Kategorie

Kto poświadczy zgodność odpisów dokumentów z oryginałem?

Kto poświadczy zgodność odpisów dokumentów z oryginałem?/ fot. Fotolia
Fotolia
Jedną z proponowanych zmian w KPA jest upoważnienie pracowników organu prowadzącego postępowanie do poświadczenia za zgodność odpisu dokumentu z oryginałem. Upoważniony pracownik na żądanie strony i po okazaniu oryginału dokumentu wraz z odpisem poświadczy za zgodność. Rozwiązanie ma na celu odciążenie strony postępowania administracyjnego od ponoszenia dodatkowych kosztów.

Pracownicy organów prowadzących postępowania administracyjne mają uzyskać kompetencje do samodzielnego poświadczania zgodności odpisów dokumentów z oryginałem.

Obecne regulacja

W ogólnym postępowaniu administracyjnym jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W szczególności dowodem mogą być dokumenty, zeznania świadków, opinie biegłych oraz oględziny.

Reklama

Dodowem występującym zdecydowanie najczęściej są dokumenty. Ustawodawca wprowadza w tym zakresie rozróżnienie na dokumenty urzędowe oraz dokumenty prywatne. Dokumentami prywatnymi są wszystkie dokumenty nie posiadające charakteru dokumentu urzędowego.

Zgodnie natomiast z art. 76  §  1 KPA dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone. Powyższą regulację stosuje się odpowiednio do dokumentów urzędowych sporządzanych przez organy jednostek organizacyjnych lub podmioty, w zakresie poruczonych im z mocy prawa lub porozumienia spraw wymienionych w art. 1 pkt 1 i 4 KPA.

Zobacz również: Finanse

Wprowadzone w KPA domniemanie związane z dokumentami urzędowymi nie wyłącza możliwości przeprowadzenia dowodu przeciwko treści tego typu dokumentów.

Reklama

Jednocześnie obecnie obowiązujące przepisy KPA umożliwiają wykorzystywanie w toku postępowania administracyjnego odpisów dokumentów, pozwalając na uniknięcie wykorzystywania ich oryginałów. Zgodnie bowiem z art. 76a §  1 KPA jeżeli dokument znajduje się w aktach organu lub podmiotu, o którym mowa w art. 76 § 1 lub 2, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ lub podmiot odpis lub wyciąg z dokumentu. Organ administracji publicznej zażąda udzielenia odpisu lub wyciągu, jeżeli strona sama uzyskać ich nie może. Gdy organ uzna za konieczne przejrzenie oryginału dokumentu, może wystąpić o jego dostarczenie.

Jednocześnie KPA dopuszcza, aby zamiast oryginału dokumentu strona mogła złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym.

Jeżeli odpis dokumentu został sporządzony w formie dokumentu elektronicznego, poświadczenie jego zgodności z oryginałem, o którym mowa powyżej, dokonuje się przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP. Odpisy dokumentów poświadczane elektronicznie sporządzane są w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym ma charakter dokumentu urzędowego.

Kodeks przewiduje ponadto, iż jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy, organ administracji publicznej prowadzący konkretne postępowania zażąda od strony składającej odpis dokumentu, o którym mowa powyżej, przedłożenia oryginału tego dokumentu.

Proponowane zmiany

Pewne ułatwienia w powyższym zakresie – wychodzące przede wszystkim naprzeciw potrzebom stron postępowania – przewiduje uchwalona przez Sejm w dniu 9 marca 2017 r. ustawa o zmianie ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw. Zaproponowano w niej wprowadzenie do art. 76a KPA nowego przepisu zgodnie z którym upoważniony pracownik organu prowadzącego postępowanie, któremu został okazany oryginał dokumentu wraz z odpisem, na żądanie strony, poświadczać będzie zgodność odpisu dokumentu z oryginałem. Poświadczenie to obejmować będzie podpis pracownika, datę i oznaczenie miejsca sporządzenia poświadczenia, a na żądanie strony, również godzinę sporządzenia poświadczenia. Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia), należy stwierdzić to w poświadczeniu.

