REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Biuro rady - odpowiednik sekretariatu

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Katarzyna Lewandowska
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

W każdym urzędzie należącym do administracji samorządowej znajdziemy bliską sekretariatowi komórkę organizacyjną zwaną biurem rady, powołaną przez wójta (w rozumieniu: wójt, burmistrz, prezydent) na mocy regulaminu organizacyjnego.

Co łączy biuro rady z sekretariatem? Otóż obie te komórki posiadają wiele cech wspólnych, dzięki czemu można powiedzieć, że urzędowe biuro rady jest swoistym odpowiednikiem sekretariatu. Jego głównym zadaniem jest maksymalne odciążenie członków rady, w tym przede wszystkim jej przewodniczącego oraz wchodzących w skład rady komisji do spraw administracyjno-biurowych.

REKLAMA

W zależności od wielkości danego urzędu oraz jego struktury organizacyjnej nazwa „biuro rady” może być odpowiednio modyfikowana: biuro rady gminy, biuro rady miejskiej. Zazwyczaj biuro rady jest wyodrębnionym w strukturze urzędu referatem podlegającym bezpośrednio sekretarzowi gminy. Rzadziej zdarza się, że biuro rady wcielone zostaje do referatu organizacyjnego i wówczas podlega kierownikowi tegoż referatu.

Zadania biura rady

Organizacja biura rady i zlecone mu zadania są ściśle powiązane z zadaniami realizowanymi przez radę w ramach wykonywanej przez nią funkcji organu stanowiącego gminy. W związku z tym wśród zadań, jakie zostają powierzone pracownikom biura rady znajdują się takie, które pośrednio wynikają z ustawy o samorządzie gminnym i ze statutu danej jednostki oraz te, które bezpośrednio wynikają z regulaminu organizacyjnego urzędu. Na ich podstawie pracownicy biura rady wykonują takie czynności jak administrowanie korespondencją wpływającą do rady, koordynację obiegu korespondencji, załatwianie spraw związanych z podróżami służbowymi radnych, prowadzenie kalendarza spotkań przewodniczącego, zapewnienie obsługi techniczno-organizacyjnej sesji rady i posiedzeń komisji, w tym sporządzanie protokołów z sesji i posiedzeń komisji, udostępnianie informacji publicznej, udzielanie informacji interesantom, a także prowadzenie ewidencji pieczęci biura. Pracownicy prowadzą również takie rejestry jak:

• interpelacje,

• wnioski,

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• skargi mieszkańców,

• uchwały,

• projekty uchwał,

• korespondencja.

Współuczestniczą w wytwarzaniu wszelkiej dokumentacji merytorycznej powstającej w wyniku prac rady i jej komisji oraz archiwizują tę dokumentację.

Struktura organizacyjna biura rady

W zależności od liczby członków rady (15-45), w biurze rady zatrudnia się jedną osobę bądź większą liczbę pracowników. W przypadku zatrudnienia na tym stanowisku jednego pracownika, biuro rady staje się samodzielnym stanowiskiem pracy podlegającym sekretarzowi gminy bądź kierownikowi referatu organizacyjnego. Na tym pracowniku ciąży wówczas wykonywanie wszystkich zleconych biuru rady obowiązków. Można więc powiedzieć, że ten pracownik staje się „człowiekiem orkiestrą” – musi bowiem znać się na wszystkich powierzanych mu zagadnieniach oraz umieć sprostać „natłokowi” pracy. W przypadku zatrudnienia w biurze rady większej liczby osób, zazwyczaj dodatkowo tworzy się stanowisko kierownika biura rady, którego obowiązkiem jest koordynacja pracy biura.

Obieg dokumentów w biurze rady

REKLAMA

Biuro rady zapewniając obsługę administracyjno-biurową kieruje się zasadami kancelaryjnymi zawartymi w Instrukcji Kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych. Instrukcja ta dość szczegółowo określa obieg dokumentacji i sposób postępowania z nią. Wszelka korespondencja zanim wpłynie do biura rady, przepływa przez kancelarię urzędu, gdzie jest rejestrowana i odpowiednio oznaczana. Następnie, po zadekretowaniu przez przewodniczącego rady, korespondencja za pośrednictwem pracowników biura rady jest przekazywana poszczególnym radnym bądź komisjom rady w celu jej rozpatrzenia lub wydania opinii. W niektórych sprawach to pracownicy biura rady sporządzają odpowiedzi na pisma przychodzące, a po uzyskaniu podpisu przewodniczącego wysyłają je do adresatów.

