Kto poświadczy zgodność odpisów dokumentów z oryginałem?

Pracownicy organów prowadzących postępowania administracyjne mają uzyskać kompetencje do samodzielnego poświadczania zgodności odpisów dokumentów z oryginałem.

Obecne regulacja

W ogólnym postępowaniu administracyjnym jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W szczególności dowodem mogą być dokumenty, zeznania świadków, opinie biegłych oraz oględziny.

Dodowem występującym zdecydowanie najczęściej są dokumenty. Ustawodawca wprowadza w tym zakresie rozróżnienie na dokumenty urzędowe oraz dokumenty prywatne. Dokumentami prywatnymi są wszystkie dokumenty nie posiadające charakteru dokumentu urzędowego.

Zgodnie natomiast z art. 76  §  1 KPA dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone. Powyższą regulację stosuje się odpowiednio do dokumentów urzędowych sporządzanych przez organy jednostek organizacyjnych lub podmioty, w zakresie poruczonych im z mocy prawa lub porozumienia spraw wymienionych w art. 1 pkt 1 i 4 KPA.

Zobacz również: Finanse

Wprowadzone w KPA domniemanie związane z dokumentami urzędowymi nie wyłącza możliwości przeprowadzenia dowodu przeciwko treści tego typu dokumentów.

Jednocześnie obecnie obowiązujące przepisy KPA umożliwiają wykorzystywanie w toku postępowania administracyjnego odpisów dokumentów, pozwalając na uniknięcie wykorzystywania ich oryginałów. Zgodnie bowiem z art. 76a §  1 KPA jeżeli dokument znajduje się w aktach organu lub podmiotu, o którym mowa w art. 76 § 1 lub 2, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ lub podmiot odpis lub wyciąg z dokumentu. Organ administracji publicznej zażąda udzielenia odpisu lub wyciągu, jeżeli strona sama uzyskać ich nie może. Gdy organ uzna za konieczne przejrzenie oryginału dokumentu, może wystąpić o jego dostarczenie.

Jednocześnie KPA dopuszcza, aby zamiast oryginału dokumentu strona mogła złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym.

Jeżeli odpis dokumentu został sporządzony w formie dokumentu elektronicznego, poświadczenie jego zgodności z oryginałem, o którym mowa powyżej, dokonuje się przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP. Odpisy dokumentów poświadczane elektronicznie sporządzane są w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym ma charakter dokumentu urzędowego.

Kodeks przewiduje ponadto, iż jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy, organ administracji publicznej prowadzący konkretne postępowania zażąda od strony składającej odpis dokumentu, o którym mowa powyżej, przedłożenia oryginału tego dokumentu.

Proponowane zmiany

Pewne ułatwienia w powyższym zakresie – wychodzące przede wszystkim naprzeciw potrzebom stron postępowania – przewiduje uchwalona przez Sejm w dniu 9 marca 2017 r. ustawa o zmianie ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw. Zaproponowano w niej wprowadzenie do art. 76a KPA nowego przepisu zgodnie z którym upoważniony pracownik organu prowadzącego postępowanie, któremu został okazany oryginał dokumentu wraz z odpisem, na żądanie strony, poświadczać będzie zgodność odpisu dokumentu z oryginałem. Poświadczenie to obejmować będzie podpis pracownika, datę i oznaczenie miejsca sporządzenia poświadczenia, a na żądanie strony, również godzinę sporządzenia poświadczenia. Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia), należy stwierdzić to w poświadczeniu.

W uzasadnieniu projektu ustawy nowelizującej wskazano, iż „Dzięki temu rozwiązaniu strona nie będzie narażona na dodatkowe koszty uzyskania urzędowo poświadczonych odpisów, odpisów lub wypisów aktów notarialnych i tym podobnych dokumentów, które mogą być potrzebne w postępowaniu administracyjnym.”.