System dla sygnalistów a RODO

• Czy Dyrektywa o sygnalistach odnosi się do RODO i systemów ochrony danych osobowych?
• Czyje dane osobowe będą przetwarzane w związku z funkcjonowaniem systemów whistleblowingowych?
• Co oznacza uwzględnienie ochrony danych już w fazie projektowania systemów dla sygnalistów?
• Czy wdrożenie systemu dla sygnalistów może oznaczać ograniczenie niektórych praw do ochrony danych osobowych?
• Jaka powinna być rola Inspektorów Danych Osobowych przy wdrażaniu i utrzymaniu systemów dla sygnalistów?

Czy Dyrektywa o sygnalistach odnosi się do RODO i systemów ochrony danych osobowych?

W artykule 17 Dyrektywy o sygnalistach mamy zapisane, że:

1. przetwarzanie danych osobowych w związku z realizacją dyrektywy o sygnalistach,
   w tym wymiany lub przekazywania danych osobowych przez właściwe organy, dokonuje się zgodnie z RODO,
2. dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrywania konkretnego zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są usuwane bez zbędnej zwłoki.

W motywie nr 83) Dyrektywy o sygnalistach, ustawodawca unijny powtórzył, że przetwarzanie danych osobowych w związku z realizacją dyrektywy o sygnalistach, w tym wymiana lub przekazywanie danych osobowych przez właściwe organy, powinno być dokonywane zgodnie z prawem unijnym, w tym z RODO.

Ponadto w motywie 83) podkreślono, że szczególną uwagę należy zwrócić na zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych określone w art. 5 RODO oraz zasady uwzględniania ochrony danych już w fazie projektowania i domyślnej ochrony danych.

Wdrażając i utrzymując system dla sygnalistów należy więc pamiętać i przestrzegać przepisów o ochronie danych osobowych.

Czyje dane osobowe będą przetwarzane w związku z funkcjonowaniem systemów whistleblowingowych?

W podmiotach, które wdrożą systemy dla sygnalistów, będą przetwarzane dane osobowe:

1) sygnalistów,

2) osób, których dotyczy zgłoszenie,

3) osób trzecich, np. świadków.

Co oznacza uwzględnienie ochrony danych już w fazie projektowania systemów dla sygnalistów?

Realizacja zasady privacy by design (zwanej zasadą prywatności w fazie projektowania) oznacza, że projektując już system dla Sygnalistów musimy zaprojektować w nim ochronę danych osobowych oraz odpowiednie zmiany w systemie ochrony danych osobowych.

Należy więc między innymi przeprowadzić analizę ryzyk. Przy czym musi ona między innymi uwzględniać, że:

1. sygnaliści mogą być ofiarami działań odwetowych,
2. osoby, których dotyczy zgłoszenie mogę być niewinne.

Powyższe okoliczności będą miały znaczący wpływ na wynik analizy ryzyk.

Chciałbym zwrócić Państwa uwadze, że w motywie nr 76) Dyrektywy o sygnalistach, ustawodawca unijny stwierdza, że Państwa członkowskie powinny zapewnić, aby właściwe organy dysponowały odpowiednimi procedurami ochrony w zakresie przetwarzania zgłoszeń i ochrony danych osobowych osób, o których mowa w tych zgłoszeniach.

Takie procedury powinny zapewniać ochronę tożsamości każdej osoby dokonującej zgłoszenia, osób, których dotyczy zgłoszenie, oraz osób trzecich, o których mowa w zgłoszeniu, na przykład świadków lub współpracowników, na wszystkich etapach procedury.

Czy wdrożenie systemu dla sygnalistów może oznaczać ograniczenie niektórych praw do ochrony danych osobowych?

Eksperci są zgodni, że niezbędne jest ograniczenie wykonywania niektórych praw do ochrony danych osobowych osób w celu zapewnienia skuteczności Dyrektywie o sygnalistach.

Zgodnie z motywem nr 84) Państwa członkowskie powinny zapewnić skuteczność niniejszej dyrektywy, w tym w stosownych przypadkach poprzez ograniczenie – w drodze aktów prawnych – wykonywania niektórych praw do ochrony danych osobowych osób, których dotyczy zgłoszenie, zgodnie z art. 23 ust. 1 lit. e) i i) oraz art. 23 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2016/679, w zakresie, w jakim i o ile jest to konieczne, by zapobiec i zaradzić próbom utrudniania dokonywania zgłoszeń, utrudniania, udaremniania lub spowalniania działań następczych, w szczególności postępowań wyjaśniających, lub próbom ustalenia tożsamości osób dokonujących zgłoszenia.

W ustawie wdrażającej Dyrektywę o sygnalistach powinny być więc stosowne zapisy. Powstaje pytanie, co będzie, jeżeli ustawodawca nie ograniczy w ustawie zakresu praw i obowiązków przewidzianych w art. 12-22 i art. 34 RODO?

Zresztą już dziś mamy ten problem w Polsce, ponieważ z jednej strony np. Instytucje finansowe, w tym Banki, Spółki notowane na GPW powinny mieć systemy dla sygnalistów, a w przepisach nakładających obowiązek wdrożenia systemów whistleblowingowych nie ma ograniczenia praw i obowiązków przewidzianych w art. 12-22 i art. 34 RODO.

Jednocześnie podmioty te muszą zapobiec i zaradzić próbom utrudniania dokonywania zgłoszeń, utrudniania, udaremniania lub spowalniania działań następczych, w szczególności postępowań wyjaśniających, lub próbom ustalenia tożsamości osób dokonujących zgłoszenia.

Jaka powinna być rola Inspektorów Danych Osobowych przy wdrażaniu i utrzymaniu systemów dla sygnalistów?

Po pierwsze Inspektorzy Ochrony Danych powinni być od początku (od etapu projektowania) włączeni we wdrożenie systemów dla sygnalistów.

Po drugie, ponieważ zgłoszenia mogą dotyczyć naruszenia ochrony prywatności lub naruszenia ochrony danych osobowych, Inspektorzy Ochrony Danych powinni wspierać Działy Compliance w reagowaniu na zgłoszenia dotyczące naruszenia ochrony prywatności lub naruszenia ochrony danych osobowych.