Compliance. Systemy dla sygnalistów w gminach w Polsce - raport z badań (cz.2)

• Wdrożenie elementów systemów dla sygnalistów przez gminy
• Kto odpowiada za skuteczność systemów dla sygnalistów w gminach?
• Dlaczego w tych nielicznych gminach wdrożono system dla sygnalistów lub jego elementy?
• Komu pracownicy urzędów zgłaszają nieprawidłowości?

W dniu 14 kwietnia br. został opublikowany raport z badań 2020 „Systemy dla sygnalistów w gminach w Polsce”, opracowany na podstawie badań przeprowadzonych na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu, w Katedrze Finansów Publicznych, we współpracy z E-nform Sp. z o.o. W poprzednim artykule omówiłem jaki jest stan wiedzy gmin o dyrektywie o sygnalistach i dlaczego jeszcze nie wdrażają systemów do przyjmowania zgłoszeń.

Wdrożenie elementów systemów dla sygnalistów przez gminy

Tylko 12 gmin wdrożyło 6 lub 7 elementów systemów dla sygnalistów (czyli 2%), ale 542 gmin zadeklarowało, że zgłosiło co najmniej 1 element systemu.

474 gminy zadeklarowało, że zapewnia przetwarzanie danych osobowych zgodnie z RODO.

210 gmin przyjmuje zgłoszenia o naruszeniach na piśmie lub ustnie.

54 gmin prowadzi rejestry zgłoszeń.

W 44 gminach zgłoszenia przyjmuje bezstronna osoba lub komórka do obsługi zgłoszeń.

38 gmin wdrożyło bezpieczne kanały przyjmowania zgłoszeń.

29 gmin wysyła informację zwrotną o przyjęciu zgłoszenia.

28 gmin wysyła informację zwrotną o rozstrzygnięciu zgłoszenia.

28 gmin opublikowało zrozumiałe i łatwo dostępne zasady dokonywania zgłoszeń

27 gmin posiada wewnętrzne procedury przyjmowania zgłoszeń.

Kto odpowiada za skuteczność systemów dla sygnalistów w gminach?

W gminach, w których wdrożono lub rozpoczęto wdrażać systemy dla sygnalistów za skuteczność systemów odpowiada według badań:

1. w 191 przypadkach kierownik jednostki
2. w 141 przypadkach sekretarz
3. w 17 przypadkach inna osoba, zastępca kierownik jednostki, inspektor ochrony danych osobowych, wyznaczony pracownik, dedykowana komórka lub podmiot zewnętrzny.

Co ciekawe tylko w 20 gminach, w których wdrożono system dla sygnalistów, dokonuje się okresowej oceny jego skuteczności.

Dlaczego w tych nielicznych gminach wdrożono system dla sygnalistów lub jego elementy?

Z badania wynika, że:

1. w 53 gminach wdrożono w związku dyrektywą o sygnalistach,
2. w 15 gminach w związku z zaleceniami instytucji publicznej,
3. w 45 gminach ponieważ jest to najskuteczniejszy system zgłaszania nieprawidłowości
4. w 15 gminach bo jest to element kontroli zarządczej

Podawano w ankietach również następujące powody:

1. ze względu na inne przepisy, np. RODO,
2. w związku z obowiązkiem wynikającym z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu,
3. Ponieważ to dobry projekt, który może przyczynić się do lepszego funkcjonowania organizacji,
4. w związku z wprowadzeniem systemu zarządzania jakością ISO 9001:2015.

Komu pracownicy urzędów zgłaszają nieprawidłowości?

W 1604 gminach pracownicy mogą zgłaszać nieprawidłowości do kierownika jednostki i robią to w 1313 przypadkach.

W 1479 gminach pracownicy mogą zgłaszać nieprawidłowości do bezpośredniego przełożonego i robią to w 1291 przypadkach.

W 442 gminach pracownicy mogą zgłaszać nieprawidłowości bezpośrednio organom ścigania i robią to w 30 przypadkach.

W 251 gminach pracownicy mogą zgłaszać nieprawidłowości audytorowi wewnętrznemu i robią to w 61 przypadkach.

W 123 gminach pracownicy mogą zgłaszać nieprawidłowości do wyznaczonej w urzędzie osobie lub komórce i robią to w 74 przypadkach.

W 34 gminach pracownicy mogą zgłaszać nieprawidłowości do podmiotu zewnętrznego i robią to w 9 przypadkach.

W 21 gminach pracownicy mogą zgłaszać nieprawidłowości do sekretarza jednostki i robią to w 19 przypadkach.

W kolejnych artykułach postaram się szerzej omówić przedmiotowy raport, między innymi w zakresie kanałów przyjmowania zgłoszeń, możliwości anonimowego zgłoszenia itd. oraz swoje wnioski i spostrzeżenia.

Przypominam, że na wdrożenie systemów dla sygnalistów zostało już mniej niż 8 miesięcy.