REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Pisma wychodzące w postaci papierowej i elektronicznej

REKLAMA

REKLAMA

System EZD to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. Choć ma on charakter podstawowy – instrukcja kancelaryjna umożliwia zarówno przygotowanie pism wychodzących w postaci papierowej, jak i elektronicznej.

Ograniczenie możliwości jedynie do wysyłki elektronicznej mogłoby w praktyce zawęzić dostęp obywateli do dokumentu. Nadal przeważająca część mieszkańców i przedsiębiorców ma większe „zaufanie” i możliwość wykorzystania postaci papierowej niż elektronicznej dokumentu. Co więcej, przepisy prawa wymagają niejednokrotnie papierowej postaci dokumentów.

REKLAMA

Wysyłka w postaci papierowej

Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się przez wydrukowanie ostatecznie zaakceptowanej wersji przeznaczonej do wysyłki, a następnie podpisanie odręczne wydruku. Istotne jest, aby na wydruku nie dopisywać odręcznie żadnych elementów pisma, co mogłoby w konsekwencji odbiegać od treści, którą przechowujemy w systemie EZD. Dlatego wymogiem jest, by wydruk zawierał kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc, dzień). W systemie EZD natomiast przechowujemy ostatecznie zaakceptowaną wersję pisma podpisaną podpisem elektronicznym. Dopuszczono też możliwość włączenia do akt sprawy odwzorowania cyfrowego podpisanego odręcznie pisma przeznaczonego do wysyłki. Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba że przepisy odrębne wymagają wykonania i przechowania w podmiocie drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej. Drugi egzemplarz przechowuje się w składzie chronologicznym, odrębnie od przesyłek wpływających, uporządkowanym w kolejności wynikającej z rejestru przesyłek wychodzących.

Czytaj także: Nowa instrukcja kancelaryjna - urząd „papierowy” czy „elektroniczny”>>

Nowa instrukcja kancelaryjna 2011>>

Wysyłka w postaci elektronicznej

Przepisy rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej przewidują wysyłanie pism w formie elektronicznej:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

1) automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym,

2) przez punkt kancelaryjny,

3) przez pracowników upoważnionych do obsługi elektronicznych doręczeń.

Automatyczne wysyłanie pism jest uzasadnione faktem, że system może posiadać funkcjonalności wykonywania automatycznie określonych czynności, np. wysyłania pisma po podpisaniu go podpisem elektronicznym. Z uwagi na fakt, że pisma mogą być wysyłane w różnej formie, nałożono na punkt kancelaryjny dokonujący wysyłki obowiązek:

1) odnotowania w systemie EZD sposobu wysłania przesyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy) i uzupełnienia innych metadanych odnoszących się do przesyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez prowadzącego sprawę,

2) przekazania przesyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu.

Ten sposób postępowania uwzględnia m.in. sytuację przewidzianą w § 46 k.p.a. W przypadku gdy organ w terminie 7 dni od daty wysłania pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej nie otrzyma potwierdzenia doręczenia, zobowiązany jest doręczyć pismo w sposób tradycyjny, co powinno być również odnotowane w systemie EZD.

Czytaj także: Kim jest koordynator czynności kancelaryjnych>>

Kompleksowe omówienie problematyki zarządzania dokumentacją, zarówno w tradycyjnych papierowych urzędach jak i tych nowoczesnych zawiera nr 6 Poradnika Samorządowca - "ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ I INFORMACJĄ"

Źródło: Poradnik Samorządowca

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
36 lat w oczekiwaniu na diagnozę. Pacjenci z chorobami rzadkimi wciąż czekają na zmiany

W Polsce ponad 3 miliony osób zmaga się z chorobami rzadkimi, a system opieki zdrowotnej wciąż nie jest odpowiednio przystosowany do ich potrzeb. Czas oczekiwania na diagnozę często rozciąga się na lata, co prowadzi do pogorszenia zdrowia pacjentów i stanowi ogromne obciążenie dla ich rodzin. Oto historie pacjentów, którzy latami czekali na diagnozę.

