REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Inspektor Ochrony Danych – w pytaniach i odpowiedziach

Paweł Bronisław Ludwiczak
Radca prawny, specjalizujący się w tematach związanych z obsługą prawną przedsiębiorców, prawem korporacyjnym, zamówieniami in house, publicznym transportem zbiorowym i Compliance.
Inspektor Ochrony Danych – w pytaniach i odpowiedziach
Inspektor Ochrony Danych – w pytaniach i odpowiedziach

REKLAMA

REKLAMA

Inspektor Ochrony Danych – odpowiedzi na najważniejsze pytania. Niedługo miną 3 lata jak obowiązuje RODO a zrozumienie funkcji i roli Inspektorach Danych Osobowych (dalej IOD lub IOD`a) nadal rodzi problemy. Świadczą o tym chociażby to, że na stronie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych jest już prawie sto artykułów o funkcji i zadaniach IODa i cały czas pojawiają się kolejne. Często też spotykam się w praktyce z różnymi wątpliwościami lub nieprawidłowościami.

 Kto musi wyznaczyć Inspektora Danych Osobowych? 

Zgodnie z RODO, administrator i podmiot przetwarzający wyznaczają IOD zawsze gdy:

REKLAMA

  • przetwarzania dokonują organ lub podmiot publiczny, z wyjątkiem sądów w zakresie sprawowania przez nie wymiaru sprawiedliwości,
  • główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę,
  • główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych oraz danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa.

Oczywiście administrator podmiot przetwarzający, gdy nie mają takiego obowiązku, to zawsze mogą powołać IOD'a. Zachęcam do tego zwłaszcza średnie i duże podmioty.

Czy Inspektorem Ochrony Danych można być w paru podmiotach?

Tak, można.

Po pierwsze grupa przedsiębiorstw może wyznaczyć jednego IOD`a, o ile można będzie łatwo nawiązać z nim kontakt z każdej jednostki organizacyjnej i analogicznie dla kilku organów lub podmiotów publicznych można wyznaczyć, z uwzględnieniem ich struktury organizacyjnej i wielkości, jednego IOD`a.

Po drugie nikt z IOD`ami nie podpisuje umowy na wyłączność i bywa, że jedna osoba jest IOD`em w kilku, kilkunastu a rekordziści w kilkudziesięciu podmiotach.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W tym miejscu mam tylko jedno pytanie. Jak można należycie wykonywać swoje obowiązki IOD`a w kilkudziesięciu podmiotach? Notabene położonych czasami w różnych miastach.

Czyżby IOD władał mocą bycia równocześnie w paru miejscach.

Czy IOD musi być pracownikiem? Jakie powinien mieć kompetencje?

IOD może być pracownikiem lub może wykonywać na podstawie umowy o świadczenie usług.

IOD powinien być wyznaczany na podstawie kwalifikacji zawodowych, a w szczególności wiedzy fachowej na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych oraz umiejętności wypełnienia zadań.

Czy IOD może wykonywać inne obowiązki?

IOD może wykonywać inne zadania i obowiązki. Administrator lub podmiot przetwarzający zapewniają, by takie zadania i obowiązki nie powodowały konfliktu interesów. Niestety bardzo często IOD wykonuje inne zadania i obowiązki, np. informatyka, co powoduje konflikt interesów.

Szerzej o łączeniu funkcji IOD z innymi stanowiskami pisałem w artykule: „Łączenie funkcji oficera Compliance lub Inspektora Ochrony Danych z innymi funkcjami w organizacji”.

Jaki powinien być status IOD w podmiocie?

IOD powinien bezpośrednio podlegać najwyższemu kierownictwu administratora lub podmiotu przetwarzającego. Jednocześnie powinien być w stałym kontakcie z wyższym kierownictwem.

IOD powinien mieć zapewnione wsparcie, w wypełnianiu swoich zadań, przez Administratora lub podmiotu przetwarzającego. W szczególności Administrator lub podmiot przetwarzający zapewniają IOD`owi zasoby niezbędne mu do wykonania tych zadań oraz dostęp do danych osobowych i operacji przetwarzania, a także zasoby niezbędne do utrzymania jego wiedzy fachowej (IOD powinien cały czas się szkolić).

Administrator lub podmiot przetwarzający są zobowiązani właściwie i niezwłocznie włączać IOD`a we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych.

Administrator lub podmiot przetwarzający nie mogą IOD`owi dawać instrukcji dotyczących wykonywania jego zadań.

