REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Plusy i minusy samooceny urzędu

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anatol Władyka

REKLAMA

Z roku na rok polskie gminy i powiaty przywiązują coraz większą wagę do jakości realizowanych zadań i świadczonych usług. Coraz bardziej dostrzegają również związek pomiędzy profesjonalnym zarządzaniem, otwarciem na innowacje a poprawą jakości życia mieszkańców.

Samorządy, które stawiają na jakość, stają się zdecydowanie lepszymi miejscami do życia, wypoczynku czy też prowadzenia biznesu niż te, które preferują podejście „jakoś to będzie”. Należy mieć nadzieję, że w związku z upowszechnianiem metod samooceny urzędów grono tych pierwszych będzie ciągle rosło.

REKLAMA

Samoocena, czyli... jakość trafia pod strzechy

REKLAMA

Do niedawna problematyka jakości funkcjonowania administracji samorządowej kojarzona była głównie z systemami zarządzania jakością na podstawie normy ISO. Samorządy, które mogły pochwalić się stosownymi certyfikatami, postrzegane były jako liderzy zarządzania. Kilkunastoletnia historia stosowania tego rodzaju systemów w naszych samorządach przyniosła oprócz widocznych sukcesów także wiele rozczarowań. Można spotkać się z sytuacjami, w których urzędy wycofują się ze stosowania norm ISO. Tłumaczą to różnymi powodami, m.in. dodatkową, zbędną biurokracją, czasochłonnością i brakiem elastyczności, kosztami związanymi z funkcjonowaniem systemu (koszty audytów, certyfikacji), niedostosowaniem systemu do warunków funkcjonowania administracji. Z tych samych powodów ogromna większość polskich samorządów w ogóle nie podjęła wysiłków na rzecz wdrożenia instrumentów kompleksowego zarządzania jakością.

Szansą na przezwyciężenie tego impasu i szerokie upowszechnienie zarządzania jakością w administracji samorządowej są metody bazujące na samoocenie. Metody te posiadają cechy, które powinny okazać się sprzyjające dla samorządów. Przede wszystkim są one w pełni dostosowane do specyfiki administracji, a ich stosowanie odbywać się może na podstawie zasobów kadrowych urzędu. Nie ma potrzeby angażowania ekspertów zewnętrznych (audytorów), gdyż metody samooceny są bardzo dobrze oprzyrządowane i przystosowane do samodzielnego stosowania nawet w małych urzędach. Rolę zewnętrznych audytorów przejmują zespoły zadaniowe utworzone w urzędzie, których zadaniami są przeprowadzenie kompleksowej samooceny urzędu, sformułowanie planu usprawnień i następnie jego realizacja. Tego typu podejście stosowane jest w dwóch najbardziej rozpowszechnionych metodach samooceny:

1) Wspólnej Metodzie Oceny (CAF) – wypracowanej przez kraje członkowskie Unii Europejskiej (informacje na jej temat wraz z podręcznikami stosowania można znaleźć m.in. na www.administracja.mswia.gov.pl; zakładka: Departament Administracji Publicznej/Projekty systemowe DAP) oraz

2) metodzie Planowania Rozwoju Instytucjonalnego (PRI) – będącej rezultatem prac Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie oraz ogólnopolskich organizacji samorządowych, np. Związku Gmin Wiejskich RP, Związku Miast Polskich, Związku Powiatów Polskich (informacja o metodzie wraz z podręcznikami i aplikacją komputerową stworzoną z myślą o samodzielnym stosowaniu znajduje się na stronie www.pri.msap.pl).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Czytaj także: Wartościowanie stanowisk pracy w jednostkach samorządowych>>

Dlaczego warto stosować samoocenę w urzędach

REKLAMA

Rzetelnie przeprowadzona samoocena w urzędzie jest punktem wyjścia do podjęcia działań usprawniających funkcjonowanie administracji samorządowej. W wyniku samooceny otrzymujemy bardzo szczegółową analizę obecnego stanu rozwoju instytucjonalnego, uwzględniającą wszystkie najważniejsze aspekty funkcjonowania gminy czy też powiatu. Specjalnie powołany zespół zadaniowy, składający się z pracowników urzędu, dokonuje oceny kilkunastu aspektów funkcjonowania administracji lokalnej. W przypadku metody PRI w ramach pięciu obszarów zarządzania wyodrębniono 19 szczegółowych kryteriów (patrz tabela). Kryteria te różnią się nieco w wersji dla gminy i powiatu.

