REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Nowe zasady stosowania metryki sprawy

Artur Prasal

REKLAMA

Od 7 marca 2012 r. zacznie obowiązywać nowe pojęcie metryki sprawy, która jest obowiązkową częścią akt sprawy. W metryce znajduje się informacja dotycząca historii przebiegu sprawy wraz ze wskazaniem wszystkich osób uczestniczących w podejmowaniu czynności w postępowaniu administracyjnym.

Na podstawie ustawy z 15 lipca 2011 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy – Ordynacja podatkowa (dalej: nowelizacja k.p.a.) wprowadzono nowe określenie metryki sprawy.

REKLAMA

Historia sprawy

REKLAMA

W metryce wykazuje się wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu administracyjnym oraz określa się wszystkie podejmowane przez te osoby czynności wraz z odpowiednim odesłaniem do dokumentów zachowanych w formie pisemnej lub elektronicznej, określających te czynności. Informacje zawarte w treści metryki sprawy będą na bieżąco aktualizowane. Metrykę sprawy można zatem określić jako zestawienie informacji dotyczących historii przebiegu załatwiania sprawy ze wskazaniem osób uczestniczących w jej realizacji.

Celem wprowadzenia metryki sprawy, zgodnie z uzasadnieniem do projektu nowelizacji k.p.a., jest m.in. zwiększenie transparentności udziału poszczególnych urzędników w procesie wydawania rozstrzygnięć w sprawach obywateli.

Wprowadzenie tego typu przepisów do ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.) – w aspekcie już obowiązujących innych regulacji prawnych – dotyczy przede wszystkim urzędów dokumentujących przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw w sposób tradycyjny – papierowy. Urzędy elektroniczne są bowiem przygotowane w pewnym zakresie do realizacji tego typu wymagań.

Czytaj także: Nowa instrukcja kancelaryjna - urząd „papierowy” czy „elektroniczny”>>

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Wzór metryki

REKLAMA

Pewne wątpliwości budzić może jednak delegacja ustawowa zawarta w art. 66a § 4 znowelizowanego k.p.a., zgodnie z którym minister właściwy do spraw administracji publicznej określa, w drodze rozporządzenia, wzór i sposób prowadzenia metryki sprawy, uwzględniając treść i formę metryki oraz obowiązek bieżącej jej aktualizacji, a także, aby na podstawie zawartości metryki było możliwe ustalenie treści czynności w postępowaniu administracyjnym podejmowanych w sprawie przez poszczególne osoby. Skoro w rozporządzeniu zostanie określona zarówno treść, jak i forma powstaje pytanie, jakie zastosowanie będą miały te przepisy w stosunku do przepisów od niedawna obowiązującej instrukcji kancelaryjnej (załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych) czy też przepisów obowiązującego od ponad czterech lat rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (dalej: rozporządzenie o dokumentach elektronicznych). Ze wskazanych rozporządzeń jasno wynika, że rozwiązanie polegające na generowaniu raportów na temat przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw nie jest rozwiązaniem nowym.

W przypadku urzędów, które już wykorzystują system EZD (elektronicznego zarządzania dokumentacją) jako podstawowy system dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw lub też prowadzą w tym systemie tzw. wyjątki od systemu tradycyjnego w rozumieniu instrukcji kancelaryjnej, sam system EZD powinien zapewniać m.in. możliwość odtworzenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, czyli realizować wymagania stawiane metryce sprawy.

Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej:

1) niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych oraz

2) począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz podmiotu do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym.

Ponadto instrukcja kancelaryjna zawiera szczegółowe wymagania dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, zarówno w systemie tradycyjnym (dla urzędów posługujących się głównie dokumentacją papierową), jak i w systemie elektronicznym (dla urzędów korzystających z systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją). Co więcej, wprowadza również przepisy dotyczące opisu i struktury metadanych dla przesyłek wpływających, wychodzących, a także struktury metadanych opisujących elementy akt sprawy niebędące przesyłkami i strukturę metadanych opisujących sprawę. Wśród dwóch ostatnich należy wskazać przykładowe metadane, które powinny być wykorzystane do realizacji założeń stawianych metryce sprawy.

Przykładowe metadane opisujące elementy akt sprawy niebędące przesyłkami:

1) oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść, w tym:

● imię i nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EZD (przygotowanie projektu pisma, przygotowanie notatki, opinii, stanowiska, akceptacja pisma),

● stanowisko pracownika dokonującego ww. czynności w systemie;

1) data i czas włączenia do akt sprawy w systemie EZD (zapisywana automatycznie);

2) oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (np. pismo, notatka, opinia, prezentacja);

3) tytuł – zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu.

Przykładowe metadane dla sprawy:

1) oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść, w tym:

● imię i nazwisko pracownika zakładającego sprawę,

● imię i nazwisko pracownika prowadzącego sprawę;

2) data i czas założenia sprawy w systemie EZD;

3) data i czas ostatniego elementu akt sprawy (zapisywana automatycznie);

4) znak sprawy (zapisywany automatycznie);

5) tytuł – zwięzłe określenie odnoszące się do treści sprawy.

