
Podsumowanie
To, czy w danej jednostce sektora finansów publicznych wystąpią zbiory biblioteczne jako element majątku trwałego, będzie zależeć przede wszystkim od rodzaju gromadzonych w jednostce materiałów i publikacji oraz ich przeznaczenia (o zbiorach będziemy mówić tylko wtedy, gdy gromadzone materiały będą miały charakter materiałów bibliotecznych i będą przeznaczone do udostępniania, a nie tylko jako pomoc fachowa dla konkretnych pracowników jednostki).
Natomiast jeśli jednostka utworzy bibliotekę (np. fachową) i zaewidencjonuje zbiory biblioteczne, musi pamiętać o wszystkich wymienionych szczególnych zasadach ewidencji, wyceny i inwentaryzacji, gdyż tylko zgodnie z nimi gospodarowanie zbiorami bibliotecznymi jest prawidłowe.


MAGDALENA RYPIŃSKA

PODSTAWY PRAWNE
• Ustawa z 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz.U. Nr 85, poz. 539; ost.zm. Dz.U. z 2004 r. Nr 238, poz. 2390)
• Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 5 listopada 1999 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. Nr 93, poz. 1077; ost.zm. Dz.U. z 2001 r. Nr 74, poz. 793)
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020)
Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    24 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    CEEB – obowiązek składania deklaracji od 1 lipca 2021 r.

    CEEB – obowiązek składania deklaracji od 1 lipca 2021 r. Czym jest deklaracja źródeł ciepła? Kogo dotyczy deklaracja? Jak można złożyć deklarację? Jakie są obowiązki gmin związane z Centralną Ewidencją Emisyjności Budynków?

    Akademie praktyczne – nowa kategoria uczelni zawodowych

    Akademie praktyczne – nowa kategoria uczelni zawodowych. Jak będą funkcjonować?

    Narodowy Program Rozwoju Czytelnictwa 2.0 na lata 2021–2025

    Narodowy Program Rozwoju Czytelnictwa 2.0 na lata 2021–2025. Ponad miliard złotych zostanie przeznaczonych w ramach Narodowego Programu Rozwoju Czytelnictwa (NPRCz) 2.0 na różne formy wsparcia i promocji czytelnictwa w Polsce.

    Wnioski paszportowe od 26 czerwca można składać w soboty

    Wnioski paszportowe - w związku ze zwiększonym zainteresowaniem sprawami paszportowymi, MSWiA przekazało wojewodom dyspozycję wydłużenia godzin pracy urzędów wojewódzkich. Wnioski paszportowe będzie można składać także w soboty, natomiast w dni powszednie obsługa będzie się odbywać w wydłużonych godzinach.

    Remont mieszkania spółdzielczego

    Remont mieszkania spółdzielczego. Spółdzielnia pozostaje właścicielem mieszkań użytkowanych na podstawie własnościowego i lokatorskiego prawa spółdzielczego. Warto wyjaśnić, czy remont takich lokali może być problematyczny.

    Kiedy wyniki egzaminu ósmoklasisty 2021?

    Wyniki egzaminu ósmoklasisty 2021 – kiedy? Gdzie i jak sprawdzić wyniki egzaminu ósmoklasisty? Przedstawiamy ważne informacje dla uczniów kończących w tym roku szkołę podstawową.

    Unijny Certyfikat COVID - jak pobrać na telefon?

    Unijny Certyfikat COVID - tzw. paszport covidowy (szczepionkowy) od dziś jest już dostępny w aplikacji mObywatel i można go pobrać na telefon komórkowy. Jak pobrać paszport covidowy?

    Rządowy Fundusz Polski Ład: Program Inwestycji Strategicznych dla samorządów

    Rządowy Fundusz Polski Ład: Program Inwestycji Strategicznych. Rusza nowy rządowy program, który zapewni pieniądze na inwestycje dla samorządów. Na co i na jakich zasadach będzie można otrzymać dofinansowanie?

    Dodatkowe zajęcia wspomagające w szkole - dla kogo, na jakich zasadach?

    Dodatkowe zajęcia wspomagające w szkole - dla kogo, na jakich zasadach? Czy mogą być one prowadzone w formie zdalnej? Z jakich przedmiotów organizuje się zajęcia wspomagające? Jak poinformować o nich rodziców? Jak prawidłowo wyliczyć przysługującą szkole liczbę zajęć wspomagających? Ministerstwo Edukacji i Nauki odpowiada na najczęściej pojawiające się pytania dotyczące dodatkowych lekcji po powrocie do szkół.

    Zmiany w programie Aktywna tablica 2020-2024

    Aktywna tablica 2020-2024 - zmiany. Proponowane nowe rozwiązania dotyczą m.in. wprowadzenia nowego rodzaju sprzętu, który będzie można zakupić w ramach programu i rozszerzenia na kolejne lata (2021-2024) możliwości zakupu laptopów wraz ze sprzętem umożliwiającym przetwarzanie wizerunku i głosu. Trwają konsultacje społeczne, opinie można przesyłać do 9 lipca 2021 r.