W modelu CAF wyróżniono natomiast kryteria potencjału (przywództwo, strategia i planowanie, pracownicy, partnerstwo i zasoby, procesy) i wyników (wyniki w relacjach z klientami/obywatelami, wyniki w relacjach z pracownikami, wyniki społeczne i wyniki kluczowe).

Łatwo zauważyć, że jeśli chodzi o zakres analizy, to metody te są bardzo zbliżone. Podobny jest również mechanizm przeprowadzania samooceny. Zespół zadaniowy, poprzez dyskusję i udzielanie odpowiedzi na szczegółowe pytania w ramach poszczególnych kryteriów, określa jednocześnie obecny poziom rozwoju urzędu. Wspólnym elementem dla obydwu metod jest opracowanie planu rozwoju i w dalszej kolejności jego wdrażanie.

Samorządy, które szukają metod i pomysłów na poprawę jakości i sprawności działania, powinny zacząć od przeprowadzenia samooceny. Dzięki temu w sposób bezkosztowy uzyskają pełną i wielowymiarową ocenę swojej dotychczasowej działalności, która umożliwi im podjęcie decyzji dotyczących niezbędnych działań usprawniających. Nie jest to również przedsięwzięcie czasochłonne. Dzięki ogólnie dostępnej aplikacji komputerowej przeprowadzenie pełnej samooceny na podstawie metody PRI możliwe jest w trakcie jednego dnia. Ważnym atutem na rzecz prezentowanych metod samooceny jest również fakt, że dzięki ich stosowaniu uzyskuje się wiedzę oraz dostęp do najlepszych praktyk zarządczych z kraju i Europy.

Czytaj także: Każdy urząd może sam udoskonalać swoje działanie>>

Trudny wybór – model CAF czy metoda PRI

Cechą wspólną obu metod jest kompleksowe podejście do zarządzania jakością w administracji samorządowej, uzależnione od takich wartości, jak: przywództwo, zarządzanie poprzez procesy, zaangażowanie i rozwój pracowników, ciągłe doskonalenie i wprowadzanie innowacji, orientacja na klienta i na wyniki, rozwój partnerskich stosunków z otoczeniem. Metody uwzględniają również warunki związane z funkcjonowaniem administracji, takie jak zasady jawności, partycypacji społecznej, rządy prawa oraz wymóg zachowań etycznych.

Samorządy, które podejmą decyzję o przeprowadzeniu u siebie eksperymentu z samooceną, muszą wybrać metodę, na podstawie której zamierzają to zrobić. Nic, oczywiście, nie stoi na przeszkodzie, żeby stosować obydwie. Są w Polsce samorządy, które podjęły właśnie taką decyzję (np. Starostwo Powiatowe we Wrocławiu). Ma ona swoje uzasadnienie, gdyż model CAF i metoda PRI są w wielu miejscach komplementarne. Z uwagi na to, że model CAF jest produktem ogólnoeuropejskim, zdecydowana większość zapisów ma charakter ogólny, nieodnoszący się do stanu prawnego i uwarunkowań lokalnych. Metoda PRI jest pod tym względem zdecydowanie bardziej dopasowana do warunków funkcjonowania polskiego samorządu. Została ona opracowana na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie przy aktywnym udziale organizacji samorządowych.

Próbując jeszcze porównywać obie metody, należy stwierdzić, że samoocena metodą PRI jest prostsza do przeprowadzenia. Pełny obraz rozwoju instytucjonalnego organizacji uzyskuje się po udzieleniu jednoznacznych odpowiedzi (tak lub nie) na zestawy pytań przypisanych do każdego kryterium.

Obie metody mają plusy i minusy. Pewne jest jednak, że zastosowanie jednej lub drugiej może stać się pierwszym, i do tego znaczącym, krokiem na drodze do sprawnej i nowoczesnej administracji samorządowej.

Tabela. Obszary i kryteria objęte analizą w ramach metody Planowania Rozwoju Instytucjonalnego (PRI)

@RY1@i41/2011/017/i41.2011.017.000.0034.001.jpg@RY2@

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Gazeta Samorządu i Administracji

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Konkurs "Aktywny Senior 2025". Wnioski o dofinansowania można składać do 11 czerwca 2025 r.

