Plusy i minusy samooceny urzędu

• Samoocena, czyli... jakość trafia pod strzechy
• Dlaczego warto stosować samoocenę w urzędach
• Trudny wybór – model CAF czy metoda PRI

Samorządy, które stawiają na jakość, stają się zdecydowanie lepszymi miejscami do życia, wypoczynku czy też prowadzenia biznesu niż te, które preferują podejście „jakoś to będzie”. Należy mieć nadzieję, że w związku z upowszechnianiem metod samooceny urzędów grono tych pierwszych będzie ciągle rosło.

Samoocena, czyli... jakość trafia pod strzechy

Do niedawna problematyka jakości funkcjonowania administracji samorządowej kojarzona była głównie z systemami zarządzania jakością na podstawie normy ISO. Samorządy, które mogły pochwalić się stosownymi certyfikatami, postrzegane były jako liderzy zarządzania. Kilkunastoletnia historia stosowania tego rodzaju systemów w naszych samorządach przyniosła oprócz widocznych sukcesów także wiele rozczarowań. Można spotkać się z sytuacjami, w których urzędy wycofują się ze stosowania norm ISO. Tłumaczą to różnymi powodami, m.in. dodatkową, zbędną biurokracją, czasochłonnością i brakiem elastyczności, kosztami związanymi z funkcjonowaniem systemu (koszty audytów, certyfikacji), niedostosowaniem systemu do warunków funkcjonowania administracji. Z tych samych powodów ogromna większość polskich samorządów w ogóle nie podjęła wysiłków na rzecz wdrożenia instrumentów kompleksowego zarządzania jakością.

Szansą na przezwyciężenie tego impasu i szerokie upowszechnienie zarządzania jakością w administracji samorządowej są metody bazujące na samoocenie. Metody te posiadają cechy, które powinny okazać się sprzyjające dla samorządów. Przede wszystkim są one w pełni dostosowane do specyfiki administracji, a ich stosowanie odbywać się może na podstawie zasobów kadrowych urzędu. Nie ma potrzeby angażowania ekspertów zewnętrznych (audytorów), gdyż metody samooceny są bardzo dobrze oprzyrządowane i przystosowane do samodzielnego stosowania nawet w małych urzędach. Rolę zewnętrznych audytorów przejmują zespoły zadaniowe utworzone w urzędzie, których zadaniami są przeprowadzenie kompleksowej samooceny urzędu, sformułowanie planu usprawnień i następnie jego realizacja. Tego typu podejście stosowane jest w dwóch najbardziej rozpowszechnionych metodach samooceny:

1) Wspólnej Metodzie Oceny (CAF) – wypracowanej przez kraje członkowskie Unii Europejskiej (informacje na jej temat wraz z podręcznikami stosowania można znaleźć m.in. na www.administracja.mswia.gov.pl; zakładka: Departament Administracji Publicznej/Projekty systemowe DAP) oraz

2) metodzie Planowania Rozwoju Instytucjonalnego (PRI) – będącej rezultatem prac Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie oraz ogólnopolskich organizacji samorządowych, np. Związku Gmin Wiejskich RP, Związku Miast Polskich, Związku Powiatów Polskich (informacja o metodzie wraz z podręcznikami i aplikacją komputerową stworzoną z myślą o samodzielnym stosowaniu znajduje się na stronie www.pri.msap.pl).

Czytaj także: Wartościowanie stanowisk pracy w jednostkach samorządowych>>

Dlaczego warto stosować samoocenę w urzędach

Rzetelnie przeprowadzona samoocena w urzędzie jest punktem wyjścia do podjęcia działań usprawniających funkcjonowanie administracji samorządowej. W wyniku samooceny otrzymujemy bardzo szczegółową analizę obecnego stanu rozwoju instytucjonalnego, uwzględniającą wszystkie najważniejsze aspekty funkcjonowania gminy czy też powiatu. Specjalnie powołany zespół zadaniowy, składający się z pracowników urzędu, dokonuje oceny kilkunastu aspektów funkcjonowania administracji lokalnej. W przypadku metody PRI w ramach pięciu obszarów zarządzania wyodrębniono 19 szczegółowych kryteriów (patrz tabela). Kryteria te różnią się nieco w wersji dla gminy i powiatu.

