Jak nie dopuścić do cofnięcia dofinansowania unijnego dla samorządu

W tym roku ruszają największe unijne programy pomocowe dla Polski. Większość tej bezzwrotnej pomocy jest adresowana do jednostek samorządu terytorialnego, głównie do gmin. Należy jednak pamiętać, że unijne wsparcie finansowe to nie jest łatwy pieniądz. Chociaż większość samorządów spotkała się w praktyce z pomocą unijną, to trzeba przyznać, że zawarcie umowy nie oznacza, że dalej będzie już łatwo.

Zawarcie umowy o dofinansowanie nie jest równoznaczne z otrzymaniem dotacji. To tylko forma promesy albo gwarancji dofinansowania przedsięwzięcia udzielona przez administratora programu pomocowego. Aby nie dopuścić do ostatecznego nieprzyznania dotacji, należy trzymać się ściśle procedury przyznawania pomocy. Należy przede wszystkim wypełniać wszystkie postanowienia umowy o dofinansowaniu, krok po kroku. Nie można dopuścić, by podczas kontroli doszło do wytknięcia uchybień i nieścisłości w realizacji umowy. W unijnych programach pomocowych z okresu 2004-2006 było kilka przypadków nieudzielenia ostatecznie dofinansowania, mimo zawarcia wcześniej umowy o dotacje. Wynikały one z uchybień podczas procedury przetargowej oraz błędnego zakwalifikowania wydatków związanych z realizacją przedsięwzięcia.

- Przy aplikowaniu o fundusze UE należy pamiętać, iż instytucja, która dofinansuje projekt, ma prawo (i czasem wręcz obowiązek narzucony przez Komisję Europejską) skontrolować poprawność prowadzenia dofinansowanej inwestycji. Nie można odmówić wpuszczenia kontroli na teren, gdzie prowadzona jest inwestycja, i należy przedstawić wszystkie dokumenty związane z prowadzeniem i finansowaniem projektu. Beneficjenta funduszy UE skontrolować mogą przykładowo urząd wojewódzki, Urząd Kontroli Skarbowej, NIK - informuje Anna Łacińska, dyrektor zarządzający Eficom.

Zgoda to nie przyznanie dotacji

Podpisanie umowy z instytucją zarządzającą programem pomocowym nie oznacza jeszcze, że jednostka samorządu na 100 procent otrzyma dofinansowanie. Po zawarciu umowy czeka beneficjenta jeszcze żmudna praca, nad prawidłowym wykonaniem prac związanych z realizowanym przedsięwzięcie. Trzeba też wypełnić dokumenty konieczne jako załączniki do wniosku o płatność.

Zawarcie umowy o dofinansowanie świadczy o tym, że instytucja zarządzająca programem zgadza się na refundację kosztów inwestycyjnych przedsięwzięcia realizowanego przez samorząd. W zasadzie ewentualne perturbacje w wypłacie przyznanych wcześniej dotacji to nic innego jak tylko odmowa lub cofnięcie refundacji. Cofnięcie dofinansowania może mieć miejsce w przypadku stwierdzenia rażących nieprawidłowości podczas realizacji projektu. To przede wszystkim nietrzymanie się postanowień zawartej wcześniej umowy o dofinansowanie. Wszystkie prace inwestycyjne trzeba realizować zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Sprawdzający inwestycje podczas jej realizacji albo później sprawdzający i oceniający wniosek o płatność nie może mieć podejrzeń, że doszło do nieprawidłowości w organizowaniu przetargu publicznego. Należy pamiętać, że taki przetarg musi mieć charakter publiczny, nie może być żadnych podejrzeń, że został on ustawiony pod konkretnego wykonawcę. Wszelkiego rodzaju odwołania innych niedoszłych wykonawców inwestycji muszą być rozpatrzone skrupulatnie.

Należy pamiętać, że wnioski o dofinansowanie składa samorząd, równocześnie będący potencjalnym beneficjentem, który stara się o dofinansowanie projektu inwestycyjnego lub innego przedsięwzięcia w ramach unijnego programu operacyjnego. Natomiast, czym innym, choć wiąże się z poprzednim wnioskiem, jest wniosek o płatność. Ten drugi składa beneficjent, który zawarł już umowę o dofinansowanie projektu i rozpoczął rzeczową realizację przedsięwzięcia albo skończył już inwestycję.

- W zarządzaniu projektami działa (prawie zawsze) bardzo prosta zasada, która mówi, że im więcej wysiłku włożysz w proces przygotowania projektu, tym większe prawdopodobieństwo, że uda się uniknąć przynajmniej części niespodzianek podczas jego realizacji. A wszyscy, którzy kiedykolwiek wdrażali projekt ze zbyt małym budżetem lub źle zrobionym harmonogramem, doskonale wiedzą, jak szybko praca osób odpowiedzialnych za jego realizację zamienia się w koszmar. Dlatego też nie warto żałować czasu na planowanie - dodaje A. Łacińska, dyrektor Eficom.

