REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zaświadczenia w postępowaniu administracyjnym

Subskrybuj nas na Youtube
Zaświadczenia w postępowaniu administracyjnym./ fot. Fotolia
Zaświadczenia w postępowaniu administracyjnym./ fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Uregulowane w przepisach Kodeksu postępowania administracyjnego zaświadczenia mają cechy w sposób precyzyjny określone przez ustawodawcę. Zaświadczenie musi zostać wydane w sytuacji, gdy urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga określony przepis prawa lub też gdy osoba ubiega się potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego ze względu na swój interes prawny.

Zaświadczenia zostały uregulowane w art. 217-220 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.). W praktyce stosowania regulacje przysparzają liczne dylematy. W pierwszej kolejności należy wyjaśnić pojęcie interesu prawnego, które trzeba odróżnić od interesu faktycznego.

REKLAMA

Interes prawny, interes faktyczny

REKLAMA

Interes prawny musi mieć uzasadnienie w przepisach prawa materialnego, określających uprawnienia danej osoby. Nie będzie więc wystarczająca sytuacja, kiedy wnioskodawca uzasadnia, że określonych informacji oczekuje od niego inny organ, bez jednoczesnego wskazania podstawy prawnej. Ważne również wydaje się określenie zakresu danych, których potwierdzenia wnioskodawca oczekuje.

Dane te w żaden sposób nie mogą budzić wątpliwości, zwłaszcza nie mogą być to dane niejasne czy niespójne. Potwierdza to orzecznictwo, przykładowo wyrok WSA w Rzeszowie z 24 kwietnia 2018 r. (sygn. akt II SA/Rz 297/18). Sąd wskazał w nim, że "wydawanie zaświadczeń oparte jest, co do zasady, na posiadanych przez organ danych, zaś konieczne postępowanie wyjaśniające odnosić się może do zbadania okoliczności wynikających z posiadanych przez organ ewidencji, rejestrów i innych danych, czy też wyjaśnienia, czy dane te odnoszą się do osoby wnioskodawcy (faktów, stanu prawnego), którego poświadczenia domaga się wnioskodawca".

Fakultatywny charakter postępowania wyjaśniającego

REKLAMA

Postępowanie wyjaśniające poprzedzające wydanie zaświadczenia ma w istocie charakter fakultatywny i nie może polegać na dokonywaniu przez organ jakichkolwiek ocen. Należy wyraźnie podkreślić, iż istotą zaświadczenia jest wyrażenie przez organ swej wiedzy na temat określonego stanu faktycznego bądź prawnego, nie zaś rozstrzyganie w sprawie administracyjnej. Gromadzenie materiału dowodowego na wzór postępowania jurysdykcyjnego jest w postępowaniu prowadzonym na podstawie wniosku o wydanie zaświadczenia niedopuszczalne. A to dlatego, że wydanie zaświadczenia jest czynnością faktyczną, nie zaś aktem administracyjnym. Celem ewentualnego postępowania wyjaśniającego prowadzonego przez organ będzie zbadanie okoliczności wynikających już z istniejących ewidencji, rejestrów i innych danych. Może też chodzić tutaj o wyjaśnienie, czy dane te odnoszą się do osoby wnioskodawcy, faktów, stanu prawnego, którego poświadczenia domaga się zainteresowany. Jednym słowem chodzi o wyeliminowanie wszystkich występujących w danym przypadku wątpliwości.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Postępowanie w sprawie wydawania zaświadczeń regulują przepisy Działu VII Kodeksu postępowania administracyjnego. Postępowanie to ma charakter uproszczony i w znacznym stopniu odformalizowany

Akt wiedzy, a nie akt woli

Zaświadczenie jest aktem wiedzy, a nie woli organu i nie ma charakteru prawotwórczego.

Zaświadczenie nie rozstrzyga żadnej sprawy, nie tworzy nowej sytuacji prawnej ani nie kształtuje bezpośrednio stosunku prawnego. Zgodnie z art. 217 k.p.a. mianem zaświadczenia można określić urzędowe poświadczenie określonych faktów lub stanu prawnego. Za jego pomocą organ stwierdza, co mu jest wiadome, nie rozstrzyga jednak żadnej sprawy.

