REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Plusy i minusy samooceny urzędu

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Anatol Władyka

REKLAMA

Z roku na rok polskie gminy i powiaty przywiązują coraz większą wagę do jakości realizowanych zadań i świadczonych usług. Coraz bardziej dostrzegają również związek pomiędzy profesjonalnym zarządzaniem, otwarciem na innowacje a poprawą jakości życia mieszkańców.

Samorządy, które stawiają na jakość, stają się zdecydowanie lepszymi miejscami do życia, wypoczynku czy też prowadzenia biznesu niż te, które preferują podejście „jakoś to będzie”. Należy mieć nadzieję, że w związku z upowszechnianiem metod samooceny urzędów grono tych pierwszych będzie ciągle rosło.

REKLAMA

REKLAMA

Samoocena, czyli... jakość trafia pod strzechy

Do niedawna problematyka jakości funkcjonowania administracji samorządowej kojarzona była głównie z systemami zarządzania jakością na podstawie normy ISO. Samorządy, które mogły pochwalić się stosownymi certyfikatami, postrzegane były jako liderzy zarządzania. Kilkunastoletnia historia stosowania tego rodzaju systemów w naszych samorządach przyniosła oprócz widocznych sukcesów także wiele rozczarowań. Można spotkać się z sytuacjami, w których urzędy wycofują się ze stosowania norm ISO. Tłumaczą to różnymi powodami, m.in. dodatkową, zbędną biurokracją, czasochłonnością i brakiem elastyczności, kosztami związanymi z funkcjonowaniem systemu (koszty audytów, certyfikacji), niedostosowaniem systemu do warunków funkcjonowania administracji. Z tych samych powodów ogromna większość polskich samorządów w ogóle nie podjęła wysiłków na rzecz wdrożenia instrumentów kompleksowego zarządzania jakością.

Szansą na przezwyciężenie tego impasu i szerokie upowszechnienie zarządzania jakością w administracji samorządowej są metody bazujące na samoocenie. Metody te posiadają cechy, które powinny okazać się sprzyjające dla samorządów. Przede wszystkim są one w pełni dostosowane do specyfiki administracji, a ich stosowanie odbywać się może na podstawie zasobów kadrowych urzędu. Nie ma potrzeby angażowania ekspertów zewnętrznych (audytorów), gdyż metody samooceny są bardzo dobrze oprzyrządowane i przystosowane do samodzielnego stosowania nawet w małych urzędach. Rolę zewnętrznych audytorów przejmują zespoły zadaniowe utworzone w urzędzie, których zadaniami są przeprowadzenie kompleksowej samooceny urzędu, sformułowanie planu usprawnień i następnie jego realizacja. Tego typu podejście stosowane jest w dwóch najbardziej rozpowszechnionych metodach samooceny:

1) Wspólnej Metodzie Oceny (CAF) – wypracowanej przez kraje członkowskie Unii Europejskiej (informacje na jej temat wraz z podręcznikami stosowania można znaleźć m.in. na www.administracja.mswia.gov.pl; zakładka: Departament Administracji Publicznej/Projekty systemowe DAP) oraz

REKLAMA

2) metodzie Planowania Rozwoju Instytucjonalnego (PRI) – będącej rezultatem prac Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie oraz ogólnopolskich organizacji samorządowych, np. Związku Gmin Wiejskich RP, Związku Miast Polskich, Związku Powiatów Polskich (informacja o metodzie wraz z podręcznikami i aplikacją komputerową stworzoną z myślą o samodzielnym stosowaniu znajduje się na stronie www.pri.msap.pl).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Czytaj także: Wartościowanie stanowisk pracy w jednostkach samorządowych>>

Dlaczego warto stosować samoocenę w urzędach

Rzetelnie przeprowadzona samoocena w urzędzie jest punktem wyjścia do podjęcia działań usprawniających funkcjonowanie administracji samorządowej. W wyniku samooceny otrzymujemy bardzo szczegółową analizę obecnego stanu rozwoju instytucjonalnego, uwzględniającą wszystkie najważniejsze aspekty funkcjonowania gminy czy też powiatu. Specjalnie powołany zespół zadaniowy, składający się z pracowników urzędu, dokonuje oceny kilkunastu aspektów funkcjonowania administracji lokalnej. W przypadku metody PRI w ramach pięciu obszarów zarządzania wyodrębniono 19 szczegółowych kryteriów (patrz tabela). Kryteria te różnią się nieco w wersji dla gminy i powiatu.

W modelu CAF wyróżniono natomiast kryteria potencjału (przywództwo, strategia i planowanie, pracownicy, partnerstwo i zasoby, procesy) i wyników (wyniki w relacjach z klientami/obywatelami, wyniki w relacjach z pracownikami, wyniki społeczne i wyniki kluczowe).