12 maja 2025 r. Ministerstwo Sportu i Turystyki ogłosiło nabór wniosków do zadania Aktywny Senior w ramach programu Aktywność dla Każdego. Wnioski o dofinansowania w ramach konkursu "Aktywny Senior 2025" można składać do 11 czerwca 2025 r.

Duży ruch na Okęciu. Lotnisko od początku roku odprawiło ponad 6,6 mln podróżnych

Lotnisko Chopina jest na granicy przepustowości. Od stycznia do końca kwietnia br. odprawiło już ponad 6,6 mln podróżnych, podczas gdy w tym samym okresie w ubiegłym roku było to prawie 5,9 mln osób. Dokąd latamy najczęściej?

Polacy mniej chodzą do kina

Główny Urząd Statystyczny podał dane dotyczące widzów w kinach w 2024 r. W porównaniu z 2023 r., liczba widzów w kinach stałych spadła o 0,4 proc. do 49,5 mln

Spacer w lesie - lek na codzienny stres

Regularne, 30-minutowe spacery w naturze pięć razy w tygodniu mogą zmniejszyć ryzyko depresji aż o 30% – podaje raport Transforming Scotland's Health. W obliczu prognoz WHO, że do 2030 roku depresja stanie się najczęstszą chorobą na świecie, kontakt z przyrodą to skuteczna forma profilaktyki.

REKLAMA

Są fundusze na ekologię, cyfryzację i innowacje

W dobie dynamicznego rozwoju technologii cyfrowej i wdrażania kolejnych innowacji, nie można zapominać o zagrożeniach, które się z nimi wiążą. Zgodnie z unijną zasadą „Do No Significant Harm” („Nie Czyń Znaczącej Szkody”), gdy ubiegamy się o wsparcie z funduszy, jesteśmy zobowiązani do prowadzenia inwestycji w sposób, który nie będzie wyrządzać poważnych szkód środowiskowych czy społecznych.

Spadł ruch na radomskim lotnisku, ale w planach nowe kierunki

Polskie Porty Lotnicze poinformowały, że lotnisko w Radomiu obsłużyło w kwietniu br. ok. 2,5 tys. pasażerów; to spadek o 42 proc. wobec zeszłego roku. W pierwszych czterech miesiącach tego roku ruch w radomskim pocie spadł o 31 proc.

Ratownicy medyczni nie chcą kamizelek nożoodpornych

Ogólnopolski Związek Zawodowy Ratowników Medycznych (OZZRM) uważa, że pomysł powszechnego wprowadzenia kamizelek nożoodpornych, jako reakcji na śmierć ratownika ugodzonego nożem, nie jest dobry. Co proponują związkowcy?

Ostatni dzwonek dla zdrowia młodych. 7 maja 2025 r. sejmowa Komisja Zdrowia zajmie się zakazem sprzedaży wszystkich rodzajów papierosów elektronicznych oraz pojemników zapasowych osobom poniżej 18. roku życia

W środę sejmowa Komisji Zdrowia rozpatrzy rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o ochronie zdrowia przed następstwami używania tytoniu i wyrobów tytoniowych. Wcześniej, ponad 20 organizacji działających w ochronie zdrowia apelowało o jak najszybsze jej procedowanie. Chodzi o zakaz sprzedaży wszystkich rodzajów papierosów elektronicznych oraz pojemników zapasowych osobom poniżej 18 r.ż.

REKLAMA

Wybory prezydenckie: ułatwienia dla wyborców 60+

Transport do i z lokalu wyborczego. Możliwość głosowania korespondencyjnego albo za pośrednictwem pełnomocnika. Możliwość zmiany miejsca głosowania w obwodzie właściwym dla lokalu przystosowanego do potrzeb osób niepełnosprawnych. Z tych wszystkich ułatwień mogą skorzystać wyborcy, którzy najpóźniej w dniu głosowania w tegorocznych wyborach Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej ukończą 60. rok życia. A także wyborcy niepełnosprawni – bez względu na wiek.

Plany ewakuacyjne i szkolenia. Nowe zadania gmin w 2025 r.

Do końca 2025 r. gminy muszą opracować plany ewakuacyjne. To jedno z zadań nałożonych na samorządy przez ustawę z 5 grudnia 2024 r. o ochronie ludności i obronie cywilnej.

REKLAMA