Modelowy regulamin konsultacji

Nad sprawdzeniem jakości prowadzenia dialogu władz lokalnych z mieszkańcami postanowili pochylić się eksperci z Fundacji: Inicjatyw Społeczno-Ekonomicznych i Pracownia Badań i Innowacji Społecznych „Stocznia” w ramach programu Obywatele dla Demokracji, finansowanego z funduszy EOG. Projekt „Konsultacje z zasadami” prowadzony wspólnie z mieszkańcami, organizacjami pozarządowymi i urzędnikami obejmował miasta: Lublin, Gorzów Wlkp., Słupsk, Opole, Jarocin, Tychy, Konin, Zielona Góra, Augustów, Milanówek, Łomża. Natomiast 111 miast zostało przebadanych pod kątem regulaminów konsultacji. Przekrojowy materiał, który jest wynikiem projektu, to doskonałe wsparcie dla każdego samorządu i każdej organizacji pozarządowej, jak prawidłowo rozmawiać z mieszkańcami.

Polecamy produkt: Budżety obywatelskie. Szansa i wyzwanie dla samorządowców (PDF)

Mało optymistyczny obraz dialogu

Dokumentem regulującym sposób włączania mieszkańców w podejmowanie decyzji o sprawach dotyczących wspólnoty samorządowej jest regulamin konsultacji społecznych. – Regulamin jest taką konstytucją lokalnego dialogu, który powinien wytyczać ramy jego funkcjonowania i zasady, na których przestrzeganie umawia się lokalna władza wraz z mieszkańcami, czy to zrzeszonymi w organizacjach pozarządowych, czy nie – mówi Oktawiusz Chrzanowski z FISE. Na potrzeby projektu przeanalizowano wiele z nich, niestety, jedynie nieco ponad połowa z badanych ma regulamin (58% średnich i dużych miast w Polsce nie ma regulaminu konsultacji społecznych z mieszkańcami). Natomiast duża część istniejących regulaminów zawiera z kolei przepisy sprzeczne z prawem, np. ograniczanie dostępu do konsultacji społecznych poprzez definiowanie mieszkańców jako posiadających zameldowanie na terenie gminy. Aż 24% z istniejących regulaminów nie określa, czym właściwie są konsultacje społeczne, natomiast 43% istniejących regulaminów określa je jedynie jako wyrażanie opinii. Na podstawie badań okazało się, że aż 28% ogranicza dostęp do konsultacji, a 30% nie reguluje kwestii dostępności.

– Dodatkowo można zauważyć dość powszechny problem w postrzeganiu konsultacji społecznych. Są one traktowane bardziej jako narzędzie sondażowe i informacyjne, aniżeli stricte konsultacyjne. W wielu miejscach, w których pracowaliśmy, tak jak, niestety, w większości samorządów w Polsce dobre konsultacje nie są jeszcze normą. Regulaminy mają przyczynić się do podwyższenia standardu prowadzenia dialogu, a fakt, że zostały one wypracowane społecznie, zwiększa szanse na zaangażowanie mieszkańców we wdrażanie dobrych zasad dialogu obywatelskiego – mówi Ewa Rościszewska z FISE.

Standardy regulaminu

Gdy chcemy dowiedzieć się, jakie jest zdanie drugiej osoby na dany temat, ważne jest, jak zadamy pytanie. Ale umiejętność prowadzenia rozmowy należy do wymagających umiejętności, dlatego ważne jest przestrzeganie zasad i wytycznych. Podobnie jest w procesie konsultacji – posługiwanie się zasadami zawartymi w regulaminie daje szanse na powodzenie całego przedsięwzięcia. Poza tym w ten sposób upowszechnia się dobrą praktykę pracy urzędu, a dzięki uregulowaniu kwestii w uchwale rady buduje podstawy wzajemnego zaufania, każda ze stron wie, czego może się po sobie spodziewać i jakie są ramy wspólnego działania.

Standardy dialogu zapisywane w regulaminie konsultacji dotyczą różnych kwestii. Począwszy od definicji konsultacji, która od początku ukierunkowuje całe działanie i kreśli wyobrażenie o tym, że jest to nie tylko plebiscyt, lecz także proces, w którym uczestnicy szanują się i podchodzą po partnersku do rozmowy. Kolejny standard to dostęp do konsultacji, prawo głosu powinien mieć każdy, kto poczuwa się do bycia mieszkańcem danej wspólnoty. Niestety, w regulaminie często można przeczytać „Konsultacje, w zależności od ich przedmiotu, mogą mieć zasięg: 1) miejski, 2) dzielnicowy lub lokalny – dotyczący mieszkańców z określonego terenu miasta, 3) środowiskowy – dotyczący mieszkańców reprezentujących określone środowiska społeczne, zawodowe, branżowe”, a przecież udział w konsultacjach społecznych z założenia nie może być reglamentowany i ograniczać się do zasięgu „środowiskowego”. Można natomiast, informując o konsultacjach, zaznaczyć, że szczególnie odnosi się do konkretnej grupy.

