Systemy dla sygnalistów w jednostkach samorządu terytorialnego

• Dlaczego samorządy muszą wdrożyć systemy dla sygnalistów?
• Czy niecałe 9 miesięcy to dużo czy mało?
• Jakie według Dyrektywy o sygnalistach są minimalne obowiązki jednostek samorządów terytorialnego?
• Czego będzie wymagało wdrożenie systemów dla sygnalistów?
• Na co zwrócić uwagę przy wdrażaniu systemu Compliance?
• Czy da się opracować jeden uniwersalny dla JST model systemu dla sygnalistów?
• Błędy we wdrożeniu systemu Compliance

Dlaczego samorządy muszą wdrożyć systemy dla sygnalistów?

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii, zwana potocznie dyrektywą o sygnalistach nakłada w art. 8 obowiązek ustanowienia kanałów i procedury na potrzeby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, przez podmioty prawne w sektorze publicznym, a więc i jednostek samorządu terytorialnego. Odpowiednie przepisy krajowe powinny wejść w życie do dnia 17 grudnia 2021 r.

Chciałbym zauważyć, że zgodnie z art. 8 ust 9 Państwa członkowskie mogą zwolnić z obowiązku, o którym mowa w ust. 1, gminy liczące mniej niż 10 000 mieszkańców lub zatrudniające mniej niż 50 pracowników. Nie wiadomo natomiast czy polski ustawodawca skorzysta z tej możliwości.

Czy niecałe 9 miesięcy to dużo czy mało?

W grudniu 2019 r., gdy Dyrektywa została opublikowana ostrzegałem, że to nie aż 2 lata a tylko 2 lata. W chwili obecnej już wiem, że nie wszystkie jednostki samorządu zdążą w ww. terminie wdrożyć prawidłowo lub w pełni systemy dla sygnalistów.

Jakie według Dyrektywy o sygnalistach są minimalne obowiązki jednostek samorządów terytorialnego?

Minimalne obowiązki to:

1. zaprojektowanie, stworzenie i wdrożenie kanałów przyjmowania zgłoszeń – muszą one według Dyrektywy np. zapewniać poufność sygnalistom,
2. zapewnienie odpowiedniej komunikacji, obejmującej m.in. spełnienie obowiązku informacyjnego i przekazywanie informacji zwrotnych sygnalistom,
3. sporządzenie i wdrożenie procedur w sprawie podejmowania działań następczych oraz wyznaczenie właściwych i odpowiednio umocowanych ludzi/komórek organizacyjnych do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych,
4. podejmowanie działań następczych z zachowaniem należytej staranności.

Trzeba pamiętać, że Dyrektywa o sygnalistach przewiduje tylko tzw. standard minimum zostawiając szereg kwestii do rozstrzygnięcia państwom członkowskim, np. będą one decydować o tym, czy podmioty prawne w sektorze prywatnym lub publicznym oraz właściwe organy są zobowiązane do przyjmowania anonimowych zgłoszeń na temat naruszeń i podejmowania w związku z nimi działań następczych lub czy w ogóle jeden z kanałów nie będzie musiał być anonimowy.

Czego będzie wymagało wdrożenie systemów dla sygnalistów?

Wdrażanie systemów przyjmowanie zgłoszeń od sygnalistów i podejmowania działań następczych w jednostkach samorządu terytorialnego będzie bardzo podobne do wdrażania tych systemów w podmiotach prywatnych, tj.:

1. będzie to wymagało zmiany kultury organizacyjnej w jednostkach samorządu terytorialnego. Przy czym kultura organizacyjna samorządów terytorialnych:

1. różni się od Kultur organizacyjnych w podmiotach prywatnych,
2. nie jest jednolita. Różni się w zależności od położenia w Polsce, wielkości samorządu terytorialnego itd.,
3. z różnych powodów będzie bardzo trudna do zmiany,

