Kategorie

Compliance – przepis na sukces – czwarty składnik – Komunikacja

Paweł Bronisław Ludwiczak
Radca prawny, specjalizujący się w tematach związanych z obsługą prawną przedsiębiorców, prawem korporacyjnym, zamówieniami in house, publicznym transportem zbiorowym i Compliance.
Compliance – przepis na sukces – czwarty składnik – Komunikacja./ Fot. Fotolia
Fotolia
Od czego zależy udane wdrożenie i utrzymanie systemów Compliance, systemów przyjmowania i reagowania na zgłoszenia Sygnalistów, systemów antykorupcyjnych lub  systemów Zarządzania Bezpieczeństwem Danych Osobowych (dalej będę pisał tylko o systemach Compliance ale poniższe zasady należy stosować też analogicznie do pozostałych systemów)?

Według mnie, w przepisie na sukces jest pięć składników.

Pierwszy z nich to jest PRZYWÓDZTWO omówiłem w artykule Compliance: Przywództwo - rola i odpowiedzialność organu nadzoru i najwyższego kierownictwa.

Drugi z nich to jest PRACOWNICÓW omówiłem w artykule Compliance: Pracownicy, w tym kierownictwo średniego i niższego szczebla – czyli najważniejsi są ludzie

Trzeci z nich to jest OFICERA COMPLIANCE omówiłem w artykule Compliance – przepis na sukces – trzeci składnik – oficer Compliance

Czwartym składnikiem jest KOMUNIKACJA.

Zobacz: Pracownicy

Organizacja musi wiedzieć jakie ma potrzeby w zakresie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej dotyczącej systemy Compliance, w tym:

  1. co będzie komunikować,
  2. kiedy będzie komunikować,
  3. kto będzie komunikować,
  4. z kim będzie się komunikować,
  5. w jaki sposób będzie się komunikować.

Zobacz: Zadania

W zakresie, komunikacja wewnętrzna, organizacja musi zadbać oto by przekaz dotyczący Compliance był na bieżąco odbierany i rozumiany przez wszystkich pracowników. Powinno być jasno określone:

  1. jakie są oczekiwania organizacji względem pracowników ,
  2. co to są przypadki noncompliance (niezgodności)
  3. jak pracownicy powinni reagować na przypadki non Compliance, w tym komu, gdzie, jak i kiedy pracownicy powinni zgłaszać przypadki noncompliance.
Reklama

Dokumentację Compliance (co do zasady) należy udostępnić wszystkim pracownikom, a np. Kodeks Etyki również partnerom biznesowym organizacji, a w stosownych przypadkach np. Kodeks Etyki należy publikować  w wewnętrznych i zewnętrznych kanałach informacyjnych.

W zakresie komunikacji zewnętrznej, organizacja musi ustalić metody i zasady komunikacji z interesariuszami zewnętrznymi , m.in. z organami regulacyjnymi, klientami, kontrahentami, dostawcami, inwestorami, służbami ratunkowymi, organizacjami pozarządowymi, sąsiadami itd.

Metody komunikacji mogą obejmować strony internetowe, fora internetowe, wiadomości e-mail, informacje prasowe, reklamy, okresowe biuletyny, raporty roczne (lub inne okresowe) nieformalne rozmowy, dni otwarte, grupy fokusowe, dialog społeczny, udział w wydarzeniach społecznych, infolinię itp.

Wszystkie te metody mają sprzyjać, bezpośrednio lub pośrednio, zrozumieniu i akceptacji zobowiązań danej organizacji w zakresie Compliance.

Mówiąc jednak o komunikacji nie należy zapominać, że obejmuje ona również raportowanie najwyższemu kierownictwu lub organowi nadzoru przez oficera Compliance.

Oficer Compliance powinien m.in. regularnie raportować najwyższemu kierownictwu lub organowi nadzoru m.in. o:

  1. wynikach systemu Compliance,
  2. ciągłej adekwatności Systemu,
  3. zmianach w obowiązkach Compliance, ich wpływie na organizację i proponowanym sposobie postępowania w celu spełnienia nowych obowiązków,
  4. wszystkich przypadkach noncompliance i ich późniejszej analizie,
  5. ryzykach Compliance,
  6. trendach Compliance,
  7. kontaktach i rozwoju relacji z organami regulacyjnymi (jeżeli są prowadzone),
  8. wynikach audytów, a także działaniach monitorujących.

Nie należy zapominać jednak o najważniejszym w Komunikacji.

