REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Plusy i minusy samooceny urzędu

Anatol Władyka

REKLAMA

Z roku na rok polskie gminy i powiaty przywiązują coraz większą wagę do jakości realizowanych zadań i świadczonych usług. Coraz bardziej dostrzegają również związek pomiędzy profesjonalnym zarządzaniem, otwarciem na innowacje a poprawą jakości życia mieszkańców.

Samorządy, które stawiają na jakość, stają się zdecydowanie lepszymi miejscami do życia, wypoczynku czy też prowadzenia biznesu niż te, które preferują podejście „jakoś to będzie”. Należy mieć nadzieję, że w związku z upowszechnianiem metod samooceny urzędów grono tych pierwszych będzie ciągle rosło.

REKLAMA

Samoocena, czyli... jakość trafia pod strzechy

REKLAMA

Do niedawna problematyka jakości funkcjonowania administracji samorządowej kojarzona była głównie z systemami zarządzania jakością na podstawie normy ISO. Samorządy, które mogły pochwalić się stosownymi certyfikatami, postrzegane były jako liderzy zarządzania. Kilkunastoletnia historia stosowania tego rodzaju systemów w naszych samorządach przyniosła oprócz widocznych sukcesów także wiele rozczarowań. Można spotkać się z sytuacjami, w których urzędy wycofują się ze stosowania norm ISO. Tłumaczą to różnymi powodami, m.in. dodatkową, zbędną biurokracją, czasochłonnością i brakiem elastyczności, kosztami związanymi z funkcjonowaniem systemu (koszty audytów, certyfikacji), niedostosowaniem systemu do warunków funkcjonowania administracji. Z tych samych powodów ogromna większość polskich samorządów w ogóle nie podjęła wysiłków na rzecz wdrożenia instrumentów kompleksowego zarządzania jakością.

Szansą na przezwyciężenie tego impasu i szerokie upowszechnienie zarządzania jakością w administracji samorządowej są metody bazujące na samoocenie. Metody te posiadają cechy, które powinny okazać się sprzyjające dla samorządów. Przede wszystkim są one w pełni dostosowane do specyfiki administracji, a ich stosowanie odbywać się może na podstawie zasobów kadrowych urzędu. Nie ma potrzeby angażowania ekspertów zewnętrznych (audytorów), gdyż metody samooceny są bardzo dobrze oprzyrządowane i przystosowane do samodzielnego stosowania nawet w małych urzędach. Rolę zewnętrznych audytorów przejmują zespoły zadaniowe utworzone w urzędzie, których zadaniami są przeprowadzenie kompleksowej samooceny urzędu, sformułowanie planu usprawnień i następnie jego realizacja. Tego typu podejście stosowane jest w dwóch najbardziej rozpowszechnionych metodach samooceny:

1) Wspólnej Metodzie Oceny (CAF) – wypracowanej przez kraje członkowskie Unii Europejskiej (informacje na jej temat wraz z podręcznikami stosowania można znaleźć m.in. na www.administracja.mswia.gov.pl; zakładka: Departament Administracji Publicznej/Projekty systemowe DAP) oraz

2) metodzie Planowania Rozwoju Instytucjonalnego (PRI) – będącej rezultatem prac Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie oraz ogólnopolskich organizacji samorządowych, np. Związku Gmin Wiejskich RP, Związku Miast Polskich, Związku Powiatów Polskich (informacja o metodzie wraz z podręcznikami i aplikacją komputerową stworzoną z myślą o samodzielnym stosowaniu znajduje się na stronie www.pri.msap.pl).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Czytaj także: Wartościowanie stanowisk pracy w jednostkach samorządowych>>

Dlaczego warto stosować samoocenę w urzędach

REKLAMA

Rzetelnie przeprowadzona samoocena w urzędzie jest punktem wyjścia do podjęcia działań usprawniających funkcjonowanie administracji samorządowej. W wyniku samooceny otrzymujemy bardzo szczegółową analizę obecnego stanu rozwoju instytucjonalnego, uwzględniającą wszystkie najważniejsze aspekty funkcjonowania gminy czy też powiatu. Specjalnie powołany zespół zadaniowy, składający się z pracowników urzędu, dokonuje oceny kilkunastu aspektów funkcjonowania administracji lokalnej. W przypadku metody PRI w ramach pięciu obszarów zarządzania wyodrębniono 19 szczegółowych kryteriów (patrz tabela). Kryteria te różnią się nieco w wersji dla gminy i powiatu.

