REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Pisma wychodzące w postaci papierowej i elektronicznej

REKLAMA

REKLAMA

System EZD to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. Choć ma on charakter podstawowy – instrukcja kancelaryjna umożliwia zarówno przygotowanie pism wychodzących w postaci papierowej, jak i elektronicznej.

Ograniczenie możliwości jedynie do wysyłki elektronicznej mogłoby w praktyce zawęzić dostęp obywateli do dokumentu. Nadal przeważająca część mieszkańców i przedsiębiorców ma większe „zaufanie” i możliwość wykorzystania postaci papierowej niż elektronicznej dokumentu. Co więcej, przepisy prawa wymagają niejednokrotnie papierowej postaci dokumentów.

REKLAMA

Wysyłka w postaci papierowej

Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się przez wydrukowanie ostatecznie zaakceptowanej wersji przeznaczonej do wysyłki, a następnie podpisanie odręczne wydruku. Istotne jest, aby na wydruku nie dopisywać odręcznie żadnych elementów pisma, co mogłoby w konsekwencji odbiegać od treści, którą przechowujemy w systemie EZD. Dlatego wymogiem jest, by wydruk zawierał kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc, dzień). W systemie EZD natomiast przechowujemy ostatecznie zaakceptowaną wersję pisma podpisaną podpisem elektronicznym. Dopuszczono też możliwość włączenia do akt sprawy odwzorowania cyfrowego podpisanego odręcznie pisma przeznaczonego do wysyłki. Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba że przepisy odrębne wymagają wykonania i przechowania w podmiocie drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej. Drugi egzemplarz przechowuje się w składzie chronologicznym, odrębnie od przesyłek wpływających, uporządkowanym w kolejności wynikającej z rejestru przesyłek wychodzących.

Czytaj także: Nowa instrukcja kancelaryjna - urząd „papierowy” czy „elektroniczny”>>

Nowa instrukcja kancelaryjna 2011>>

Wysyłka w postaci elektronicznej

Przepisy rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej przewidują wysyłanie pism w formie elektronicznej:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

1) automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym,

2) przez punkt kancelaryjny,

3) przez pracowników upoważnionych do obsługi elektronicznych doręczeń.

Automatyczne wysyłanie pism jest uzasadnione faktem, że system może posiadać funkcjonalności wykonywania automatycznie określonych czynności, np. wysyłania pisma po podpisaniu go podpisem elektronicznym. Z uwagi na fakt, że pisma mogą być wysyłane w różnej formie, nałożono na punkt kancelaryjny dokonujący wysyłki obowiązek:

1) odnotowania w systemie EZD sposobu wysłania przesyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy) i uzupełnienia innych metadanych odnoszących się do przesyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez prowadzącego sprawę,

2) przekazania przesyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu.

Ten sposób postępowania uwzględnia m.in. sytuację przewidzianą w § 46 k.p.a. W przypadku gdy organ w terminie 7 dni od daty wysłania pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej nie otrzyma potwierdzenia doręczenia, zobowiązany jest doręczyć pismo w sposób tradycyjny, co powinno być również odnotowane w systemie EZD.

Czytaj także: Kim jest koordynator czynności kancelaryjnych>>

Kompleksowe omówienie problematyki zarządzania dokumentacją, zarówno w tradycyjnych papierowych urzędach jak i tych nowoczesnych zawiera nr 6 Poradnika Samorządowca - "ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ I INFORMACJĄ"

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Poradnik Samorządowca

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
To było takie proste? Bloomberg: Polska zagroziła blokadą chińskiego eksportu do UE. Teraz spokojniej na granicy z Białorusią

Prezydent Andrzej Duda podczas niedawnej wizyty w Pekinie zagroził Chinom zablokowaniem kluczowego kolejowego szlaku transportowego do UE, by osłabić kryzys migracyjny na granicy polsko-białoruskiej – napisała 24 lipca 2024 r. agencja Bloomberga. To może być przyczyna spadku nielegalnych przekroczeń tej granicy w ostatnich tygodniach.