Czytaj także: Nowa instrukcja kancelaryjna 2011>>

Ewidencjonowanie dokumentów

Od 18 maja 2007 r. obowiązuje rozporządzenie o dokumentach elektronicznych, zgodnie z którym dokumenty elektroniczne świadczące o wykonywaniu działalności podmiotów, powstające w nich lub napływające do nich, jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, podlegają ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym (systemie EZD w rozumieniu instrukcji kancelaryjnej). Wraz z dokumentami ewidencjonowanymi przechowuje się ich metadane lub wskazanie na te metadane, jeżeli zapewnia ono stałe przyporządkowanie metadanych aktualnych w dniu wytworzenia dokumentu.

Przepisy rozporządzenia o dokumentach elektronicznych wprowadziły dość precyzyjne wymagania dotyczące systemu teleinformatycznego wskazane przykładowo w tabeli.

Tym samym wydaje się, że przepisy nowego art. 66a § 2 k.p.a. w urzędach elektronicznych z wykorzystaniem systemu EZD są nie tylko już realizowane dla spraw prowadzonych w tym systemie, lecz idą zdecydowanie dalej. Pojawia się zatem istotna wątpliwość, czy będzie konieczne tworzenie dodatkowego dokumentu elektronicznego w systemach EZD? Warto podkreślić, że przepisy dotyczące metryki sprawy obowiązują tylko w postępowaniach administracyjnym i podatkowym. Natomiast zarówno instrukcja kancelaryjna, jak i rozporządzenie o dokumentach elektronicznych dotyczą wszystkich spraw prowadzonych w systemach EZD.

Paczka archiwalna

Mimo że systemy EZD w różny sposób realizują wymagania prawne, ich wspólnym mianownikiem jest funkcjonalność generowania tzw. paczki archiwalnej, dzięki której możliwe jest bardzo dokładne odtworzenie przebiegu załatwienia sprawy.

Paczka archiwalna pierwotnie traktowana była jako partia materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego (rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych). Obecnie jej zakres wykorzystania może być już znacznie szerszy. Paczka archiwalna jest zbiorem spraw, dokumentów i metadanych umożliwiającym zarówno odtworzenie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, jak i identyfikację użytkowników i przegląd dokonywanych przez nich zmian w dokumentach i metadanych. Paczka archiwalna może być narzędziem do udostępniania dokumentacji danej sprawy lub spraw zarówno w trybie art. 73 ust. 3 k.p.a. (udostępnianie akt stronie postępowania administracyjnego), w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej, jak i na podstawie innych przepisów – np. organom kontroli. Problemem mogło być dotąd odczytanie zawartości takiej paczki archiwalnej. Rozwiązaniem jest jednak oprogramowanie do tzw. wizualizacji paczki archiwalnej (odczytania wszystkich danych dotyczących sprawy, poszczególnych dokumentów, czynności wykonywanych na dokumentach) udostępnione nieodpłatnie przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji (oprogramowanie udostępnione na stronie http://bip.mswia.gov.pl/portal/bip/230/19790).


Opracowanie wzoru

Uwzględniając fakt, że urzędy administracji publicznej już wykorzystują systemy EZD, należy zwrócić szczególną uwagę na sposób realizacji delegacji ustawowej w zakresie opracowania wzoru metryki sprawy. Zasadne jest, aby wzór ten nie był wzorem statycznym. Wydaje się, że przepisy rozporządzenia powinny uwzględniać możliwość prowadzenia metryk spraw w systemach EZD, ale bez konieczności generowania dodatkowych dokumentów elektronicznych odzwierciedlających „papierowe” podejście do opisu historii postępowania w sprawie. Metryką sprawy w systemie EZD może być raport dynamiczny generowany w samym systemie lub np. w paczce archiwalnej – również dla spraw niezakończonych.

Jeżeli postulaty te zostaną uwzględnione – dla urzędów elektronicznych nowe przepisy nie będą wiązać się praktycznie ani z kosztami, ani z dodatkowymi czynnościami. Są one bowiem realizowane już obecnie w sposób wysoce zautomatyzowany.

Natomiast dla urzędów tradycyjnych – papierowych, wejście w życie przepisów będzie wymagało podjęcia dodatkowych czynności przy realizacji spraw, dla których wprowadzony zostanie obowiązek prowadzenia metryki sprawy, zgodnie z delegacją ustawową.