Administrator lub podmiot przetwarzający nie mogą odwołać ani karać IOD`a za wypełnianie przez niego swoich zadań. Ale za nie wykonywanie lub nienależyte wykonywanie według mnie już mogą.

IOD powinien znać swoją organizację, jej procesy oraz przepisy branżowe.

IOD musi mieć zmapowane dane w organizacji, co powinno znaleźć odzwierciedlenie w stosownych rejestrach.

We współpracy z IOD`em powinna być przygotowana odpowiednia dokumentacja. Obecnie toczy się dyskusja czy dokumentację, w tym polityki powinien pisać IOD czy tylko służyć w tym zakresie radę i to nadzorować. Przeważnie to IOD pisze dokumentację. Sam tak uważałem jeszcze jakiś czas temu. Teraz jednak uważam, że powinien tylko nadzorować sporządzanie dokumentacji i służyć radą w trakcie jej tworzenia.

IOD powinien regularnie szkolić pracowników.

IOD powinien monitorować, sprawdzać, i wspierać.

IOD powinien być niezależny i mieć odwagę powiedzieć NIE.

IOD powinien pamiętać, że jego praca nigdy się nie kończy. Systemem Bezpieczeństwa Danych Osobowych trzeba zarządzać i non-stop go aktualizować i poprawiać.

Niestety pomiędzy tym co powinno być a jest, często jest spora różnica. Wystarczy spytać IOD`a czy ma numery telefonów komórkowych wyższego kierownictwa i jaki ma budżet na szkolenia by zwykle wyszło szydło z worka.

Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych

REKLAMA

Administrator lub podmiot przetwarzający publikują dane kontaktowe IOD'a i zawiadamiają o nich PUODO. Zgodnie z ustawą, podmiot, który wyznaczył IOD`a, udostępnia jego dane (imię, nazwisko oraz adres poczty elektronicznej lub numer telefonu IOD`a) niezwłocznie po jego wyznaczeniu, na swojej stronie internetowej, a jeżeli nie prowadzi własnej strony internetowej, w sposób ogólnie dostępny w miejscu prowadzenia działalności - bardzo częstą praktyką jest podawania tylko adresu email, co według mnie jest błędną praktyką.

Osoby, których dane dotyczą, mogą kontaktować się z IOD`em we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących im na mocy RODO.

Jakie są zadania Inspektora Ochrony Danych?

IOD ma następujące zadania:

  • informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy RODO oraz innych przepisów o ochronie danych i doradzanie im w tym zakresie,
  • monitorowanie przestrzegania RODO i innych przepisów o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych. Ponadto monitoruje m.in.: podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania, powiązane z tym audyty itp.,
  • udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie ich wykonania zgodnie z RODO,
  • współpraca z PUODO,
  • pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla PUODO w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach.

IOD wypełnia swoje zadania z należytym uwzględnieniem ryzyk związanych z operacjami przetwarzania, mając na uwadze charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania.

IOD jest zobowiązany do zachowania tajemnicy lub poufności co do wykonywania swoich zadań.

Czy zadania IOD`a obejmują wydawanie polityk bezpieczeństwa, pełnomocnictw i innej dokumentacji RODO?

Gdy RODO wchodziło w życie w wielu podmiotach to IOD wydawał polityki bezpieczeństwa, upoważnienia do przetwarzania danych osobowych itd. W dniu dzisiejszym jest to nadal częsta praktyka.

Natomiast PUODO stoi na stanowisku, że wydawanie dokumentacji RODO to obowiązek Administratora Danych Osobowych a IOD może tylko w tym zakresie doradzać oraz nadzorować.

Kto odpowiada za ewentualne naruszenie? IOD czy Administrator?

Zawsze Administrator. Zatrudnienie IOD`a nie zwalnia go z odpowiedzialności. Ale zatrudnienie właściwego IOD`a, zapewnienie mu odpowiedniej pozycji w organizacji itd. pozwala zmniejszyć ryzyko Administratora.

Niestety Administratorzy traktują często IOD`a jak zło konieczne, oszczędzają na nim ile mogą i go lekceważą. A powinni traktować go jak partnera i bezcenne wsparcie na którym nie opłaca się oszczędzać.

