REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Inspektor Ochrony Danych – w pytaniach i odpowiedziach

Paweł Bronisław Ludwiczak
Radca prawny, specjalizujący się w tematach związanych z obsługą prawną przedsiębiorców, prawem korporacyjnym, zamówieniami in house, publicznym transportem zbiorowym i Compliance.
Inspektor Ochrony Danych – w pytaniach i odpowiedziach
Inspektor Ochrony Danych – w pytaniach i odpowiedziach

REKLAMA

REKLAMA

Inspektor Ochrony Danych – odpowiedzi na najważniejsze pytania. Niedługo miną 3 lata jak obowiązuje RODO a zrozumienie funkcji i roli Inspektorach Danych Osobowych (dalej IOD lub IOD`a) nadal rodzi problemy. Świadczą o tym chociażby to, że na stronie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych jest już prawie sto artykułów o funkcji i zadaniach IODa i cały czas pojawiają się kolejne. Często też spotykam się w praktyce z różnymi wątpliwościami lub nieprawidłowościami.

 Kto musi wyznaczyć Inspektora Danych Osobowych? 

Zgodnie z RODO, administrator i podmiot przetwarzający wyznaczają IOD zawsze gdy:

REKLAMA

  • przetwarzania dokonują organ lub podmiot publiczny, z wyjątkiem sądów w zakresie sprawowania przez nie wymiaru sprawiedliwości,
  • główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę,
  • główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych oraz danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa.

Oczywiście administrator podmiot przetwarzający, gdy nie mają takiego obowiązku, to zawsze mogą powołać IOD'a. Zachęcam do tego zwłaszcza średnie i duże podmioty.

Czy Inspektorem Ochrony Danych można być w paru podmiotach?

Tak, można.

Po pierwsze grupa przedsiębiorstw może wyznaczyć jednego IOD`a, o ile można będzie łatwo nawiązać z nim kontakt z każdej jednostki organizacyjnej i analogicznie dla kilku organów lub podmiotów publicznych można wyznaczyć, z uwzględnieniem ich struktury organizacyjnej i wielkości, jednego IOD`a.

Po drugie nikt z IOD`ami nie podpisuje umowy na wyłączność i bywa, że jedna osoba jest IOD`em w kilku, kilkunastu a rekordziści w kilkudziesięciu podmiotach.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W tym miejscu mam tylko jedno pytanie. Jak można należycie wykonywać swoje obowiązki IOD`a w kilkudziesięciu podmiotach? Notabene położonych czasami w różnych miastach.

Czyżby IOD władał mocą bycia równocześnie w paru miejscach.

Czy IOD musi być pracownikiem? Jakie powinien mieć kompetencje?

IOD może być pracownikiem lub może wykonywać na podstawie umowy o świadczenie usług.

IOD powinien być wyznaczany na podstawie kwalifikacji zawodowych, a w szczególności wiedzy fachowej na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych oraz umiejętności wypełnienia zadań.

Czy IOD może wykonywać inne obowiązki?

IOD może wykonywać inne zadania i obowiązki. Administrator lub podmiot przetwarzający zapewniają, by takie zadania i obowiązki nie powodowały konfliktu interesów. Niestety bardzo często IOD wykonuje inne zadania i obowiązki, np. informatyka, co powoduje konflikt interesów.

Szerzej o łączeniu funkcji IOD z innymi stanowiskami pisałem w artykule: „Łączenie funkcji oficera Compliance lub Inspektora Ochrony Danych z innymi funkcjami w organizacji”.

Jaki powinien być status IOD w podmiocie?

IOD powinien bezpośrednio podlegać najwyższemu kierownictwu administratora lub podmiotu przetwarzającego. Jednocześnie powinien być w stałym kontakcie z wyższym kierownictwem.

IOD powinien mieć zapewnione wsparcie, w wypełnianiu swoich zadań, przez Administratora lub podmiotu przetwarzającego. W szczególności Administrator lub podmiot przetwarzający zapewniają IOD`owi zasoby niezbędne mu do wykonania tych zadań oraz dostęp do danych osobowych i operacji przetwarzania, a także zasoby niezbędne do utrzymania jego wiedzy fachowej (IOD powinien cały czas się szkolić).

Administrator lub podmiot przetwarzający są zobowiązani właściwie i niezwłocznie włączać IOD`a we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych.

Administrator lub podmiot przetwarzający nie mogą IOD`owi dawać instrukcji dotyczących wykonywania jego zadań.

Administrator lub podmiot przetwarzający nie mogą odwołać ani karać IOD`a za wypełnianie przez niego swoich zadań. Ale za nie wykonywanie lub nienależyte wykonywanie według mnie już mogą.

