Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Biuro rady - odpowiednik sekretariatu

Katarzyna Lewandowska
inforCMS
W każdym urzędzie należącym do administracji samorządowej znajdziemy bliską sekretariatowi komórkę organizacyjną zwaną biurem rady, powołaną przez wójta (w rozumieniu: wójt, burmistrz, prezydent) na mocy regulaminu organizacyjnego.

Co łączy biuro rady z sekretariatem? Otóż obie te komórki posiadają wiele cech wspólnych, dzięki czemu można powiedzieć, że urzędowe biuro rady jest swoistym odpowiednikiem sekretariatu. Jego głównym zadaniem jest maksymalne odciążenie członków rady, w tym przede wszystkim jej przewodniczącego oraz wchodzących w skład rady komisji do spraw administracyjno-biurowych.

W zależności od wielkości danego urzędu oraz jego struktury organizacyjnej nazwa „biuro rady” może być odpowiednio modyfikowana: biuro rady gminy, biuro rady miejskiej. Zazwyczaj biuro rady jest wyodrębnionym w strukturze urzędu referatem podlegającym bezpośrednio sekretarzowi gminy. Rzadziej zdarza się, że biuro rady wcielone zostaje do referatu organizacyjnego i wówczas podlega kierownikowi tegoż referatu.

Zadania biura rady

Organizacja biura rady i zlecone mu zadania są ściśle powiązane z zadaniami realizowanymi przez radę w ramach wykonywanej przez nią funkcji organu stanowiącego gminy. W związku z tym wśród zadań, jakie zostają powierzone pracownikom biura rady znajdują się takie, które pośrednio wynikają z ustawy o samorządzie gminnym i ze statutu danej jednostki oraz te, które bezpośrednio wynikają z regulaminu organizacyjnego urzędu. Na ich podstawie pracownicy biura rady wykonują takie czynności jak administrowanie korespondencją wpływającą do rady, koordynację obiegu korespondencji, załatwianie spraw związanych z podróżami służbowymi radnych, prowadzenie kalendarza spotkań przewodniczącego, zapewnienie obsługi techniczno-organizacyjnej sesji rady i posiedzeń komisji, w tym sporządzanie protokołów z sesji i posiedzeń komisji, udostępnianie informacji publicznej, udzielanie informacji interesantom, a także prowadzenie ewidencji pieczęci biura. Pracownicy prowadzą również takie rejestry jak:

• interpelacje,

• wnioski,

• skargi mieszkańców,

• uchwały,

• projekty uchwał,

• korespondencja.

Współuczestniczą w wytwarzaniu wszelkiej dokumentacji merytorycznej powstającej w wyniku prac rady i jej komisji oraz archiwizują tę dokumentację.

Struktura organizacyjna biura rady

W zależności od liczby członków rady (15-45), w biurze rady zatrudnia się jedną osobę bądź większą liczbę pracowników. W przypadku zatrudnienia na tym stanowisku jednego pracownika, biuro rady staje się samodzielnym stanowiskiem pracy podlegającym sekretarzowi gminy bądź kierownikowi referatu organizacyjnego. Na tym pracowniku ciąży wówczas wykonywanie wszystkich zleconych biuru rady obowiązków. Można więc powiedzieć, że ten pracownik staje się „człowiekiem orkiestrą” – musi bowiem znać się na wszystkich powierzanych mu zagadnieniach oraz umieć sprostać „natłokowi” pracy. W przypadku zatrudnienia w biurze rady większej liczby osób, zazwyczaj dodatkowo tworzy się stanowisko kierownika biura rady, którego obowiązkiem jest koordynacja pracy biura.

