REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zaświadczenia w postępowaniu administracyjnym

Subskrybuj nas na Youtube
Zaświadczenia w postępowaniu administracyjnym./ fot. Fotolia
Zaświadczenia w postępowaniu administracyjnym./ fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Uregulowane w przepisach Kodeksu postępowania administracyjnego zaświadczenia mają cechy w sposób precyzyjny określone przez ustawodawcę. Zaświadczenie musi zostać wydane w sytuacji, gdy urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga określony przepis prawa lub też gdy osoba ubiega się potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego ze względu na swój interes prawny.

Zaświadczenia zostały uregulowane w art. 217-220 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.). W praktyce stosowania regulacje przysparzają liczne dylematy. W pierwszej kolejności należy wyjaśnić pojęcie interesu prawnego, które trzeba odróżnić od interesu faktycznego.

REKLAMA

Interes prawny, interes faktyczny

REKLAMA

Interes prawny musi mieć uzasadnienie w przepisach prawa materialnego, określających uprawnienia danej osoby. Nie będzie więc wystarczająca sytuacja, kiedy wnioskodawca uzasadnia, że określonych informacji oczekuje od niego inny organ, bez jednoczesnego wskazania podstawy prawnej. Ważne również wydaje się określenie zakresu danych, których potwierdzenia wnioskodawca oczekuje.

Dane te w żaden sposób nie mogą budzić wątpliwości, zwłaszcza nie mogą być to dane niejasne czy niespójne. Potwierdza to orzecznictwo, przykładowo wyrok WSA w Rzeszowie z 24 kwietnia 2018 r. (sygn. akt II SA/Rz 297/18). Sąd wskazał w nim, że "wydawanie zaświadczeń oparte jest, co do zasady, na posiadanych przez organ danych, zaś konieczne postępowanie wyjaśniające odnosić się może do zbadania okoliczności wynikających z posiadanych przez organ ewidencji, rejestrów i innych danych, czy też wyjaśnienia, czy dane te odnoszą się do osoby wnioskodawcy (faktów, stanu prawnego), którego poświadczenia domaga się wnioskodawca".

Fakultatywny charakter postępowania wyjaśniającego

REKLAMA

Postępowanie wyjaśniające poprzedzające wydanie zaświadczenia ma w istocie charakter fakultatywny i nie może polegać na dokonywaniu przez organ jakichkolwiek ocen. Należy wyraźnie podkreślić, iż istotą zaświadczenia jest wyrażenie przez organ swej wiedzy na temat określonego stanu faktycznego bądź prawnego, nie zaś rozstrzyganie w sprawie administracyjnej. Gromadzenie materiału dowodowego na wzór postępowania jurysdykcyjnego jest w postępowaniu prowadzonym na podstawie wniosku o wydanie zaświadczenia niedopuszczalne. A to dlatego, że wydanie zaświadczenia jest czynnością faktyczną, nie zaś aktem administracyjnym. Celem ewentualnego postępowania wyjaśniającego prowadzonego przez organ będzie zbadanie okoliczności wynikających już z istniejących ewidencji, rejestrów i innych danych. Może też chodzić tutaj o wyjaśnienie, czy dane te odnoszą się do osoby wnioskodawcy, faktów, stanu prawnego, którego poświadczenia domaga się zainteresowany. Jednym słowem chodzi o wyeliminowanie wszystkich występujących w danym przypadku wątpliwości.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Postępowanie w sprawie wydawania zaświadczeń regulują przepisy Działu VII Kodeksu postępowania administracyjnego. Postępowanie to ma charakter uproszczony i w znacznym stopniu odformalizowany

Akt wiedzy, a nie akt woli

Zaświadczenie jest aktem wiedzy, a nie woli organu i nie ma charakteru prawotwórczego.

Zaświadczenie nie rozstrzyga żadnej sprawy, nie tworzy nowej sytuacji prawnej ani nie kształtuje bezpośrednio stosunku prawnego. Zgodnie z art. 217 k.p.a. mianem zaświadczenia można określić urzędowe poświadczenie określonych faktów lub stanu prawnego. Za jego pomocą organ stwierdza, co mu jest wiadome, nie rozstrzyga jednak żadnej sprawy.

