Sekretarz jako wyjątkowa funkcja w urzędzie

Każdy szef ma prawo doboru współpracowników, którym ufa i którzy są merytorycznie przygotowani do pełnienia określonych obowiązków. Dlatego tak ważne dla pracy całego urzędu jest stanowisko sekretarza. Czy przepisy dotyczące tej funkcji są takie same, jak dla pracowników samorządowych zatrudnionych na urzędowych stanowiskach kierowniczych?

Zatrudnienie sekretarza

Osoby zatrudniane w urzędach czy też jednostkach samorządu terytorialnego (dalej: JST) podlegają nie tylko ustawie z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.), lecz także przepisom szczególnym, w tym ustawie z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (dalej: u.p.s.).

Pracownicy samorządowi zatrudniani są na podstawie:

1) wyboru – marszałek i wicemarszałek województwa; starosta i wicestarosta; wójt, burmistrz, prezydent;

2) powołania – zastępca wójta, burmistrza, prezydenta; skarbnik gminy, powiatu, województwa;

3) umowy o pracę – pozostali pracownicy samorządowi;

i mogą obejmować stanowiska:

● urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze,

● doradców i asystentów,

● pomocnicze i obsługi.

Zobacz również: Jakie kwalifikacje musi mieć osoba zastępująca sekretarza

Warto zwrócić uwagę na zapisy art. 5 u.p.s., który osobno reguluje kwestię stanowiska sekretarza. Zgodnie z tym artykułem, wprowadza się obowiązek utworzenia stanowiska sekretarza w gminie, powiecie, województwie. Ustawa o pracownikach samorządowych precyzuje kryteria, jakie musi spełnić kandydat ubiegający się o stanowisko sekretarza. Wynika to m.in. z ważnych zmian w u.p.s., które zaczęły obowiązywać od 1 września 2013 r. w kwestii:

1) maksymalnego terminu naboru na wolne stanowiska sekretarza – nie później niż w ciągu trzech miesięcy od zwolnienia stanowiska oraz

2) powierzenia pełnienia obowiązków sekretarza – zgodnie z art. 5 ust. 1b u.p.s. – obsadzenie stanowiska sekretarza nie może nastąpić w drodze powierzenia pełnienia obowiązków, nie stosuje się zatem do tego stanowiska art. 21 u.p.s. stanowiącego o sytuacjach, kiedy czasowe powierzenie obowiązków może nastąpić.

WAŻNE

Nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze (w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze) jest otwarty i konkurencyjny, a informacje o naborze muszą być upowszechnione.

Zobacz wideoszkolenie: Jak uniknąć błędów w ewidencji księgowej jsfp

Wymagania od kandydata

Artykuł 5 ust. 2 u.p.s. określa wymagania dotyczące stażu pracy, stawiane kandydatowi mogącemu ubiegać się o stanowisko sekretarza. Zgodnie z tym przepisem, może nim być osoba mająca co najmniej:

● czteroletni staż pracy na stanowisku urzędniczym w jednostkach, o których mowa w art. 2 u.p.s., czyli urzędach i jednostkach podległych JST, w tym co najmniej dwuletni staż pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w tych jednostkach, lub

● czteroletni staż pracy na stanowisku urzędniczym w jednostkach, o których mowa w art. 2 u.p.s., oraz co najmniej dwuletni staż pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w innych jednostkach sektora finansów publicznych.

Przepis ten ogranicza wybór sekretarza wyłącznie do pracowników sfery administracji samorządowej, o których mowa w art. 2 u.p.s., i mających minimum dwuletni staż na kierowniczym stanowisku urzędniczym. Jaki jest cel tego ograniczenia? Najprawdopodobniej ustawodawcy chodziło o to, aby tak wysokie stanowisko było zajmowane przez osoby dobre merytorycznie, mogące wspierać wójta, burmistrza, prezydenta, których doświadczenie zawodowe przed objęciem takiej funkcji nie zawsze było związane z samorządem. Czy jest to dobre rozwiązanie – to temat na osobny artykuł, chociaż już dziś mogę powiedzieć, że – w mojej ocenie – nie.

Kim jest sekretarz

Sekretarz podlega bezpośrednio kierownikowi urzędu, który może upoważnić sekretarza do wykonywania w jego imieniu zadań, w szczególności z zakresu zapewnienia właściwej organizacji pracy urzędu oraz realizowania polityki zarządzania zasobami ludzkimi.