Obieg dokumentów w biurze rady

Biuro rady zapewniając obsługę administracyjno-biurową kieruje się zasadami kancelaryjnymi zawartymi w Instrukcji Kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych. Instrukcja ta dość szczegółowo określa obieg dokumentacji i sposób postępowania z nią. Wszelka korespondencja zanim wpłynie do biura rady, przepływa przez kancelarię urzędu, gdzie jest rejestrowana i odpowiednio oznaczana. Następnie, po zadekretowaniu przez przewodniczącego rady, korespondencja za pośrednictwem pracowników biura rady jest przekazywana poszczególnym radnym bądź komisjom rady w celu jej rozpatrzenia lub wydania opinii. W niektórych sprawach to pracownicy biura rady sporządzają odpowiedzi na pisma przychodzące, a po uzyskaniu podpisu przewodniczącego wysyłają je do adresatów.

Każde pismo przygotowywane przez biuro rady sporządzane jest na papierze firmowym bądź zostaje opatrzone pieczęcią nagłówkową i zawiera datę, adresata, znak sprawy, treść zasadniczą, pieczęć i podpis przewodniczącego rady, wykaz załączników oraz listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości. Cała dokumentacja związana z działalnością rady przechowywana jest przez pracowników biura rady w teczkach zaopatrzonych w spisy zawartych w nich spraw. Teczki te zakładane są zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, służącym do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania wytworzonych akt. Większość dokumentacji znajdującej się w biurze rady posiada kategorię archiwalną „A”, co oznacza, że dokumentacja ta ma trwałą wartość historyczną i jest przewidziana do przekazania do archiwum państwowego.

Czytaj także: Zasady urzędowego e-mailowania>>

 

Funkcje pełnione przez pracownika biura rady

Pracownik biura rady podczas wykonywania swoich codziennych obowiązków, powiązany kontaktami służbowymi z radnymi, wójtem, sekretarzem gminy oraz pozostałymi referatami urzędu, a także mający kontakt z klientami, pełni następujące funkcje:

• informacyjną – polegającą na upowszechnianiu zarówno wśród radnych, jak i pozostałych zainteresowanych osób terminów i tematów wszelkich planowanych zebrań i posiedzeń oraz znajomości procedur związanych z działalnością rady,

• organizacyjną – polegającą na przygotowaniu sesji czy posiedzeń komisji,

• reprezentacyjną – bowiem jako pracownik urzędu reprezentuje swojego pracodawcę w stosunku do klientów, a przewodniczącego rady w stosunku do odwiedzających go gości.

Czytaj także: Sposoby na chaos w dokumentach>>

Charakterystyczne cechy biura rady

Jedną z charakterystycznych cech biura rady jest to, że jego pracownik zatrudniony w urzędzie, bezpośrednio podlegający sekretarzowi gminy (rzadziej kierownikowi referatu organizacyjnego), przeważającą część obowiązków wykonuje na zlecenie przewodniczącego rady, dla rady oraz jej komisji. Nietrudno sobie wyobrazić, że im większa liczba radnych w danej gminie (od 15 do nawet 45 w dużych gminach), tym więcej obowiązków spoczywa na tym specyficznym sekretariacie i jej pracownikach. Do zadań pracowników biura rady należy bowiem asystowanie, rozumiane jako udzielenie wszelkiej pomocy związanej z działalnością rady każdemu z radnych. Dlatego trudno oprzeć się wrażeniu, że w tym przypadku zostaje złamana Fayolowska zasada jedności rozkazodawstwa, w myśl której pracownik, aby mógł dobrze wykonywać powierzone mu obowiązki, powinien otrzymywać polecenia tylko od swojego bezpośredniego przełożonego.

Kolejną charakterystyczną cechą tego stanowiska pracy jest nienormowany czas pracy. Często bywa bowiem tak, że posiedzenia komisji czy sesje odbywają się popołudniami i ciągną się do późnych godzin nocnych.

Jednak wszelkie niedoskonałości dotyczące zajmowania tego stanowiska pracy równoważy fakt, że praca w biurze rady jest bardzo różnorodna. Oczywiście, tak jak na każdym stanowisku i tu powtarzają się pewne rutynowe czynności, jednak sporo jest takich, dzięki którym pracownik biura rady może nieustannie się sprawdzać i podwyższać swoje kwalifikacje, podejmować wyzwania i czerpać satysfakcję z osiągniętych celów.

