REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Pisma wychodzące w postaci papierowej i elektronicznej

Subskrybuj nas na Youtube

REKLAMA

REKLAMA

System EZD to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. Choć ma on charakter podstawowy – instrukcja kancelaryjna umożliwia zarówno przygotowanie pism wychodzących w postaci papierowej, jak i elektronicznej.

Ograniczenie możliwości jedynie do wysyłki elektronicznej mogłoby w praktyce zawęzić dostęp obywateli do dokumentu. Nadal przeważająca część mieszkańców i przedsiębiorców ma większe „zaufanie” i możliwość wykorzystania postaci papierowej niż elektronicznej dokumentu. Co więcej, przepisy prawa wymagają niejednokrotnie papierowej postaci dokumentów.

REKLAMA

Wysyłka w postaci papierowej

Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się przez wydrukowanie ostatecznie zaakceptowanej wersji przeznaczonej do wysyłki, a następnie podpisanie odręczne wydruku. Istotne jest, aby na wydruku nie dopisywać odręcznie żadnych elementów pisma, co mogłoby w konsekwencji odbiegać od treści, którą przechowujemy w systemie EZD. Dlatego wymogiem jest, by wydruk zawierał kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc, dzień). W systemie EZD natomiast przechowujemy ostatecznie zaakceptowaną wersję pisma podpisaną podpisem elektronicznym. Dopuszczono też możliwość włączenia do akt sprawy odwzorowania cyfrowego podpisanego odręcznie pisma przeznaczonego do wysyłki. Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba że przepisy odrębne wymagają wykonania i przechowania w podmiocie drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej. Drugi egzemplarz przechowuje się w składzie chronologicznym, odrębnie od przesyłek wpływających, uporządkowanym w kolejności wynikającej z rejestru przesyłek wychodzących.

Czytaj także: Nowa instrukcja kancelaryjna - urząd „papierowy” czy „elektroniczny”>>

Nowa instrukcja kancelaryjna 2011>>

Wysyłka w postaci elektronicznej

Przepisy rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej przewidują wysyłanie pism w formie elektronicznej:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

1) automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym,

2) przez punkt kancelaryjny,

3) przez pracowników upoważnionych do obsługi elektronicznych doręczeń.

Automatyczne wysyłanie pism jest uzasadnione faktem, że system może posiadać funkcjonalności wykonywania automatycznie określonych czynności, np. wysyłania pisma po podpisaniu go podpisem elektronicznym. Z uwagi na fakt, że pisma mogą być wysyłane w różnej formie, nałożono na punkt kancelaryjny dokonujący wysyłki obowiązek:

1) odnotowania w systemie EZD sposobu wysłania przesyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy) i uzupełnienia innych metadanych odnoszących się do przesyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez prowadzącego sprawę,

2) przekazania przesyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu.

Ten sposób postępowania uwzględnia m.in. sytuację przewidzianą w § 46 k.p.a. W przypadku gdy organ w terminie 7 dni od daty wysłania pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej nie otrzyma potwierdzenia doręczenia, zobowiązany jest doręczyć pismo w sposób tradycyjny, co powinno być również odnotowane w systemie EZD.

Czytaj także: Kim jest koordynator czynności kancelaryjnych>>

Kompleksowe omówienie problematyki zarządzania dokumentacją, zarówno w tradycyjnych papierowych urzędach jak i tych nowoczesnych zawiera nr 6 Poradnika Samorządowca - "ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ I INFORMACJĄ"

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Poradnik Samorządowca

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zmiany w opłatach za śmieci – będą nowe zasady segregacji, ulgi i kontrola deklaracji [PROJEKT MKiŚ]

W wykazie prac legislacyjnych pojawił się projekt nowelizacji ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach. Chodzi o zmiany w funkcjonowaniu systemu gospodarowania odpadami na poziomie gminnym, które w ocenie projektodawców będą odpowiadać na realne potrzeby JST oraz mieszkańców.

RPO: Dość "wrogich przejęć" między gminami. Potrzebna kontrola sądowa

Rzecznik Praw Obywatelskich apeluje do premiera Donalda Tuska o zawieszenie kontrowersyjnych decyzji dotyczących zmian granic gmin do czasu wprowadzenia nowych przepisów. Od lat brakuje skutecznej kontroli sądowej nad decyzjami Rady Ministrów, które prowadzą do konfliktów między samorządami.

