Obowiązki zarządcy w zakresie przetwarzania danych osobowych członków wspólnoty mieszkaniowej

Przetwarzanie danych osobowych członków wspólnoty mieszkaniowej przez zarządcę nieruchomości

W myśl art. 29 ust. 1b ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali zarządca, któremu powierzono zarząd nieruchomością jest zobowiązany sporządzić protokół przejęcia nieruchomości i jej dokumentacji technicznej (budowlanej, powykonawczej i książki obiektu budowlanego) oraz przechowywać dokumentację techniczną budynku, jak również prowadzić i aktualizować spis właścicieli lokali i przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej. W praktyce, zarządca gromadzi i aktualizuje dane osobowe niezbędne dla wykonania uchwał właścicieli lokali tworzących wspólnotę mieszkaniową (np. stan rozliczeń z poszczególnymi właścicielami lokali, czy zapis cyfrowy z monitoringu nieruchomości wspólnej).

Polecamy produkt: Jak przygotować się na zmiany w podatkach i opłatach lokalnych w 2016 r. (PDF)

Obowiązki zarządcy w zakresie gromadzenia danych osobowych dotyczących członków wspólnoty mieszkaniowej stanowią przetwarzanie danych osobowych, do których stosuje się przepisy ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

Administratorem danych osobowych członków wspólnoty mieszkaniowej, o których mowa w art. 29 ust. 1b ustawy o własności lokali jest wspólnota mieszkaniowa. W myśl art. 31 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, administrator danych (wspólnota) może powierzyć przetwarzanie danych innemu podmiotowi (np. zarządcy nieruchomości) w drodze umowy zawartej na piśmie.

W praktyce funkcjonowania wspólnot mieszkaniowych, podmiotem faktycznie przetwarzającym dane osobowe członków wspólnoty mieszkaniowej nie są wspólnoty, lecz zarządcy nieruchomości. Powierzanie zarządcom nieruchomości, a następnie przetwarzanie przez zarządców nieruchomości danych osobowych członków wspólnoty odbywa się jednak często bez umowy, „przy okazji” i na potrzeby czynności zarządczych określonych w umowie o zarządzanie nieruchomością wspólną. Taki stan rzeczy może rodzić daleko idące konsekwencje prawne względem zarządcy nieruchomości, w tym również odpowiedzialność karną.