Łatwo zauważyć, że jeśli chodzi o zakres analizy, to metody te są bardzo zbliżone. Podobny jest również mechanizm przeprowadzania samooceny. Zespół zadaniowy, poprzez dyskusję i udzielanie odpowiedzi na szczegółowe pytania w ramach poszczególnych kryteriów, określa jednocześnie obecny poziom rozwoju urzędu. Wspólnym elementem dla obydwu metod jest opracowanie planu rozwoju i w dalszej kolejności jego wdrażanie.

Samorządy, które szukają metod i pomysłów na poprawę jakości i sprawności działania, powinny zacząć od przeprowadzenia samooceny. Dzięki temu w sposób bezkosztowy uzyskają pełną i wielowymiarową ocenę swojej dotychczasowej działalności, która umożliwi im podjęcie decyzji dotyczących niezbędnych działań usprawniających. Nie jest to również przedsięwzięcie czasochłonne. Dzięki ogólnie dostępnej aplikacji komputerowej przeprowadzenie pełnej samooceny na podstawie metody PRI możliwe jest w trakcie jednego dnia. Ważnym atutem na rzecz prezentowanych metod samooceny jest również fakt, że dzięki ich stosowaniu uzyskuje się wiedzę oraz dostęp do najlepszych praktyk zarządczych z kraju i Europy.

Czytaj także: Każdy urząd może sam udoskonalać swoje działanie>>

Trudny wybór – model CAF czy metoda PRI

Cechą wspólną obu metod jest kompleksowe podejście do zarządzania jakością w administracji samorządowej, uzależnione od takich wartości, jak: przywództwo, zarządzanie poprzez procesy, zaangażowanie i rozwój pracowników, ciągłe doskonalenie i wprowadzanie innowacji, orientacja na klienta i na wyniki, rozwój partnerskich stosunków z otoczeniem. Metody uwzględniają również warunki związane z funkcjonowaniem administracji, takie jak zasady jawności, partycypacji społecznej, rządy prawa oraz wymóg zachowań etycznych.

Samorządy, które podejmą decyzję o przeprowadzeniu u siebie eksperymentu z samooceną, muszą wybrać metodę, na podstawie której zamierzają to zrobić. Nic, oczywiście, nie stoi na przeszkodzie, żeby stosować obydwie. Są w Polsce samorządy, które podjęły właśnie taką decyzję (np. Starostwo Powiatowe we Wrocławiu). Ma ona swoje uzasadnienie, gdyż model CAF i metoda PRI są w wielu miejscach komplementarne. Z uwagi na to, że model CAF jest produktem ogólnoeuropejskim, zdecydowana większość zapisów ma charakter ogólny, nieodnoszący się do stanu prawnego i uwarunkowań lokalnych. Metoda PRI jest pod tym względem zdecydowanie bardziej dopasowana do warunków funkcjonowania polskiego samorządu. Została ona opracowana na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie przy aktywnym udziale organizacji samorządowych.

Próbując jeszcze porównywać obie metody, należy stwierdzić, że samoocena metodą PRI jest prostsza do przeprowadzenia. Pełny obraz rozwoju instytucjonalnego organizacji uzyskuje się po udzieleniu jednoznacznych odpowiedzi (tak lub nie) na zestawy pytań przypisanych do każdego kryterium.

Obie metody mają plusy i minusy. Pewne jest jednak, że zastosowanie jednej lub drugiej może stać się pierwszym, i do tego znaczącym, krokiem na drodze do sprawnej i nowoczesnej administracji samorządowej.

Tabela. Obszary i kryteria objęte analizą w ramach metody Planowania Rozwoju Instytucjonalnego (PRI)

@RY1@i41/2011/017/i41.2011.017.000.0034.001.jpg@RY2@

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Gazeta Samorządu i Administracji

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rok 2026 jednym z najtrudniejszych budżetowo od dekady. Samorządy muszą wybierać i uważać na naruszenie dyscypliny finansów publicznych

Rok 2026 może być jednym z najtrudniejszych budżetowo od dekady. Samorządy czekają bardzo trudne wybory. Nawet działania podjęte w dobrej wierze mogą zostać uznane za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Jak JST mogą się zabezpieczyć?

Pomarańczowe worki na nową frakcję. Gdzie się pojawiają i co do nich wrzucać?

Niektóre gminy decydują się na wprowadzenie pomarańczowych worków na określone odpady. Czy pojawią się one wszędzie? Co powinno się w nich znaleźć? Rozwiewamy wątpliwości.

Tu rodzi się ekologiczna świadomość. "W Punkcie zwrotnym nie straszymy dzieci kryzysem klimatycznym" [WYWIAD]

O innowacyjnym centrum ekologii Punkt Zwrotnym, o tym, jak nauka dbania o środowisko może być zabawą i dlaczego edukacja ekologiczna najmłodszych jest kluczowa rozmawiamy z Małgorzatą Żmijską, Prezeską Fundacji Mamy Projekt.

