Dokumenty elektroniczne w urzędach

Instrukcje kancelaryjne dla organów administracji publicznej zalecają szerokie wykorzystanie informatyki w urzędach, szczególnie w celu tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów. Trzy nowe rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji określają m.in. szczegółowe zasady postępowania z dokumentami elektronicznymi, zasady ich ewidencjonowania, przechowywania, klasyfikowania, kwalifikowania i zabezpieczania przed utratą oraz tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej i przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

Dokumenty elektroniczne trzeba ewidencjonować

Zgodnie z par. 2 ust. 1 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, dokumenty elektroniczne świadczące o wykonywaniu działalności urzędów administracji publicznej, powstające w nich lub napływające do nich, jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, podlegają ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym.

Wszystkie urzędy mają obowiązek prowadzenia wykazu rodzajów takich dokumentów ewidencjonowanych, które powinny być podzielone na: materiały archiwalne oraz inne dokumenty niestanowiące materiałów archiwalnych, które mogą podlegać brakowaniu po upływie okresu ich przechowywania.

Dyrektor archiwum państwowego może do materiałów archiwalnych przekwalifikować dokumentację niearchiwalną, która zyskała znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej. Dokumenty elektroniczne, które nie podlegają ewidencjonowaniu, powinny być usuwane w sposób przyjęty w danym urzędzie.

Metadane systematyzują elektroniczne informacje

Stosownie do treści par. 4 ust 1 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, wraz z dokumentami ewidencjonowanymi, przechowuje się ich metadane lub wskazanie na te metadane, jeżeli zapewnia ono stałe przyporządkowanie metadanych aktualnych w dniu wytworzenia dokumentu.

Według par. 2 ust. 1 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych, metadanymi jest zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie. Dokumenty elektroniczne zapisuje się w strukturze umożliwiającej automatyczne wyodrębnienie treści dokumentu oraz poszczególnych metadanych, a przygotowane do przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej sporządza się w formacie XML.

Zgodnie z par. 4 ust 2 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, przechowywanie dokumentów ewidencjonowanych do czasu przekazania ich do archiwum państwowego albo brakowania wymaga przede wszystkim:

l opracowania i aktualizowania szczegółowych procedur przechowywania w czasie nie krótszym niż 10 lat, z uwzględnieniem bieżącego stanu wiedzy i technologii,

l przeprowadzania corocznych przeglądów określonych w procedurach, próbki dokumentów ewidencjonowanych,

l przygotowania i realizacji planów przeniesienia dokumentów ewidencjonowanych na nowe informatyczne nośniki danych, z uwzględnieniem wyników przeprowadzonych przeglądów.

Rzeczową klasyfikację oraz kwalifikację dokumentów ewidencjonowanych ze względu na okresy ich przechowywania zawierają właściwe dla danych urzędów administracji publicznej jednolite rzeczowe wykazy akt, które stanowią załączniki do obowiązujących w nich instrukcji kancelaryjnych. Wykazy akt stanowią podstawę rejestracji i grupowania dokumentów w akta spraw.

Czytaj także: Nowa instrukcja kancelaryjna 2011 - urząd „papierowy” czy „elektroniczny”>>

Sposób oznaczania kategorii archiwalnej dokumentów ewidencjonowanych

Symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną dokumentów ewidencjonowanych stanowiących materiały archiwalne,

Symbolem „B” oznacza się kategorię archiwalną dokumentów ewidencjonowanych stanowiących dokumentację niearchiwalną, z tym że:

- symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich (np. B10) oznacza się kategorię dokumentów o czasowym znaczeniu praktycznym, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania wyrażonego tymi cyframi mogą podlegać brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego od daty wytworzenia dokumentów,

- symbolem „B” z dodaniem małej litery „c” (Bc) oznacza się kategorię dokumentów mających wyłącznie krótkotrwałe znaczenie praktyczne i z tego względu podlegających brakowaniu po ich całkowitym wykorzystaniu,

- symbolem „B” z dodaniem dużej litery „E” oraz cyfr arabskich (np. BE5) oznacza się kategorię dokumentów, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania wyrażonego tymi cyframi podlegają ekspertyzie archiwalnej ze względu na ich charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tych dokumentów. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentów ewidencjonowanych za materiały archiwalne.

Archiwum zakładowe jako system teleinformatyczny

Zgodnie z par. 6 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, postępowanie z dokumentami ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się przy użyciu systemu teleinformatycznego, który m.in.: zapewnia integralność treści dokumentów i stały do nich dostęp; zabezpiecza przed wprowadzaniem zmian w dokumentach spraw załatwionych i przed usunięciem ich z systemu; wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów w akta spraw na podstawie wykazu akt oraz umożliwia przesyłanie dokumentów do innych systemów teleinformatycznych.