W uzasadnieniu projektu ustawy nowelizującej wskazano, iż „Dzięki temu rozwiązaniu strona nie będzie narażona na dodatkowe koszty uzyskania urzędowo poświadczonych odpisów, odpisów lub wypisów aktów notarialnych i tym podobnych dokumentów, które mogą być potrzebne w postępowaniu administracyjnym.”.


Konsekwencją zaproponowanej zmiany jest modyfikacja obecnie obowiązującego art. 76a § 3 KPA poprzez wskazanie w jego treści, iż także zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez upoważnionego pracownika organu prowadzącego postępowanie ma charakter dokumentu urzędowego. Tym samym poświadczenie dokonane przez pracownika organu prowadzącego postępowanie będzie miało taki sam skutek jak funkcjonujące obecnie poświadczenie dokonane przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym.

Z powyższą zmianą związana jest także propozycja art. 268a KPA przewidującego możliwość udzielania przez organ administracji publicznej tzw. „pełnomocnictwa administracyjnego”. Przepis ten stanowi obecnie, iż organ administracji publicznej może upoważniać, w formie pisemnej, pracowników obsługujących ten organ do załatwiania spraw w jego imieniu w ustalonym zakresie, a w szczególności do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń.

W wyniku uchwalonej przez Sejm nowelizacji KPA do przepisu tego proponuje się wprowadzić możliwość upoważnienia do poświadczania za zgodność odpisów dokumentów przedstawionych przez stronę na potrzeby prowadzonych postępowań z oryginałem. Oznacza to zatem, iż nie każdy pracownik organu prowadzącego postępowania będzie posiadać kompetencję do dokonywania powyższej czynności urzędowej. Decyzja w tym zakresie należeć będzie do właściwego organu administracji publicznej. W praktyce może to skutkować koniecznością weryfikacji i zmiany dotychczas udzielonych upoważnień. Jeżeli obecnie organ w nich określił w sposób generalny upoważnienie do załatwiania spraw w jego imieniu w ustalonym zakresie przedmiotowa nowelizacja nie będzie skutkowała potrzebą zmian upoważnienia. Jeżeli natomiast organ w treści upoważnienia wprost wskazał, iż dotyczy ono wyłącznie wydawania decyzji administracyjnych, postanowień czy zaświadczeń – jako zamkniętego katalogu czynności – koniecznym będzie rozważenie jego zmiany. Celem umożliwienia takim pracownikom korzystania z nowych kompetencji niezbędnym będzie dokonanie zmian udzielonych upoważnień. Dopiero z dniem dokonanie stosownej zmiany poświadczenie dokonane przez upoważnionego urzędnika wywoła skutek określony w ustawie. Innymi słowy czynności dokonane przed tą datą nie będą miały charakteru poświadczenia urzędowego, a tym samym poświadczony w ten sposób odpis dokumentu nie będzie mógł korzystać z dobrodziejstwa art. 76a KPA.

Powyższe regulacje nie były w żaden sposób kwestionowane przez Senat. Tym samym żadna ze zgłoszonych poprawek senackich nie dotyczy przedmiotowej kwestii. W konsekwencji zmiany w powyższym zakresie uznać należy za pewne, o ile skutecznie zakończona zostanie trwająca obecnie procedura ustawodawcza.

Maciej Kiełbus

prawnik, Partner, specjalizuje się w zakresie prawa administracyjnego, w szczególności prawa samorządowego

Dr Krystian Ziemski & Partners Kancelaria Prawna spółka komandytowa w Poznaniu

www.ziemski.com.pl

Artykuł pochodzi z Portalu: www.prawodlasamorzadu.pl

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    15 cze 2021
    Zakres dat:

    Kiedy wyniki matur 2021?

    Wyniki matur 2021 – kiedy? Jak i gdzie je sprawdzić? Przedstawiamy ważne informacje dla tysięcy tegorocznych maturzystów.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r. Minister zdrowia podpisał rozporządzenie zapowiedziane w programie Polski Ład. Z jakich badań będzie można skorzystać?