Chciałbym podkreślić, że Inspektor Ochrony Danych ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania systemu bezpieczeństwa danych osobowych. Podobnie jak oficer Compliance w przypadku Systemów Compliance. A niestety często brak go, jest nim nieodpowiednia osoba lub najczęściej brak mu odpowiednich zasobów i umocowania lub jest lekceważony przez najwyższe kierownictwo.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
To było takie proste? Bloomberg: Polska zagroziła blokadą chińskiego eksportu do UE. Teraz spokojniej na granicy z Białorusią

Prezydent Andrzej Duda podczas niedawnej wizyty w Pekinie zagroził Chinom zablokowaniem kluczowego kolejowego szlaku transportowego do UE, by osłabić kryzys migracyjny na granicy polsko-białoruskiej – napisała 24 lipca 2024 r. agencja Bloomberga. To może być przyczyna spadku nielegalnych przekroczeń tej granicy w ostatnich tygodniach.

Barszcz Sosnowskiego groźny nie tylko po dotknięciu

Barszcz Sosnowskiego (Heracleum sosnowskyi) to jedna z roślin groźnych dla zdrowia. Warto wiedzieć, że nie tylko dotykanie jej jest ryzykowne. Niebezpieczne może być przebywanie w jej otoczeniu. Co zrobić, gdy już dojdzie do oparzenia?

Rządowi brakuje pieniędzy na służby: Policję, SG, PSP i SOP. Co z programem modernizacyjnym?

Cały czas mamy sytuację niepełnego pokrycia w budżecie wydatków na służby (chodzi o Policję, Straż Graniczną, Państwową Straż Pożarną i Służbę Ochrony Państwa) - poinformował 23 lipca 2024 r. podczas sejmowej Komisji Administracji i Spraw Wewnętrznych wiceszef MSWiA Czesław Mroczek. Dodał, że w najbliższym czasie przedstawione zostaną propozycje na kolejne lata.

Przeszło 854 mln zł na Sejm w 2025 r. Podwyżki dla posłów i wszystkich pracowników Kancelarii Sejmu. Wzrosną też ryczałty na biura poselskie

Budżet Kancelarii Sejmu na 2025 r. ma wynieść 854 mln 258 tys. zł - to ponad 80 mln więcej niż w 2024 roku. W dniu 23 lipca 2024 r. sejmowa komisja regulaminowa, spraw poselskich i immunitetowych pozytywnie zaopiniowała projekt budżetu Kancelarii Sejmu na 2025 rok. Szef Kancelarii Sejmu Jacek Cichocki poinformował, że w 2025 roku nastąpi wzrost wynagrodzeń wszystkich pracowników Kancelarii Sejmu a także posłów.

REKLAMA

Zmiany w finansowaniu ochotniczych straży pożarnych. Znamy plany ministerstwa

Wiceszef MSWiA Wiesław Leśniakiewicz przekazał, że w resorcie trwają prace nad nowelizacją rozporządzenia ws. przyznawania rekompensaty pieniężnej oraz wyrównania do wysokości rekompensaty wypłacanej strażakowi ratownikowi ochotniczej straży pożarnej.

Zmiany w wynagradzaniu pracowników samorządowych wchodzą w życie 1 sierpnia 2024 r. Pensje od 4000 zł do 6200 zł

1 sierpnia wejdzie w życie znowelizowane rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Ale na wyższe pensje można liczyć przy pensjach należnych od 1 lipca. 

Polaków ubywa, takie są fakty. Dane GUS pokazują co się dzieje, jest coraz gorzej

Polaków jest coraz mniej. W porównaniu z poprzednim rokiem liczba ludności w Polsce zmniejszyła się o prawie 130 tys. osób. Spadek liczby ludności zanotowano w 14 województwach i w 270 powiatach. Takie dane podał Główny Urząd Statystyczny (GUS).

Tragiczne dane z weekendu - wypadki i utonięcia

Statystyki z minionego weekendu są zatrważające. W niedzielę w pięciu wypadkach śmiertelnych zginęło 5 osób, łącznie w weekend zginęło 11 osób. 17 osób utonęło.

REKLAMA

Nie żartuj, że masz bombę w walizce, nie zostawiaj bagażu bez opieki. Mandaty są surowe

Pozostawienie na lotnisku bagaży bez opieki staje się plagą. Straż Graniczna od początku czerwca interweniowała już 125 razy. Nałożono mandaty na łączna kwotę 11 tys. zł.

Globalna awaria systemów Microsoft. Czy mamy się czym martwić w Polsce?

Wicepremier, minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski uspokaja, że obecnie w Polsce systemy infrastruktury informatycznej działają płynnie. 

REKLAMA