Dokumentacja niezbędna do zawarcia umowy o pracę

Zobacz aktualny: Zmiany w prawie pracy 2017 r.

Przy zatrudnianiu pracownika samo podpisanie umowy nie wystarczy, aby mógł on wykonywać pracę. Pracodawca powinien uzyskać informacje oraz dokumenty pozwalające zorientować się w kwalifikacjach danego pracownika oraz przysługujących mu uprawnieniach pracowniczych.

Dokumentacja kandydata do pracy

Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.) ogranicza potencjalnemu pracodawcy dostęp do informacji o osobie, która kandyduje do pracy w danej jednostce i co do której nie podjęto jeszcze decyzji o jej zatrudnieniu. Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

● imię (imiona) i nazwisko,

● imiona rodziców,

● datę urodzenia,

● miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

● wykształcenie,

● przebieg dotychczasowego zatrudnienia

– art. 22¹ § 1 k.p.

Z ORZECZNICTWA

Pracodawca może też pozyskiwać dane osobowe pracownika w inny sposób niż przez „żądanie” (realizację obowiązku pracowniczego), na przykład za zgodą pracownika, nawet z jego inicjatywy. Zawsze jednak podstawa przetwarzania (uzyskiwania) danych musi mieć charakter wyraźny i oceniać ją należy z zastosowaniem wykładni ścieśniającej.

INFORAKADEMIA poleca: JAK SKUTECZNIE WYEGZEKWOWAĆ PODATKI W GMINIE

Wyrok SN z dnia 5 sierpnia 2008 r.,

sygn. akt I PK 37/08

Uprawnienie i obowiązki pracodawcy związane z procesem rekrutacji zostały skonkretyzowane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (dalej: rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej).

Zakład pracy może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:

● wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

● świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

● dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

● świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

● orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

● innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów

– § 1 ust. 1 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej.

Jeżeli dana osoba stanie się pracownikiem, to na mocy 22¹ § 2 k.p. pracodawca będzie mógł zażądać innych danych osobowych pracownika, jeżeli ich podanie będzie konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Gdy pracownik będzie chciał korzystać z jakichkolwiek uprawnień związanych z jego ogólnym stażem pracy (np. otrzymać nagrodę jubileuszową), będzie miał obowiązek na życzenie pracodawcy okazać inne świadectwa pracy. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych. (art. 22¹ § 3 k.p).

PRZYKŁAD

Nasza jednostka często przeprowadza rekrutacje. W związku z nimi gromadzimy sporą ilość różnego rodzaju dokumentów zawierających dane osobowe kandydatów do pracy. Czy powinniśmy taki zbiór rejestrować w rejestrze zbiorów danych osobowych prowadzonym przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO)?

W praktyce pojawiła się wątpliwość, czy dokumenty oraz zebrane w nich dane osobowe dotyczące kandydatów do pracy (potencjalnych pracowników) należy jako zbiór danych osobowych zarejestrować w GIODO. Stanowisko GIODO w tym zakresie przedstawione na stronie internetowej (www.giodo.gov.pl) mówi, że zbiór taki zwolniony będzie z obowiązku jego zgłoszenia do rejestracji na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 4 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (dalej: ustawa o ochronie danych osobowych).

Z obowiązku zgłoszenia zbioru danych do rejestracji zwolnieni są administratorzy danych przetwarzanych w związku z zatrudnieniem u nich, świadczeniem im usług na podstawie umów cywilnoprawnych, a także dotyczących osób u nich zrzeszonych lub uczących się.

Kwestionariusz osobowy

Do rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej został załączony m.in. pomocniczy kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Pozwala on w jednym miejscu zebrać informacje o kandydacie do pracy, o których mowa w treści tego rozporządzenia oraz w art. 22¹ § 1 k.p.

W kwestionariuszu kandydat do pracy wskazuje swoje imiona i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, obywatelstwo, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, kwalifikacje i umiejętności oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pozostałe informacje mogą zostać uzyskane dopiero w momencie zatrudnienia pracownika.

PRZYKŁAD

Na kwestionariuszu, który składają kandydaci do pracy, nie znajdują się wszelkie potrzebne informacje. W szczególności brakuje miejsca zameldowania oraz miejsca urodzenia. Potrzebujemy jako firma także numerów NIP i PESEL pracownika. Czy możemy więc rozbudować kwestionariusz o dodatkowe rubryki i żądać jego wypełnienia na etapie rekrutacji?

Nie, kwestionariusz wyczerpująco wskazuje dane, jakie mogą być zbierane od osób, które kandydują do pracy. Nałożenie na nie dodatkowych obowiązków w tym zakresie będzie naruszeniem przepisów Kodeksu pracy oraz ustawy o ochronie danych osobowych. Takie dane będzie można zebrać po zatrudnieniu danej osoby.