Sekretarz nie ma prawa tworzenia partii politycznych ani przynależności do nich. Orzeczenia sądów wskazują jednak, że nie ma zakazu posiadania własnych poglądów bądź sympatii politycznych, które mogą być wyrażane na zewnątrz.

Oprócz wymaganego stażu osoba ubiegająca się o stanowisko sekretarza powinna:

1) być obywatelem polskim, z zastrzeżeniem art. 11 ust. 2 i 3 u.p.s.,

2) mieć pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzystać z pełni praw publicznych,

3) mieć kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania pracy na określonym stanowisku.

WAŻNE

Zatrudnienie osoby na zastępstwo w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika samorządowego nie wymaga przeprowadzenia naboru. Jednak z takiej możliwości wyłączone jest stanowisko sekretarza.

Zobacz również: Oświadczenia majątkowe po wyborach samorządowych 2014

Kryteria, jakie powinni spełniać pracownicy samorządowi, zostały określone w art. 6 u.p.s. Na uwagę zasługuje okres doświadczenia zawodowego, jaki jest wymagany od osób zatrudnianych na kierowniczych stanowiskach urzędniczych, nie tak rygorystyczny, jak w przypadku sekretarza, który traktowany jest jako pracownik samorządowy piastujący kierownicze stanowisko urzędnicze, jednak w regulacjach ustawy o pracownikach samorządowych oraz rozporządzenia Rady Ministrów z 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych występuje w większości aspektów oddzielnie od pozostałej grupy stanowisk kierowniczych.

Funkcja stanowiska

Czy można przesunąć pracownika spełniającego wymagania określone w art. 5 ust. 2 i art. 6 u.p.s. na stanowisko sekretarza? Jak się okazuje – nie. Wynika to z art. 5 ust. 1a u.p.s., który wskazuje, że na wolne stanowisko sekretarza przeprowadza się nabór nie później niż w ciągu trzech miesięcy od uwolnienia stanowiska (a ten, zgodnie z art. 11 ust. 1 u.p.s., jest otwarty i konkurencyjny).

Artykuł 12 u.p.s. wskazuje możliwość przeniesienia pracownika samorządowego na inne stanowisko urzędnicze, w tym kierownicze stanowisko urzędnicze, ale chodzi tu np. o stanowisko naczelnika, dyrektora, a nie sekretarza, gdyż ta funkcja traktowana jest w tym przypadku oddzielnie.

Niestety, zapisy u.p.s., dotyczące sekretarza, są niejasne w pełnym zakresie. Często nasuwa się pytanie, czy należy stosować wobec niego przepisy dotyczące kierowniczych stanowisk urzędniczych, czy nie. Warto wówczas sięgnąć do rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, by sprawdzić, jak tam zostało zakwalifikowane stanowisko sekretarza. Zgodnie z tym rozporządzeniem, zaliczono je do stanowisk kierowniczych, jednak wszędzie występuje oddzielnie, a nie z grupą stanowisk kierowniczych, jak naczelnik, kierownik, dyrektor. W u.p.s. pewne reguły postępowania również zostały wyodrębnione dla stanowiska sekretarza, zwłaszcza w art. 5, wobec czego należy ich przestrzegać, gdyż administracja publiczna działa na podstawie przepisów prawa i w ich granicach.

O pewnej odrębności traktowania stanowiska sekretarza stanowi również art. 18 u.p.s., wskazujący, że pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku urzędniczym (w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym) składa stosowne ślubowanie w obecności kierownika jednostki (wójta, burmistrza, prezydenta) lub sekretarza. Jak widać, tu również funkcja sekretarza wymieniona została oddzielnie.

Ważnym aspektem przywoływanej tezy jest także art. 20 ust. 2 u.p.s., który wskazuje, że awans wewnętrzny, czyli przeniesienie pracownika na wyższe stanowisko, może nastąpić wyłącznie w ramach tej samej grupy stanowisk, o których mowa w art. 4 ust. 2 pkt 1–3, a stanowisko sekretarza określone zostało dopiero w art. 5 u.p.s., gdyż dopiero w nim jest mowa o konieczności jego stworzenia.