Każde pismo przygotowywane przez biuro rady sporządzane jest na papierze firmowym bądź zostaje opatrzone pieczęcią nagłówkową i zawiera datę, adresata, znak sprawy, treść zasadniczą, pieczęć i podpis przewodniczącego rady, wykaz załączników oraz listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości. Cała dokumentacja związana z działalnością rady przechowywana jest przez pracowników biura rady w teczkach zaopatrzonych w spisy zawartych w nich spraw. Teczki te zakładane są zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, służącym do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania wytworzonych akt. Większość dokumentacji znajdującej się w biurze rady posiada kategorię archiwalną „A”, co oznacza, że dokumentacja ta ma trwałą wartość historyczną i jest przewidziana do przekazania do archiwum państwowego.

Czytaj także: Zasady urzędowego e-mailowania>>

 

Funkcje pełnione przez pracownika biura rady

Pracownik biura rady podczas wykonywania swoich codziennych obowiązków, powiązany kontaktami służbowymi z radnymi, wójtem, sekretarzem gminy oraz pozostałymi referatami urzędu, a także mający kontakt z klientami, pełni następujące funkcje:

• informacyjną – polegającą na upowszechnianiu zarówno wśród radnych, jak i pozostałych zainteresowanych osób terminów i tematów wszelkich planowanych zebrań i posiedzeń oraz znajomości procedur związanych z działalnością rady,

• organizacyjną – polegającą na przygotowaniu sesji czy posiedzeń komisji,

• reprezentacyjną – bowiem jako pracownik urzędu reprezentuje swojego pracodawcę w stosunku do klientów, a przewodniczącego rady w stosunku do odwiedzających go gości.

Czytaj także: Sposoby na chaos w dokumentach>>

Charakterystyczne cechy biura rady

REKLAMA

Jedną z charakterystycznych cech biura rady jest to, że jego pracownik zatrudniony w urzędzie, bezpośrednio podlegający sekretarzowi gminy (rzadziej kierownikowi referatu organizacyjnego), przeważającą część obowiązków wykonuje na zlecenie przewodniczącego rady, dla rady oraz jej komisji. Nietrudno sobie wyobrazić, że im większa liczba radnych w danej gminie (od 15 do nawet 45 w dużych gminach), tym więcej obowiązków spoczywa na tym specyficznym sekretariacie i jej pracownikach. Do zadań pracowników biura rady należy bowiem asystowanie, rozumiane jako udzielenie wszelkiej pomocy związanej z działalnością rady każdemu z radnych. Dlatego trudno oprzeć się wrażeniu, że w tym przypadku zostaje złamana Fayolowska zasada jedności rozkazodawstwa, w myśl której pracownik, aby mógł dobrze wykonywać powierzone mu obowiązki, powinien otrzymywać polecenia tylko od swojego bezpośredniego przełożonego.

Kolejną charakterystyczną cechą tego stanowiska pracy jest nienormowany czas pracy. Często bywa bowiem tak, że posiedzenia komisji czy sesje odbywają się popołudniami i ciągną się do późnych godzin nocnych.

Jednak wszelkie niedoskonałości dotyczące zajmowania tego stanowiska pracy równoważy fakt, że praca w biurze rady jest bardzo różnorodna. Oczywiście, tak jak na każdym stanowisku i tu powtarzają się pewne rutynowe czynności, jednak sporo jest takich, dzięki którym pracownik biura rady może nieustannie się sprawdzać i podwyższać swoje kwalifikacje, podejmować wyzwania i czerpać satysfakcję z osiągniętych celów.

Kwalifikacje osobiste i zawodowe pracownika biura rady

Pracownik zatrudniony w biurze rady może być wyjątkowo narażony na stres poprzez uwikłanie w konflikty powstające między radą a wójtem, który jako główny kierownik urzędu jest przecież jego pracodawcą. Dlatego pracownikiem biura rady powinna być osoba o odpowiednio dobranych kwalifikacjach osobistych. W pracy tej niezbędna jest elastyczność, ugodowość, spostrzegawczość, odporność na stres oraz otwartość połączona z wyczuciem w dobieraniu tematów rozmowy.

Występujące wśród radnych podziały polityczne sprawiają, że konieczność zachowania dyskrecji jest podstawowym wymaganiem koniecznym do zajmowania tego stanowiska. Pracownik biura rady ponadto bezwzględnie powinien przestrzegać dyscypliny, trafnie ustalać priorytety oraz cechować się wysoką kulturą osobistą. Jednak brak posiadania przez niego takiego przymiotu jak asertywność może powodować niemożność poradzenia sobie w trudnych sytuacjach dnia codziennego.

Biuro rady to sekretariat, przez który przepływają wszystkie najważniejsze informacje związane z pracą rady. Na ich podstawie przewodniczący rady decyduje, czy rada podejmie dane działania, czy też nie. Dlatego w biurze rady ważna jest dobra organizacja pracy, dokładność oraz terminowość.