Dopiero od pracownika pracodawca ma prawo żądać innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, oraz numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Czytaj także: Rodzaje umów o pracę>>

PRZYKŁAD

Czy stosowanie kwestionariusza osobowego jest obowiązkowe? Czy jego brak w aktach osobowych będzie wykroczeniem?

Nie, brak kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie w aktach osobowych zatrudnionego pracownika nie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej wyraźnie wskazuje, że pracodawca może żądać wypełnienia takiego kwestionariusza (§ 1 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej). Nie jest to jednak obowiązkowe.

Wątpliwości dotyczące stosowania kwestionariusza pojawiają się głównie w związku z faktem, że zwyczajowo kandydaci do pracy przesyłają pracodawcom Curriculum Vitae (CV) wraz z listem motywacyjnym, w których to dokumentach zawarte są już przeważnie wszelkie dane, na które wskazuje kwestionariusz. Jednak treść tego rodzaju dokumentów nie jest regulowana żadnymi przepisami prawa. Ich brzmienie, forma oraz zawarte w nich informacje zależą więc całkowicie od kandydata do pracy. Ten z kolei kieruje się regułami zwyczajowymi, a także stara się przedstawić te informacje, które jego zdaniem zachęcą pracodawcę do podjęcia współpracy. Dlatego w CV mogą znaleźć się informacje wykraczające poza dopuszczalne dane, które mogą trafić do firmy na etapie rekrutacji, a wynikające ze wskazanych przepisów.

PRZYKŁAD

Pomimo że w ogłoszeniach o pracę wymagamy przedstawienia wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, kandydaci do pracy przesyłają nam CV. W tych dokumentach znajdują się często informacje, których nie potrzebujemy. Po zakończeniu rekrutacji CV osoby przyjętej przechowujemy w aktach osobowych w części A, natomiast dokumenty innych kandydatów są niszczone. Czy przechowywanie CV w aktach osobowych jest naruszeniem przepisów?

Co do zasady, nie będzie to naruszeniem przepisów, jeżeli jednak w takim dokumencie znajdują się dane wykraczające ponad te, które mogą być przetwarzane z mocy prawa przez

pracodawców, konieczna będzie zgoda osób, których dane dotyczą. Podobne stanowisko zajął GIODO, wskazując, że zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie na przetwarzanie jej danych osobowych dla celów rekrutacji jest zbędna, jeżeli dokumenty składane potencjalnemu pracodawcy zawierają dane w zakresie przewidzianym art. 22¹ k.p. (pismo GIODO z 19 listopada 2008 r., znak 6408/08).

Obowiązujący kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o pracę nie zawiera obecnie informacji o tym, czy osoba ta jest zarejestrowana w urzędzie pracy jako osoba bezrobotna (do 5 sierpnia 2009 r. obowiązek otrzymania od kandydata takiego oświadczenia wynikał z art. 36 ust. 7 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy).

Pracodawca bez wyraźnej i uprzedniej zgody kandydata nie może pozyskiwać jego zdjęcia jako danej osobowej i np. przechowywać go w bazach danych kandydatów do pracy w firmie. Dane osobowe, w tym również zdjęcia kandydatów przekazane przez nich dobrowolnie w procesie rekrutacji, powinny po jego zakończeniu zostać zniszczone przez pracodawcę. Powszechna praktyka domagania się przez pracodawców od kandydatów do pracy ich zdjęć dołączanych do kwestionariuszy osobowych nie jest obecnie uzasadniona.

PRZYKŁAD

Czy jako pracodawca możemy domagać się w procesie rekrutacji od kandydata na stanowisko księgowej zdjęcia twarzy i uzależniać od tego potencjalne zatrudnienie?

Pracodawca może domagać się tylko tych danych, które są przewidziane przez Kodeks pracy i rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej. Przekazanie przez kandydata zdjęcia jest zależne tylko od jego decyzji, a pracodawca nie może uzależniać od tego zatrudnienia. Zastosowanie mają tutaj zmiany regulacji dotyczących kwestionariuszy osobowych osób ubiegających się o zatrudnienie, do których obecnie nie ma obowiązku prawnego dołączania zdjęć kandydata. Ta zmiana w kontekście ustawy o ochronie danych osobowych ma znaczenie zasadnicze.