Według MRR odmowa wypłaty przyznanych wcześniej w umowie dofinansowaniu, będzie środkiem ostatecznym. Wcześniej podobnie jak w aplikowaniu o pomoc w okresie 2004-2006, instytucja zarządzająca wskazywać będzie błędy i zwracać się będzie z prośbą o ich naprawienie, np. o uzupełnienie braków w dokumentacji.

 

Realizacja inwestycji

Dla jednostki samorządu terytorialnego każda realizowana inwestycja to wysiłek finansowy i organizacyjny. Ten wysiłek musi być większy, gdy inwestycja jest realizowana w ramach unijnego programu operacyjnego. Każda inwestycja realizowana w jego ramach będzie dokładnie prześwietlana pod względem:

• finansowym,

• przestrzegania prawa,

• jakości wykonanych robót,

• celowości zrealizowanej inwestycji.

Należy pamiętać, że inwestycja realizowana w ramach programu unijnego może być realizowana w poszczególnych etapach inwestycyjnych. Wykonawca poszczególnych etapów lub całej inwestycji musi trzymać się ściśle harmonogramu prac od pierwszych dni inwestycji aż po zakończenie realizacji przedsięwzięcia i oddanie inwestycji do użytku.

I nie jest to tylko zadanie wykonawcy, ale i inwestora. To gmina, jako główny inwestor, będzie w całości odpowiadać za całość przedsięwzięcia. Nie kto inny jak gmina będzie odpowiadać przed instytucją zarządzającą programem unijnym za przestrzeganie prawa i przestrzeganie umowy o dofinansowanie.

Należy przestrzegać także harmonogramu prac i wszystkich punktów uzgodnionego studium wykonalności. To studium wykonalności, zwane niekiedy biznesplanem przedsięwzięcia inwestycyjnego, jest obok umowy o dofinansowanie podstawą realizacji inwestycji. Dlatego dokument ten musi być sporządzony na miarę potrzeb przedsięwzięcia i na miarę inwestora oraz posiadanego kapitału inwestycyjnego. Nie można tworzyć studium wykonalności tylko po to by umowa o dofinansowanie została zawarta.

Studium musi być tak skonstruowane, by inwestycja mogła być zrealizowana według planu inwestycyjnego, planu finansowego i przede wszystkim, by umowa o płatność została zrealizowana.

Za jakość wykonanych robót odpowiada wykonawca. Ale to inwestor za słabą jakość nie otrzyma dotacji. Dlatego przedstawiciele samorządu albo osoba odpowiedzialna za określone przedsięwzięcie z ramienia gminy powinna nadzorować i monitorować realizację przedsięwzięcia.

CO PODLEGA REFUNDACJI

Opłaty finansowe i wydatki prawne podlegające refundacji:

• odsetki od debetu,

• opłaty od transakcji finansowych,

• prowizje od wymiany walut i ujemnych różnic kursowych,

• opłaty bankowe za prowadzenie rachunków bankowych związanych bezpośrednio z realizowanym projektem,

• opłaty za porady prawne i notarialne,

• koszty ekspertyz technicznych i finansowych,

• koszty księgowości i koszty audytu,

• koszty gwarancji udzielonych przez bank albo inną instytucję finansową,

• koszty finansowe i prawne.

Koordynator inwestycji

W celu wzorowego nadzoru i monitoringu realizacji przedsięwzięcia, beneficjent pomocy unijnej powinien powołać koordynatora przedsięwzięcia unijnego. Powinna to być osoba lub zespół fachowców, którzy znają się na wykonywanych pracach. Taki zespół lub osoba powinna przestudiować całe studium wykonalności. Dobrze, gdy osoby te brały już udział: w konstrukcji wniosku o dofinansowanie, wniosku o płatność i przy opracowaniu innych dokumentów. Znajomość procedury starania się o pomoc unijną jest niezbędna.

Koordynator przedsięwzięcia unijnego lub osoby z zespołu odpowiedzialnego za taką koordynację nie mogą być powiązane w jakikolwiek sposób z wykonawcą robót, realizatorem inwestycji, ani jako podwykonawca, dostawca materiałów albo jako członek rodziny wykonawcy. W przeciwnym przypadku jej osąd nie będzie wiarygodny i może znacznie utrudnić pozyskanie dotacji w ostatecznym etapie.

Większość inwestycji realizowanych w ramach programów pomocowych z okresu 2004 - 2006 miało koordynatorów. Może to być pracownik urzędu gminy lub urzędu starosty powiatowego ds. inwestowania komunalnego. Może to być osoba lub zespół niepowiązany stosunkiem pracy z urzędem. Może to być również wynajęta osoba na czas realizacji inwestycji. Muszą to być ludzie kompetentni i wiarygodni oraz dyspozycyjni dla inwestora przedsięwzięcia. Wynagrodzenie koordynatora lub zespołu koordynującego prace nad projektem unijnym są kosztami podlegającymi refundacji.