Z ORZECZNICTWA

Przedmiot postępowania o wydanie zaświadczenia jest wąski i ma specyficzny charakter. Nie obejmuje on kompetencji do orzekania przez organ w danej sprawie administracyjnej, tj. ustalania praw lub obowiązków administracyjnoprawnych podmiotów prawa, lecz sprowadza się wyłącznie do poświadczenia faktów lub stanów prawnych. Zaświadczenie jest aktem wiedzy, a nie aktem woli organu i nie ma charakteru prawotwórczego. Zaświadczenie nie rozstrzyga żadnej sprawy, nie tworzy nowej sytuacji prawnej ani nie kształtuje bezpośrednio stosunku prawnego. Zaświadczeniem organ potwierdza jedynie istnienie określonego stanu na podstawie posiadanych już danych, a postępowanie wyjaśniające, o jakim mowa w art. 218 § 2 k.p.a., spełnia tylko pomocniczą rolę przy ustalaniu treści zaświadczenia. Postępowanie to ogranicza się jedynie do takich czynności, które pozwolą na urzędowe rozpoznanie wniosku. O zgodności zamierzonego sposobu użytkowania obiektu budowlanego z obowiązującym planem miejscowym decyduje także rodzaj usług świadczonych w danym budynku (terenie).

Wyrok NSA z 12 kwietnia 2018 r., sygn. akt II OSK 2527/17

Zaświadczenie, będąc pochodną istniejących faktów lub stanu prawnego, staje się nieaktualne wraz z ich zmianą. W takiej sytuacji konieczne jest wydanie nowego zaświadczenia, odpowiadającego aktualnemu stanowi prawnemu lub aktualnym faktom. Tak wynika m.in. z wyroku NSA z 9 lutego 2018 r. (sygn. akt I OSK 813/16). Należy zatem przyjąć, że możliwe jest ponowne wydanie zaświadczenia w tej samej sprawie, bez uprzedniego korygowania czy unieważnienia pierwotnie wydanego zaświadczenia. Możliwość taka wynika właśnie z tej cechy zaświadczenia, że jest ono czynnością faktyczną. Te (w odróżnieniu od czynności prawotwórczych, czyli tzw. aktów woli organu) nie korzystają z powagi rzeczy osądzonej.

Odmowa wydania zaświadczenia

Odmowa wydania zaświadczenia może mieć miejsce w sytuacji, kiedy strona domagała się dokumentu o treści, która nie odpowiadałaby istniejącemu stanowi rzeczy. Ustawodawca bowiem jednoznacznie przesądza o tym, że organ ma obowiązek wydania zaświadczenia o żądanej przez wnioskodawcę treści, ale pod warunkiem, że ta treść znajduje potwierdzenie w rzeczywistości.

Z ORZECZNICTWA

Wniosek o wydanie zaświadczenia może być przez organ załatwiony bądź poprzez czynność materialno-techniczną polegającą na jego wydaniu, bądź też poprzez postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia. Zgodnie bowiem z art. 219 k.p.a. odmowa wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia o treści żądanej przez osobę ubiegającą się o nie następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.

Wyrok WSA w Krakowie z 5 lutego 2018 r., sygn. akt III SAB/ Kr 40/17

Postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia ma charakter formalny. Kończy postępowanie administracyjne zainicjowane wnioskiem o wydanie zaświadczenia.

W sytuacji gdy organ nie wydał wnioskowanego zaświadczenia, jak również nie załatwił wniosku poprzez orzeczenie o odmowie jego wydania, wnioskodawca może postawić organowi zarzut bezczynności.

Z ORZECZNICTWA

Instytucja wznowienia postępowania nie ma zastosowania zarówno co do postępowania zakończonego wydaniem zaświadczenia, jak i postępowania zakończonego wydaniem postanowienia o odmowie wydania zaświadczenia lub zaświadczenia żądanej treści. Przemawia za tym poglądem odpowiedniość stosowania reguł dotyczących wznowienia postępowania do postanowień w ogólności, a do postanowień wydanych w trybie zaświadczeniowym w szczególności.