Zaświadczenie o niekaralności

Kwestia karalności pracownika jest przedmiotem zainteresowania pracodawców. Obawiają się oni bowiem pracowników z przeszłością kryminalną, zwłaszcza w zakładach pracy, które już wcześniej spotkały się np. z problemem kradzieży. Pracownicy często są zobowiązywani do dostarczenia zaświadczenia o niekaralności uzyskanego z Krajowego Rejestru Sądowego. Takie postępowanie, a zwłaszcza przechowywanie zaświadczeń o niekaralności w aktach osobowych, jest niezgodne z prawem.

Zabrania się przetwarzania danych dotyczących skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym (art. 27 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych). Co do zasady więc, przetwarzanie takich danych jest całkowicie zakazane.

W ustawie o ochronie danych osobowych przewidziane są wyjątki w tym zakresie, które mówią, że przetwarzanie takich danych jest dopuszczalne, gdy m.in.:

● osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę na piśmie, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych,

● przepis szczególny innej ustawy zezwala na przetwarzanie takich danych bez zgody osoby, której dane dotyczą, i stwarza pełne gwarancje ich ochrony,

● przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadań administratora danych odnoszących się do zatrudnienia pracowników i innych osób, a zakres przetwarzanych danych jest określony w tej ustawie

– art. 27 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych.

Uzyskanie danych dotyczących karalności jest dopuszczalne w sytuacji, gdy przepis prawa wprost przewiduje, że karalność pracownika ma znaczenie przy jego zatrudnieniu (np. w przypadku zatrudniania pracowników samorządowych, państwowych, niektórych służb mundurowych itp.).

ZAPAMIĘTAJ!

Pracodawca, który nie dysponuje przepisem prawa pozwalającym mu na przetwarzanie danych o karalności pracownika, nie może także samodzielnie wystąpić o takie zaświadczenie.

Gdyby pracodawca uzyskał zaświadczenie z wykorzystaniem podstępu (podając nieistniejącą lub nieprawdziwą podstawę prawną), byłoby to bezprawne. Podobnie wypowiedział się GIODO w decyzji z 30 stycznia 2004 r. (nr GI-DEC-DS-19/04). W uzasadnieniu do niej GIODO określił, że stwierdzenie braku stosownej podstawy prawnej już na etapie zbierania (pozyskania) danych skutkuje bezprawnością dalszego przetwarzania danych – w tym np. wykorzystania danych w postępowaniu sądowym, i wyłącza możliwość skutecznego powoływania się na przesłankę z art. 27 ust. 2 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych.

Gdy pracownik dobrowolnie, wyrażając zgodę na piśmie, przedstawi takie zaświadczenie o niekaralności – trudno pracodawcy cokolwiek zarzucić. Jeżeli jednak pracownik zgody nie wyrazi, a pracodawca nie będzie dysponował odrębną podstawą prawną uzyskania zaświadczenia i w związku z tym ukarze pracownika (np. zwolnieniem z pracy), będzie to stanowić argument przemawiający np. za skierowaniem sprawy do sądu. Dotyczy to osób już zatrudnionych. W przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie uzyskiwanie zaświadczeń o niekaralności bez wyraźnej podstawy prawnej będzie naruszeniem art. 22¹ k.p., a więc bezprawne.

Z ORZECZNICTWA

Niewymienione w art. 22¹ k.p. informacje o pracowniku i kandydacie na pracownika (informacje dotyczące sfery osobistej) ustawodawca uznał generalnie za niedostępne pracodawcy, chyba że zezwala na to przepis szczególny. Za przepisy odrębne, ustanawiające obowiązek udzielania przez pracownika informacji stanowiących jego dane osobowe, nie mogą być uznane ogólne przepisy prawa pracy dotyczące obowiązków pracowniczych, na przykład art. 100 § 1 k.p. ustanawiający obowiązek stosowania się do poleceń przełożonych. Przepis art. 22¹ k.p. jako szczególny wyłącza bowiem ten przepis, a ich relacja jest tego rodzaju, że polecenie jest zgodne z prawem tylko w zakresie nałożenia na pracownika obowiązku udzielenia informacji wymienionych w art. 22¹ k.p. (jest niezgodne z prawem w zakresie nakładającym obowiązek udzielenia innych informacji).

Nie może dla pracownika wywoływać negatywnych konsekwencji jego zachowanie polegające na odmowie udzielenia informacji, których nie wymaga od niego ustawa. Odmowa powoda udzielenia odpowiedzi na tego typu pytania jest usprawiedliwiona i nie może stanowić podstawy rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę w trybie art. 52 § 1 pkt 1 k.p.

Niewykonanie polecenia pracodawcy stanowi naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego (art. 100 § 1 w związku z art. 100 § 2 pkt 4 k.p.), ale tylko wówczas, gdy polecenie pracodawcy polega na zobowiązaniu pracownika do udzielenia informacji w zakresie dotyczącym pracy, niesprzecznym z umową o pracę oraz prawem.

