REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Pisma wychodzące w postaci papierowej i elektronicznej

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

REKLAMA

System EZD to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. Choć ma on charakter podstawowy – instrukcja kancelaryjna umożliwia zarówno przygotowanie pism wychodzących w postaci papierowej, jak i elektronicznej.

Ograniczenie możliwości jedynie do wysyłki elektronicznej mogłoby w praktyce zawęzić dostęp obywateli do dokumentu. Nadal przeważająca część mieszkańców i przedsiębiorców ma większe „zaufanie” i możliwość wykorzystania postaci papierowej niż elektronicznej dokumentu. Co więcej, przepisy prawa wymagają niejednokrotnie papierowej postaci dokumentów.

REKLAMA

Wysyłka w postaci papierowej

Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się przez wydrukowanie ostatecznie zaakceptowanej wersji przeznaczonej do wysyłki, a następnie podpisanie odręczne wydruku. Istotne jest, aby na wydruku nie dopisywać odręcznie żadnych elementów pisma, co mogłoby w konsekwencji odbiegać od treści, którą przechowujemy w systemie EZD. Dlatego wymogiem jest, by wydruk zawierał kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc, dzień). W systemie EZD natomiast przechowujemy ostatecznie zaakceptowaną wersję pisma podpisaną podpisem elektronicznym. Dopuszczono też możliwość włączenia do akt sprawy odwzorowania cyfrowego podpisanego odręcznie pisma przeznaczonego do wysyłki. Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba że przepisy odrębne wymagają wykonania i przechowania w podmiocie drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej. Drugi egzemplarz przechowuje się w składzie chronologicznym, odrębnie od przesyłek wpływających, uporządkowanym w kolejności wynikającej z rejestru przesyłek wychodzących.

Czytaj także: Nowa instrukcja kancelaryjna - urząd „papierowy” czy „elektroniczny”>>

Nowa instrukcja kancelaryjna 2011>>

Wysyłka w postaci elektronicznej

Przepisy rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej przewidują wysyłanie pism w formie elektronicznej:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

1) automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym,

2) przez punkt kancelaryjny,

3) przez pracowników upoważnionych do obsługi elektronicznych doręczeń.

Automatyczne wysyłanie pism jest uzasadnione faktem, że system może posiadać funkcjonalności wykonywania automatycznie określonych czynności, np. wysyłania pisma po podpisaniu go podpisem elektronicznym. Z uwagi na fakt, że pisma mogą być wysyłane w różnej formie, nałożono na punkt kancelaryjny dokonujący wysyłki obowiązek:

1) odnotowania w systemie EZD sposobu wysłania przesyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy) i uzupełnienia innych metadanych odnoszących się do przesyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez prowadzącego sprawę,

2) przekazania przesyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu.

Ten sposób postępowania uwzględnia m.in. sytuację przewidzianą w § 46 k.p.a. W przypadku gdy organ w terminie 7 dni od daty wysłania pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej nie otrzyma potwierdzenia doręczenia, zobowiązany jest doręczyć pismo w sposób tradycyjny, co powinno być również odnotowane w systemie EZD.

Czytaj także: Kim jest koordynator czynności kancelaryjnych>>

Kompleksowe omówienie problematyki zarządzania dokumentacją, zarówno w tradycyjnych papierowych urzędach jak i tych nowoczesnych zawiera nr 6 Poradnika Samorządowca - "ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ I INFORMACJĄ"

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Poradnik Samorządowca

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Jak i kiedy rezerwować wakacje, żeby było najtaniej?

Jak Polacy planują wakacje? Na ostatnią chwilę czy z wyprzedzeniem? Jak najtaniej zarezerwować hotel? Czy Polacy chętnie spędzają wakacje w kraju?

Kalendarz szczepień dorosłych [TABELA]

Kalendarz szczepień dorosłych. Kiedy i na co warto się zaszczepić? Które szczepionki są szczególnie zalecane dla seniorów? Ile dawek poszczególnych szczepionek? Polskie Towarzyszko Medycyny rodzinnej we współpracy z Fundacją MY PACJENCI opracowało kalendarz szczepień dla dorosłych.