2. kluczowa będzie rola Prezydentów Miast/Burmistrzów/Wójtów, starostów i marszałków. Zgodnie z zasadą, że przykład idzie z góry, to od ich przykładu i Przywództwa zależy głównie sukces lub porażka,
3. niezbędni będą niezależni, kompetentni i aktywni oficerowie Compliance. Przy czym muszą oni znać i rozumieć Kulturę organizacyjną jednostek samorządów terytorialnych,
4. bardzo ważna będzie właściwa i stała komunikacja, w tym sukcesywne szkolenia. Szkolenia zwłaszcza w dużych samorządach będą wymagały czasu. Chciałbym też zwrócić uwagę, że bez transparentności wdrożenia nie ma szansy się udać,
5. najsłabszym lub najmocniejszym elementem systemu są ludzie. Albo pracownicy uwierzą, że system Whistleblowingu jest bezpieczny i coś rzeczywiście zmienia na lepsze – co wymaga np. wprowadzenia zasady zera tolerancji dla naruszeń – albo pracownicy nie uwierzą. A wtedy wdrożenie zakończy się porażką.

Należy też wspomnieć, że warto w inteligentny sposób włączyć proces Radę Gminy/Miasta czy też sejmik województwa.

Na co zwrócić uwagę przy wdrażaniu systemu Compliance?

Według mnie należy zwrócić szczególną uwagę na następujące elementy:

1. kulturę organizacyjną - wdrożenie systemu Compliance oznacza zmianę kultury organizacyjnej danego podmiotu (więcej w artykule „Compliance – przepis na sukces – piąty składnik – KULTURA ORGANIZACYJNA”),
2. komunikację – to klucz do udanego wdrożenia i utrzymania systemu (więcej w artykule „Compliance – przepis na sukces – czwarty składnik – Komunikacja”)
3. przywództwo – rola wójta, burmistrza, Prezydenta Miasta, starosty lub Marszałka Województwa przy wdrażaniu i utrzymaniu systemów Compliance jest kluczowa (więcej w artykule „Compliance: Przywództwo - rola i odpowiedzialność organu nadzoru i najwyższego kierownictwa”). Chciałbym tylko zwrócić uwagę, że nie dopuszczalne jest podejście – wszyscy muszą się zmienić ale mnie to nie dotyczy. Jeżeli najwyższe kierownictwo będzie lekceważyć lub łamać zasady to klęska jest pewna.
4. pracowników – trzeba pamiętać, że najważniejsi są ludzie. Np. w whistleblowing`u nie chodzi o systemy i procedury. Chodzi o Sygnalistów. O to by ludzie mieli odwagę zgłosić nieprawidłowość i nie spotkały ich za to działania odwetowe. I oczywiście by sprawców spotkała kara niezależnie od zajmowanego stanowiska (więcej w artykule „Compliance: Pracownicy, w tym kierownictwo średniego i niższego szczebla – czyli najważniejsi są ludzie”).
5. oficerów Compliance, ludzi przyjmujących zgłoszenia lub podejmujących działania następcze – właściwe osoby na tym stanowisku to klucz do sukcesu. Ostrzegam przed wybieraniem najtańszego usługodawcy lub zrzucaniem tego obowiązku na szeregowego pracownika bez zapewnienia mu wsparcia, zasobów, pozycji itd. (więcej w artykule „Compliance: Od czego zależy udane wdrożenie i utrzymanie systemów Compliance?”).

Czy da się opracować jeden uniwersalny dla JST model systemu dla sygnalistów?

Nie da się opracować jednego uniwersalnego i szczegółowego wzoru wdrażania systemów Compliance w jednostkach samorządu terytorialnego (więcej w artykule „Compliance w samorządzie terytorialnym - czy da się opracować jeden uniwersalny model systemu?”) ale zawsze należy zwracać uwagę na te pięć powyższych elementów

Błędy we wdrożeniu systemu Compliance

Ostrzegam przed kupnem gotowej dokumentacji, a następnie odłożeniem jej na półkę i tym podobne „oszczędności”. Pozorne wdrożenie systemu dla sygnalistów lub błędy w jego wdrożeniu wcześniej lub później na pewno się zemszczą.