Wyrok SN z 5 sierpnia 2008 r.,

sygn. akt I PK 37/08

Świadectwa pracy

Pracodawca ma prawo żądać od potencjalnych kandydatów do pracy świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie (§ 1 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia o dokumentacji).

Dotyczy to kandydatów do pracy – na etapie rekrutacji mogą oni przekazać jedynie świadectwa pracy dotyczące bieżącego roku. Pracodawca może uzyskać dostęp do danych dotyczących dotychczasowego przebiegu zatrudnienia pracownika tylko odnośnie do roku, w którym go ewentualnie zatrudni. Reszta świadectw pracy może być przekazana dobrowolnie przez kandydata. Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Czytaj także: Kolejne umowy o pracę w służbie cywilnej>>

PRZYKŁAD

Kandydat do pracy odmówił przedstawienia wszystkich świadectw pracy, powołując się na przepis pozwalający mu złożyć jedynie świadectwa z bieżącego roku. Po zatrudnieniu go nadal nie chce przedstawić pozostałych dokumentów, pomimo że chce korzystać z uprawnień zależnych od stażu pracy (wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego, dodatku stażowego). Czy mamy prawo zażądać od niego okazania tych dokumentów?

Tak, jeżeli pracownik oświadcza pracodawcy, że dysponuje określonym stażem pracy, pracodawca ma prawo zażądać udokumentowania takiego oświadczenia. Dokumentem, który to potwierdza, jest właśnie świadectwo pracy.

PRZYKŁAD

Czy pracodawca przy rekrutacji może żądać pod rygorem odrzucenia zgłoszenia opinii od poprzednich pracodawców? Czy pracodawca może pozyskać taki dokument bez wiedzy pracownika?

Wydanie takiego dokumentu będzie zależne zawsze od wiedzy i zgody pracownika, którego ma dotyczyć. Nie będzie możliwe i zgodne z prawem sporządzenie jakiegoś dodatkowego – ukrytego przed pracownikiem – dokumentu traktującego o nim, jeżeli to on sam o taki dokument nie wystąpi. Wydana opinia powinna trafić zawsze do rąk pracownika, który dopiero podejmie decyzję, czy przekazać ją dalej.

Pracodawca nie może żądać takiej opinii pod rygorem odrzucenia oferty kandydata. Może natomiast o taką opinię poprosić i uzyskać ją jedynie za zgodą pracownika.

Orzeczenie lekarskie

Pracodawca może żądać już od kandydata do pracy złożenia orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Oznacza to, że skierować na badania wstępne lekarskie można już na etapie rekrutacji. Wstępnym badaniom lekarskim podlegają osoby przyjmowane do pracy – a więc jeszcze nie pracownicy (art. 229 § 1 k.p). Koszt takich badań ponosi pracodawca, nawet w sytuacji, gdy z powodu złych wyników badań osoba nie zostanie zatrudniona. Rozwiązanie takie pozwala uniknąć zatrudnienia osoby bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

Pozostałe dokumenty

Po zatrudnieniu pracownika pracodawca powinien założyć jego teczkę akt osobowych, a dokumenty uzyskane w toku rekrutacji załączyć do jej części A. Poza tym sama umowa o pracę powinna zostać sporządzona co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza się pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobowych.

Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy powinien uzyskać pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy, a także z innymi informacjami, dotyczącymi:

● obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normy czasu pracy,

● częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,

● wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,

● obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,

● układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty,

a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy – dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy (art. 29 § 3 k.p.).

Akta osobowe powinny zawierać też oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy oraz z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy. Zanim pracownik do pracy przystąpi, powinien zostać zapoznany z oceną ryzyka zawodowego na danym stanowisku oraz przejść wstępne szkolenie BHP.

Wszelkie dokumenty zbierane przez pracodawcę przed zawarciem umowy o pracę powinny być przechowywane w aktach osobowych pracownika jako odpisy lub kopie. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub w celu sporządzenia ich odpisów albo kopii.

W następnym numerze dodatku KADRY I PŁACE W SFERZE BUDŻETOWEJ zostaną omówione zagadnienia dotyczące zasad prowadzenia akt osobowych pracowników.

PODSTAWY PRAWNE

● Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 219, poz. 1704)

● Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 176, poz. 1238)

● Ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (j.t. Dz.U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 219, poz. 1706)

● Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 115, poz. 971)

Poznaj pierwszą w Polsce Platformę Rachunkowości Budżetowej przygotowaną z myślą o księgowych w budżecie.
Skorzystaj z bezpłatnego dostępu przez 30 dni! Szczegóły promocji znajdziesz na www.inforrb.pl