4666 zł dla każdego sołtysa? Wybory organizowane przez PKW?

Czy sołtysi otrzymają wynagrodzenia na poziomie ustawowej płacy minimalnej? Czy wybory na sołtysa będą organizowane przez Państwową Komisję Wyborczą, a kandydaci organizować będą kampanie w swoich wsiach? Profesjonalizacje działań najmniejszych jednostek administracyjnych zaproponował jeden z kandydatów na Prezydenta PR.

Status ochrony wilka. Komisja Europejska proponuje zmiany

7 marca 2025 r. weszły w życie zmiany dotyczące załączników do konwencji berneńskiej. Chodzi o zmianę statusu ochrony wilka. Komisja UE proponuje dostosowanie statusu ochrony wilka w prawodawstwie UE do konwencji berneńskiej.

Poradnik kryzysowy. Pierwsze 72 h każde gospodarstwo powinno przetrwać o własnych siłach

Do końca roku do obywateli ma trafić tzw. poradnik kryzysowy. Robert Klonowski z MSWiA przekazał PAP: - Przez trzy dni wszyscy obywatele, każde gospodarstwo domowe, powinno przetrwać o własnych siłach.

REKLAMA

Fundusz Kompensacyjny Zdarzeń Medycznych – alternatywa dla drogi sądowej

Zgodnie z obowiązującą ustawą z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz niektórych innych ustaw od 1 lipca 2024 r. doszło do zniesienia wojewódzkich komisji ds. orzekania o zdarzeniach medycznych. W ramach pozasądowego trybu kompensaty szkód medycznych zastąpił je Rzecznik Praw Pacjenta będący dysponentem Funduszu Kompensacyjnego Zdarzeń Medycznych.

Prawo pacjenta do dostępu do dokumentacji medycznej

Jednym z fundamentalnych praw pacjenta jest prawo do dostępu do dokumentacji medycznej dotyczącej jego stanu zdrowia oraz udzielonych mu świadczeń zdrowotnych. Jak złożyć wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej?

Świadczenie mieszkaniowe w Policji, PSP, SG i SOP - na wzór tego w wojsku, Karta Rodzin Mundurowych i inne zmiany. Jest porozumienie MSWiA ze związkowcami

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji poinformowało 6 marca 2025 r. o podpisaniu porozumienia pomiędzy MSWiA a przedstawicielami związków zawodowych służb mundurowych podległych resortowi. Co zawiera to porozumienie?

Poczta przestanie dostarczać listy od 1 stycznia 2026 r., 1/3 pracowników do zwolnienia ... w Danii. Czy tak samo może być w Polsce?

Zarząd duńskiej poczty PostNord ogłosił 6 marca 2205 r., że firma zaprzestanie z końcem 2025 r. dostarczania listów w związku z brakiem rentowności tej usługi i postępującą cyfryzacją. To m.in. skutek nowego prawa pocztowego, które weszło w życie w Danii. Operator pocztowy chce skupić się wyłącznie na dystrybucji paczek.

REKLAMA

Wiceprezes BCC: Niezbędne jest przeprowadzenie uporządkowanego przeglądu zgłaszanych propozycji deregulacyjnych

We wtorek, 4 marca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła uchwałę w sprawie koordynacji procesu legislacyjnego wdrażającego deregulację. Wiceprezes BCC Witold Michałek przekazał, że niezbędne jest przeprowadzenie uporządkowanego przeglądu zgłaszanych propozycji deregulacyjnych.

Chiny: jeśli USA chcą wojny (celnej, handlowej i każdej innej), będziemy walczyć do końca

Jeśli wojna, czy to celna, handlowa, czy jakakolwiek inna, jest tym, czego chcą USA, to jesteśmy gotowi walczyć do końca – oświadczyła ambasada ChRL w Stanach Zjednoczonych we wpisie opublikowanym 5 marca 2025 r. w mediach społecznościowych. Tych samych słów użył dzień wcześniej rzecznik chińskiego MSZ. To reakcja na zwiększenie do 20 proc. ceł na import towarów z Chin do tego kraju.

REKLAMA