IOD powinien znać swoją organizację, jej procesy oraz przepisy branżowe.

IOD musi mieć zmapowane dane w organizacji, co powinno znaleźć odzwierciedlenie w stosownych rejestrach.

We współpracy z IOD`em powinna być przygotowana odpowiednia dokumentacja. Obecnie toczy się dyskusja czy dokumentację, w tym polityki powinien pisać IOD czy tylko służyć w tym zakresie radę i to nadzorować. Przeważnie to IOD pisze dokumentację. Sam tak uważałem jeszcze jakiś czas temu. Teraz jednak uważam, że powinien tylko nadzorować sporządzanie dokumentacji i służyć radą w trakcie jej tworzenia.

IOD powinien regularnie szkolić pracowników.

IOD powinien monitorować, sprawdzać, i wspierać.

IOD powinien być niezależny i mieć odwagę powiedzieć NIE.

IOD powinien pamiętać, że jego praca nigdy się nie kończy. Systemem Bezpieczeństwa Danych Osobowych trzeba zarządzać i non-stop go aktualizować i poprawiać.

Niestety pomiędzy tym co powinno być a jest, często jest spora różnica. Wystarczy spytać IOD`a czy ma numery telefonów komórkowych wyższego kierownictwa i jaki ma budżet na szkolenia by zwykle wyszło szydło z worka.

Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych

REKLAMA

Administrator lub podmiot przetwarzający publikują dane kontaktowe IOD'a i zawiadamiają o nich PUODO. Zgodnie z ustawą, podmiot, który wyznaczył IOD`a, udostępnia jego dane (imię, nazwisko oraz adres poczty elektronicznej lub numer telefonu IOD`a) niezwłocznie po jego wyznaczeniu, na swojej stronie internetowej, a jeżeli nie prowadzi własnej strony internetowej, w sposób ogólnie dostępny w miejscu prowadzenia działalności - bardzo częstą praktyką jest podawania tylko adresu email, co według mnie jest błędną praktyką.

Osoby, których dane dotyczą, mogą kontaktować się z IOD`em we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących im na mocy RODO.

Jakie są zadania Inspektora Ochrony Danych?

IOD ma następujące zadania:

  • informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy RODO oraz innych przepisów o ochronie danych i doradzanie im w tym zakresie,
  • monitorowanie przestrzegania RODO i innych przepisów o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych. Ponadto monitoruje m.in.: podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania, powiązane z tym audyty itp.,
  • udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie ich wykonania zgodnie z RODO,
  • współpraca z PUODO,
  • pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla PUODO w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach.

IOD wypełnia swoje zadania z należytym uwzględnieniem ryzyk związanych z operacjami przetwarzania, mając na uwadze charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania.

IOD jest zobowiązany do zachowania tajemnicy lub poufności co do wykonywania swoich zadań.

Czy zadania IOD`a obejmują wydawanie polityk bezpieczeństwa, pełnomocnictw i innej dokumentacji RODO?

Gdy RODO wchodziło w życie w wielu podmiotach to IOD wydawał polityki bezpieczeństwa, upoważnienia do przetwarzania danych osobowych itd. W dniu dzisiejszym jest to nadal częsta praktyka.

Natomiast PUODO stoi na stanowisku, że wydawanie dokumentacji RODO to obowiązek Administratora Danych Osobowych a IOD może tylko w tym zakresie doradzać oraz nadzorować.

Kto odpowiada za ewentualne naruszenie? IOD czy Administrator?

Zawsze Administrator. Zatrudnienie IOD`a nie zwalnia go z odpowiedzialności. Ale zatrudnienie właściwego IOD`a, zapewnienie mu odpowiedniej pozycji w organizacji itd. pozwala zmniejszyć ryzyko Administratora.

Niestety Administratorzy traktują często IOD`a jak zło konieczne, oszczędzają na nim ile mogą i go lekceważą. A powinni traktować go jak partnera i bezcenne wsparcie na którym nie opłaca się oszczędzać.

Chciałbym podkreślić, że Inspektor Ochrony Danych ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania systemu bezpieczeństwa danych osobowych. Podobnie jak oficer Compliance w przypadku Systemów Compliance. A niestety często brak go, jest nim nieodpowiednia osoba lub najczęściej brak mu odpowiednich zasobów i umocowania lub jest lekceważony przez najwyższe kierownictwo.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

REKLAMA

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    W powietrzu nad Rzymem krążą... narkotyki

    W powietrzu nad Wiecznym Miastem krąży już nie tylko smog. Eksperci włoskiego Komitetu Badań Naukowych stwierdzili duże stężenie kokainy i innych narkotyków. W ciągu dekady zawartość wzrosła aż o 60 procent!