    Do kiedy Spis Powszechny?

    Spis Powszechny – do kiedy trwa? Do kiedy można się spisać przez Internet? Czy każdy domownik musi się spisać osobno? Jakie kary grożą za brak udziału w spisie ludności i mieszkań w 2021 roku?

    Nieskuteczność systemów Compliance, systemów Whistleblowingu lub ochrony danych osobowych - przyczyny

    Nieskuteczność systemów. Czy da się zlikwidować ryzyko compliance lub ryzyko naruszenia danych osobowych? Jakie są powody pozorności lub nieskuteczności systemów?

    Program Kangur - autobusy elektryczne dla gmin wiejskich

    Program Kangur - autobusy elektryczne dla gmin wiejskich. Dzięki wsparciu NFOŚiGW, w wysokości prawie 40 mln zł, autobusy elektryczne będą woziły dzieci do szkół w kolejnych 16 gminach.

    Czyste Powietrze - zmiany w programie, koniec dotacji na piece węglowe

    Czyste Powietrze - co się zmieni w programie? Do kiedy można jeszcze uzyskać dotację na piece węglowe?

    Pakiet psychologiczny – rekomendacje dla uczelni dotyczące pomocy studentom

    Pakiet psychologiczny. Na podstawie przekazanych przez uczelnie informacji na temat udzielanego w okresie epidemii wsparcia studentom, Ministerstwo Edukacji i Nauki opracowało poniższe zalecenia w zakresie zwiększenia pomocy psychologicznej.

    Nauczyciel w Polsce - pasja czy zawód? Raport o statusie nauczycieli w Polsce 2021

    Nauczyciel w Polsce - pasja czy zawód? Raport o statusie nauczycieli w Polsce 2021. Nauczyciel to zawód często oceniany. Ale czy doceniany? W raporcie zbadano, co myślą o nauczycielach rodzice, uczniowie, a także oni sami o swojej pracy.

    Domowa Opieka Medyczna - Pulsoksymetr i PulsoCare

    Domowa Opieka Medyczna to program mający na celu zdalne monitorowanie stanu zdrowia Pacjentów. Program wykorzystuje pulsoksymetr jako narzędzie diagnostyczne i aplikację PulsoCare do przekazywania i monitoringu danych.

    CEEB - zadania gmin związane ze spisem źródeł ciepła

    CEEB - zadania gmin związane ze spisem źródeł ciepła. W jakim terminie gmina powinna wprowadzić dane do ewidencji? Ile czasu ma urzędnik na wprowadzenie danych z deklaracji do systemu? Czy każdy pracownik urzędu może wprowadzać dane do CEEB? Czy przewidziano finansowanie dla gmin?

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - od kiedy, deklaracja

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - od kiedy, jak złożyć deklarację źródeł ciepła? Przedstawiamy najważniejsze informacje o nowym obowiązku, który będzie spoczywał na właścicielach i zarządcach budynków.

    CEEB - jakie kary za brak zgłoszenia do ewidencji źródeł ciepła?

    CEEB - Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków rusza już 1 lipca 2021 roku. Oznacza to nowy obowiązek dla milionów Polaków, którzy będą musieli zgłosić, czym ogrzewają swoje domy. Jakie kary grożą za brak zgłoszenia?

    Szczepienia przeciw COVID-19 w aptekach - NFZ przyjmuje wnioski

    Szczepienia przeciw COVID-19 w aptekach. Oddziały Wojewódzkie Narodowego Funduszu Zdrowia przyjmują od wtorku wnioski od aptek, które chcą przystąpić do Narodowego Programu Szczepień przeciw COVID-19. Nabór jest otwarty i ciągły, nie ma konkretnej daty jego zakończenia.

    Aplikacja mObywatel - co można w niej znaleźć?

    Aplikacja mObywatel - co można w niej znaleźć? Już ponad 3 miliony Polaków korzysta z naszej aplikacji mObywatel, czyli cyfrowego portfela na dokumenty. Wkrótce trafi do niej Unijny Certyfikat COVID.

    Tymczasowy profil zaufany będzie stały

    Tymczasowy profil zaufany będzie stały. 17 czerwca 2021 roku wejdą ważne zmiany dotyczące profilu zaufanego, szczególnie jego tymczasowej wersji. Co się zmieni?

    Kiedy wyniki matur 2021?

    Wyniki matur 2021 – kiedy? Jak i gdzie je sprawdzić? Przedstawiamy ważne informacje dla tysięcy tegorocznych maturzystów.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r. Minister zdrowia podpisał rozporządzenie zapowiedziane w programie Polski Ład. Z jakich badań będzie można skorzystać?