Branża pirotechniczna chce wzmocnić potencjał obronny kraju

W odpowiedzi na zapowiadane przez rząd plany dotyczące szeroko zakrojonych szkoleń wojskowych, przedstawiciele branży pirotechnicznej, w liście wysłanym do ministrów obrony oraz spraw wewnętrznych i administracji, podkreślają swoje unikalne kompetencje i zasoby. Chodzi o wzmocnienie bezpieczeństwa państwa oraz efektywną współpracę ze strukturami obronnymi.

Od 1 stycznia 2026 r. nowy obowiązek jednostek sektora finansów publicznych. Chodzi o zmiany w zakresie rejestru umów

Od 1 stycznia 2026 r. nowy obowiązek jednostek sektora finansów publicznych. Chodzi m.in. o zmiany w zakresie rejestru umów. Projekt nowelizacji trafił do opiniowania. Projektodawcą jest Ministerstwo Finansów.

REKLAMA

8400 zł brutto dla pracowników pomocy społecznej? 3-miesięczny urlop? Związkowcy przedstawili propozycje

Ile zarabia pracownik pomocy społecznej? A ile powinien zarabiać? Związkowa Alternatywa domaga się radykalnej poprawy warunków pracy i wynagrodzeń zatrudnionych w tym sektorze. Związek oczekuje skokowego wzrostu płac, dotrzymania przez rząd złożonych wcześniej obietnic, a także zapewnienia urlopu regeneracyjnego i warunków do rozwoju zawodowego dla wszystkich zatrudnionych w sektorze pomocy społecznej.

Gminy mają problemy finansowe, bo słabo ściągają zaległe czynsze, podatki, kary i tym podobne zobowiązania

Podatki, czynsze za mieszkania komunalne, wodę, wywóz śmieci, alimenty i mandaty – takich opłat nie regulują konsumenci oraz firmy wobec gmin. Nazbierało się tego już ponad 17,5 miliarda złotych. Jednocześnie gminy narzekają na brak pieniędzy na remonty, budowę mieszkań i inne ważne przedsięwzięcia.

36 lat w oczekiwaniu na diagnozę. Pacjenci z chorobami rzadkimi wciąż czekają na zmiany

W Polsce ponad 3 miliony osób zmaga się z chorobami rzadkimi, a system opieki zdrowotnej wciąż nie jest odpowiednio przystosowany do ich potrzeb. Czas oczekiwania na diagnozę często rozciąga się na lata, co prowadzi do pogorszenia zdrowia pacjentów i stanowi ogromne obciążenie dla ich rodzin. Oto historie pacjentów, którzy latami czekali na diagnozę.

4666 zł dla każdego sołtysa? Wybory organizowane przez PKW?

Czy sołtysi otrzymają wynagrodzenia na poziomie ustawowej płacy minimalnej? Czy wybory na sołtysa będą organizowane przez Państwową Komisję Wyborczą, a kandydaci organizować będą kampanie w swoich wsiach? Profesjonalizacje działań najmniejszych jednostek administracyjnych zaproponował jeden z kandydatów na Prezydenta PR.

REKLAMA

Status ochrony wilka. Komisja Europejska proponuje zmiany

7 marca 2025 r. weszły w życie zmiany dotyczące załączników do konwencji berneńskiej. Chodzi o zmianę statusu ochrony wilka. Komisja UE proponuje dostosowanie statusu ochrony wilka w prawodawstwie UE do konwencji berneńskiej.

Poradnik kryzysowy. Pierwsze 72 h każde gospodarstwo powinno przetrwać o własnych siłach

Do końca roku do obywateli ma trafić tzw. poradnik kryzysowy. Robert Klonowski z MSWiA przekazał PAP: - Przez trzy dni wszyscy obywatele, każde gospodarstwo domowe, powinno przetrwać o własnych siłach.

REKLAMA