Z orzecznictwa

Treść normatywna przepisu art. 25 ust. 2 u.s.g. wskazuje, że wyrażenie zgody na rozwiązanie z radnym stosunku pracy lub odmowa jest pozostawione uznaniu rady gminy z wyjątkiem jednak sytuacji, gdy dojdzie ona do przekonania, że podstawą rozwiązania tego stosunku są zdarzenia związane z wykonywaniem przez radnego mandatu. W takiej sytuacji rada zobowiązana jest odmówić wyrażenia zgody. Z powołanego przepisu wynika zatem, że motywy pracodawcy, zamierzającego rozwiązać stosunek pracy z radnym, muszą być badane, ponieważ od tych ustaleń zależy, czy gmina zobowiązana będzie odmówić wyrażenia zgody, czy też odmówi z innego powodu, kierując się okolicznościami konkretnego przypadku. W obu tych sytuacjach, o motywach, jakimi kierowała się rada, można dowiedzieć się tylko z uzasadnienia uchwały. W przeciwnym razie nie będzie wiadomo, z jakiego powodu rada gminy udzieliła względnie odmówiła udzielenia takiej zgody. Nie można podjąć uchwały w sposób arbitralny, abstrahując od motywów podanych przez pracodawcę.

Rada gminy nie ma obowiązku zbierania danych o rzeczywistych przyczynach zamiaru pracodawcy, co nie oznacza, że dokonując oceny wniosku, może pominąć wyjaśnienia samego radnego oraz okoliczności powszechnie znane. Jeżeli ocena taka zostanie dokonana przez pryzmat wszystkich znanych jej okoliczności oraz znajdzie poparcie w zasadach logiki i doświadczenia życiowego, to ocena taka (a w konsekwencji podjęta w jej rezultacie uchwała) będzie korzystać z przymiotu legalności i z ochrony przewidzianej w art. 25 ust. 2 u.s.g.

Wyrok NSA w Warszawie z 18 czerwca 2013 r., sygn. akt II OSK 193/13

Oddzielna grupa stanowisk

Dodatkowo w § 4 rozporządzenia o wynagradzaniu pracowników samorządowych określona jest możliwość skrócenia okresu stażu pracy pracowników samorządowych, jednak wyłączeniu z tego przywileju podlegają sekretarz i pracownicy samorządowi zajmujący stanowiska kierownicze, którzy wskazani są oddzielnie przez art. 5 ust. 2 i art. 6 ust. 4 u.p.s.

W tym samym rozporządzeniu w tabelach dotyczących wynagrodzenia zasadniczego i minimalnych wymagań kwalifikacyjnych do kierowniczych stanowisk urzędniczych zakwalifikowane są stanowiska naczelnika, kierownika, dyrektora w tej samej grupie i mimo że sekretarz zakwalifikowany jest jako urzędnicze stanowisko kierownicze, zawsze występuje samodzielnie w innej pozycji niż naczelnik, kierownik, dyrektor.

Sekretarz i radny

Przy zatrudnianiu sekretarza pojawia się również pytanie, czy można rozwiązać z nim stosunek pracy, działając wyłącznie na podstawie przepisów Kodeksu pracy? Odpowiedź jest oczywista – tak, o ile sekretarz nie pełni też funkcji radnego w innej jednostce samorządu terytorialnego.

Zgodnie z przepisami ustaw samorządowych, radny w związku z wykonywaniem mandatu korzysta z ochrony prawnej dla funkcjonariuszy publicznych i rozwiązanie z nim stosunku pracy wymaga uprzedniej zgody właściwej rady, której jest członkiem. Ta zaś może odmówić zgody na rozwiązanie stosunku pracy, jeżeli podstawą do tego są zdarzenia związane z wykonywaniem mandatu przez tego radnego.

Analizując sytuację powyborczą w zakresie obsadzania wolnych stanowisk urzędniczych w różnych JST widać, że interpretacja przepisów u.p.s. jest różna i często przysparza kłopotów. Jak to zmienić? Najlepiej przez zmianę zapisów ustawy o pracownikach samorządowych, tak by wnioski po jej przeczytaniu nasuwały się wprost.

MARIA JAKUBIK-GRZYBOWSKA

Autorka specjalizuje się w tematyce unijnej

PODSTAWY PRAWNE

● art. 2, 5, 6, 12 i 20 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1202)

● ustawa z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 596; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1072)

● ustawa z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 595; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1072)

● ustawa z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 594; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1072)

● ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502; zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1662)

● rozporządzenie Rady Ministrów z 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1786)

Polecamy serwis: Ustrój i jednostki