 

Cofnięcie przyznanej dotacji

Cofnięcie ostatecznie przyznanej dotacji to cios dla budżetu jednostki samorządowej. Wpłynąć to może na zachwianie płynnością finansową i wystąpienie poważnych kłopotów z płatnościami na rzecz zarówno sektora prywatnego, jak i publicznego.

Beneficjenci w przypadku cofnięcia ostatecznego dofinansowania będą musieli zwrócić całą kwotę (wraz z odsetki) dotacji wypłacanych wcześniej w formie transz lub zaliczek. By uniknąć tak drastycznego problemu, należy realizować projekt zgodnie z terminami i innymi postanowieniami zawartymi w umowie o dofinansowaniu. Należy ściśle trzymać się harmonogramu realizacji prac.

Inwestycje realizowane w ramach programów unijnych będą kontrolowane na wszystkich szczeblach. Beneficjenci, szczególnie przy realizacji większych przedsięwzięć inwestycyjnych będą mogli spotkać się ze szczególnie dużą liczbą kontroli. Wnioski z takich kontroli, wskazówki i zapytania kontrolerów mogą pomóc w przyszłości przy opracowaniu wniosku o płatności i w ostatecznym rozliczaniu się z dotacji. Przy realizacji przedsięwzięć w ramach obecnych programów operacyjnych na lata 2007 - 2013 będzie można otrzymać wsparcie finansowe także w formie zaliczek, co dotychczas w poprzednich programach pomocowych raczej nie było stosowane.

Inwestycje unijne będą kontrolowane zarówno przez instytucje zarządzające, pośredniczące, jak i wdrążające. Instytucja zarządzająca będzie delegować kompetencje w zakresie kontroli instytucjom niższego szczebla. Zawarte są już specjalne porozumienia w tej sprawie.

Jeżeli zaś chodzi o regionalne programy operacyjne, samorządy wojewódzkie mają swobodę w wyborze instytucji pośredniczących, a co za tym idzie, delegowania im kompetencji. Część instytucji jest wyłanianych w procedurze przetargowej. W tych przypadkach porozumienia nie są jeszcze zawarte. Nie są podpisane.

Przede wszystkim kwalifikowalność

Autorzy projektu, wykonawcy, inwestorzy, a przede wszystkim beneficjenci muszą pilnować, by cały projekt i wydatki z nim związane były kwalifikowane. W innym przypadku trzeba raczej zapomnieć o pozytywnym załatwieniu wniosku o płatność.

Kwalifikowalność to zagadnienie bardzo ważne przy realizacji inwestycji. Od tego zależy, czy jednostka samorządu otrzyma dotację, czy zostanie ona ograniczona albo, co gorsza, w całości cofnięta.

Należy jednak odróżnić pojęcie kwalifikowalności projektu od kwalifikowalności wydatków poniesionych w ramach realizacji projektów. W ramach zaś określenia kwalifikowalności wydatków ponoszonych w projektach wyodrębnia się ich dwa rodzaje:

• wydatki, które zostaną zrefundowane ze środków unijnych i są to wydatki albo koszty kwalifikowane,

• wydatki, które nie zostaną zrefundowane, czyli wydatki niekwalifikowane.

Projekt, współfinansowany ze środków funduszy strukturalnych jest kwalifikowany, jeżeli spełnia następujące warunki:

• jest zgodny z polityką wspólnotową, m.in.: w zakresie konkurencji, udzielania zamówień publicznych, ochrony i poprawy stanu środowiska naturalnego,

• jest zgodny z wymogami i obszarami wsparcia odpowiednich funduszy strukturalnych i programów operacyjnych,

• jest spójny z zatwierdzonym konkretnym programem operacyjnym, z założeniami, działaniami i priorytetami programu.

W zasadzie kwalifikowalności projektu jest badana przy wniosku o dofinansowanie. Należy jednak pamiętać, że przy wniosku o płatność będzie badana cała zrealizowana inwestycja pod względem kwalifikowalności.

Za monitorowanie i kontrolę kwalifikowalności w ramach funduszy strukturalnych odpowiadają Jednostki Monitorująco-Kontrolne Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Instytucja ta jest umiejscowiona przy Wydziale Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) i Europejskiego Funduszu Społecznego w departamencie koordynacji polityki strukturalnej Ministerstwa Rozwoju Regionalnego. Ogólny zakres działania tej instytucji został określony w art. 43 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o Narodowym Planie Rozwoju (Dz.U. nr 116, poz. 1206).

Instytucja ta m.in. udziela wiążących odpowiedzi w zakresie kwalifikowalności wydatków, które stają się obowiązującą wykładnią kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR w Polsce. Monitoruje i kontroluje kwalifikowalność wydatków w ramach poszczególnych programów operacyjnych. Gromadzi dane i monitoruje wydatki w ramach poszczególnych funduszy strukturalnych. Kontroluje przestrzeganie ustanowionych zasad i systemów korzystania z pomocy unijnej.

