Zakaz wyznaczania głównej księgowej na zastępstwo kierownika jfp

Pytanie:

Dyrektor jednostki budżetowej przebywa na urlopie wypoczynkowym (L4). Na czas nieobecności dyrektora pełnomocnictwo do pełnienia jego obowiązków otrzymała Główna księgowa. Czy główna księgowa może podpisywać dowody finansowe za siebie i z upoważnienia dyrektora? A może powinna składać podpis wyłącznie jako główna księgowa, a dyrektor zatwierdzać dowody finansowe po powrocie do pracy?

Odpowiedź:

Co do zasady, kierownik jednostki finansów publicznych nie powinien wyznaczać głównej księgowej do zastępowania go w razie nieobecności. Gospodarka finansowa jednostki zostaje bowiem pozbawiona kontroli. Natomiast w przypadku, gdy mimo wszystko, dojdzie do takiej sytuacji, główny księgowy powinien zlecić wykonywanie zadań z zakresu księgowości innemu pracownikowi.

Uzasadnienie:

Powierzenie obowiązków a udzielenie pełnomocnictwa

Ustawa o finansach publicznych (dalej: FinPublU) dopuszcza możliwość powierzenia przez kierownika jednostki określonych obowiązków w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki.

Kierownik jednostki może także udzielać pracownikom pełnomocnictwa do dokonywania różnego rodzaju czynności.

Uwaga!
Powierzenie obowiązków nie jest tożsame z udzieleniem pełnomocnictwa w rozumieniu prawa cywilnego. Pełnomocnictwo jest instytucją prawa cywilnego, czy szerzej prawa prywatnego, natomiast powierzenie obowiązków w zakresie gospodarki finansowej unormowane w FinPublU to domena prawa publicznego.

Zarówno powierzenie obowiązków kierownika na podstawie FinPublU jak i udzielenie pełnomocnictwa do jego zastępowania może jednak dotyczyć tylko takiego pracownika, którego zakres kompetencji wynikający z FinPublU nie będzie kolidował z zakresem przekazanych mu obowiązków.

Kompetencje głównego księgowego

Stosownie do postanowień art. 54 ust. 1 FinPublU głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:
1. prowadzenia rachunkowości jednostki;
2. wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi;
3. dokonywania wstępnej kontroli:
• zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
• kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Wskazanie głównego księgowego jako osoby zastępującej kierownika jednostki jest równoznaczne z połączeniem funkcji dysponenta środków publicznych z funkcją płatnika. To zaś jest niezgodne z przepisami.

Powierzenie jednej osobie funkcji głównego księgowego (wykonującego dyspozycje środkami pieniężnymi), a z drugiej strony funkcji kierownika jednostki (dysponenta środków publicznych) na czas zastępstwa spowoduje, że gospodarka finansowa jednostki zostanie pozbawiona kontroli.

W takim przypadku bowiem jedna i ta sama osoba:
a. zaciągałaby zobowiązania,
b. dokonywałaby wstępnej kontroli,
c. wykonywałaby dyspozycje środkami pieniężnymi.

Mogłoby to doprowadzić do wielu nieprawidłowości zarówno w zakresie popełnienia ewentualnych błędów, jak i wystąpienia w określonych okolicznościach ewentualnych nadużyć. 

Zobacz również: Powierzenie głównemu księgowemu obowiązków w zakresie gospodarki finansowej i rachunkowości

Może być inna osoba

Kierownik jednostki może natomiast pomyśleć nad wyznaczeniem na czas swojej nieobecności zastępstwa w osobie innego pracownika niż główny księgowy. Może to być np. kierownik działu, czy naczelnik.

Choć w praktyce, szczególnie w przypadku małych jednostek, może okazać się dość trudne, nie zwalnia to kierownika od przestrzegania obowiązujących przepisów prawa, tym bardziej że to na nim ciąży odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki.

Jak wybrnąć z problemu?

Jeżeli pomimo niedopuszczalności takiego działania kierownik udzieli pełnomocnictwa głównemu księgowemu wyjściem z sytuacji może być wyznaczenie pracownika, któremu zostaną powierzone zadania w zakresie potwierdzania dowodów finansowych czy innych czynności wykonywanych dotychczas przez głównego księgowego.

W takim przypadku dokumenty finansowe będą podlegały akceptacji przez wyznaczonego pracownika i zatwierdzane będą do zapłaty przez głównego księgowego - jako kierownika jednostki pełniącego tę funkcję w okresie jego nieobecności.

Osobą wyznaczoną do wykonywania zadań z zakresu księgowości nie musi być wyłącznie osoba zajmująca stanowisko zastępcy głównego księgowego. Może to być inny pracownik zatrudniony w pionie głównego księgowego, do którego główny księgowy ma zaufanie, a jego wiedza i doświadczenie pozwolą na powierzenie takich czynności.

Analogiczna sytuacja będzie występowała w przypadku sprawozdań finansowych. Niedopuszczalne jest, aby jedyną osobą podpisującą sprawozdanie był główny księgowy. Jak wskazano bowiem powyżej to kierownik jednostki odpowiada za całość gospodarki finansowej i to do niego należy merytoryczna akceptacja dokonywanych operacji.

Z orzecznictwa…

(…) obowiązki związane z sprawozdawczością mają charakter czynności związanych z reprezentowaniem i występowaniem jednostki na zewnątrz. W tym też zakresie kierownik jednostki nie może scedować na głównego księgowego ani tego obowiązku, ani związanej z tym odpowiedzialności.

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 26.4.2010 r., V SA/Wa 103/10, Biul. NDFP 2010, Nr 3, poz. 14, s. 160.

Podstawa prawna:

• Art. 53 ust. 1, art. 54 ust. 1, art. 68 ustawy z 29 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240 ze zm.).

Polecamy serwis: Finanse