WZON. Niewidoma niepełnosprawna, ale samodzielna. Tylko 61 punkty. Bo w mieszkaniu umie otworzyć drzwi

List czytelniczki - otrzymała tylko 61 punkty dla osoby niepełnosprawnej ze znacznym stopniem niepełnosprawności i stałym orzeczeniem (niewidoma). Efekt? Bez świadczeń pielęgnacyjnego i wspierającego.

REKLAMA

Luka w budżecie NFZ w 2025 r. wynosi 14 mld zł, wpływy ze składki zdrowotnej niższe o 3,5 mld. Luka w 2026 r. może sięgnąć 23 mld zł

NFZ odnotował niższe niż zakładano wpływy ze składki zdrowotnej – o 3,5 mld zł mniej w pierwszych ośmiu miesiącach 2025 roku. Eksperci alarmują, że problemy finansowe mogą zagrozić realizacji świadczeń medycznych w niektórych regionach, a w 2026 roku luka w budżecie Funduszu może wzrosnąć do 23 mld zł.

Jak polski model sztucznej inteligencji może wspierać samorządy?

Ministerstwo Cyfryzacji, wspólnie z partnerami z sektora nauki i technologii, opracowało PLLuM (Polish Large Language universal Model). To pierwszy zrealizowany na rządowe zlecenie duży, otwarty model językowy dopasowany do realiów języka polskiego. Jak jednostki samorządu terytorialnego (JST) mogą skorzystać z możliwości oferowanych przez ten model?

Kiedy gmina ma obowiązek pomóc w dotarciu dzieci do szkół i przedszkoli?

Obowiązki gmin związane z pomocą w dotarciu dzieci do szkoły podstawowej wciąż budzą wątpliwości. W praktyce rozstrzygają je dopiero sądy. Artykuł prezentuje m.in. nowe orzeczenia dotyczące wywiązywania się przez gminę z tego obowiązku, gdy dziecko dojeżdża do szkoły podstawowej, która nie jest jego szkołą obwodową.

Podatek od małpek dla gmin. Pieniądze zapłatą za interwencje związane z przemocą domową wobec dziecka

Samorządy będą mogły przeznaczać wpływy z tzw. podatku od małpek na wezwanie personelu medycznego podczas interwencji związanej z przemocą domową wobec dziecka - zakłada projekt nowelizacji ustawy Ministerstwa Zdrowia przekazany do konsultacji publicznych.

REKLAMA

MOPS od 11 lat łamią prawo i nie przyznaje świadczenia dla starszych osób niepełnosprawnych

Łamanie prawa polega na braku nowelizacji ustawy ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych. Od 11 lat na mocy wyroku TK powinna być znowelizowana w ten sposób, że prawo do świadczenia pielęgnacyjne (starego) otrzyma każda osoba niepełnosprawna (ściślej jej opiekun, który musi zrezygnować z pracy). W ustawie jest jednak wciąż ograniczenie (naprawdę trudno w to uwierzyć) mówiące, że świadczenie otrzymuje się tylko wtedy jak niepełnosprawność powstała do 18 roku życia. Trudno uwierzyć bo Trybunał Konstytucyjny uznał takie ograniczenie za niezgodne z Konstytucją RP, a sądy od 2014 r. seryjnie uchylają decyzje MOPS, które odmawiają przyznania świadczenia opiekunom osób, które stały się niepełnosprawne w wieku 30 lat, 40 lat, 50 lat itd. Dlaczego MOPS wydają od 11 lat niezgodne z prawem decyzje? Bo inaczej wojewodowie kolejnych rządów zabiorą gminom dofinansowania - wojewodowie udają, że nie wiedzą o wyroku TK i powołują się na ustawę, której nie znowelizował Sejm (ewentualnie twierdzą - wbrew wyrokom NSA - że w wyroku TK wcale nie chodzi o to, że Sejm ma znowelizować niekonstytucyjne przepisy, a do tego czasu stosuje się wyrok TK).

Zanim szpital trafi na OIOM finansów. Jak stosować nowe przepisy o programach naprawczych w publicznych podmiotach leczniczych

Nie czekaj, aż szpital trafi na OIOM finansów. Nowa ustawa nakazuje program naprawczy dopiero po stracie przekraczającej 1%, ale kto zwleka do tego momentu, ryzykuje terapię przymusową. Dyrektor, który wcześniej sięgnie po narzędzia „pre-naprawcze”, ma szansę poprawić wynik własnym tempem, bez ustawowej kroplówki i kwartalnych raportów. Nowe przepisy dotyczące programów naprawczych w publicznych podmiotach leczniczych komentuje adwokat Grzegorz Prigan.

REKLAMA