Kto poświadczy zgodność odpisów dokumentów z oryginałem?

Pracownicy organów prowadzących postępowania administracyjne mają uzyskać kompetencje do samodzielnego poświadczania zgodności odpisów dokumentów z oryginałem.

Obecne regulacja

W ogólnym postępowaniu administracyjnym jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W szczególności dowodem mogą być dokumenty, zeznania świadków, opinie biegłych oraz oględziny.

Dodowem występującym zdecydowanie najczęściej są dokumenty. Ustawodawca wprowadza w tym zakresie rozróżnienie na dokumenty urzędowe oraz dokumenty prywatne. Dokumentami prywatnymi są wszystkie dokumenty nie posiadające charakteru dokumentu urzędowego.

Zgodnie natomiast z art. 76  §  1 KPA dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone. Powyższą regulację stosuje się odpowiednio do dokumentów urzędowych sporządzanych przez organy jednostek organizacyjnych lub podmioty, w zakresie poruczonych im z mocy prawa lub porozumienia spraw wymienionych w art. 1 pkt 1 i 4 KPA.

Zobacz również: Finanse

Wprowadzone w KPA domniemanie związane z dokumentami urzędowymi nie wyłącza możliwości przeprowadzenia dowodu przeciwko treści tego typu dokumentów.

Jednocześnie obecnie obowiązujące przepisy KPA umożliwiają wykorzystywanie w toku postępowania administracyjnego odpisów dokumentów, pozwalając na uniknięcie wykorzystywania ich oryginałów. Zgodnie bowiem z art. 76a §  1 KPA jeżeli dokument znajduje się w aktach organu lub podmiotu, o którym mowa w art. 76 § 1 lub 2, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ lub podmiot odpis lub wyciąg z dokumentu. Organ administracji publicznej zażąda udzielenia odpisu lub wyciągu, jeżeli strona sama uzyskać ich nie może. Gdy organ uzna za konieczne przejrzenie oryginału dokumentu, może wystąpić o jego dostarczenie.

Jednocześnie KPA dopuszcza, aby zamiast oryginału dokumentu strona mogła złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym.

Jeżeli odpis dokumentu został sporządzony w formie dokumentu elektronicznego, poświadczenie jego zgodności z oryginałem, o którym mowa powyżej, dokonuje się przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP. Odpisy dokumentów poświadczane elektronicznie sporządzane są w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym ma charakter dokumentu urzędowego.

Kodeks przewiduje ponadto, iż jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy, organ administracji publicznej prowadzący konkretne postępowania zażąda od strony składającej odpis dokumentu, o którym mowa powyżej, przedłożenia oryginału tego dokumentu.

Proponowane zmiany

Pewne ułatwienia w powyższym zakresie – wychodzące przede wszystkim naprzeciw potrzebom stron postępowania – przewiduje uchwalona przez Sejm w dniu 9 marca 2017 r. ustawa o zmianie ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw. Zaproponowano w niej wprowadzenie do art. 76a KPA nowego przepisu zgodnie z którym upoważniony pracownik organu prowadzącego postępowanie, któremu został okazany oryginał dokumentu wraz z odpisem, na żądanie strony, poświadczać będzie zgodność odpisu dokumentu z oryginałem. Poświadczenie to obejmować będzie podpis pracownika, datę i oznaczenie miejsca sporządzenia poświadczenia, a na żądanie strony, również godzinę sporządzenia poświadczenia. Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia), należy stwierdzić to w poświadczeniu.

W uzasadnieniu projektu ustawy nowelizującej wskazano, iż „Dzięki temu rozwiązaniu strona nie będzie narażona na dodatkowe koszty uzyskania urzędowo poświadczonych odpisów, odpisów lub wypisów aktów notarialnych i tym podobnych dokumentów, które mogą być potrzebne w postępowaniu administracyjnym.”.

Konsekwencją zaproponowanej zmiany jest modyfikacja obecnie obowiązującego art. 76a § 3 KPA poprzez wskazanie w jego treści, iż także zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez upoważnionego pracownika organu prowadzącego postępowanie ma charakter dokumentu urzędowego. Tym samym poświadczenie dokonane przez pracownika organu prowadzącego postępowanie będzie miało taki sam skutek jak funkcjonujące obecnie poświadczenie dokonane przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym.

Z powyższą zmianą związana jest także propozycja art. 268a KPA przewidującego możliwość udzielania przez organ administracji publicznej tzw. „pełnomocnictwa administracyjnego”. Przepis ten stanowi obecnie, iż organ administracji publicznej może upoważniać, w formie pisemnej, pracowników obsługujących ten organ do załatwiania spraw w jego imieniu w ustalonym zakresie, a w szczególności do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień i zaświadczeń.

W wyniku uchwalonej przez Sejm nowelizacji KPA do przepisu tego proponuje się wprowadzić możliwość upoważnienia do poświadczania za zgodność odpisów dokumentów przedstawionych przez stronę na potrzeby prowadzonych postępowań z oryginałem. Oznacza to zatem, iż nie każdy pracownik organu prowadzącego postępowania będzie posiadać kompetencję do dokonywania powyższej czynności urzędowej. Decyzja w tym zakresie należeć będzie do właściwego organu administracji publicznej. W praktyce może to skutkować koniecznością weryfikacji i zmiany dotychczas udzielonych upoważnień. Jeżeli obecnie organ w nich określił w sposób generalny upoważnienie do załatwiania spraw w jego imieniu w ustalonym zakresie przedmiotowa nowelizacja nie będzie skutkowała potrzebą zmian upoważnienia. Jeżeli natomiast organ w treści upoważnienia wprost wskazał, iż dotyczy ono wyłącznie wydawania decyzji administracyjnych, postanowień czy zaświadczeń – jako zamkniętego katalogu czynności – koniecznym będzie rozważenie jego zmiany. Celem umożliwienia takim pracownikom korzystania z nowych kompetencji niezbędnym będzie dokonanie zmian udzielonych upoważnień. Dopiero z dniem dokonanie stosownej zmiany poświadczenie dokonane przez upoważnionego urzędnika wywoła skutek określony w ustawie. Innymi słowy czynności dokonane przed tą datą nie będą miały charakteru poświadczenia urzędowego, a tym samym poświadczony w ten sposób odpis dokumentu nie będzie mógł korzystać z dobrodziejstwa art. 76a KPA.

Powyższe regulacje nie były w żaden sposób kwestionowane przez Senat. Tym samym żadna ze zgłoszonych poprawek senackich nie dotyczy przedmiotowej kwestii. W konsekwencji zmiany w powyższym zakresie uznać należy za pewne, o ile skutecznie zakończona zostanie trwająca obecnie procedura ustawodawcza.

Maciej Kiełbus

prawnik, Partner, specjalizuje się w zakresie prawa administracyjnego, w szczególności prawa samorządowego

Dr Krystian Ziemski & Partners Kancelaria Prawna spółka komandytowa w Poznaniu

www.ziemski.com.pl

Artykuł pochodzi z Portalu: www.prawodlasamorzadu.pl