Granica polsko-niemiecka. Czy Polska wprowadzi kontrole?

Czy Niemcy przerzucają imigrantów do Polski? Co z granicą polsko-niemiecką? Czy Polska wprowadzi kontrole graniczne w celu zapobiegania napływom nielegalnych migrantów?

Premier D. Tusk: po rekonstrukcji w rządzie będą wyłącznie przyzwoici ludzie; około 15 lipca zapadną decyzje personalne

W dniu 30 czerwca 2025 r. na konferencji prasowej Premier Donald Tusk zapowiedział, że około 15 lipca zaproponuje kształt rządu po rekonstrukcji. Rozmowy w tej sprawie są prowadzone z liderami koalicyjnych ugrupowań - PSL, Polski 2050 i Lewicy. Żyjemy w ustrojowym bałaganie, podważane są obiektywne kryteria prawne, dlatego chciałbym, by politycy kierowali się naturalnymi kryteriami, jak zdrowy rozsądek czy zwykła ludzka przyzwoitość, i tacy będą ministrowie po rekonstrukcji - mówił 27 czerwca 2025 r. na konferencji prasowej premier Donald Tusk.

REKLAMA

Nowelizacja specustawy powodziowej. Nowe zadania i obowiązki samorządów

Możliwość zamiany zniszczonych nieruchomości na lokale komunalne, obowiązek raportowania decyzji WZ, świadczenie lokalowe, premia powodziowa czy ułatwienia proceduralne w odbudowie zniszczonych domów i obiektów – to najważniejsze zmiany w specustawie powodziowej. Nowelizacja ustawy wzmacnia kompetencje JST, daje im nowe narzędzia, ale też nakłada dodatkowe obowiązki administracyjne i sprawozdawcze.

Czym różni się „odbiór” odpadów komunalnych z nieruchomości od „przyjmowania odpadów”

NSA przypomniał gminom, że ustawodawca rozróżnia pojęcia odbierania odpadów komunalnych od ich przyjmowania i wprowadza odrębnie różne sposoby oddawania odpadów. Co za tym idzie – mechanizmy nie mogą być traktowane jako formy zamienne, kształtowane według własnego uznania gminy.

Wydruk zdjęcia z Google Street View jako dowód w sprawie administracyjnej

Dowodem w postępowaniu administracyjnym może być wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dlatego wydrukom z Geoportalu oraz wydrukom zdjęć Google Street View nie można odmówić mocy dowodowej. Stanowią one jednak tzw. dowody nienazwane i nie mają prawem przewidzianej mocy dowodowej – tak jak w przypadku dokumentów urzędowych, które sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone.

Zamówienia publiczne: jakie zmiany są konieczne? 130 tys. zł progu zamiast 80 tys. zł

Konieczne są zmiany w zamówieniach publicznych. Pierwsza dotyczy zasady konkurencyjności, której prawidłowe stosowanie sprawia beneficjentom duże problemy. Druga zmiana polega na podwyższeniu progu kwotowego na 130 tys. zł.

REKLAMA

NSZZ „Solidarność” na wojennej ścieżce z MEN: To nie reforma, to degradacja zawodu nauczyciela!

Krajowa Sekcja Oświaty i Wychowania NSZZ „Solidarność” ostro krytykuje planowane przez Ministerstwo Edukacji zmiany w zatrudnianiu specjalistów oraz rozszerzenie obowiązków nauczycieli bez dodatkowego wynagrodzenia. Związkowcy alarmują: MEN łamie prawo pracy, podważa autorytet pedagogów i ignoruje realne potrzeby oświaty. W tle – groźba protestów i oskarżenia o systemowe niszczenie zawodu nauczyciela.

Nowe standardy żywienia w szpitalach 2025: Ministerstwo Zdrowia wprowadza obowiązkowe diety dla pacjentów [PROJEKT]

Ministerstwo Zdrowia przedstawiło projekt rozporządzenia, które ma ujednolicić standardy żywienia pacjentów w szpitalach. Zmiany mają zagwarantować zdrowe, zbilansowane i dostosowane do stanu zdrowia posiłki, a także zwiększyć transparentność i jakość usług cateringowych w placówkach medycznych.

REKLAMA