Katarzyna Lewandowska

 

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Samorzad.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Strefa czystego transportu (STC) w Krakowie od 1 stycznia 2026 r.

W głosowaniu przeprowadzonym w nocy ze środy (11.06.) na czwartek (12.06.), Rada Miasta Krakowa większością głosów zdecydowała, że SCT zacznie obowiązywać od stycznia 2026 r. i obejmie obszar do granic IV obwodnicy. Oznacza to, że nowymi przepisami objęta zostanie niemal cała powierzchnia miasta – z wyłączeniem jego obrzeży, w tym m.in. Wzgórz Krzesławickich i Swoszowic.

Konkurs MEN: Bezpłatne studia podyplomowe przygotowujące do wykonywania zawodu nauczyciela w kształceniu zawodowym /zgłoszenia do 10 lipca 2025/

Ministerstwo Edukacji Narodowej ogłosiło konkurs na studia podyplomowe przygotowujące do wykonywania zawodu nauczyciela w kształceniu zawodowym dla obecnych i przyszłych nauczycieli. Na realizację projektów przeznaczono niemal 50 mln zł.

Patologie publicznej służby zdrowia. OZPSP: Pieniądze ze składki zdrowotnej nie idą na leczenie, ale na zyski dla prywatnych firm; lekarz na kontrakcie to prywatna działalność prowadzona na szpitalnym sprzęcie

W ochronie zdrowia państwo nie istnieje; publiczny system to maszynka do zarabiania pieniędzy - powiedział w wywiadzie dla PAP Mariusz Trojanowski z Ogólnopolskiego Związku Pracodawców Szpitali Powiatowych (OZPSP). Pieniądze ze składki zdrowotnej nie idą na leczenie, ale na zyski dla prywatnych podmiotów - podkreślił.

Wysokość opłat za krew i jej składniki w 2026 r. [PROJEKT RESORTU ZDROWIA z 3 czerwca 2025 r.]

6 czerwca 2025 r. do uzgodnień i konsultacji publicznych trafił projekt rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie określenia wysokości opłat za krew i jej składniki w 2026 r. Resort zdrowia ma czas na określenie tych opłat do 30 czerwca 2025 r.

REKLAMA

Tańsze leki dzięki importowi równoległemu? Konieczne są zmiany legislacyjne w obszarze importu równoległego. Apel do resortu zdrowia

Trwają prace nad nowelizacją ustawy o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych oraz niektórych innych ustaw. Stowarzyszenie reprezentujące importerów równoległych leków apeluje o uproszczenie procedur i likwidację barier administracyjnych, które dziś blokują ten segment rynku.

Ponad 500 pociągów PKP Intercity na dobę w nowym rozkładzie jazdy na lato

15 czerwca wchodzi w życie letni rozkład jazdy PKP Intercity. Wiceminister infrastruktury Piotr Malepszak zapowiedział, że planowanych jest ponad 500 pociągów na dobę.

Prof. Jerzy Stępień: Potrzebujemy holistycznego spojrzenia na samorząd

Po raz pierwszy w historii niepubliczna uczelnia została współorganizatorem Zjazdu Katedr i Zakładów Prawa Konstytucyjnego. Wydarzenie, które na stałe wpisało się w kalendarz akademicki, w tym roku odbywa się na Uczelni Łazarskiego. O znaczeniu tej zmiany, stanie polskiego samorządu terytorialnego oraz wyzwaniach dla prawa konstytucyjnego rozmawiamy z prof. Jerzym Stępniem – byłym prezesem Trybunału Konstytucyjnego, współtwórcą reformy samorządowej i wykładowcą Uczelni Łazarskiego.

Pożar w lesie. Co robić?

Od stycznia do 28 maja w Polsce odnotowano 2491 pożarów lasów. Brak śniegu zimą i sucha wiosna zwiększyły zagrożenie pożarowe. W lasach panuje susza, dlatego strażacy i leśnicy apelują o ostrożność.

REKLAMA

Minimum 8000 zł brutto dla pracowników sądów? Związki zawodowe apelują o reformy

Brak rąk do pracy, niskie wynagrodzenia i narastający problem rotacji – pracownicy sądów alarmują, że bez systemowych reform i podwyżek polski wymiar sprawiedliwości może się załamać. Związek Zawodowy Ad Rem wskazuje, że choć podpisano porozumienie z rządem, jest to dopiero pierwszy krok do normalizacji.

5 mitów na temat "snusów"

W debacie publicznej coraz częściej słyszy się o "snusie" – produkcie, który rzekomo zyskuje popularność wśród osób uzależnionych od nikotyny. W rzeczywistości jednak termin ten jest bardzo często używany nieprawidłowo.

REKLAMA