Obowiązek wydawania zaświadczenia przez organy JST

Ustawodawca uregulował tryb i zasady wydawania zaświadczeń w dziale VII ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.).

Definicja zaświadczenia

Zaświadczenie wydane na podstawie art. 217 § 1 k.p.a. jest informacją, że w posiadaniu organu, np. jednostki samorządu terytorialnego (dalej JST), znajdują się konkretne dokumenty świadczące o określonym stanie prawnym lub faktach. Zaświadczenie jest wyłącznie przejawem wiedzy, nie zaś woli organu administracji i nie rozstrzyga sprawy co do jej istoty. Nie może ono rozstrzygać czegokolwiek, zwłaszcza o istnieniu lub nieistnieniu obowiązku. Zaświadczenie jest pochodną istniejących faktów lub stanu prawnego wcześniej ustalonego odpowiednim aktem prawnym.

Sytuacje, w których wydaje się zaświadczenie

Organy administracji publicznej wydają zaświadczenia na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie. Zaświadczenie nie może być wydane z urzędu.

Zaświadczenie wydaje się, jeżeli:

1) urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa,

2) osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego.

Użyty w pkt 1 zwrot przepis prawa wymaga oznacza, że w jakiejś sprawie obowiązuje przepis prawa materialnego, który uzależnia pozytywne rozstrzygnięcie sprawy przez organ od udowodnienia przez stronę określonej okoliczności za pomocą określonego środka dowodowego – zaświadczenia. Osoba ubiegająca się o wydanie zaświadczenia powinna powołać więc na przepis prawny (rangi ustawowej), stanowiący podstawę do ubiegania się o zaświadczenie (wyrok WSA w Szczecinie z 15 czerwca 2005 r., sygn. akt II SA/Sz 420/2004).

Jeżeli natomiast osoba ubiega się o wydanie zaświadczenia ze względu na swój interes prawny, to osoba ta musi wykazać ten interes prawny. O istnieniu interesu prawnego decydują przepisy prawa materialnego przyznające stronie konkretne, indywidualne i aktualne korzyści. Organ administracji w pierwszej kolejności ma obowiązek ustalić, czy osoba ubiegająca się o zaświadczenie ma interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego. Jeżeli organ stwierdzi, że osoba ubiegająca się nie ma tego interesu – odmawia wydania zaświadczenia lub zaświadczenia o żądanej treści.

W przypadkach, o których mowa w pkt 2, organ administracji publicznej ma obowiązek wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Oznacza to, że organ administracji publicznej nie może opierać się na ewidencjach, rejestrach lub innych danych, które nie znajdują się w jego posiadaniu. Wydając zaświadczenie, organ administracji publicznej nie może również opierać się na danych dostarczonych przez osobę ubiegającą się o wydanie zaświadczenia.