Wydatki zachowują cechy kwalifikowalności, jeżeli:

• zostały poniesiony w ramach projektu realizowanego z konkretnego programu operacyjnego,

• są niezbędne dla realizacji projektu,

• są racjonalne,

• są rzetelnie udokumentowane i możliwe do zweryfikowania,

• są spójne z obowiązującymi przepisami prawa.

Należy pamiętać, że tylko wydatki faktycznie poniesione i udokumentowane mogą zostać uznane za koszt kwalifikujący się do refundacji. W takim przypadku wniosek o płatność zostanie uznany w całości jako podlegający wypłacie dotacji unijnej.

Wydatki nie mogą zostać uznane za kwalifikujące się do wypłaty dotacji, jeżeli zostały one opłacone przez bezpośredniego beneficjenta przed dniem, w którym został złożony wniosek o dofinansowanie do administrator programu lub do instytucji zarządzającej. Nie mylić z wnioskiem o płatność.

JAK UDOWADNIAĆ WYDATKI

Pomoc unijna jako dofinansowanie inwestycyjne przedsięwzięcia będzie wypłacana w formie płatności okresowych i płatności końcowej. Wszystkie faktycznie poniesione wydatki muszą być potwierdzone dokumentami w postaci faktur wraz z kopiami dowodów zapłaty. W wyjątkowych przypadkach może być inny dokument księgowy.

WYDATKI ZWIĄZANE Z INWESTYCJĄ

Zasady kwalifikowalności kosztów:

• wydatki muszą być rzeczywiście poniesione,

• właściwie zaksięgowane,

• nie wszystkie opłaty finansowe oraz wydatki prawne podlegają refundacji,

• zakup sprzętu używanego możliwy jest do refundacji,

• zakup nieruchomości gruntowej,

• zakup budynku

• podatek VAT, inne podatki i opłaty,

• fundusze kapitału podwyższonego ryzyka i fundusze pożyczkowe,

• leasing,

• koszty wynikające z zarządzania i uruchomienia funduszy pomocowych,

• kwalifikowalność projektów w zależności od miejsca realizacji i siedziby beneficjenta.

 

Środowisko i ekologia

Wszystkie projekty, jak i realizacja inwestycji, muszą być zgodne z polskim ustawodawstwem dotyczącym pomocy publicznej oraz polityki konkurencji.

Wsparciem i przyznaniem dotacji są objęte przedsięwzięcia, realizowane zgodnie z ustawą z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 19, poz. 177). Założenia wszystkich programów operacyjnych 2007-2013 kładą duży nacisk na ochronę i poprawę stanu środowiska naturalnego. Projekty realizowane w ramach unijnych programów pomocowych muszą zachować charakter proekologiczny. W przeciwnym przypadku wniosek o płatność może zostać odrzucony, a płatność dotacji cofnięta.

Żadna więc inwestycja realizowana przez samorządy nie może przyczynić się do pogorszenia stanu środowiska naturalnego. Powinna przyczynić się do zachowania i poprawy jakości środowiska naturalnego. Powinna przyczyniać się do poprawy ochrony zdrowia ludzkiego. Natomiast zasoby naturalne powinny być wykorzystane racjonalnie i ostrożnie. Zarówno inwestor, jak i wykonawca muszą zwracać uwagę na stosowanie działań zapobiegawczych, a gdy zajdzie przypadek zanieczyszczenia środowiska, należy przede wszystkim naprawić szkodę u źródła. Zachowana jest przy tym zasada - zanieczyszczający płaci.

Kryteria kwalifikowalności

Szczegółowe kryteria kwalifikowalności projektów i kosztów zostaną opracowane w ramach konkretnego Programu Operacyjnego. Wraz z tym opracowaniem podane zostaną katalogi wydatków, które będą zaliczane do kosztów podlegających refundacji. Działania i priorytety programów operacyjnych zawierać będą często konkretne przykłady wydatków. Pamiętać należy, że listy przykładów są co do zasady katalogami otwartymi. Tak było w okresie aplikacji o pomoc unijną w okresie 2004-2006. Tak będzie też w okresie 2007-2013. Mogą te katalogi być poszerzone, ale niekoniecznie. Dlatego, wzorując się na konkretnym katalogu, może się zdarzyć, że beneficjent nie znajdzie swojego wydatku zaliczanego jako kwalifikowany. To jeszcze nie oznacza, że jest on skreślony z listy kosztów podlegających dofinansowaniu. Jeżeli wydatek został poniesiony, bo był konieczny dla całości inwestycji, to podlega dofinansowaniu.

Większość programów unijnych adresowanych do samorządów jest finansowanych przez Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego (EFRR). Kwalifikowalność szczególnie w ramach tego funduszu rozpatrywana jest według trzech zasad:

• sprawdzana jest kwalifikowalność typu projektu w ramach konkretnego programu operacyjnego np. Regionalnego Programu Operacyjnego,

• następnie weryfikowane będą kwoty projektu w świetle kryteriów kwalifikowalności określonych w uzupełnieniach do programów pomocowych. W tym przypadku kryteria dzielić się będą na: kryteria formalne i techniczno-ekonomiczne,

• rozpatrywana będzie kwalifikowalność poszczególnych wydatków.