Barszcz Sosnowskiego groźny nie tylko po dotknięciu

Barszcz Sosnowskiego (Heracleum sosnowskyi) to jedna z roślin groźnych dla zdrowia. Warto wiedzieć, że nie tylko dotykanie jej jest ryzykowne. Niebezpieczne może być przebywanie w jej otoczeniu. Co zrobić, gdy już dojdzie do oparzenia?

Rządowi brakuje pieniędzy na służby: Policję, SG, PSP i SOP. Co z programem modernizacyjnym?

Cały czas mamy sytuację niepełnego pokrycia w budżecie wydatków na służby (chodzi o Policję, Straż Graniczną, Państwową Straż Pożarną i Służbę Ochrony Państwa) - poinformował 23 lipca 2024 r. podczas sejmowej Komisji Administracji i Spraw Wewnętrznych wiceszef MSWiA Czesław Mroczek. Dodał, że w najbliższym czasie przedstawione zostaną propozycje na kolejne lata.

Przeszło 854 mln zł na Sejm w 2025 r. Podwyżki dla posłów i wszystkich pracowników Kancelarii Sejmu. Wzrosną też ryczałty na biura poselskie

Budżet Kancelarii Sejmu na 2025 r. ma wynieść 854 mln 258 tys. zł - to ponad 80 mln więcej niż w 2024 roku. W dniu 23 lipca 2024 r. sejmowa komisja regulaminowa, spraw poselskich i immunitetowych pozytywnie zaopiniowała projekt budżetu Kancelarii Sejmu na 2025 rok. Szef Kancelarii Sejmu Jacek Cichocki poinformował, że w 2025 roku nastąpi wzrost wynagrodzeń wszystkich pracowników Kancelarii Sejmu a także posłów.

REKLAMA

Zmiany w finansowaniu ochotniczych straży pożarnych. Znamy plany ministerstwa

Wiceszef MSWiA Wiesław Leśniakiewicz przekazał, że w resorcie trwają prace nad nowelizacją rozporządzenia ws. przyznawania rekompensaty pieniężnej oraz wyrównania do wysokości rekompensaty wypłacanej strażakowi ratownikowi ochotniczej straży pożarnej.

Zmiany w wynagradzaniu pracowników samorządowych wchodzą w życie 1 sierpnia 2024 r. Pensje od 4000 zł do 6200 zł

1 sierpnia wejdzie w życie znowelizowane rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Ale na wyższe pensje można liczyć przy pensjach należnych od 1 lipca. 

Polaków ubywa, takie są fakty. Dane GUS pokazują co się dzieje, jest coraz gorzej

Polaków jest coraz mniej. W porównaniu z poprzednim rokiem liczba ludności w Polsce zmniejszyła się o prawie 130 tys. osób. Spadek liczby ludności zanotowano w 14 województwach i w 270 powiatach. Takie dane podał Główny Urząd Statystyczny (GUS).

Tragiczne dane z weekendu - wypadki i utonięcia

Statystyki z minionego weekendu są zatrważające. W niedzielę w pięciu wypadkach śmiertelnych zginęło 5 osób, łącznie w weekend zginęło 11 osób. 17 osób utonęło.

REKLAMA

Nie żartuj, że masz bombę w walizce, nie zostawiaj bagażu bez opieki. Mandaty są surowe

Pozostawienie na lotnisku bagaży bez opieki staje się plagą. Straż Graniczna od początku czerwca interweniowała już 125 razy. Nałożono mandaty na łączna kwotę 11 tys. zł.

Globalna awaria systemów Microsoft. Czy mamy się czym martwić w Polsce?

Wicepremier, minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski uspokaja, że obecnie w Polsce systemy infrastruktury informatycznej działają płynnie. 

REKLAMA