Wyrok NSA z 11 stycznia 2018 r., sygn. akt I OSK 435/16

Zaświadczenie jako dowód okoliczności w nim potwierdzonych

Zaświadczenie stanowi dowód okoliczności w nim potwierdzonych. Stanowisko takie potwierdza orzecznictwo. Przykładowo wskazać można wyrok WSA w Krakowie z z 23 marca 2018 r. (sygn. akt II SA/Kr 167/18). Sąd wskazał w nim m.in., że "zaświadczenie jest urzędowym potwierdzeniem w formie pisemnej obiektywnie istniejącego (aktualnie lub w przeszłości) stanu rzeczy (faktycznego lub prawnego), dokonanym przez organ administracji publicznej. Nie jest ono aktem stosowania prawa ani oświadczeniem woli - jest oświadczeniem wiedzy. Nie rodzi dla adresata żadnych bezpośrednich skutków prawnych, zmienia jedynie jego sytuację faktyczną, gdyż może być np. środkiem dowodowym w postępowaniu administracyjnym zmierzającym do ukształtowania pozycji adresata. Zaświadczenie nie tworzy, nie uchyla ani nie zmienia istniejących stosunków prawnych. Może być oceniane tylko w kategoriach prawdy lub fałszu (a nie wadliwości). Nie ma waloru trwałości i nie tworzy stanu rei iudicatae, przeto w założeniu nie mają doń zastosowania tryby, w których ów stan, na zasadzie wyjątku, może być wzruszony - mowa oczywiście o trybach nadzwyczajnych".

Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby w ramach jakiegoś postępowania sądowego przeprowadzić dowód przeciwny, na tezę odmienną, niż wynika to z treści zaświadczenia. Oczywiście, ewentualne udowodnienie okoliczności stojących w sprzeczności z treścią zaświadczenia musi być oparte na innych faktach i okolicznościach. Także w sytuacji, gdy dany podmiot odczuwa, że zaświadczenie potwierdza w sposób wadliwy konkretny stan prawny albo stan faktyczny, powinien zakwestionować jego treść nie tyle w trybie nadzwyczajnym postępowania administracyjnego, ile przy okazji innych postępowań.

Zaświadczenie, które potwierdza zgodność planowanej inwestycji z ustaleniami miejscowego planu przestrzennego nie będzie mogło co do zasady stanowić dowodu w pełni potwierdzającego legalność realizacji tej inwestycji. Zwłaszcza, jeżeli nie wynika z kontekstu np. fakt wydania pozwolenia na budowę lub zgłoszenia robót budowlanych. Zaświadczenie, o którym mowa w art. 48 ust. 3 Prawa budowlanego, należy zakwalifikować jako zaświadczenie, którego wydania wymaga przepis prawa (art. 217 § 2 pkt 1 k.p.a.). Zaświadczenie to jednak nie jest wyłącznie urzędowym potwierdzeniem określonych faktów, gdyż organ wykonawczy gminy ma stwierdzić w nim o zgodności wybudowanego w warunkach samowoli budowlanej obiektu budowlanego z ustaleniami obowiązującego miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego. To oznacza, że organ w pierwszej kolejności dokonuje analizy i interpretacji aktu prawa miejscowego w odniesieniu do konkretnego stanu faktycznego. Dopiero po tak dokonanych ustaleniach organ może stwierdzić w wydanym zaświadczeniu, że zrealizowana inwestycja jest lub nie jest zgodna z obowiązującym w tym obszarze miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego.

Skoro prawo nie przewiduje sprawy o stwierdzenie nieważności postanowienia o odmowie wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia o treści żądanej przez osobę ubiegającą się o nie - to postępowanie w takiej "sprawie" jest w założeniu niedopuszczalne. Innymi słowy, nie może być wszczęte "z innych uzasadnionych przyczyn" w rozumieniu art. 61a § 1 k.p.a.

Podstawy prawne

  • art. 48 ustawy z ustawy z 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1202; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 730)

  • art. 61a, art. 217, art. 217a, art. 218, art. 219, art. 220 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2018 r. 2096; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 730)

dr hab. Maciej J. Nowak

radca prawny, kierownik Pracowni Ekonomiki Przestrzennej na Zachodniopomorskim Uniwersytecie Technologicznym w Szczecinie.