Kwalifikacje osobiste i zawodowe pracownika biura rady

Pracownik zatrudniony w biurze rady może być wyjątkowo narażony na stres poprzez uwikłanie w konflikty powstające między radą a wójtem, który jako główny kierownik urzędu jest przecież jego pracodawcą. Dlatego pracownikiem biura rady powinna być osoba o odpowiednio dobranych kwalifikacjach osobistych. W pracy tej niezbędna jest elastyczność, ugodowość, spostrzegawczość, odporność na stres oraz otwartość połączona z wyczuciem w dobieraniu tematów rozmowy.

Występujące wśród radnych podziały polityczne sprawiają, że konieczność zachowania dyskrecji jest podstawowym wymaganiem koniecznym do zajmowania tego stanowiska. Pracownik biura rady ponadto bezwzględnie powinien przestrzegać dyscypliny, trafnie ustalać priorytety oraz cechować się wysoką kulturą osobistą. Jednak brak posiadania przez niego takiego przymiotu jak asertywność może powodować niemożność poradzenia sobie w trudnych sytuacjach dnia codziennego.

Biuro rady to sekretariat, przez który przepływają wszystkie najważniejsze informacje związane z pracą rady. Na ich podstawie przewodniczący rady decyduje, czy rada podejmie dane działania, czy też nie. Dlatego w biurze rady ważna jest dobra organizacja pracy, dokładność oraz terminowość.

Katarzyna Lewandowska

 

Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!
Przygotuj się do stosowania nowych przepisów!

Poradnik prezentuje praktyczne wskazówki, w jaki sposób dostosować się do zmian w podatkach i wynagrodzeniach wprowadzanych nowelizacją Polskiego Ładu.