Komunikacja to też SZKOLENIA. To dzięki szkoleniom pracowniczy nie są najsłabszym ale najsilniejszym ogniwem organizacji. To dzięki szkoleniom mają oni świadomość i wiedzę, o której pisałem wcześniej. Jeżeli  pracownicy nie mają  potrzebnej wiedzy i świadomości, że za błąd, niezależnie od stanowiska i pozycji, będą na 100% określone konsekwencje, to System Compliance nie ma prawa działać.

Dlatego dla mnie papierkiem lakmusowym sprawdzającym system Compliance w danej organizacji są m.in. szkolenia dla kadry kierowniczej (w tym wyższej), dla pracowników i oficera Compliance.

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    15 cze 2021
    Zakres dat:

    Szczepienia przeciw COVID-19 w aptekach - NFZ przyjmuje wnioski

    Szczepienia przeciw COVID-19 w aptekach. Oddziały Wojewódzkie Narodowego Funduszu Zdrowia przyjmują od wtorku wnioski od aptek, które chcą przystąpić do Narodowego Programu Szczepień przeciw COVID-19. Nabór jest otwarty i ciągły, nie ma konkretnej daty jego zakończenia.

    Aplikacja mObywatel - co można w niej znaleźć?

    Aplikacja mObywatel - co można w niej znaleźć? Już ponad 3 miliony Polaków korzysta z naszej aplikacji mObywatel, czyli cyfrowego portfela na dokumenty. Wkrótce trafi do niej Unijny Certyfikat COVID.

    Tymczasowy profil zaufany będzie stały

    Tymczasowy profil zaufany będzie stały. 17 czerwca 2021 roku wejdą ważne zmiany dotyczące profilu zaufanego, szczególnie jego tymczasowej wersji. Co się zmieni?

    Kiedy wyniki matur 2021?

    Wyniki matur 2021 – kiedy? Jak i gdzie je sprawdzić? Przedstawiamy ważne informacje dla tysięcy tegorocznych maturzystów.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r. Minister zdrowia podpisał rozporządzenie zapowiedziane w programie Polski Ład. Z jakich badań będzie można skorzystać?

    Polski Ład: nowe miejsca pracy i infrastruktura mają rozwiązać problemy gmin

    Polski Ład to całościowe spojrzenie na problemy powiatów i gmin w całej Polsce. W ramach Polskiego Ładu budowane będą m.in. obiekty sportowe oraz infrastruktura drogowa, energetyczna, internetowa, kolejowa, które przyczynią się do rozwoju gospodarczego i poprawią jakość życia - mówił premier Mateusz Morawiecki.

    Konrad Fijołek prezydentem Rzeszowa - wyniki wyborów

    Konrad Fijołek nowym prezydentem Rzeszowa - znamy już oficjalne wyniki wyborów. Kandydat popierany przez opozycję: PO, Lewicę, PSL i Ruch Polska 2050 wygrał w pierwszej turze. Ile głosów zdobyli poszczególni kandydaci?

    Kurator oświaty - jakie ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Kurator oświaty. Ministerstwo Edukacji i Nauki proponuje rozwiązania wzmacniające rolę kuratora oświaty. Jakie kurator ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Lektury w szkole podstawowej – proponowane zmiany

    Lektury w szkole podstawowej – zmiany. Ministerstwo Edukacji i Nauki przygotowało propozycję zmian w liście lektur szkolnych. Jakie książki zostaną usunięte z wykazu a jakie dodane?

    Lista lektur w liceum i technikum – proponowane zmiany

    Lektury w liceum i technikum – jakie zmiany proponuje Ministerstwo Edukacji i Nauki? Skreślone z wykazu lektur mają być m.in. wiersze Marcina Świetlickiego oraz „Mała apokalipsa” Tadeusza Konwickiego. Zamiast tego uczniowie mają czytać m.in. dzieła filozoficzne i egzystencjalne Jana Pawła II.

    Dopłaty z gmin za odpady, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody

    Dopłaty z gmin, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody - szykują się spore zmiany w gospodarce odpadami. Co zawiera rządowy projekt zmian w ustawie o utrzymaniu czystości i porządku w gminach?

    Komunikacja w Compliance

    Komunikacja w Compliance. W najbliższym czasie sektor publiczny, ale i sektor prywatny (zwłaszcza duże i średnie przedsiębiorstwa) czeka wdrażanie systemów Compliance. Kluczem do udanego wdrożenia, a potem utrzymania systemów Compliance jest komunikacja.

