Kiedy możliwe są zamówienia dodatkowe i uzupełniające

Zamawiający może udzielić zamówień uzupełniających lub dodatkowych w trybie zamówienia z wolnej ręki, czyli po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą, na podstawie art. 67 ust. 1, pkt 5-7 prawa zamówień publicznych. Należy jednak pamiętać, że odstąpienie od stosowania procedur konkurencyjnych powinno być traktowane jako wyjątek od zasady, co oznacza, że nie można stosować wykładni rozszerzającej przesłanek zastosowania tego wyjątkowego trybu. Zamawiający mogą udzielać zamówień dodatkowego i uzupełniających w większym zakresie niż przed nowelizacją prawa zamówień publicznych z 13 kwietnia 2007 r., a więc nie do 20 proc., lecz do 50 proc. wartości zamówienia podstawowego.

Redakcja poleca: VAT w samorządach (książka)

Zamówienie dodatkowe

Choć przepisy nie zwierają definicji legalnej zamówienia dodatkowego, przyjmuje się, że chodzi w tym przypadku o zamówienia nieprzewidziane w specyfikacji, które mogą należeć do tego samego rodzaju zamówień co zamówienie podstawowe. Z kolei zamówienie podstawowe obejmuje tylko przedmiot zamówienia opisany w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Zamawiający może udzielić zamówienia dodatkowego tylko dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych. Musi przy tym zachować wszystkie ustawowe przesłanki. Łącznie zamówienia dodatkowe nie mogą przekraczać 50 proc. wartości zamówienia podstawowego. Trzeba też udowodnić, że ich wykonanie stało się konieczne z powodu okoliczności niemożliwych wcześniej do przewidzenia, a więc jeżeli:

• z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub

• wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego.

Przy zamówieniu dodatkowym bardzo ważne jest wykazanie, że zamówienie dodatkowe było niezbędne do wykonania zamówienia podstawowego, a więc że bez zamówienia dodatkowego nie można było wykonać zamówienia podstawowego lub wykonać go należycie. Ponadto sama konieczność udzielania zamówienia dodatkowego musi mieć charakter nieprzewidywalny, to znaczy, że przed udzieleniem zamówienia podstawowego nie dało się jej przewidzieć. Zamawiający może udzielać zamówień dodatkowych kilkakrotne, ale zawsze musi pamiętać, że ich łączna wartość nie może przekroczyć 50 proc. wartości zamówienia.

Udzielenie zamówień dodatkowych jest uzasadnione, gdy wynika z przyczyn technicznych lub gospodarczych, które powodują że oddzielenie zamówienia dodatkowego powodowałoby poniesienie przez zamawiającego niewspółmiernych kosztów. Przy ich ustalaniu należy wziąć pod uwagę chociażby koszty kolejnych procedur przetargowych oraz szacunkową wartość zamówienia dodatkowego udzielonego po przeprowadzeniu tych postępowań. Zamówień dodatkowych zamawiający może udzielić także wówczas, gdy wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego. Ustalając, czy spełniony jest ten warunek zamawiający powinien odpowiedzieć sobie na pytanie: czy zamówienie podstawowe może być realizowane w pełnym zakresie bez potrzebny udzielania dalszych zamówień. Jeśli odpowiedz jest twierdząca, nie ma podstaw do udzielania z wolnej ręki zamówienia dodatkowego.

Zamówienie uzupełniające

Z kolei zamówienie uzupełniające to powtarzające się zamówienie tego samego rodzaju co zamówienie podstawowe, przy czym już w specyfikacji zamawiający powinien zamieścić odpowiednią informację o możliwości ich wystąpienia. Szczegółowo możliwość zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki na zamówienia uzupełniające reguluje art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 prawa zamówień publicznych. Bez przetargu można ich udzielać w przypadku dostaw lub usług, gdy spełnione zostaną następujące przesłanki:

• zamówienia uzupełniające polegają na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówienia co podstawowe,

• stanowi nie więcej niż 50 proc. wartości zamówienia podstawowego,

• jest udzielane dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych,

• jest udzielane w okresie trzech lat od udzielenia zamówienia podstawowego,

• zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego,

• zamówienie uzupełniające było przewidziane w specyfikacji i dotyczy przedmiotu zamówienia w niej określonego.

W przeciwieństwie do zamówień dodatkowych przy zamówieniach uzupełniających wymagane jest, aby zamówienie podstawowe było udzielone w trybie przetargowym. A więc przy trybach negocjacyjnych nie można udzielić zamówień uzupełniających. Bardzo ważne jest także to, że zamówienia uzupełniające muszą zaliczać się do tego samego rodzaju co podstawowe (czyli taki sam rodzaj robót lub usług). Muszą więc mieć takie same nazwy lub kody we wspólnym słowniku zamówień jak zamówienia podstawowe. Ponadto przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się zamówienia uzupełniające (art. 32 ust. 2 prawa zamówień publicznych). Termin trzech lat od udzielenia zamówienia publicznego, w którym można udzielać zamówień uzupełniających, zamawiający powinien liczyć od dnia zawarcia umowy. Zamówień uzupełniających zamawiający może udzielać tyle razy, ile przewidywała specyfikacja.

Zamówienie dostawy

Możliwe jest udzielenia z wolnej ręki zamówienia uzupełniającego na dostawy. Zmiana wykonawcy mogłaby czasem prowadzić do nabycia rzeczy o innych parametrach technicznych niż sprzęt dostarczony w ramach zamówienia podstawowego. Uzupełnianie ma więc przede wszystkim zapobiec trudnościom, które mogłyby się pojawić z powodu niedostosowania różnych urządzeń lub sprzętów. Można ich udzielać na podobnych zasadach jak przy usługach i robotach, z tym że dodatkowo trzeba wykazać, iż zmiana wykonawcy powodowałaby konieczność nabywania rzeczy o innych parametrach technicznych, co powodowałoby niekompatybilność techniczną lub nieproporcjonalnie duże trudności techniczne w użytkowaniu i dozorze rzeczy. Ponadto przy dostawach wartość zamówień uzupełniających nie może być większa niż 20 proc. wartości zamówienia podstawowego.

PRZYKŁAD

ODRĘBNE WYNAGRODZENIE PRZY ZAMÓWIENIU DODATKOWYM

W przetargu na roboty budowlane zamawiający wymagał w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, aby cena, jaką zaproponują przedsiębiorcy, była ostatecznym wynagrodzeniem za wykonanie robót objętych dokumentacją przetargową wraz z ewentualnymi, koniecznymi robotami dodatkowymi. Podobny zapis znalazł się też we wzorze przyszłej umowy. Zdaniem zamawiającego przy wynagrodzeniu ryczałtowym wykonanie robót dodatkowych nie może stanowić podstawy do zmiany wynagrodzenia. Na takie warunki jeden z wykonawców wniósł protest, a potem odwołanie.

Zespół arbitrów uznał, że zamówienia dodatkowe stanowią oddzielne zamówienie i nie mogą być wliczone w cenę robót budowlanych. Przedmiot zamówienia dodatkowego nie jest i nie może być objęty zakresem zamówienia podstawowego. Choć zamówienie dodatkowe jest powiązane z podstawowym, jednak stanowi nowe i samodzielne zamówienie, za które wykonawcy należy się odrębne wynagrodzenie. Sygn. akt UZP/ZO/0947/06

EWA GRĄCZEWSKA-IVANOVA

ewa.graczewska-ivanova@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

• Ustawa z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2006 r. nr 164, poz. 1163 ze zm.).