Tyko teraz książka + ebook w PREZENCIE
Źródło: Samorzad.infor.pl
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Podręcznik do historii i teraźniejszości dopuszczony do użytku szkolnego [licea i technika, klasy I]
    W wykazie podręczników dopuszczonych do użytku szkolnego do kształcenia ogólnego resortu edukacji i nauki opublikowano w piątek podręcznik do przedmiotu historia i teraźniejszość (HiT).
    Nowe stawki wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli w 2022 r. [rozporządzenie]
    Od 1 września zaczną obowiązywać nowe minimalne stawki wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli. Zgodnie z projektowanym przez MEiN rozporządzeniem wyniosą one od 3329 zł do 4224 zł.
    MKiDN: do 1 sierpnia wnioski o stypendium do 4000 zł brutto miesięcznie
    Do 1 sierpnia do godz. 16 można składać wnioski w Konkursie o przyznanie stypendiów twórczych oraz stypendiów z zakresu upowszechniania kultury na 2023 r. - poinformowało w poniedziałek MKiDN.
    CKE: Jakie były wyniki na egzaminie ósmoklasisty w 2022 r.?
    Uczniowie VIII klas szkół podstawowych, którzy w maju przystąpili do obowiązkowego egzaminu ósmoklasisty, za rozwiązanie zadań z języka polskiego uzyskali średnio 60 % punktów możliwych do otrzymania, a z matematyki – 57 %.
    Czy można przesunąć pracownika z urzędu gminy do ośrodka pomocy społecznej
    Burmistrz postanowił, że miejski ośrodek pomocy społecznej będzie zajmował się przyznawaniem świadczenia pieniężnego z tytułu zakwaterowania i wyżywienia obywatela Ukrainy. Jakie są sposoby przesunięcia pracowników z urzędu gminy do ośrodka pomocy społecznej?
    1 lipca 2022 r. Nowa lista leków refundowanych
    Od 1 lipca 2022 r. obowiązuje nowy wykaz leków refundowanych, do którego dodano 54 produkty bądź nowe wskazania.
    Centralizacja rozliczeń VAT w jednostkach samorządu terytorialnego (JST) - wyjaśnienia Ministerstwa Finansów
    Ministerstwo Finansów udzieliło 24 czerwca 2022 r. wyjaśnień odnośnie centralizacji rozliczeń VAT w jednostkach samorządu terytorialnego.
    6600 zł brutto, to netto 4829,58 zł, składka ZUS 904,86 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto Infor.pl]
    W 2021 r. dla pensji 6600 zł brutto wynagrodzenie na rękę było 4741,58 zł netto.
    Komunikat MRiPS: przepisy nie nakazują skrócenia pracy w czasie upału. Pracownik ma prawo do napojów pod rygorem grzywny
    Komunikat Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej: Wysokie temperatury mają wpływ nie tylko na wydajność pracy, ale i na bezpieczeństwo pracownika. Skrócenie czasu pracy jest jednak decyzją, która zależy w praktyce od dobrej woli pracodawcy. Prawo nakazuje mu dostarczenia napojów. Nierespektowanie przez pracodawcę tego obowiązku stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny od 1 do 30 tys. złotych.
    5500 zł brutto, to netto 4078,81 zł, zaliczka 240 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto Infor.pl]
    5500 zł brutto, to netto 4078,81 zł, zaliczka 240 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto Infor.pl]
    Klasa IV i V podstawówki - lista przedmiotów i liczba godzin w roku szkolnym 2022/2023
    Przedmioty w klasie 5 podstawówki w roku szkolnym 2022/2023. Przedmioty w klasie 4 podstawówki w roku szkolnym 2022/2023, liczba godzin.
    Czy praca zdalna jest na wniosek pracownika? Czy pracodawca może nakazać pracę zdalną?
    Kodeks pracy wprowadzi możliwość pracy zdalnej i hybrydowej – zapowiedziała minister rodziny i polityki społecznej Marlena Maląg
    Podwyżka zaliczki na PIT dla umowy zlecenia od 1 lipca 2022 r. Przykłady MF i DGP obliczeń od 3000 zł do 8000 zł
    MF: Od zlecenia 3200 zł brutto miesięcznie zaliczka na PIT wzrośnie o 103 zł do 265 zł. Niekorzystna zmiana od 1 lipca 2022 r. Przed tą datą zaliczka na PIT wynosiła 162 zł.
    300 mln zł dla artystów z opłaty od komputerów, tabletów, smartfonów, dysków i pendrivów
    Projekt ustawy o artystach zawodowych przewiduje zasilenie kwotą 300 mln zł nowego Funduszu Wsparcia Artystów Zawodowych. Pieniądze będą pochodziły z opłaty reprograficznej płaconej przez importerów i sprzedawców elektroniki (komputery, tablety, smartfony, dyski twarde i pendrivy).
    300 mln zł dla Funduszu Wsparcia Artystów Zawodowych. Opłata od smartfonów i laptopów w 2023 r.