Powyższy system teleinformatyczny spełnia dla dokumentów ewidencjonowanych funkcję archiwum zakładowego lub składnicy akt. Dokumentacja niearchiwalna może podlegać brakowaniu w takim systemie po upływie okresu przechowywania określonego w przepisach prawa, wykazie akt lub innym kwalifikatorze dokumentacji, jeżeli utraciła praktyczne znaczenie na potrzeby danego podmiotu oraz na cele kontrolne. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i jej zniszczeniu w sposób właściwy dla danej technologii zapisu. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej następuje na podstawie zgody właściwego archiwum państwowego (jednorazowa) lub Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (zgoda generalna). Dokumentacja niearchiwalna kategorii Bc może być brakowana bez uzyskiwania zgody.

Czytaj także: Dzienniki urzędowe mają być wyłącznie w formie elektronicznej>>

Stosownie do treści par. 14 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, urzędy administracji publicznej są zobowiązane przechowywać dokumenty brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz protokoły jej zniszczenia przez okres ustalony w wykazie akt.

Dziesięć lat na przekazanie akt do archiwum państwowego

Według par. 15 ust. 1 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, materiały archiwalne powinny być przekazywane do archiwum państwowego po upływie 10 lat od ich wytworzenia, na podstawie wniosku, do którego dołącza się spis zdawczo-odbiorczy tych materiałów. Do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego dołącza się w postaci dokumentu elektronicznego informację zawierającą podstawowe dane dotyczące zmian organizacyjnych, jakie nastąpiły w okresie, z którego pochodzą przekazywane materiały archiwalne. Format tego dokumentu i sposób jego przekazania wskazuje dyrektor właściwego archiwum państwowego w porozumieniu z podmiotem przekazującym.

Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego polega na zapisaniu dokumentów ewidencjonowanych w sposób uporządkowany oraz przygotowaniu spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych w postaci dokumentu elektronicznego. Uporządkowanie materiałów archiwalnych polega na przypisaniu do każdego dokumentu ewidencjonowanego metadanych, których podanie jest obowiązkowe.

Zgodnie z par. 19 ust. 1 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, materiały archiwalne przekazuje się do archiwum państwowego na informatycznym nośniku danych spełniającym określone wymagania techniczne lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Czytaj także: Zmienione zasady ochrony informacji niejawnych>>

Stosownie do treści par 2 ust 1 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych, informatyczny nośnik danych powinien być: oznakowany w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację; przystosowany do przenoszenia między urządzeniami odczytującymi oraz dostosowany do przechowywania w temperaturze 18-22°C przy wilgotności względnej 40-50 proc.

Instrukcje kancelaryjne dla organów administracji publicznej definiują pojęcie nośnika informatycznego jako dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma. Przekazywane materiały archiwalne zapisuje się w formacie, w którym były ostatnio przechowywane przez podmiot przekazujący, w postaci niezaszyfrowanej wraz z informacją zawierającą: nazwę podmiotu przekazującego; tytuł zwięźle określający zawartość nośnika; datę wykonania zapisu na nośniku; informację o tym, czy dane stanowią informacje chronione ustawą, a zwłaszcza klauzulę tajności, oraz wskazanie oprogramowania i urządzeń użytych do wykonania zapisu.

Najwyższy poziom w strukturze zapisu przekazywanych materiałów archiwalnych musi zawierać trzy foldery zdefiniowane jako:

l folder „dokumenty” - zawiera przynajmniej jeden dokument elektroniczny składający się z jednego lub więcej plików,

l folder „metadane” - zawiera pliki z metadanymi opisującymi dokumenty elektroniczne znajdujące się w folderze „dokumenty” (każdy dokument elektroniczny musi być opisany przez dokładnie jeden plik z metadanymi),

l folder „sprawy” - zawiera metadane spraw lub innych grup dokumentów (każdy dokument w paczce archiwalnej musi przynależeć przynajmniej do jednej sprawy lub innej grupy dokumentów).

W celu umożliwienia podpisania całej partii przekazywanych materiałów archiwalnych podpisem elektronicznym przekazywane materiały archiwalne mogą być spakowane w nieskompresowanym pliku (tzw. paczkę archiwalną). Format paczki archiwalnej uzgadnia urząd z archiwum państwowym, do którego przekazywane są materiały archiwalne.

Przekazanie materiałów archiwalnych odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, a koszty związane z przygotowaniem materiałów archiwalnych oraz ich przekazaniem ponosi urząd przekazujący materiały. Archiwum państwowe musi potwierdzić w formie pisemnej przejęcie prawidłowo uporządkowanych materiałów archiwalnych w terminie ustalonym przez strony, nie dłuższym niż 12 miesięcy od daty przekazania materiałów.

Według par. 22 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, obowiązkiem urzędów administracji publicznej jest zapewnienie nadzoru nad prawidłowością: funkcjonowania systemu teleinformatycznego, grupowania dokumentacji w sprawy zgodnie z wykazem akt oraz procesu brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

Czytaj także: Kim jest koordynator czynności kancelaryjnych>>

PODSTAWA PRAWNA:

l Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz.U. nr 206, poz. 1517)

l Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. nr 206, poz. 1518)

l Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz.U. nr 206, poz. 1519)

Sebastian Judycki