Systemy dla sygnalistów w gminach - badania, problemy

• Compliance - Systemy dla sygnalistów w gminach w Polsce (cz.3)
• Jakimi kanałami pracownicy urzędu mogą zgłaszać nieprawidłowości według deklaracji gmin?
• Czy ankietowane gminy dopuszczają możliwość anonimowego zgłaszania nieprawidłowości?
• W jaki sposób gminy chronią sygnalistów przed ewentualnymi represjami?
• Kiedy gminy powinny wdrożyć systemy dla sygnalistów?

Compliance - Systemy dla sygnalistów w gminach w Polsce (cz.3)

W dniu 14 kwietnia 2021 r. został opublikowany raport z badań 2020 „Systemy dla sygnalistów w gminach w Polsce”, opracowany na podstawie badań przeprowadzonych na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu, w Katedrze Finansów Publicznych, we współpracy z E-nform Sp. z o.o. W niniejszym artykule chciałbym kontynuować informowanie Państwa o tym, czego dowiadujemy się z raportu. 

Jakimi kanałami pracownicy urzędu mogą zgłaszać nieprawidłowości według deklaracji gmin?

W 98% gmin, które odesłały ankietę (tj. 1724) zadeklarowało, że pracownicy mogą bezpośrednio zgłaszać nieprawidłowości.

W 1057 gminach można zgłaszać nieprawidłowości pocztą elektroniczną.

W 898 gminach można zgłaszać nieprawidłowości telefonicznie

W 882 gminach można zgłaszać nieprawidłowości korespondencyjnie

W 213 gminach można zgłaszać nieprawidłowości poprzez dedykowany system informatyczny. To by znaczyło, że 12% ma już dedykowany system informatyczny do przyjmowania zgłoszeń. Z jednej strony to bardzo mało, z drugiej strony myślałem, że jest gorzej.

W 122 gminach można zgłaszać nieprawidłowości poprzez skrzynkę wrzutową. 

Jak podają autorzy badania, we wszystkich gminach występują przynajmniej dwa kanały zgłaszania nieprawidłowości lub nadużyć.

Czy ankietowane gminy dopuszczają możliwość anonimowego zgłaszania nieprawidłowości?

53% gmin (931) zadeklarowało, że dopuszcza anonimowe zgłoszenia.

20 % gmin (352) zadeklarowało, że nie dopuszcza anonimowe zgłoszenia.

27 % gmin (476) nie potrafiło odpowiedzieć jednoznacznie.

Przyjmowanie anonimowych zgłoszeń ma plusy i minusy, ale osobiście zalecam ich dopuszczenie.

W jaki sposób gminy chronią sygnalistów przed ewentualnymi represjami?

Odpowiedzi gmin wyglądały tak:

1) 195 gmin – dotychczas nie było zgłoszeń o nieprawidłowościach,

2) 24 gminy – brak wypracowanych procedur/regulacji w tym zakresie,

3) 20 gmin – przyjmowanie anonimowych zgłoszeń,

4) 17 gmin – dane sygnalisty są znane tylko osobie przyjmującej zgłoszenie,

5) 16 gmin – bezpieczeństwo zapewnia kierownik jednostki,

6) 16 gmin – zgodnie z RODO (swoją drogą ciekawie co mieli na myśli),

7) 11 gmin – poprzez zachowanie tajemnicy służbowej,

8) 2 gminy – o ochronie decyduje kierownik jednostki.

Powiem szczerze, nie dziwi mnie to, ale bardzo martwi, że sygnaliści nie mają co do zasady realnej i skutecznej ochrony przed represjami. 

Przyjmowanie zgłoszeń, prowadzenie postępowań wyjaśniających i działań następczych jest ważne, ale nie można zapominać o ochronie sygnalistów przez represjami. A to będzie według mnie jeden z najsłabszych punktów w systemach dla Sygnalistów.

Kiedy gminy powinny wdrożyć systemy dla sygnalistów?

Do 17 grudnia br. zostało 7,5 miesiąca. Gminy jak najszybciej powinny rozpocząć prace nad wdrożeniem systemów dla sygnalistów. Pierwszy krok to pozyskanie pomocy ekspertów – praktyków, którzy pomogę zrealizować ten proces. Tak jak jednak pisałem w wielu przypadkach trzeba zacząć od szkolenia dla najwyższego kierownictwa – wójta, burmistrza, Prezydenta, starosty, marszałka województwa, po to by projekt otrzymał zielone światło oraz odpowiednie zasoby i wsparcie.