W modelu CAF wyróżniono natomiast kryteria potencjału (przywództwo, strategia i planowanie, pracownicy, partnerstwo i zasoby, procesy) i wyników (wyniki w relacjach z klientami/obywatelami, wyniki w relacjach z pracownikami, wyniki społeczne i wyniki kluczowe).

Łatwo zauważyć, że jeśli chodzi o zakres analizy, to metody te są bardzo zbliżone. Podobny jest również mechanizm przeprowadzania samooceny. Zespół zadaniowy, poprzez dyskusję i udzielanie odpowiedzi na szczegółowe pytania w ramach poszczególnych kryteriów, określa jednocześnie obecny poziom rozwoju urzędu. Wspólnym elementem dla obydwu metod jest opracowanie planu rozwoju i w dalszej kolejności jego wdrażanie.

Samorządy, które szukają metod i pomysłów na poprawę jakości i sprawności działania, powinny zacząć od przeprowadzenia samooceny. Dzięki temu w sposób bezkosztowy uzyskają pełną i wielowymiarową ocenę swojej dotychczasowej działalności, która umożliwi im podjęcie decyzji dotyczących niezbędnych działań usprawniających. Nie jest to również przedsięwzięcie czasochłonne. Dzięki ogólnie dostępnej aplikacji komputerowej przeprowadzenie pełnej samooceny na podstawie metody PRI możliwe jest w trakcie jednego dnia. Ważnym atutem na rzecz prezentowanych metod samooceny jest również fakt, że dzięki ich stosowaniu uzyskuje się wiedzę oraz dostęp do najlepszych praktyk zarządczych z kraju i Europy.

Czytaj także: Każdy urząd może sam udoskonalać swoje działanie>>

Trudny wybór – model CAF czy metoda PRI

Cechą wspólną obu metod jest kompleksowe podejście do zarządzania jakością w administracji samorządowej, uzależnione od takich wartości, jak: przywództwo, zarządzanie poprzez procesy, zaangażowanie i rozwój pracowników, ciągłe doskonalenie i wprowadzanie innowacji, orientacja na klienta i na wyniki, rozwój partnerskich stosunków z otoczeniem. Metody uwzględniają również warunki związane z funkcjonowaniem administracji, takie jak zasady jawności, partycypacji społecznej, rządy prawa oraz wymóg zachowań etycznych.

Samorządy, które podejmą decyzję o przeprowadzeniu u siebie eksperymentu z samooceną, muszą wybrać metodę, na podstawie której zamierzają to zrobić. Nic, oczywiście, nie stoi na przeszkodzie, żeby stosować obydwie. Są w Polsce samorządy, które podjęły właśnie taką decyzję (np. Starostwo Powiatowe we Wrocławiu). Ma ona swoje uzasadnienie, gdyż model CAF i metoda PRI są w wielu miejscach komplementarne. Z uwagi na to, że model CAF jest produktem ogólnoeuropejskim, zdecydowana większość zapisów ma charakter ogólny, nieodnoszący się do stanu prawnego i uwarunkowań lokalnych. Metoda PRI jest pod tym względem zdecydowanie bardziej dopasowana do warunków funkcjonowania polskiego samorządu. Została ona opracowana na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie przy aktywnym udziale organizacji samorządowych.

Próbując jeszcze porównywać obie metody, należy stwierdzić, że samoocena metodą PRI jest prostsza do przeprowadzenia. Pełny obraz rozwoju instytucjonalnego organizacji uzyskuje się po udzieleniu jednoznacznych odpowiedzi (tak lub nie) na zestawy pytań przypisanych do każdego kryterium.

Obie metody mają plusy i minusy. Pewne jest jednak, że zastosowanie jednej lub drugiej może stać się pierwszym, i do tego znaczącym, krokiem na drodze do sprawnej i nowoczesnej administracji samorządowej.

Tabela. Obszary i kryteria objęte analizą w ramach metody Planowania Rozwoju Instytucjonalnego (PRI)

@RY1@i41/2011/017/i41.2011.017.000.0034.001.jpg@RY2@