Podobnie jak przy sektorowych programach operacyjnych 2004-2006, tak i przy programach na lata 2007-2013 ze względu na kryteria formalne wnioski będą badane pod kątem, czy wypełniane zostały zgodnie z instrukcją i czy dołączono wszystkie załączniki. Sprawdzane będzie m.in., czy projekt jest zgodny z celami i zakresem merytorycznym danego działania. A także, czy przyczynia się do realizacji szeroko pojętego celu, jakim jest rozwój regionalny.

Kwalifikowanie się danego projektu do wsparcia we wniosku o dofinansowanie lub o płatność nie musi oznaczać, że projekt zostanie dofinansowany w praktyce. Decyzja ostateczna o przyznanie wsparcia zależy m.in. od dostępności funduszy. Aktualną informacją o tym powinny dysponować instytucje zarządzające konkretnym programem operacyjnym, w tym m.in. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. Takie informacje powinna posiadać także instytucja wdrażająca konkretny program.

Z kolei kwalifikowalność danego projektu do wsparcia nie oznacza, że wszystkie wydatki, które zostaną poniesione w trakcie realizacji inwestycji, muszą zostać zakwalifikowane do refundacji. Wiążące potwierdzenie wysokości planowanych wydatków kwalifikowanych, które zostaną zrefundowane beneficjentowi, określa umowa o dofinansowaniu projektu. Beneficjent, związany jest tą umową aż do skutecznego złożenia wniosku o płatność dotacji. Umowa określa katalog wydatków, które muszą być poniesione, by inwestycja została prawidłowo zrealizowana.

Ocena wniosku o płatność

Rekomendacji projektów po dokonanej ocenie formalnej i merytorycznej dokonuje tzw. komitet sterujący. Ewentualne wykrycie przez ten komitet niepoprawnie zakwalifikowanych kosztów może być przyczyną nieudzielania rekomendacji. To z kolei wiązać się może z cofnięciem wypłaty obiecanej wcześniej dotacji, przesunięciem w czasie jej wypłaty albo konieczność skompletowania nowych dokumentów.

W celu otrzymania refundacji poniesionych wydatków beneficjent występuje do odpowiedniej instytucji z wnioskiem o płatność, do którego dołącza dowody poniesionych wydatków. Wzór wniosku o płatność zostanie zamieszczony na stronach internetowych przy poszczególnym programie pomocowym (www.funduszestrukturalne.gov.pl).

Na etapie weryfikacji wniosku o płatność ocenie poddawane są przedstawione przez beneficjenta wydatki w odniesieniu do zasad kwalifikowalności oraz wydatki zapisane we wniosku o dofinansowanie oraz w umowie o dofinansowanie. Z reguły będą to te same wydatki.

W przypadku, gdy w wyniku weryfikacji, o której mowa, stwierdzona zostanie niezgodność z przepisami prawa wspólnotowego lub krajowego, a także postanowieniami umowy o dofinansowanie, to refundacja takiego przedsięwzięcia inwestycyjnego nie dojdzie do skutku.

Kontrole wydatków

Weryfikacja kwalifikalności wydatków może być zrealizowana także w ramach kontroli na miejscu realizacji inwestycji. Podstawą do dokonywania takiej kontroli jest rozporządzenie ministra gospodarki i pracy z 22 września 2004 r. w sprawie trybu, terminów i zakresu sprawozdawczości dotyczącej realizacji Narodowego Planu Rozwoju, trybu kontroli realizacji Narodowego Planu Rozwoju oraz trybu rozliczeń (Dz.U. nr 216, poz. 2206). Kontrola taka będzie miała na celu weryfikację wydatków w projekcie, sprawdzenie dokumentów poświadczających poniesienie wydatków oraz dowodów wydatków. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości dotyczącej zasad kwalifikowalności kosztów inwestycyjnych w projekcie beneficjent może być zmuszony do zwrotu zakwestionowanej sumy środków już pozyskanych w ramach dotacji.

 

Wydatki rzeczywiście poniesione

Beneficjent do kategorii wydatków poniesionych w trakcie realizacji inwestycji może wliczyć: koszty amortyzacji, wkład rzeczowy, koszty ogólne, koszty podwykonawstwa. W zasadzie wszystkie koszty poniesione i mające bezpośredni wpływ na realizację przedsięwzięcia inwestycyjnego.