Z ORZECZNICTWA

Przedmiot postępowania o wydanie zaświadczenia jest wąski i ma specyficzny charakter. Nie obejmuje on kompetencji do orzekania przez organ w danej sprawie administracyjnej, tj. ustalania praw lub obowiązków administracyjnoprawnych podmiotów prawa, lecz sprowadza się wyłącznie do poświadczenia faktów lub stanów prawnych. Zaświadczenie jest aktem wiedzy, a nie aktem woli organu i nie ma charakteru prawotwórczego. Zaświadczenie nie rozstrzyga żadnej sprawy, nie tworzy nowej sytuacji prawnej ani nie kształtuje bezpośrednio stosunku prawnego. Zaświadczeniem organ potwierdza jedynie istnienie określonego stanu na podstawie posiadanych już danych, a postępowanie wyjaśniające, o jakim mowa w art. 218 § 2 k.p.a., spełnia tylko pomocniczą rolę przy ustalaniu treści zaświadczenia. Postępowanie to ogranicza się jedynie do takich czynności, które pozwolą na urzędowe rozpoznanie wniosku. O zgodności zamierzonego sposobu użytkowania obiektu budowlanego z obowiązującym planem miejscowym decyduje także rodzaj usług świadczonych w danym budynku (terenie).

Wyrok NSA z 12 kwietnia 2018 r., sygn. akt II OSK 2527/17

Zaświadczenie, będąc pochodną istniejących faktów lub stanu prawnego, staje się nieaktualne wraz z ich zmianą. W takiej sytuacji konieczne jest wydanie nowego zaświadczenia, odpowiadającego aktualnemu stanowi prawnemu lub aktualnym faktom. Tak wynika m.in. z wyroku NSA z 9 lutego 2018 r. (sygn. akt I OSK 813/16). Należy zatem przyjąć, że możliwe jest ponowne wydanie zaświadczenia w tej samej sprawie, bez uprzedniego korygowania czy unieważnienia pierwotnie wydanego zaświadczenia. Możliwość taka wynika właśnie z tej cechy zaświadczenia, że jest ono czynnością faktyczną. Te (w odróżnieniu od czynności prawotwórczych, czyli tzw. aktów woli organu) nie korzystają z powagi rzeczy osądzonej.

Odmowa wydania zaświadczenia

Odmowa wydania zaświadczenia może mieć miejsce w sytuacji, kiedy strona domagała się dokumentu o treści, która nie odpowiadałaby istniejącemu stanowi rzeczy. Ustawodawca bowiem jednoznacznie przesądza o tym, że organ ma obowiązek wydania zaświadczenia o żądanej przez wnioskodawcę treści, ale pod warunkiem, że ta treść znajduje potwierdzenie w rzeczywistości.

Z ORZECZNICTWA

Wniosek o wydanie zaświadczenia może być przez organ załatwiony bądź poprzez czynność materialno-techniczną polegającą na jego wydaniu, bądź też poprzez postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia. Zgodnie bowiem z art. 219 k.p.a. odmowa wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia o treści żądanej przez osobę ubiegającą się o nie następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.

Wyrok WSA w Krakowie z 5 lutego 2018 r., sygn. akt III SAB/ Kr 40/17

Postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia ma charakter formalny. Kończy postępowanie administracyjne zainicjowane wnioskiem o wydanie zaświadczenia.

W sytuacji gdy organ nie wydał wnioskowanego zaświadczenia, jak również nie załatwił wniosku poprzez orzeczenie o odmowie jego wydania, wnioskodawca może postawić organowi zarzut bezczynności.

Z ORZECZNICTWA

Instytucja wznowienia postępowania nie ma zastosowania zarówno co do postępowania zakończonego wydaniem zaświadczenia, jak i postępowania zakończonego wydaniem postanowienia o odmowie wydania zaświadczenia lub zaświadczenia żądanej treści. Przemawia za tym poglądem odpowiedniość stosowania reguł dotyczących wznowienia postępowania do postanowień w ogólności, a do postanowień wydanych w trybie zaświadczeniowym w szczególności.

Wyrok NSA z 11 stycznia 2018 r., sygn. akt I OSK 435/16

Zaświadczenie jako dowód okoliczności w nim potwierdzonych

Zaświadczenie stanowi dowód okoliczności w nim potwierdzonych. Stanowisko takie potwierdza orzecznictwo. Przykładowo wskazać można wyrok WSA w Krakowie z z 23 marca 2018 r. (sygn. akt II SA/Kr 167/18). Sąd wskazał w nim m.in., że "zaświadczenie jest urzędowym potwierdzeniem w formie pisemnej obiektywnie istniejącego (aktualnie lub w przeszłości) stanu rzeczy (faktycznego lub prawnego), dokonanym przez organ administracji publicznej. Nie jest ono aktem stosowania prawa ani oświadczeniem woli - jest oświadczeniem wiedzy. Nie rodzi dla adresata żadnych bezpośrednich skutków prawnych, zmienia jedynie jego sytuację faktyczną, gdyż może być np. środkiem dowodowym w postępowaniu administracyjnym zmierzającym do ukształtowania pozycji adresata. Zaświadczenie nie tworzy, nie uchyla ani nie zmienia istniejących stosunków prawnych. Może być oceniane tylko w kategoriach prawdy lub fałszu (a nie wadliwości). Nie ma waloru trwałości i nie tworzy stanu rei iudicatae, przeto w założeniu nie mają doń zastosowania tryby, w których ów stan, na zasadzie wyjątku, może być wzruszony - mowa oczywiście o trybach nadzwyczajnych".

Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby w ramach jakiegoś postępowania sądowego przeprowadzić dowód przeciwny, na tezę odmienną, niż wynika to z treści zaświadczenia. Oczywiście, ewentualne udowodnienie okoliczności stojących w sprzeczności z treścią zaświadczenia musi być oparte na innych faktach i okolicznościach. Także w sytuacji, gdy dany podmiot odczuwa, że zaświadczenie potwierdza w sposób wadliwy konkretny stan prawny albo stan faktyczny, powinien zakwestionować jego treść nie tyle w trybie nadzwyczajnym postępowania administracyjnego, ile przy okazji innych postępowań.

Zaświadczenie, które potwierdza zgodność planowanej inwestycji z ustaleniami miejscowego planu przestrzennego nie będzie mogło co do zasady stanowić dowodu w pełni potwierdzającego legalność realizacji tej inwestycji. Zwłaszcza, jeżeli nie wynika z kontekstu np. fakt wydania pozwolenia na budowę lub zgłoszenia robót budowlanych. Zaświadczenie, o którym mowa w art. 48 ust. 3 Prawa budowlanego, należy zakwalifikować jako zaświadczenie, którego wydania wymaga przepis prawa (art. 217 § 2 pkt 1 k.p.a.). Zaświadczenie to jednak nie jest wyłącznie urzędowym potwierdzeniem określonych faktów, gdyż organ wykonawczy gminy ma stwierdzić w nim o zgodności wybudowanego w warunkach samowoli budowlanej obiektu budowlanego z ustaleniami obowiązującego miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego. To oznacza, że organ w pierwszej kolejności dokonuje analizy i interpretacji aktu prawa miejscowego w odniesieniu do konkretnego stanu faktycznego. Dopiero po tak dokonanych ustaleniach organ może stwierdzić w wydanym zaświadczeniu, że zrealizowana inwestycja jest lub nie jest zgodna z obowiązującym w tym obszarze miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego.

Skoro prawo nie przewiduje sprawy o stwierdzenie nieważności postanowienia o odmowie wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia o treści żądanej przez osobę ubiegającą się o nie - to postępowanie w takiej "sprawie" jest w założeniu niedopuszczalne. Innymi słowy, nie może być wszczęte "z innych uzasadnionych przyczyn" w rozumieniu art. 61a § 1 k.p.a.

Podstawy prawne

  • art. 48 ustawy z ustawy z 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1202; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 730)

  • art. 61a, art. 217, art. 217a, art. 218, art. 219, art. 220 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2018 r. 2096; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 730)

dr hab. Maciej J. Nowak

radca prawny, kierownik Pracowni Ekonomiki Przestrzennej na Zachodniopomorskim Uniwersytecie Technologicznym w Szczecinie.

Zapisz się na newsletter
Śledź na bieżąco nowe inicjatywy, projekty i ważne decyzje, które wpływają na Twoje życie codzienne. Zapisz się na nasz newsletter samorządowy.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Gazeta Samorządu i Administracji

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Koniec pobłażania dla agresji wobec lekarzy – nowe wytyczne Prokuratora Generalnego [PDF]

Wzrost liczby przypadków agresji wobec pracowników ochrony zdrowia skłonił Prokuratora Generalnego do wydania jednoznacznych wytycznych w sprawie prowadzenia postępowań karnych w takich sprawach. Naczelna Izba Lekarska z zadowoleniem przyjęła tę decyzję, podkreślając, że to efekt długofalowych działań środowiska lekarskiego na rzecz poprawy bezpieczeństwa.

Stanowisko NIL z 2023 r. ws. biorezonansu

W przestrzeni publicznej coraz częściej pojawiają się doniesienia o stosowaniu terapii biorezonansu magnetycznego – metody, która zyskuje popularność zarówno wśród zwolenników medycyny alternatywnej, jak i osób poszukujących niekonwencjonalnych sposobów leczenia różnych dolegliwości. Przypominamy stanowisko Rady Ekspertów Naczelnej Izby Lekarskiej z sierpnia 2023 r.

Nawet 80 km/h. Tak pędzą dzieciaki na hulajnogach

Coraz więcej dzieci trafia do szpitali z poważnymi urazami po wypadkach na elektrycznych hulajnogach – alarmuje Mateusz Struś asystent z Oddziału Neurochirurgii Dziecięcej, Dziecięcego Szpitala Klinicznego WUM. Jego zdaniem główną przyczyną jest nadmierna prędkość oraz brak kasków, a nieletni pacjenci często osiągają na własnych hulajnogach nawet 70–80 km/h.

