Styczeń decyduje o całym roku. Pięć obszarów, w których samorządy najczęściej popełniają kosztowne błędy

• 1. Budżet bez planu równa się problemom w II półroczu
• 2. Zamówienia publiczne odkładane na później zwiększają ryzyko sporów
• 3. Uchwały i procedury – najczęstszy punkt zaczepienia dla kontroli
• 4. Jasny podział odpowiedzialności – warunek sprawnej realizacji zadań
• 5. Kontrola jako element bieżącego zarządzania, a nie jednorazowe zdarzenie

Eksperci zwracają uwagę, że wiele wyzwań, z którymi samorządy mierzą się w drugiej połowie roku, można znacząco ograniczyć dzięki dobrze zaplanowanym decyzjom podjętym już na jego początku.

1. Budżet bez planu równa się problemom w II półroczu

Uchwalenie budżetu to dopiero formalny początek. Największe ryzyka pojawiają się wtedy, gdy samorząd nie przekłada zapisów budżetowych na realny harmonogram działań, inwestycji i wydatków. Brak kamieni milowych i planu przepływów finansowych już w styczniu skutkuje kumulacją wydatków, nerwowymi przesunięciami środków i koniecznością aneksowania umów pod koniec roku.

– Budżet, który od stycznia nie jest aktywnie zarządzany, z czasem traci swoją funkcję planistyczną i wymaga coraz więcej reaktywnych decyzji – wskazuje mec. Bartłomiej Tkaczyk, partner w kancelarii LEGALLY.SMART, ekspert ds. obsługi samorządów.

2. Zamówienia publiczne odkładane na później zwiększają ryzyko sporów

Brak rzetelnego planu zamówień publicznych na początku roku niemal zawsze kończy się presją czasu. Postępowania wszczynane z opóźnieniem oznaczają większą presję czasową i ryzyko niepotrzebnych komplikacji proceduralnych na dalszym etapie realizacji zamówień. W praktyce może to prowadzić do utraty finansowania zewnętrznego lub konieczności rezygnacji z części inwestycji.

– Styczeń to ostatni moment, by zaprojektować bezpieczny kalendarz zakupów. Im później ruszają postępowania, tym większe ryzyko sporów i kontroli – podkreśla mec. Tkaczyk.

3. Uchwały i procedury – najczęstszy punkt zaczepienia dla kontroli

Nieaktualne lub niezgodne z obowiązującym prawem regulacje wewnętrzne to obszar, który najczęściej wymaga doprecyzowania lub aktualizacji w trakcie bieżącego funkcjonowania JST. Dotyczy to m.in. regulaminów organizacyjnych, procedur zamówień, zasad kontroli zarządczej czy uchwał podatkowych.

– Początek roku to najlepszy moment, by spokojnie przejrzeć i uporządkować kluczowe dokumenty wewnętrzne, zanim ich nieaktualność zacznie rodzić praktyczne trudności w bieżącym funkcjonowaniu JST – zauważa Bartłomiej Tkaczyk.

Polecamy: Dochody jednostek samorządu terytorialnego. Nowe rozwiązania

4. Jasny podział odpowiedzialności – warunek sprawnej realizacji zadań

Zmiany personalne oraz kumulacja obowiązków mogą powodować, że nawet dobrze zaplanowane projekty wymagają dodatkowego czasu na realizację. Brak precyzyjnego przypisania kompetencji oraz odpowiedzialności na początku roku często skutkuje spowolnieniem procesów decyzyjnych i przesunięciami harmonogramów już w pierwszym kwartale.

– Trudności organizacyjne w JST rzadko wynikają z braku zasobów kadrowych. Znacznie częściej ich źródłem jest nieprecyzyjny podział ról i odpowiedzialności, który można uporządkować na wczesnym etapie roku – podkreśla mec. Tkaczyk.

5. Kontrola jako element bieżącego zarządzania, a nie jednorazowe zdarzenie

Kontrole samorządów coraz częściej obejmują dłuższe okresy funkcjonowania JST i koncentrują się nie tylko na dokumentach, ale także na faktycznym działaniu mechanizmów nadzoru i kontroli zarządczej. Dlatego istotne znaczenie ma systematyczna weryfikacja procedur i praktyk, prowadzona na bieżąco, a nie wyłącznie w reakcji na zapowiedź kontroli.

– Urzędy, które traktują kontrolę jako stały element zarządzania, znacznie łatwiej przechodzą przez procesy sprawdzające. Regularne porządkowanie dokumentacji i procedur pozwala uniknąć nerwowych działań w ostatniej chwili – podkreśla partner w kancelarii LEGALLY.SMART.