W modelu CAF wyróżniono natomiast kryteria potencjału (przywództwo, strategia i planowanie, pracownicy, partnerstwo i zasoby, procesy) i wyników (wyniki w relacjach z klientami/obywatelami, wyniki w relacjach z pracownikami, wyniki społeczne i wyniki kluczowe).

Łatwo zauważyć, że jeśli chodzi o zakres analizy, to metody te są bardzo zbliżone. Podobny jest również mechanizm przeprowadzania samooceny. Zespół zadaniowy, poprzez dyskusję i udzielanie odpowiedzi na szczegółowe pytania w ramach poszczególnych kryteriów, określa jednocześnie obecny poziom rozwoju urzędu. Wspólnym elementem dla obydwu metod jest opracowanie planu rozwoju i w dalszej kolejności jego wdrażanie.

Samorządy, które szukają metod i pomysłów na poprawę jakości i sprawności działania, powinny zacząć od przeprowadzenia samooceny. Dzięki temu w sposób bezkosztowy uzyskają pełną i wielowymiarową ocenę swojej dotychczasowej działalności, która umożliwi im podjęcie decyzji dotyczących niezbędnych działań usprawniających. Nie jest to również przedsięwzięcie czasochłonne. Dzięki ogólnie dostępnej aplikacji komputerowej przeprowadzenie pełnej samooceny na podstawie metody PRI możliwe jest w trakcie jednego dnia. Ważnym atutem na rzecz prezentowanych metod samooceny jest również fakt, że dzięki ich stosowaniu uzyskuje się wiedzę oraz dostęp do najlepszych praktyk zarządczych z kraju i Europy.

Czytaj także: Każdy urząd może sam udoskonalać swoje działanie>>

Trudny wybór – model CAF czy metoda PRI

Cechą wspólną obu metod jest kompleksowe podejście do zarządzania jakością w administracji samorządowej, uzależnione od takich wartości, jak: przywództwo, zarządzanie poprzez procesy, zaangażowanie i rozwój pracowników, ciągłe doskonalenie i wprowadzanie innowacji, orientacja na klienta i na wyniki, rozwój partnerskich stosunków z otoczeniem. Metody uwzględniają również warunki związane z funkcjonowaniem administracji, takie jak zasady jawności, partycypacji społecznej, rządy prawa oraz wymóg zachowań etycznych.

Samorządy, które podejmą decyzję o przeprowadzeniu u siebie eksperymentu z samooceną, muszą wybrać metodę, na podstawie której zamierzają to zrobić. Nic, oczywiście, nie stoi na przeszkodzie, żeby stosować obydwie. Są w Polsce samorządy, które podjęły właśnie taką decyzję (np. Starostwo Powiatowe we Wrocławiu). Ma ona swoje uzasadnienie, gdyż model CAF i metoda PRI są w wielu miejscach komplementarne. Z uwagi na to, że model CAF jest produktem ogólnoeuropejskim, zdecydowana większość zapisów ma charakter ogólny, nieodnoszący się do stanu prawnego i uwarunkowań lokalnych. Metoda PRI jest pod tym względem zdecydowanie bardziej dopasowana do warunków funkcjonowania polskiego samorządu. Została ona opracowana na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie przy aktywnym udziale organizacji samorządowych.

Próbując jeszcze porównywać obie metody, należy stwierdzić, że samoocena metodą PRI jest prostsza do przeprowadzenia. Pełny obraz rozwoju instytucjonalnego organizacji uzyskuje się po udzieleniu jednoznacznych odpowiedzi (tak lub nie) na zestawy pytań przypisanych do każdego kryterium.

Obie metody mają plusy i minusy. Pewne jest jednak, że zastosowanie jednej lub drugiej może stać się pierwszym, i do tego znaczącym, krokiem na drodze do sprawnej i nowoczesnej administracji samorządowej.

Tabela. Obszary i kryteria objęte analizą w ramach metody Planowania Rozwoju Instytucjonalnego (PRI)

@RY1@i41/2011/017/i41.2011.017.000.0034.001.jpg@RY2@

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Gazeta Samorządu i Administracji

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Płace nauczycieli. Jest nowy tekst jednolity

Ile wynoszą minimalne stawki wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli obowiązujące od 1 stycznia 2024 r.? 