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Gazeta Samorządu i Administracji

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pensje w samorządach z wyrównaniem. Czy również dla byłych pracowników?

Nowelizacja rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych zaczęła obowiązywać od 14 czerwca 2025 r. Nowe stawki wynagrodzeń będą należne pracownikom z wyrównaniem od 1 marca 2025 r.

Stacje hydrologiczne odnotowują rekordy dobowego opadu deszczu. Ulewy w całym kraju

Aż jedenaście stacji hydrologicznych zanotowało opad dobowy wyższy niż dotychczasowa maksymalna suma dobowa - wynika z danych Instytutu Meteorologii i Gospodarki Wodnej. Dwukrotnie wyższy poziom odnotowano na trzech stacjach, na jednej - trzykrotnie wyższy.

„Jak mogliśmy do tego dopuścić?” – dramatyczny stan zdrowia dzieci w jednym z najbogatszych krajów

W ostatnich latach znacznie pogorszył się stan zdrowia dzieci w jednym z najbogatszych krajów świata. Z najnowszego raportu wynika, że najmłodsi chorują i umierają tam częściej niż ich rówieśnicy w innych wysoko rozwiniętych państwach. Główne przyczyny to wypadki, przemoc i choroby cywilizacyjne, ale nie tylko.

Patrz na skład! Ogólnopolska kampania o świadomej suplementacji

Jak często poświęcamy chwilę, by sprawdzić skład na etykiecie? Kampania „Patrz na skład” zachęca do zastanowienia się nad naszymi codziennymi decyzjami i promuje świadome podejście do suplementacji.

REKLAMA

Segregacja odpadów to za mało. Ekspert: "Najlepsze śmieci to te, które nigdy nie powstały"

Dlaczego recykling nie wystarczy? Jakie błędy popełniamy w gospodarowaniu bioodpadami? I co musi się zmienić, by Polska była gotowa na gospodarkę obiegu zamkniętego? O tym wszystkim opowiada Michał Paca – ekspert ds. gospodarki odpadami i zrównoważonego rozwoju.

Program "70 AED na 70-lecie" – defibrylatory dla OSP z małych gmin. Jak złożyć wniosek?

Fundacja Totalizatora Sportowego uruchomiła nowy program wsparcia dla jednostek Ochotniczej Straży Pożarnej z mniejszych miejscowości. W ramach inicjatywy "70 AED na 70-lecie" do wybranych OSP trafi sprzęt ratujący życie – automatyczne defibrylatory zewnętrzne (AED). Wnioski można składać do grudnia 2026 r.

Planujesz urlop we Włoszech? W jednym z miejsc przywrócono dress code

Planujesz wyjście do mediolańskiego teatru operowego La Scala? Pamiętaj o stosownym ubiorze. Dyrekcja przywróciła, po przerwie, zalecane zasady ubioru i zaapelowała do widzów, by dobierali stroje stosownie do powagi miejsca.

Sytuacja na granicy polsko-niemieckiej. Ekspert: obustronna spirala działań pozornych. Kiedy Niemcy nie powinny odsyłać migranta do Polski?

To Niemcy rozpoczęli ten teatr polityczny na granicy z Polską, a teraz szefowie rządów Friedrich Merz i Donald Tusk wchodzą w spiralę działań pozornych - powiedział PAP Piotr Buras, dyrektor warszawskiego biura Europejskiej Rady Spraw Zagranicznych (ECFR) .

REKLAMA

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w JST. Najważniejsze informacje

System przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu dotyczy również jednostek samorządu terytorialnego. Z tego powodu są one objęte szeregiem obowiązków. Co trzeba wiedzieć o obowiązujących przepisach? Oto lista 10 najważniejszych informacji!

Od 1 września 2025 r. podwyżka o 8 i 16 zł za odbiór śmieci w Krakowie

Od 1 września w Krakowie wzrośnie opłata za odbiór śmieci posegregowanych: z 27 do 35 zł miesięcznie od jednego mieszkańca. W przypadku odpadów nieposegregowanych stawka zwiększy się z 54 do 70 zł od mieszkańca.

REKLAMA