    Polski Ład: nowe miejsca pracy i infrastruktura mają rozwiązać problemy gmin

    Polski Ład to całościowe spojrzenie na problemy powiatów i gmin w całej Polsce. W ramach Polskiego Ładu budowane będą m.in. obiekty sportowe oraz infrastruktura drogowa, energetyczna, internetowa, kolejowa, które przyczynią się do rozwoju gospodarczego i poprawią jakość życia - mówił premier Mateusz Morawiecki.

    Konrad Fijołek prezydentem Rzeszowa - wyniki wyborów

    Konrad Fijołek nowym prezydentem Rzeszowa - znamy już oficjalne wyniki wyborów. Kandydat popierany przez opozycję: PO, Lewicę, PSL i Ruch Polska 2050 wygrał w pierwszej turze. Ile głosów zdobyli poszczególni kandydaci?

    Kurator oświaty - jakie ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Kurator oświaty. Ministerstwo Edukacji i Nauki proponuje rozwiązania wzmacniające rolę kuratora oświaty. Jakie kurator ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Lektury w szkole podstawowej – proponowane zmiany

    Lektury w szkole podstawowej – zmiany. Ministerstwo Edukacji i Nauki przygotowało propozycję zmian w liście lektur szkolnych. Jakie książki zostaną usunięte z wykazu a jakie dodane?

    Lista lektur w liceum i technikum – proponowane zmiany

    Lektury w liceum i technikum – jakie zmiany proponuje Ministerstwo Edukacji i Nauki? Skreślone z wykazu lektur mają być m.in. wiersze Marcina Świetlickiego oraz „Mała apokalipsa” Tadeusza Konwickiego. Zamiast tego uczniowie mają czytać m.in. dzieła filozoficzne i egzystencjalne Jana Pawła II.

    Dopłaty z gmin za odpady, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody

    Dopłaty z gmin, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody - szykują się spore zmiany w gospodarce odpadami. Co zawiera rządowy projekt zmian w ustawie o utrzymaniu czystości i porządku w gminach?

    Komunikacja w Compliance

    Komunikacja w Compliance. W najbliższym czasie sektor publiczny, ale i sektor prywatny (zwłaszcza duże i średnie przedsiębiorstwa) czeka wdrażanie systemów Compliance. Kluczem do udanego wdrożenia, a potem utrzymania systemów Compliance jest komunikacja.

    Leśna szkoła z klimatem - ruszają ekolekcje

    Leśna szkoła z klimatem to program opracowany we współpracy Ministerstwa Klimatu i Środowiska oraz Ministerstwa Edukacji i Nauki, który służy inspirowaniu uczniów i nauczycieli do działań sprzyjających środowisku przyrodniczemu. W program zaangażowane są też Lasy Państwowe, które m.in. przygotowują służące grom plenerowym ścieżki i organizują prelekcje.

    Dzień Ojca - gra miejska "Przygoda z Tatą"

    Dzień Ojca - MRiPS zaprasza do zapisów na grę miejską "Przygoda z Tatą". Gra odbędzie się w Warszawie.

    Praca zdalna urzędników - ekwiwalent

    Praca zdalna urzędników - po zmianie przepisów pracodawca będzie musiał zagwarantować ekwiwalent. Czy wygasi to pracę zdalną urzędników?

    Obowiązek zgłoszenia, czym ogrzewamy domy od 1 lipca 2021 r.

    Obowiązek zgłoszenia czym ogrzewamy domy - 1 lipca 2021 roku rusza zbieranie danych do Centralnej Ewidencji Emisyjności Budynków (CEEB). Do kiedy będzie trzeba zgłosić urządzenia? Jakie kary grożą za brak zgłoszenia?

    Euro 2021: Narodowa Strefa Kibica na mecz Polski z Hiszpanią

    Euro 2021 - Strefa Kibica na Stadionie Narodowym. 19 czerwca 2021 roku na Stadionie Narodowym będzie można oglądać mecz reprezentacji Polski z Hiszpanią na Mistrzostwach Europy w Piłce Nożnej. Jakie będą zasady? Ile osób będzie mogło wejść na stadion?

