Paragraf 4420 Podróże służbowe zagraniczne - nieprawidłowości

Strategicznym celem zidentyfikowania segmentów nieprawidłowości w obszarze gospodarki finansowej instytucji sektora finansów publicznych w tym rachunkowości, planowania sprawozdawczości i klasyfikacji budżetowej jest wskazanie na konieczność i potrzebę podjęcia działań korygujących i naprawczych w wymiarze taktycznym, a w ujęciu operacyjnym usprawnienie procesu zarządzania ryzykiem w pryzmacie finansów poprzez skuteczne i efektywne wykorzystanie "dobrodziejstw" kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego A wszystko, by skutecznie realizować zadania publiczne.

Ujmowanie wydatków na niewłaściwych paragrafach klasyfikacji budżetowej

Jednostki stosują jednolity system grupowania dochodów i wydatków budżetowych:
- w fazie planowania - plany finansowe (podstawa gospodarki finansowej jednostki budżetowej) sporządza się w pełnej szczegółowości układu klasyfikacji;
- w fazie ewidencji zdarzeń gospodarczych - ewidencje analityczna do kont kosztów,wydatków prowadzi się m.in. wg podziału klasyfikacji planu finansowego;
- w fazie sprawozdawczości - informacje przekazane w sprawozdawczości wykazuje się wg klasyfikacji budżetowej.

Podstawową implikacją takiego stanu rzeczy w kontekście błędów w sprawie prejudycjalnej, czyli właściwej klasyfikacji wydatku, są błędy we wszystkich
w/w ogniskowych systemu finansowego tj.: nierzetelne plany, nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych nierzetelne sprawozdania.

Poddajmy analizie paragraf 4420-Podróże służbowe zagraniczne.

Na podstawie zasad wynikających z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca  2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38,poz.207 z późn. zm.), paragraf 4420 obejmuje wydatki na podróże służbowe zagraniczne pracowników ponoszone zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Pracy Polityki Socjalnej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. Nr 0, poz.167).

Interpretacja zapisów klasyfikacji budżetowej w kontekście paragrafu 4420 jest bardzo rygorystyczna i winno się ją stosować bardzo "wąsko" (takie było zamierzenie ustawodawcy,  a brak słów takich jak: w szczególności np., itd., które występują przy innych paragrafach może być dowodem na takie stanowisko w sprawie).

Dlatego w kontekście wydatkowania środków publicznych na podróże służbowe zagraniczne zasadnym, a na pewno asekuracyjnym jest stosowanie literalnie zapisów wskazywanego Rozporządzenia MPiPS, a to precyzyjnie wymienia katalog należności, które przysługują pracownikom w sytuacji zidentyfikowanej jako podróż służbowa zagraniczna, m.in.: diety (np.zwrot kosztów m. in. za noclegi). W związku z powyższym klasyfikacja wydatków ponoszonych na noclegi przy delegacjach zagranicznych pracowników winna być wypadkową okoliczności, w których pracownik płaci za nocleg np. w hotelu (i bez znaczenia jest tu fakt czy dokonuje zapłaty z pobranej zaliczki czy nie) a następnie poprzez fakt rozliczenia podróży zagranicznej otrzymuje zwrot poniesionych kosztów, czyli wypełnia się dyrektywa koincydencji zapisów prawnych.

Tak dokonany wydatek na zwrot za nocleg przy delegacji zagranicznej prawidłowo byłby kwalifikowany na paragraf 4420.

Zobacz również: Klasyfikacja budżetowa paliwa zakupionego podczas podróży zagranicznej

Niestety w wielu przypadkach kognicja stanu faktycznego sprawy jest diametralnie różna od prawidłowego i pożądanego.

Usługa noclegowa, hotelowa przy podróżach służbowych zagranicznych jest zakupem bezpośrednim jednostki, a faktury dokumentujące tę operację gospodarczą wpływają bezpośrednio do jednostki, która bezpośrednio dokonuje wydatku na rzecz kontrahentów na podstawie zawartych umów.

Wydatki ponoszone bezpośrednio przez jednostkę budżetową, która zakupuje usługę hotelową z pominięciem pracownika, który odbywał albo odbywał będzie podróż służbową nie jest zwrotem kosztów za nocleg, czyli nie spełnia koniecznej i niezbędnej przesłanki kwalifikacji na paragraf 4420. To paragraf 4300 –zakup usług pozostałych jest właściwy  w świetle obowiązujących przepisów prawnych do objęcia tego typu wydatku.

Niestety nieprawidłowości w tej materii występują systematycznie od lat, a skala ich jest relatywnie bardzo wysoka, w wielu przypadkach progi istotności zostają przekroczone.

Setki dowodów księgowych zawierają niewłaściwą dyspozycję kwalifikacji budżetowej.

Sprawa ma jednak głębszy kontekst. W wymiarze praktycznym odnosi się bowiem do planowania, sprawozdawczości i prowadzenia rachunkowości.

Polecamy serwis: Rachunkowość budżetowa