Tabela. Zestawienie wymagań dotyczących dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw

System teleinformatyczny (EZD)

W metryce sprawy

identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane przez nich zmiany w dokumentach i metadanych

wskazuje się wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu administracyjnym

zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw

określa się wszystkie podejmowane przez te osoby czynności wraz z odpowiednim odesłaniem do dokumentów zachowanych w formie pisemnej lub elektronicznej określających te czynności

zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur

 

zabezpiecza przed wprowadzaniem zmian w dokumentach spraw załatwionych

 

zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu, z wyjątkiem udokumentowanych czynności dokonywanych w ramach ustalonych procedur usuwania dokumentów:

● dla których upłynął okres przechowywania ustalony w wykazie akt,

● mylnie zapisanych,

● mogących stanowić zagrożenie dla prawidłowego funkcjonowania systemu,

● których usunięcie wymagane jest na podstawie przepisu prawa, prawomocnego orzeczenia sądu lub ostatecznej decyzji organu administracji

 

zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz ich wyszukiwanie

 

umożliwia odczytanie metadanych dla każdego dokumentu

 

zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych użytkowników do dokumentów i metadanych

 

umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym działa system

 

Podstawy prawne

Ustawa z 15 lipca 2011 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy – Ordynacja podatkowa (Dz.U. nr 186, poz. 1100)

● Ustawa z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. nr 186, poz. 1100)

● Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14, poz. 67)

● Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. nr 206, poz. 1518)

● Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz.U. nr 206, poz. 1519)

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Gazeta Samorządu i Administracji

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe kursy samoobrony "Bezpieczny Warszawiak" i "Bezpieczna Warszawianka". Miejsce, terminy

26 czerwca będzie można zapisać się na kursy samoobrony "Bezpieczna Warszawianka” i "Bezpieczny Warszawiak”. Zajęcia będą odbywać się w lipcu. Są organizowane przez Straż Miejską.

FORUM LIDERÓW PPP 2024. Rozwój rynku PPP w Polsce wymaga aktywnego wsparcia nowego rządu

W Warszawie odbyła się IX edycja konferencji Forum Liderów PPP, poświęcona infrastrukturze krytycznej oraz korzyściom wynikającym z zastosowania formuły partnerstwa publiczno-prywatnego (PPP) w kontekście jakości inwestycji, jej odporności oraz zarządzania kryzysowego. Eksperci zaprezentowali niezbędne rodzaje partnerstwa, potencjalne współprace, mapowanie interesariuszy, podział ryzyk, elementy zapewniające odporność inwestycji, warunki umów i efektywne zarządzanie projektami. 

Amerykanie, Niemcy i Francuzi będą produkować amunicję na Ukrainie. Podpisano już umowy z ukraińskim rządem

Koncern zbrojeniowy ze Stanów Zjednoczonych Northrop Grumman zacznie produkcję amunicji na Ukrainie. Taką informacje przekazał ukraiński portal Militarnyj. To pierwsza taka umowa między ukraińskim rządem a amerykańską firmą produkującą broń.

Za małe podwyżki dla policjantów? Będzie jednak więcej na kontach niż 4,1%? Przecież w policji już dziś jest 15 000 wakatów

Już dziś jest w Policji 15 000 wakatów. Co się stanie z zainteresowaniem pracą policjanta w przypadku podniesienia mundurowym pensji w 2025 r. tylko o 4,1%. Tyle deklaruje rząd premiera D. Tuska dla całej budżetówki w 2025 r.

REKLAMA

Czy nauczycielka teraz może przejść na emeryturę z ZUS już po ukończeniu 55. roku życia, na czym polega wcześniejsza emerytura dla nauczycieli

Nauczycielskie świadczenie kompensacyjne choć formalnie emeryturą nie jest, w rzeczywistości pełni rolę wcześniejszej emerytury dla nauczycieli. Czy jednak wszyscy zatrudnieni w tym zawodzie mogą z takiego świadczenia z ZUS skorzystać, zy tylko gdy stracą pracę?

Od 1 września 2025 r. zmiany w szkołach. Jedna godzina tygodniowo religii. Czy coś jeszcze się zmieni?

Ministra edukacji Barbara Nowacka ogłosiła, że od 1 września 2025 roku w polskich szkołach zostanie wprowadzona jedna godzina lekcji religii. To oznacza, że uczniowie będą mieli możliwość uczestniczenia w zajęciach religijnych raz w tygodniu.

Podwyżki wynagrodzeń nawet o 1000 zł dla pracowników samorządowych. Padł apel ZMP

 Związek Miast Polskich wyraził negatywną opinię o projekcie nowelizacji rozporządzenia dotyczącego wynagradzania pracowników samorządowych. 

Nauczyciele wciąż bez wynagrodzenia za opiekę nad uczniami. Od dziś wnioski. Wzór wniosku [Podróże z klasą]

Pomimo apeli ZNP nauczyciele wciąż bez wynagrodzenia za opiekę nad uczniami w czasie wycieczek szkolnych. Dziś rusza przyjmowanie wniosków do najnowszego programu dofinansowania wycieczek szkolnych (2-5 dni) [Podróże z klasą].

REKLAMA

Zmiany w podstawie programowej. Nowa lista lektur bez Rymkiewicza i Dukaja

Minister Edukacji, Barbara Nowacka, ogłosiła, że do końca czerwca zostanie opublikowana podstawa programowa z listą lektur.

W szkołach będzie jedna godzina lekcji religii. Będzie nowe rozporządzenie MEN

Barbara Nowacka, minister edukacji, poinformowała, że od 1 września 2025 r. w szkołach będzie jedna godzina lekcji religii. Lekcje będą mogły być prowadzone w grupach międzyklasowych.

REKLAMA