Kiedy możliwe są zamówienia dodatkowe i uzupełniające

Zamawiający może udzielić zamówień uzupełniających lub dodatkowych w trybie zamówienia z wolnej ręki, czyli po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą, na podstawie art. 67 ust. 1, pkt 5-7 prawa zamówień publicznych. Należy jednak pamiętać, że odstąpienie od stosowania procedur konkurencyjnych powinno być traktowane jako wyjątek od zasady, co oznacza, że nie można stosować wykładni rozszerzającej przesłanek zastosowania tego wyjątkowego trybu. Zamawiający mogą udzielać zamówień dodatkowego i uzupełniających w większym zakresie niż przed nowelizacją prawa zamówień publicznych z 13 kwietnia 2007 r., a więc nie do 20 proc., lecz do 50 proc. wartości zamówienia podstawowego.

Redakcja poleca: VAT w samorządach (książka)

Zamówienie dodatkowe

Choć przepisy nie zwierają definicji legalnej zamówienia dodatkowego, przyjmuje się, że chodzi w tym przypadku o zamówienia nieprzewidziane w specyfikacji, które mogą należeć do tego samego rodzaju zamówień co zamówienie podstawowe. Z kolei zamówienie podstawowe obejmuje tylko przedmiot zamówienia opisany w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Zamawiający może udzielić zamówienia dodatkowego tylko dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych. Musi przy tym zachować wszystkie ustawowe przesłanki. Łącznie zamówienia dodatkowe nie mogą przekraczać 50 proc. wartości zamówienia podstawowego. Trzeba też udowodnić, że ich wykonanie stało się konieczne z powodu okoliczności niemożliwych wcześniej do przewidzenia, a więc jeżeli:

• z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub

• wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego.

Przy zamówieniu dodatkowym bardzo ważne jest wykazanie, że zamówienie dodatkowe było niezbędne do wykonania zamówienia podstawowego, a więc że bez zamówienia dodatkowego nie można było wykonać zamówienia podstawowego lub wykonać go należycie. Ponadto sama konieczność udzielania zamówienia dodatkowego musi mieć charakter nieprzewidywalny, to znaczy, że przed udzieleniem zamówienia podstawowego nie dało się jej przewidzieć. Zamawiający może udzielać zamówień dodatkowych kilkakrotne, ale zawsze musi pamiętać, że ich łączna wartość nie może przekroczyć 50 proc. wartości zamówienia.

Udzielenie zamówień dodatkowych jest uzasadnione, gdy wynika z przyczyn technicznych lub gospodarczych, które powodują że oddzielenie zamówienia dodatkowego powodowałoby poniesienie przez zamawiającego niewspółmiernych kosztów. Przy ich ustalaniu należy wziąć pod uwagę chociażby koszty kolejnych procedur przetargowych oraz szacunkową wartość zamówienia dodatkowego udzielonego po przeprowadzeniu tych postępowań. Zamówień dodatkowych zamawiający może udzielić także wówczas, gdy wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego. Ustalając, czy spełniony jest ten warunek zamawiający powinien odpowiedzieć sobie na pytanie: czy zamówienie podstawowe może być realizowane w pełnym zakresie bez potrzebny udzielania dalszych zamówień. Jeśli odpowiedz jest twierdząca, nie ma podstaw do udzielania z wolnej ręki zamówienia dodatkowego.