    300 mln zł. To planowane wpłaty z opłaty reprograficznej na rzecz nowego Funduszu Wsparcia Artystów Zawodowych (FWAZ). Jeżeli nie będzie tych pieniędzy fundusz dla artystów otrzyma z budżetu dotację celową 100 mln zł rocznie. Podstawą dla płatności tych kwot jest ustawa o artystach zawodowych. 27 czerwca 2022 r. rząd przedstawił jej najnowszy projekt w wersji, która ma zostać skierowana do Sejmu i tam uchwalona.
    Świadczenie 40 zł za dzień dłużej niż 120 dni za pomoc Ukrainkom w ciąży, osobom w wieku 60/65 lat i matkom trójki dzieci
    Gminy otrzymały prawo do wydłużenia ponad 120 dni okresu wypłaty świadczenia 40 zł za dzień zakwaterowania i wyżywiania uchodźców z Ukrainy.
    Czy umowy zawierane na realizację zadań w programie rozwiązywania problemów alkoholowych podlegają Prawu zamówień publicznych?
    Pytanie nr 1. Czy umowy zawierane na realizację zadań zapisanych w gminnym programie rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii podlegają Prawu zamówień publicznych? Pytanie nr 2. Czy prawidłowym jest zawieranie umów zlecenia na realizację usług konsultanta bez określania okresu świadczenia usługi?
    Połowa nauczycieli z Warszawy myśli o odejściu ze szkoły. Nauczyciel woli prowadzić zakład pogrzebowy niż uczyć za 3500 zł
    Blisko połowa kadry zatrudnionej w publicznych szkołach myśli o odejściu z zawodu – pokazują badania realizowane m.in. przez Urząd Miasta st. Warszawy. Według ratusza zbliżamy się do dramatycznego punktu, kiedy po prostu nie będzie komu uczyć dzieci. Tym bardziej że spośród 31 tys. stołecznych nauczycieli ponad 5 tys. jest w wieku emerytalnym lub przedemerytalnym. Wiadomo też, że wakatów w tym roku jest więcej niż w latach 2021 i 2020, a z podobnym problemem borykają się szkoły w całym kraju.
    "DGP": Od 1 lipca 2022 r. błąd w przepisach o składce zdrowotnej i liczeniu zaliczek od pensji [nieudana korekta Polskiego Ładu?]
    DGP: Przepisy korygujące Polski Ład były tworzone w pośpiechu i rząd zapomniał zmienić zasady wyliczania składki zdrowotnej. Nie ma wątpliwości, że w po 1 lipca 2022 r. pracodawcy dalej muszą wyliczać wysokość zaliczki na PIT dwukrotnie: 1) według zasad z 2022 r. i 2) zasad z 2021 r. W jakim celu? Dla ewentualnego obniżenia składki zdrowotnej do wysokości zaliczki z 2021 r.
    IMGW: Najnowsza prognoza pogody na wakacje 2022 r. W lipcu upały powyżej 30 stopni. W sierpniu ciepło i burze
    Z eksperymentalnej prognozy długoterminowej wynika, że w lipcu w Polsce temperatury będą powyżej normy, to znaczy, że będzie naprawdę upalnie.
    5000 zł brutto, to netto 3613.19 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto]
    5000 zł brutto, to netto 3613.19 zł od 1 lipca 2022 r. [kalkulator wynagrodzeń brutto netto]
    4600 zł brutto i netto 3270,83 zł dla pracownika chorującego przez część miesiąca od 1 lipca 2022 r. [42 przykłady]
    Przeliczenie wynagrodzenia brutto do netto od 1 lipca 2022 r., gdy pracowniki część miesiąca był chory - to przykład nr 38 z poradnika Wydawnictwa Infor o przeliczaniu wynagrodzeń z brutto na netto od 1 lipca 2022 r. Pozostałe przykłady w poradniku.
    15 000 zł brutto dla programisty, to 10555,58 zł albo 9167,58 zł netto [42 przykłady od 1 lipca 2022 r.]
    Lista płac dla pracownika, który przekroczył I próg podatkowy - to przykład nr 40 z poradnika Wydawnictwa Infor o przeliczaniu wynagrodzeń z brutto na netto od 1 lipca 2022 r. Pozostałe przykłady w poradniku.
    Ochrona zabytków w gminach
    Zadania, które realizuje samorząd gminny w celu zaspokajania zbiorowych potrzeb wspólnoty lokalnej, obejmują między innymi ochronę i opiekę nad zabytkami. Oznacza to wiele obowiązków ustawowych, które gmina musi wypełniać.
    Okazjonalne kąpielisko za milczącą zgodą wójta
    Zmienia się procedura tworzenia miejsc okazjonalnie wykorzystywanych do kąpieli. Zgłoszenie wodnoprawne i zgłoszenie na utworzenie takiego miejsca będzie można załatwić w jednym urzędzie - gminy. Nowelizacja Prawa wodnego upraszcza także zasady i formę zgody na utworzenie takiego miejsca (może być milcząca). Ważne jest również skrócenie terminów opiniowania zgłoszenia przez inspekcje ochrony środowiska, sanepid, dyrektorów: parku narodowego, urzędu morskiego czy urzędu żeglugi śródlądowej.