    Jakie są zasady refundacji leków? Kto może wypisać receptę?

    Koszty leczenia bywają naprawdę wysokie. Wiedzą o tym zwłaszcza pacjenci cierpiący na choroby przewlekłe i wymagający stałego przyjmowania leków. Zmniejszenie kosztów kuracji, miedzy innymi poprzez refundację leków, to jedno z kluczowych zadań ministra zdrowia. Kiedy możliwa jest refundacja leków?

    Podwyżki dla strażaków PSP 2024 - przeciętnie więcej o 1472 zł miesięcznie. Nowa tabela grup uposażenia zasadniczego. Zmiany w tabelach zaszeregowania [projekt rozporządzenia]

    Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji przygotował projekt rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie uposażenia strażaków Państwowej Straży Pożarnej. Celem nowego rozporządzenia jest osiągnięcie oczekiwanego wzrostu uposażenia strażaków PSP o 20%. Wzrost kwoty bazowej o 20% w 2024 r. powoduje, że przeciętne miesięczne uposażenie strażaka PSP wraz z nagrodą roczną wzrasta o 1472 zł.

    Podwyżki dla policjantów 2024. Nowa tabela dodatku za stopień. [projekt rozporządzenia] Przeciętne miesięczne uposażenie (z nagrodą roczną) wzrasta o 1472 zł od 1 stycznia

    Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji przygotował projekt rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad otrzymywania i wysokości uposażenia zasadniczego policjantów, dodatków do uposażenia oraz ustalania wysługi lat, od której jest uzależniony wzrost uposażenia zasadniczego. Celem nowego rozporządzenia jest osiągnięcie oczekiwanego wzrostu uposażenia policjantów o 20% tj. o 1.359 zł od 1 stycznia 2024 r. w zakresie wzrostu uposażenia wraz z dodatkami o charakterze stałym, poprzez ustanowienie nowych stawek dodatku za stopień.  Wzrost kwoty bazowej o 20% w 2024 r. powoduje, że przeciętne miesięczne uposażenie policjanta wraz z nagrodą roczną wzrasta o 1.472 zł.

    REKLAMA

    Wybory samorządowe. 4 marca 2024 r. ostatnim dniem na zgłaszanie list kandydatów na radnych

    W tegorocznych wyborach samorządowych komitety wyborcze mogą zgłaszać listy kandydatów na radnych tylko do godz. 16 w poniedziałek.

    Helikopter z odbiornikiem pasywnym szukają surowców krytycznych na Suwalszczyźnie. Co to są surowce krytyczne?

    Od 1 marca 2024 r. na terenie kilku gmin na Suwalszczyźnie rozpoczęły się poszukiwania złóż surowców krytycznych ze skał magmowych. Badania z wykorzystaniem helikoptera potrwają około dwóch tygodni – poinformował PAP Państwowy Instytut Geologiczny – Państwowy Instytut Badawczy.

    Są już wypłaty podwyżek 30-33% dla nauczycieli - informuje Lublin, Kalisz, Rzeszów, Biała Podlaska, Brwinów, Hrubieszów. Samorządy nie czekały do końca kwietnia

    Rozpoczęła się długo wyczekiwana wypłata podwyżek dla nauczycieli. 1 marca wyższe wynagrodzenie otrzymali nauczyciele z Lublina i Koszalina. Również mniejsze gminy uruchamiają wyższe przelewy.

    Stopnie alarmowe na terenie całego kraju. Premier Donald Tusk podpisał zarządzenia

    Premier Donald Tusk podpisał zarządzenia wprowadzające stopnie alarmowe - 2. stopnia BRAVO i 2. stopnia BRAVO-CRP na terenie całego kraju oraz 2. stopnia BRAVO wobec polskiej infrastruktury energetycznej, mieszczącej się poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

    REKLAMA

    Pobyt w szpitalu - jak się przygotować?

    Pobyt w szpitalu często wiąże się ze stresem. Czasem zmniejszyć go może odpowiednie przygotowanie i wiedza o tym, co jest potrzebne do przyjęcia do szpitala. Podpowiadamy w artykule. 

    Od 1 marca 2024 r. zmiana wysokości opłaty za wydanie duplikatu Karty Dużej Rodziny

    Jaka jest aktualna wysokość opłaty za wydanie duplikatu Karty Dużej Rodziny? Kiedy pobierana jest taka opłata?

    REKLAMA