PRZYKŁAD

KWALIFIKOWALNOŚĆ SPRZĘTU BIUROWEGO

Na potrzeby projektu został zakupiony używany sprzęt do ksero oraz do wdrażania i realizacji projektu użytkowany jest komputer. Był on wcześniej zakupiony za pieniądze własne beneficjenta. Koszt zakupu ksero jest kosztem kwalifikowanym i zarazem podlega refundacji, ale nie można zaliczyć jego odpisów amortyzacyjnych do kosztów kwalifikowanych. Zakup zaś użytkowanego komputera nie został sfinansowany ze środków unijnych. Zatem odpisy amortyzacyjne z tytułu spadku wartości księgowej są kosztem kwalifikowanym.

PRZYKŁAD

CZYNSZ DZIERŻAWNY

Beneficjent dzierżawi teren o powierzchni 1 tys. mkw. Za 5 tys. zł miesięcznie. Projekt zaś jest realizowany na powierzchni 250 mkw. Stanowi to więc 25 proc. całkowitej powierzchni dzierżawnego terenu. Beneficjent przedstawia dowód opłacania dzierżawy. Z tej opłaty jako koszt kwalifikowany stanowi 1/4 sumy od 5 tys. zł, a więc 1250 zł.

PRZYKŁAD

WKŁAD RZECZOWY

W ramach projektu w gminie będzie budowana droga gminna, która będzie przebiegała przez działkę budowlaną beneficjenta. Beneficjent więc wnosi tę działkę jako wkład rzeczowy do zrealizowanego projektu. Koszt gruntu będzie zatem podlegał refundacji, bo jest to wydatek kwalifikowany. Budowa drogi przez tę działkę zmienia faktycznie jej pierwotne wykorzystanie.

PRZYKŁAD

RAPORT ODDZIAŁYWANIA NA ŚRODOWISKO

Gmina nie otrzymała na czas refundacji kosztów kwalifikowanych, ponieważ nie dostarczyła potrzebnych dokumentów. Powinna wraz z wnioskiem dostarczyć raport o oddziaływaniu inwestycji na środowisko. Według instytucji zarządzającej było to poważne uchybienie. Gmina została poproszona o poprawienie nieścisłości. Po dosłaniu tego dokumentu dotacji została wypłacona.

Koszty amortyzacji nieruchomości albo wyposażenia mogą podlegać refundacji, jeżeli istnieje bezpośredni związek z celami projektu. A także, gdy dotacja unijna nie służyła w nabyciu w całości środka trwałego. W ramach projektu zabronione jest amortyzowanie nieruchomości i sprzętu zakupionego w ramach wcześniej otrzymanych dotacji unijnych. Byłoby to uważane jako dwukrotne dofinansowanie tej samej inwestycji. A to jest niedopuszczalne. Koszty amortyzacji są obliczane zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.).

Nieco enigmatycznie są wymienione koszty ogólne. W rzeczywistości jest to część kosztów stałych ponoszonych przez beneficjenta w związku z działalnością, ale mająca bezpośredni związek z realizacją projektu. Zalicza się do nich m.in.: opłaty za energię, wodę, opłaty czynszowe oraz koszty utrzymania personelu zatrudnionego przy realizacji projektu.

Tego typu koszty muszą być poniesione rzeczywiście jako wydatki poniesione przy realizacji inwestycji. Muszą być one wyodrębnione jako odpowiednie proporcje kosztów stałych związanych z bezpieczeństwem zrealizowanej inwestycji. Zgodne to musi być z należycie uzasadnioną, rzetelną i bezstronną metodologią. W innym przypadku może to być zakwestionowane.

Uzasadnione zastosowanie proporcji kosztów musi być wskazane nie tylko we wniosku o płatność, ale także wcześniej we wniosku o dofinansowanie.

Gmina bądź inna jednostka samorządowa może otrzymać refundację kosztów na rzecz projektu, również w postaci wkładu rzeczowego. Za taki wkład uznaje się wniesienie określonych składników majątku beneficjenta do projektu, mimo że nie powoduje to powstania faktycznego wydatku pieniężnego. Jako wkład rzeczowy wnoszone mogą być: nieruchomości, wyposażenie lub materiały, badania, działalność zawodowa lub nieodpłatna praca woluntariuszy albo świadczenie pracy, np. przez urzędników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.

Nieruchomości jako wydatki

Wartość działki lub innej nieruchomości będzie kosztem kwalifikowanym, jeżeli ich wartość będzie poświadczona przez niezależnego rzeczoznawcę majątkowego. Beneficjent zobowiązany jest utworzyć i przedstawić w razie kontroli dowody potwierdzające wartość wkładu rzeczowego w postaci m.in. nieruchomości gruntowej lub budynku. Koszty wyceny nieruchomości także podlegają refundacji.

W przypadku zaś nieodpłatnej dobrowolnej pracy, wartość tej pracy jest ustalana z uwzględnieniem ilości spędzonego czasu oraz standardowej stawki godzinowej i dziennej. Dowodem wydatku będzie dokument sporządzony przez beneficjenta, w którym przedstawia on przedmiot wkładu rzeczowego, w tym pracę woluntariusza oraz kwotę wkładu, która stanowić ma koszt kwalifikowany, tj. liczba przepracowanych przez woluntariusza godzin. Dokument taki jest odpowiednikiem dowodu księgowego.