    Leśna szkoła z klimatem - ruszają ekolekcje

    Leśna szkoła z klimatem to program opracowany we współpracy Ministerstwa Klimatu i Środowiska oraz Ministerstwa Edukacji i Nauki, który służy inspirowaniu uczniów i nauczycieli do działań sprzyjających środowisku przyrodniczemu. W program zaangażowane są też Lasy Państwowe, które m.in. przygotowują służące grom plenerowym ścieżki i organizują prelekcje.

    Dzień Ojca - gra miejska "Przygoda z Tatą"

    Dzień Ojca - MRiPS zaprasza do zapisów na grę miejską "Przygoda z Tatą". Gra odbędzie się w Warszawie.

    Praca zdalna urzędników - ekwiwalent

    Praca zdalna urzędników - po zmianie przepisów pracodawca będzie musiał zagwarantować ekwiwalent. Czy wygasi to pracę zdalną urzędników?

    Obowiązek zgłoszenia, czym ogrzewamy domy od 1 lipca 2021 r.

    Obowiązek zgłoszenia czym ogrzewamy domy - 1 lipca 2021 roku rusza zbieranie danych do Centralnej Ewidencji Emisyjności Budynków (CEEB). Do kiedy będzie trzeba zgłosić urządzenia? Jakie kary grożą za brak zgłoszenia?

    Euro 2021: Narodowa Strefa Kibica na mecz Polski z Hiszpanią

    Euro 2021 - Strefa Kibica na Stadionie Narodowym. 19 czerwca 2021 roku na Stadionie Narodowym będzie można oglądać mecz reprezentacji Polski z Hiszpanią na Mistrzostwach Europy w Piłce Nożnej. Jakie będą zasady? Ile osób będzie mogło wejść na stadion?

    MEiN proponuje zmiany w liście lektur

    Zmiany w liście lektur - Ministerstwo Edukacji i Nauki rozpoczyna konsultacje społeczne. Potrwają do 8 lipca.

    Narodowy Spis Powszechny - jak powinni się spisać studenci?

    Narodowy Spis Powszechny - studenci mogą nie mieć świadomości, że ciąży na nich obowiązek spisowy. Nigdy nie brali udziału w spisie - ostatni był 10 lat temu, gdy byli jeszcze dziećmi. Mogą też myśleć, że zrobią to za nich rodzice lub dom studencki. Najlepiej jednak wziąć odpowiedzialność we własne ręce i spisać się samodzielnie! Tym bardziej, jeśli nie mieszka się z rodzicami lub w akademiku.

    Strajk Pielęgniarek: Czujemy się oszukane przez rząd [PODCAST]

    11 manifestacji w centralnych miejscach miast wojewódzkich, 4000 uczestników: pielęgniarki, pielęgniarze, położne - tak wyglądał strajk ostrzegawczy pielęgniarek i położnych. Czy będzie strajk generalny? Zapraszamy do wysłuchania podcastu.

    Do kiedy wystawienie ocen 2021?

    Do kiedy wystawienie ocen 2021? Ile czasu mają uczniowie na poprawienie ocen końcowych? Kiedy jest zakończenie roku szkolnego?

    Polski Ład: czy stracą seniorzy i osoby wymagające opieki?

    Polski Ład: czy stracą seniorzy i osoby wymagające opieki? W ramach Polskiego Ładu rząd przedstawił plan 10 ustaw do przygotowania w ciągu 100 najbliższych dni. W pakiecie tym niemal nie przewidziano działań zawartych w części „Złota jesień życia”. Wyjątkiem są emerytury bez podatku, ale ta planowana zmiana, bez równoległych korekt w innych obszarach wsparcia, niesie również skutki uboczne dla części osób starszych – zwłaszcza niesprawnych, wymagających opieki i ich rodzin.

    Praca zdalna w urzędach – czerwiec 2021 r.

    Praca zdalna w urzędach – do kiedy przedłużona? Jak długo będzie ograniczona praca urzędów? Jaka jest dopuszczalna liczba osób (interesantów) w urzędzie w czerwcu 2021 roku?

    Certyfikat COVID na telefonie

    Certyfikat COVID na telefonie - od kiedy? Odpowiadamy na pytania - gdzie go teraz szukać i kiedy paszport covidowy pojawi się w aplikacji mObywatel.

    Szczepienia na COVID-19 młodzieży w wieku 12-15 lat od 7 czerwca 2021

    Szczepienia na COVID-19 młodzieży w wieku 12-15 lat ruszyły. Jak młodzież może zapisać się na szczepienie? Czy konieczna jest zgoda i obecność rodziców?