Najczęściej to z urzędu gminy lub miasta wychodzi pomysł zorganizowania konsultacji, chociaż z taką inicjatywą mogą wyjść organizacje pozarządowe, a także sami mieszkańcy. – Dobrze jest, organizując konsultacje społeczne, odpowiednio nisko ustawić progi ilościowe podpisów poparcia dla wniosku, aby, z jednej strony, zachęcać do aktywności, a z drugiej, nie sprawiać, by partycypacja stała się dobrem rzadkim i limitowanym – ocenia Ewa Rościszewska. Organizacje pozarządowe mogą być inicjatorem debaty o standardach konsultacji i często to właśnie one starają się o podwyższanie standardów i monitorują ich przestrzeganie. Aktualizację lub stworzenie regulaminu konsultacji społecznych można wpisać do lokalnego Programu Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi.

Inną niezmiernie ważną kwestią jest zakres tematyczny konsultacji. Zdaniem ekspertów z FISE, zakres tematyczny powinien być jak najszerszy. Zamykanie katalogu spraw jest ich zdaniem ograniczaniem dostępu mieszkańców do wpływu na decyzje publiczne. Podobnie jest z czasem konsultacji społecznych, który nie powinien być krótszy niż 21 dni - taki okres daje szansę na zapoznanie się z często trudnymi kwestiami, wymianę opinii, udział w wydarzeniach i wyrobienie własnego zdania.

To, na co zwracają uwagę osoby analizujące procesy konsultacyjne w naszych miastach, to planowanie konsultacji w rocznej perspektywie. To pozwala na budowanie nie tylko zaufania do urzędu i przejrzystość działań, do których zaproszeni są mieszkańcy i organizacje pozarządowe, lecz także uczenie społeczności lokalnej obywatelskości.

Obok wymienionych wcześniej elementów regulaminu, warto pokusić się o zaproponowanie niebanalnych form dialogu z mieszkańcami. Chodzi o to, aby nie ograniczać się do wyłożenia dokumentów i dyżuru konsultacyjnego, lecz by informowanie strony społecznej nie było jedynie suchym ogłoszeniem w lokalnej prasie.

Autorzy badania zwracają uwagę na jeszcze jedną, często pomijaną, kwestię, jaką jest ewaluacja konsultacji. Wnioski wyciągane na bieżąco z krytycznej oceny pozwalają na lepsze prowadzenie kolejnych procesów, a i sam regulamin konsultacji powinien zostać poddany krytycznej ocenie co kilka lat; to również można zapisać, tworząc unikatowe dla każdej społeczności regulacje konsultacji. Doskonale to widać na przykładzie konsultacji w Dąbrowie Górniczej. Budżet partycypacyjny na 2017 rok był przygotowywany przez kilka miesięcy na podstawie oceny poprzedniej edycji. Jednym z takich miejsc analizy procedur były warsztaty ewaluacyjne, na których mieszkańcy Dąbrowy Górniczej dyskutowali o przyszłej procedurze DBP.

Wewnątrzurzędowa procedura

Eksperci prowadzący projekt „Konsultacje z zasadami” zwracają uwagę nie tylko na zasady prowadzenia dialogu władz lokalnych z mieszkańcami, lecz także na działania samych urzędników samorządowych. Uszczegółowienie zasad przyjętych w regulaminie, przełożenie ich na powszechną praktykę w działaniach urzędu jest o tyle trudne, że konsultacje realizowane są przez wydziały zazwyczaj w odosobnieniu, bez centralnej koordynacji z punktu widzenia całego urzędu. Zdaniem ekspertów FISE, zakresy obowiązków, sposób wymiany informacji i zaangażowania w inicjowanie, przygotowanie, prowadzenie i podsumowywanie konsultacji przez poszczególnych pracowników urzędu i uczestników konsultacji, kolejność podejmowanych działań i uszczegółowione standardy minimum – to wszystko może regulować zgodna z regulaminem konsultacji społecznych wewnątrzurzędowa procedura konsultacji, obowiązująca wszystkich pracowników urzędu. – Oparta na regulaminie konsultacji szczegółowa procedura prowadzenia procesów konsultacyjnych wprowadzona zarządzeniem prezydenta, burmistrza lub wójta wyjaśnia poszczególnym urzędnikom, jak prowadzić konsultacje krok po kroku, na co zwracać uwagę, skąd czerpać wiedzę w razie wątpliwości – zaznacza Oktawiusz Chrzanowski z FISE – polecamy zapoznanie się z przykładowymi regulaminami i procedurami wypracowanymi w „Konsultacjach z zasadami”. Opublikowaliśmy je w „Konsultacjach okiełznanych” dostępnych na stronie www.konsultacjezzasadami.pl.

RENATA MACIEJCZAK

dziennikarka specjalizująca się w tematyce samorządowej

Polecamy serwis: Organizacja