Pisma wychodzące w postaci papierowej i elektronicznej

Ograniczenie możliwości jedynie do wysyłki elektronicznej mogłoby w praktyce zawęzić dostęp obywateli do dokumentu. Nadal przeważająca część mieszkańców i przedsiębiorców ma większe „zaufanie” i możliwość wykorzystania postaci papierowej niż elektronicznej dokumentu. Co więcej, przepisy prawa wymagają niejednokrotnie papierowej postaci dokumentów.

Wysyłka w postaci papierowej

Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się przez wydrukowanie ostatecznie zaakceptowanej wersji przeznaczonej do wysyłki, a następnie podpisanie odręczne wydruku. Istotne jest, aby na wydruku nie dopisywać odręcznie żadnych elementów pisma, co mogłoby w konsekwencji odbiegać od treści, którą przechowujemy w systemie EZD. Dlatego wymogiem jest, by wydruk zawierał kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc, dzień). W systemie EZD natomiast przechowujemy ostatecznie zaakceptowaną wersję pisma podpisaną podpisem elektronicznym. Dopuszczono też możliwość włączenia do akt sprawy odwzorowania cyfrowego podpisanego odręcznie pisma przeznaczonego do wysyłki. Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba że przepisy odrębne wymagają wykonania i przechowania w podmiocie drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej. Drugi egzemplarz przechowuje się w składzie chronologicznym, odrębnie od przesyłek wpływających, uporządkowanym w kolejności wynikającej z rejestru przesyłek wychodzących.

Czytaj także: Nowa instrukcja kancelaryjna - urząd „papierowy” czy „elektroniczny”>>

Nowa instrukcja kancelaryjna 2011>>

Wysyłka w postaci elektronicznej

Przepisy rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej przewidują wysyłanie pism w formie elektronicznej:

1) automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym,

2) przez punkt kancelaryjny,

3) przez pracowników upoważnionych do obsługi elektronicznych doręczeń.

Automatyczne wysyłanie pism jest uzasadnione faktem, że system może posiadać funkcjonalności wykonywania automatycznie określonych czynności, np. wysyłania pisma po podpisaniu go podpisem elektronicznym. Z uwagi na fakt, że pisma mogą być wysyłane w różnej formie, nałożono na punkt kancelaryjny dokonujący wysyłki obowiązek:

1) odnotowania w systemie EZD sposobu wysłania przesyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy) i uzupełnienia innych metadanych odnoszących się do przesyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez prowadzącego sprawę,

2) przekazania przesyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu.

Ten sposób postępowania uwzględnia m.in. sytuację przewidzianą w § 46 k.p.a. W przypadku gdy organ w terminie 7 dni od daty wysłania pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej nie otrzyma potwierdzenia doręczenia, zobowiązany jest doręczyć pismo w sposób tradycyjny, co powinno być również odnotowane w systemie EZD.

Czytaj także: Kim jest koordynator czynności kancelaryjnych>>

Kompleksowe omówienie problematyki zarządzania dokumentacją, zarówno w tradycyjnych papierowych urzędach jak i tych nowoczesnych zawiera nr 6 Poradnika Samorządowca - "ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ I INFORMACJĄ"