Gdzie Polacy spędzą czerwcówkę? Sprawdź, zanim wybierzesz kierunek

Po długiej i ciepłej majówce przyszedł czas na kolejny przedłużony weekend. Gdzie Polacy najchętniej wyjadą na wypoczynek?

Od 600 zł do 2400 zł z kilku bonów energetycznych na jeden adres. Czy będą kłopoty jak przy dodatku osłonowym i węglowym?

Trzeba złożyć osobne wnioski do gminy o bon energetyczny przez każdą z rodzin zamieszkujących wspólnie. Najczęściej będą to dwie rodziny (gospodarstwa domowe). W tym wariancie zamiast od 300 zł do 1200 zł z bonów energetycznych można na jeden adres otrzymać płatność od 600 zł do 2400 zł. Ta najwyższa jest tylko hipotetyczna - w jednym domu musiałyby mieszkać dwie 6-osobowe rodziny ogrzewające dom prądem.

Min. edukacji Barbara Nowacka: Nowe zajęcia w czasie godzin wychowawczych od 1 września 2024 r. Samorządy pytają: Kto za to zapłaci?

Nowość: Zajęcia z pierwszej pomocy na godzinach wychowawczych. Nauczyciele mają wątpliwości - gminy nie mają środków na opłacenie tych zajęć. Nierealne jest, aby w całej Polsce dali radę poprowadzić społecznie kursy pierwszej pomocy wolontariusze (np. z WOŚP).

REKLAMA

Zmiany w nauczaniu od 1 września 2024 r. MEN podpisało rozporządzenie

Zgodnie z rozporządzeniem Ministerstwa Edukacji Narodowej, od 1 września uczniowie, którzy rozpoczynają naukę w szkołach ponadpodstawowych, nie będą mieli dostępu do HiT-u. Ponadto, obowiązkowe zajęcia z pierwszej pomocy będą odbywać się na godzinach wychowawczych.

Od 4788 zł do 5915 zł wynosi minimalne wynagrodzenie nauczycieli. W Dzienniku Ustaw ukazał się jednolity tekst rozporządzenia

W Dzienniku Ustaw ukazał się jednolity tekst rozporządzenia w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli a także dodatków do wynagrodzenia i zapłaty za pracę w dniu wolnym. Jak przedstawiają się stawki? 

Opłaty abonamentowe za używanie odbiorników radiofonicznych i telewizyjnych 2025 r. KRRiT ustaliła stawki opłat RTV, a także wysokość zniżek za uiszczenie opłat z góry

Opłaty abonamentowe za używanie odbiorników radiofonicznych i telewizyjnych w 2025 roku. Krajowa Rada Radiofonii i Telewizji (KRRiT) ustaliła stawki opłat RTV, a także wysokość zniżek za uiszczenie opłat z góry.

Nowe podstawy programowe i kanon lektur szkolnych już od 1 września 2024 r.

Ostateczna wersja podstaw programowych obowiązujących od nowego roku szkolnego ma być gotowa do końca tygodnia. W najbliższych dniach ma być również podpisane rozporządzenie o likwidacji HiT.

REKLAMA

Komu przysługuje świadczenie kompensacyjne? W marcu wyniosło 4000 zł

Zakład Ubezpieczeń Społecznych podał, że w marcu 2024 roku nauczycielskie świadczenia kompensacyjne pobierało 12,5 tysiąca osób. To świadczenie stanowi odpowiednik emerytur pomostowych. Przeciętna wysokość kompensacji w marcu wyniosła około 4000 złotych.

Podejście procesowe w nowoczesnej administracji publicznej

Współczesne zarządzanie organizacją wiąże się z podejściem procesowym. W tym modelu, kluczowe procesy biznesowe są identyfikowane, analizowane i optymalizowane, aby zapewnić maksymalną wydajność i jakość, a działania prowadzone są systematycznie i efektywnie. Zarządzanie procesowe pozwala zrozumieć, jak poszczególne czynności wpływają na osiąganie celów organizacji, a także umożliwia identyfikację i eliminację nieefektywnych praktyk. Efektywne zarządzanie procesami przekłada się na poprawę jakości usług oraz produktów, zwiększenie satysfakcji klientów a także lepsze wykorzystanie zasobów.

REKLAMA