Sześć wsi w Polsce stanie się miastem od początku 2026 roku. Wiemy już które

Od 1 stycznia 2026 r. roku w Polsce przybędzie sześć miast. Tak wynika z założeń projektu rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie ustalenia granic niektórych gmin i miast, nadania niektórym miejscowościom statusu miasta oraz zmiany nazwy gminy (RD214), które zostały opublikowane 14 lipca 2025 r. w wykazie prac legislacyjnych rządu. Nastąpi też 6 zmian dotyczących ustalenia granic gmin, 9 zmian dotyczących ustalenia granic miast i jedna zmiana nazwy miasta.

REKLAMA

126 mln zł na lądowiska dla SOR. Rusza nabór na dofinansowanie z Funduszu Medycznego

Ministerstwo Zdrowia ogłosiło nowy konkurs w ramach Funduszu Medycznego: „Dotacja na modernizację lub budowę lądowisk dla śmigłowców przy szpitalnych oddziałach ratunkowych (SOR)”. Program ma na celu poprawę dostępności i bezpieczeństwa transportu lotniczego pacjentów w stanach zagrożenia życia. Szpitale będą mogły otrzymać nawet 97% dofinansowania na budowę lub modernizację lądowisk. Nabór wniosków rozpocznie się 31 lipca 2025 roku.

420 tys. osób otrzymało świadczenia w ramach renty wdowiej, wydano 51,3 tys. decyzji odmownych

Już blisko 420 tys., osób otrzymało rentę wdowią. Zakład Ubezpieczeń Społecznych wypłacił na ten cel ponad 1,4 mld zł brutto, z czego prawie 150 mln zł to kwota, o którą wzrosły wypłaty w związku ze zbiegiem świadczeń.

Kiedy kompleksowy remont linii średnicowej w Warszawie? Minister wskazał kluczowe terminy i zakres prac. Stację Warszawa Powiśle zastąpią dwa nowe przystanki osobowe

W dniu 9 lipca 2025 r. minister infrastruktury – w odpowiedzi na interpelację poselską – udzielił obszernych informacji odnośnie terminów i zakresu modernizacji kolejowej linii średnicowej w Warszawie. Okazuje się, że jako pierwsza (w latach 2026-2029) będzie realizowana część wschodnia linii średnicowej (na praskim brzegu Wisły). Natomiast w drugim etapie (po 2030 r.) zmodernizowana będzie część zachodnia: od stacji Warszawa Zachodnia (bez samej stacji), przez stacje Warszawa Ochota, Warszawa śródmieście do ul. Wybrzeże Szczecińskie. Co ważne, w tym drugim etapie powstaną dwie nowe stacje w rejonie ronda de Gaulle’a oraz pomiędzy ul. Solec i Wybrzeże Kościuszkowskie a obecny przystanek Warszawa Powiśle zostanie na stałe wyłączony z użytkowania. Także w drugim etapie modernizacji zostanie przebudowany tunel średnicowy i most średnicowy na Wiśle.

Rolnicy dostaną własnego rzecznika? PSL składa projekt ustawy

Klub Polskiego Stronnictwa Ludowego złożył w Sejmie projekt ustawy, której głównym celem jest powołanie nowej instytucji – Rzecznika Praw Rolników. Funkcję tę miałby każdorazowo pełnić Prezes Krajowej Rady Izb Rolniczych, co – według autorów projektu – ma zagwarantować niezależność i bliskość tej roli wobec środowisk rolniczych.

REKLAMA

Odwołanie od decyzji administracyjnej. Najważniejsze informacje

Wiele życiowych spraw załatwianych jest decyzją administracyjną. Może to być np. zameldowanie na pobyt stały lub czasowy, przyznanie lub odmowa zasiłku rodzinnego, cofnięcie świadczeń z MOPS, przyjęcie lub nieprzyjęcie dziecka do przedszkola albo szkoły, określenie wysokości podatku od nieruchomości, pozwolenie na budowę, zajęcie pasa drogowego, zasiłków z tytułu choroby i macierzyństwa, świadczeń z ubezpieczeń społecznych.

Coraz więcej Polaków regularnie podróżuje koleją. Dokąd i jak często jeździmy pociągiem?

Kolej w Polsce przeżywa rozkwit – w ubiegłym roku odnotowano rekordową liczbę przejazdów. Aż 45% Polaków deklaruje sympatię do tego środka transportu, szczególnie młodzi (16–24 lata) i mieszkańcy Pomorza, którzy podróżują średnio 33 razy rocznie. Jaka jest najczęściej uczęszczana trasa? W jakie dni Polacy najczęściej kupują bilety? Jaki rodzaj pociągu preferują?

REKLAMA