Użytkowanie oprogramowania do prowadzenia ksiąg rachunkowych CUW

Przyjęcie rozwiązań w opisanym zakresie będzie zależało od warunków, na jakich poszczególne szkoły zawarły umowy licencji na użytkowanie oprogramowania do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz poziomu wydatków, jakie mogą zostać poniesione z budżetu JST na organizację i funkcjonowanie CUW.

Polecamy produkt: Klasyfikacja budżetowa

Organizacja CUW nie zmienia nic, jeśli chodzi o obowiązki z zakresu prowadzenia ksiąg rachunkowych - co oznacza, że każda szkoła czy inna jednostka oświatowa objęta wspólną obsługą musi mieć założone odrębne księgi rachunkowe. Jedynie prowadzenie tych ksiąg jest powierzone innej jednostce organizacyjnej. Księgi te - w zależności od zasad sprawowania wspólnej obsługi - mogą być prowadzone techniką ręczną lub komputerową, w tym drugim przypadku za pomocą oprogramowania:

• - używanego dotąd przez poszczególne jednostki obsługiwane (stanowiącego ich wartość niematerialną i prawną w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 14 uor),
• - którego licencja zostanie nabyta przez jednostkę obsługującą, w celu prowadzenia własnych ksiąg rachunkowych oraz ksiąg rachunkowych jednostek obsługiwanych (będzie stanowiła wartość niematerialną i prawną jednostki obsługującej, natomiast licencje jednostek obsługiwanych zostaną zlikwidowane, a ich wartość zdjęta z ich ksiąg rachunkowych).

Oba rozwiązania mają swoje plusy i minusy.

Rozwiązanie 1

Jest możliwe do zastosowania, pod warunkiem że poszczególne jednostki, dla których ma być zorganizowana wspólna obsługa, użytkowały takie samo oprogramowanie, licencje na to oprogramowanie były nabyte na czas nieokreślony, a umowy licencyjne zawierają odpowiednie postanowienia dotyczące zasad użytkowania oprogramowania przez nabywcę licencji, w przypadku gdy prowadzenie jego ksiąg rachunkowych jest powierzane innej jednostce. W tej sytuacji poszczególne jednostki powierzałyby prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostce obsługującej na podstawie dostarczonego przez nie oprogramowania, natomiast jednostka obsługująca dla prowadzenia własnych ksiąg rachunkowych powinna nabyć odrębną licencję na oprogramowanie, które może być takie samo lub inne niż oprogramowanie służące do prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostek obsługiwanych. Okolicznością, jaka może być brana pod uwagę przy wyborze tego rozwiązania, może być oszczędność, wynikająca z tego, że nowo tworzona jednostka obsługi wraz z przyjęciem prowadzenia ksiąg rachunkowych mogłaby otrzymać nieodpłatnie od jednostek obsługiwanych sprzęt komputerowy do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Rozwiązanie to, chociaż możliwe do zastosowania, może być jednak nieopłacalne. Zależy to od warunków, na jakich poszczególne jednostki dotąd użytkowały oprogramowanie, a w szczególności od wysokości:

• - stałych opłat licencyjnych,
• - kosztów nadzoru informatycznego sprawowanego przez autora lub dostawcę oprogramowania,
• - kosztów ujednolicenia oprogramowania, które przez poszczególne jednostki mogło być rozbudowywane modułowo,
• - kosztów zakupu oprogramowania dodatkowego do prowadzenia ksiąg rachunkowych, które w poszczególnych małych jednostkach mogły być nadal prowadzone techniką ręczną (np. jest tak nadal w przypadku ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych).

Ponadto należy wziąć pod uwagę konieczność zakupu nowych licencji, w przypadku licencji, które były nabyte przez poszczególne jednostki na czas określony i mogą wygasać w różnym czasie, a także nabycia nowego sprzętu komputerowego, jeśli sprzęt użytkowany dotąd przez poszczególne szkoły byłby przestarzały i niekompatybilny.