Wartość wszystkich wkładów rzeczowych nie może przekroczyć całkowitych wydatków kwalifikowanych, uwzględniających wartości, obliczanych w dniu zakończenia projektu.

Koszty wynikające z umów podwykonawstwa stanowią także koszt kwalifikowany. Zasada ta nie zakazuje podwyższania kosztów projektu w przypadku korzystania z zewnętrznych podwykonawców. W przypadku wzrostu kosztów musi jednocześnie wzrosnąć proporcjonalnie poziom wartości dodanej w projekcie inwestycyjnym.

Zakazane jest wynagradzanie podwykonawcy w formie pewnego ułamka kosztów projektu, chyba że jest to uzasadnione rzeczywistą wartością zrealizowanych robót albo usług. Umowy podwykonawstwa realizowane przez przedsiębiorstwa na rzecz gminy są kontrolowane pod względem jakości i wartości prac oraz pod względem kwalifikalności poszczególnych wydatków poniesionych w trakcie realizacji umów podwykonawstwa.

Całkowite nakłady inwestycyjne

W załącznikach do wniosku o płatność należy pamiętać o całkowitych nakładach inwestycyjnych. Pojęcie to obejmuje następujące pozycje i wartości księgowe:

• nakłady (koszty) inwestycyjne,

• zmiany w zapotrzebowaniu na kapitał,

• tzw. wartość rezydualna.

Koszty inwestycyjne są to nakłady niezbędne do przeprowadzenia inwestycji. Obejmują w szczególności nakłady poniesione na: grunty, budynki, nowe wyposażenia, używane wyposażenie, naprawy oraz wartości niematerialne i prawne.

Nakłady inwestycyjne powinny uwzględniać niezbędne podczas przyjętego okresu nakłady na kapitał kalkulowany jako różnica pomiędzy zaangażowanymi aktywami i zobowiązaniami bieżącymi.

Zgodnie z adnotacją Komisji Europejskiej z 25 czerwca 2002 r. w zakresie zastosowania art. 294 Rozporządzenia Komisji nr 1260/1999, na potrzeby kalkulacji znaczącego przychodu netto, wartość rezydualna nie powinna pomniejszać nakładów inwestycyjnych. Ta wartość powinna powiększać wartość przychodów netto.

Sprawdzanie poziomu finansowania

Dla projektów obecnie rozliczanych z dotacji i tych rozliczanych w przyszłości została stworzona lista sprawdzająca w celu określenia poziomu współfinansowani projektu. Zbudowana jest tylko z trzech pytań:

• czy inwestycja infrastrukturalna generuje jakikolwiek przychód w danym okresie,

• czy inwestycja infrastrukturalna generuje przychód netto,

• czy inwestycja generuje znaczący przychód netto.

Jeżeli w pierwszym przypadku odpowiedź jest negatywna, to ustalenie w celu obliczenia wielkości pomocy unijnej nie jest wymagane. Dotyczy to np. budowy drogi dla rowerów.

W drugim przypadku, jeżeli inwestycja generuje przychody, choćby nieznaczne, ale przewiduje stratę netto, to należy przeprowadzić uproszczoną analizę finansową. Jeżeli jej wynik wykaże, że przychody nie będą generowane, procedura w takim przypadku się kończy i beneficjent na tym kończy wyliczania. Przykładem inwestycji, w której występować mogą straty, może być np. biblioteka gminna albo ośrodek kultury.

Jeżeli wynik uproszczonej analizy wykaże, że wbrew oczekiwaniom możliwe jest osiąganie przychodu netto, to należy zastosować analizę tzw. zdyskontowanych strumieni pieniężnych (pojęcie księgowe) w danym okresie. Obliczeń należy dokonywać zgodnie z obowiązującymi standardami księgowymi.

W przypadku gdy określona analiza finansowa wykazała, że mamy do czynienia ze znaczącym przychodem netto, to należy obniżyć wskaźnik współfinansowania z EFRR do 50 proc. kosztów kwalifikowanych.

Jeżeli natomiast okaże się, że inwestycja będzie generowała niewielki dochód netto, czyli przychód netto mniejszy lub równy 25 proc. wskaźnika samofinansowania, to udział unijnych środków pomocowych należy określić na poziomie odpowiadającym charakterystyce projektu. W szczególności dotyczy to wskaźnika samofinansowania brutto, którego można oczekiwać w normalnych warunkach przy podobnych inwestycjach, tak by dotacja unijna nie przyczyniła się do zwiększenia budżetu krajowego.

 

Koszty finansowe i prawne

Odsetki od debetu są kosztami kwalifikowanymi. Wszelkie natomiast koszty poniesione jako zapłacone prowizje i odsetki ponoszone w ramach zobowiązań finansowych, np. obligacji komunalnych, kredytów, w tym kredytów pomostowych i inwestycyjnych, nie są wydatkami podlegającymi zwrocie kosztów z kasy unijnej.