    MEiN proponuje zmiany w liście lektur

    Zmiany w liście lektur - Ministerstwo Edukacji i Nauki rozpoczyna konsultacje społeczne. Potrwają do 8 lipca.

    Narodowy Spis Powszechny - jak powinni się spisać studenci?

    Narodowy Spis Powszechny - studenci mogą nie mieć świadomości, że ciąży na nich obowiązek spisowy. Nigdy nie brali udziału w spisie - ostatni był 10 lat temu, gdy byli jeszcze dziećmi. Mogą też myśleć, że zrobią to za nich rodzice lub dom studencki. Najlepiej jednak wziąć odpowiedzialność we własne ręce i spisać się samodzielnie! Tym bardziej, jeśli nie mieszka się z rodzicami lub w akademiku.

    Strajk Pielęgniarek: Czujemy się oszukane przez rząd [PODCAST]

    11 manifestacji w centralnych miejscach miast wojewódzkich, 4000 uczestników: pielęgniarki, pielęgniarze, położne - tak wyglądał strajk ostrzegawczy pielęgniarek i położnych. Czy będzie strajk generalny? Zapraszamy do wysłuchania podcastu.

    Do kiedy wystawienie ocen 2021?

    Do kiedy wystawienie ocen 2021? Ile czasu mają uczniowie na poprawienie ocen końcowych? Kiedy jest zakończenie roku szkolnego?

    Polski Ład: czy stracą seniorzy i osoby wymagające opieki?

    Polski Ład: czy stracą seniorzy i osoby wymagające opieki? W ramach Polskiego Ładu rząd przedstawił plan 10 ustaw do przygotowania w ciągu 100 najbliższych dni. W pakiecie tym niemal nie przewidziano działań zawartych w części „Złota jesień życia”. Wyjątkiem są emerytury bez podatku, ale ta planowana zmiana, bez równoległych korekt w innych obszarach wsparcia, niesie również skutki uboczne dla części osób starszych – zwłaszcza niesprawnych, wymagających opieki i ich rodzin.

    Praca zdalna w urzędach – czerwiec 2021 r.

    Praca zdalna w urzędach – do kiedy przedłużona? Jak długo będzie ograniczona praca urzędów? Jaka jest dopuszczalna liczba osób (interesantów) w urzędzie w czerwcu 2021 roku?

    Certyfikat COVID na telefonie

    Certyfikat COVID na telefonie - od kiedy? Odpowiadamy na pytania - gdzie go teraz szukać i kiedy paszport covidowy pojawi się w aplikacji mObywatel.

    Szczepienia na COVID-19 młodzieży w wieku 12-15 lat od 7 czerwca 2021

    Szczepienia na COVID-19 młodzieży w wieku 12-15 lat ruszyły. Jak młodzież może zapisać się na szczepienie? Czy konieczna jest zgoda i obecność rodziców?

    Czyste Powietrze - zachęty dla gmin, dodatkowe terminy

    Czyste Powietrze - zachęty dla gmin, dodatkowe terminy. Do 15 czerwca 2021 r. jest czas na zgłoszenia nowych gmin do programu „Czyste Powietrze”, a do 15 lipca br. wydłużono termin podpisywania porozumień i aneksów przez gminy, które już wcześniej wyraziły chęć skorzystania z finansowych bonusów.

    Paszport covidowy - co daje, jak wygląda?

    Paszport covidowy - co daje, jak wygląda? Przedstawiamy najważniejsze informacje o unijnym certyfikacie COVID.

    Zgromadzenia spontaniczne - zniesienie zakazu prawdopodobne pod koniec czerwca

    Zgromadzenia spontaniczne - zniesienie zakazu prawdopodobne pod koniec czerwca - poinformował w poniedziałek szef KPRM, pełnomocnik rządu ds. szczepień Michał Dworczyk. Wtedy planowane jest kolejne luzowanie obostrzeń dotyczących COVID-19.