Wszelkie zaś opłaty pobierane od dokonywanych transakcji finansowych także nie są kosztami podlegającymi refundacji. Wyjątkiem są opłaty od międzynarodowych transakcji finansowych realizowanych w ramach inicjatyw wspólnotowych, np. INTEREG III.

Opłaty zaś za prowadzenie rachunku bankowego należą do kosztów podlegających refundacji, ale tylko, gdy jego założenie było konieczne w celu prawidłowej procedury rozliczeń realizowanej inwestycji finansowanej m.in. za środki unijne.

Wydatkami kwalifikowanymi są opłaty za otrzymanie porady prawnej, świadczone przez ekspertów, jeżeli są bezpośrednio związane z działaniami i priorytetami konkretnego programu operacyjnego. To samo dotyczy opłat notarialnych.

Opłaty oraz ekspertyzy techniczne związane z przygotowaniem dokumentacji do projektu, w szczególności: biznesplanu, studium wykonalności, mapy albo szkice sytuacyjne projektu, dokumentacja techniczna, ocena albo raport oddziaływania na środowisko stanowią wydatki podlegające częściowemu zwrotowi w ramach unijnych programów operacyjnych.

Nie są wydatkiem kwalifikowanym opłaty za wypełnienie wniosku o dofinansowanie i wniosku o płatność.

Natomiast refundacji podlegają wydatki podejmowane w związku z księgowaniem, ale tylko, gdy ma to bezpośredni związek z zakresem danego programu operacyjnego. Dofinansowaniu podlegają również koszty audytu oraz koszty otrzymanych gwarancji, w tym gwarancji bankowych i tych udzielanych przez inne instytucje finansowe.

SŁOWNIK

Ekspertyzy techniczne i finansowe - dokumenty te to opracowania ekspertów, konieczne w celu sporządzenia profesjonalnej dokumentacji. Zawierać powinny analizy różnych aspektów niezbędnych do realizacji projektu

Instytucja płatnicza - instytucja albo organ odpowiedzialny za przygotowanie i składanie wniosku o płatność do komisji europejskiej. Zgodnie z ustawą z 20 kwietnia 2004 r. o Narodowym Planie Rozwoju (Dz.U. nr 216, poz. 1206) jest nim minister właściwy ds. finansów publicznych.

Instytucja pośrednicząca - jest to instytucja, do której instytucja zarządzająca deleguje część funkcji związanych z zarządzaniem, kontrolą i monitoringiem programu operacyjnego albo strategią wykorzystania Funduszu Spójności. Instytucją Pośrednicząca może być (w zależności od działań i priorytetów poszczególnych programów): Ministerstwo Środowiska, Państwowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej albo Ministerstwo Administracji i Spraw Wewnętrznych. W przypadku programów regionalnych np. wojewódzkie fundusze ochrony środowiska i gospodarki wodnej

Instytucja zarządzająca - właściwy minister lub organ samorządowej administracji publicznej w zależności od programu operacyjnego i jego działania. Instytucją Zarzadzająca we wszystkich programach operacyjnych 2007 - 2013 (krajowych) np. Infrastruktura i Środowisko albo Innowacyjna Gospodarka, także w przypadku programu Rozwój Polski Wschodniej, będzie Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. W przypadku zaś regionalnych programów operacyjnych będą poszczególne (wojewódzkie) urzędy marszałkowskie

Przychód - są to m.in. opłaty pobierane ze zrealizowanej inwestycji od mieszkańców gminy, firm i innych instytucji, które korzystają z inwestycji. Mogą to być np. opłaty za wodę pobierane z nowo wybudowanej sieci wodociągowej

Przychód netto - przychód minus koszty operacyjne

Wartość rezydualna - wartość dochodów generowanych przez inwestora w latach następujących po okresie prognozy wolnych przepływów pieniężnych albo po oddaniu do użytku inwestycji

Znaczący przychód netto - zdyskontowana wartość przychodów operacyjnych pomniejszonych o zdyskontowane koszty operacyjne i powiększonych o zdyskontowaną wartość rezydialną

ANDRZEJ OKRASIŃSKI

andrzej.okrasinski@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze. zm.).

• Ustawa z 21 sierpnia 1997 r o gospodarce nieruchomościami (Dz.U. z 2004 r. nr 261, poz. 2603 ze zm.).

• Ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o Narodowym Planie Rozwoju (Dz.U. nr 116, poz. 1206 ze zm.).

• Ustawa z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 19, poz. 177 ze zm.).

• Rozporządzenie ministra Gospodarki i Pracy z 22 września 2004 r. w sparwie trybu, terminów i zakresu sprawozdawczości dotyczącej realizacji Narodowego Planu Rozwoju, trybu kontroli realizacji Narodowego Planu Rozwoju oraz trybu rozliczeń (Dz.U. nr. 216, poz. 2206).