REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dokumenty elektroniczne w urzędach

inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Już za miesiąc dokumentacja elektroniczna w urzędach podlegać będzie obowiązkowej archiwizacji. Wkrótce również petenci będą mogli poprosić urząd o doręczanie pism drogą elektroniczną. Jak się przygotować do prowadzenia e-dokumentacji?


Instrukcje kancelaryjne dla organów administracji publicznej zalecają szerokie wykorzystanie informatyki w urzędach, szczególnie w celu tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów. Trzy nowe rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji określają m.in. szczegółowe zasady postępowania z dokumentami elektronicznymi, zasady ich ewidencjonowania, przechowywania, klasyfikowania, kwalifikowania i zabezpieczania przed utratą oraz tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej i przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.


Dokumenty elektroniczne trzeba ewidencjonować


Zgodnie z par. 2 ust. 1 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, dokumenty elektroniczne świadczące o wykonywaniu działalności urzędów administracji publicznej, powstające w nich lub napływające do nich, jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, podlegają ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym.

Wszystkie urzędy mają obowiązek prowadzenia wykazu rodzajów takich dokumentów ewidencjonowanych, które powinny być podzielone na: materiały archiwalne oraz inne dokumenty niestanowiące materiałów archiwalnych, które mogą podlegać brakowaniu po upływie okresu ich przechowywania.


Dyrektor archiwum państwowego może do materiałów archiwalnych przekwalifikować dokumentację niearchiwalną, która zyskała znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej. Dokumenty elektroniczne, które nie podlegają ewidencjonowaniu, powinny być usuwane w sposób przyjęty w danym urzędzie.


Metadane systematyzują elektroniczne informacje


Stosownie do treści par. 4 ust 1 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, wraz z dokumentami ewidencjonowanymi, przechowuje się ich metadane lub wskazanie na te metadane, jeżeli zapewnia ono stałe przyporządkowanie metadanych aktualnych w dniu wytworzenia dokumentu.


Według par. 2 ust. 1 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych, metadanymi jest zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie. Dokumenty elektroniczne zapisuje się w strukturze umożliwiającej automatyczne wyodrębnienie treści dokumentu oraz poszczególnych metadanych, a przygotowane do przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej sporządza się w formacie XML.


Zgodnie z par. 4 ust 2 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, przechowywanie dokumentów ewidencjonowanych do czasu przekazania ich do archiwum państwowego albo brakowania wymaga przede wszystkim:

l opracowania i aktualizowania szczegółowych procedur przechowywania w czasie nie krótszym niż 10 lat, z uwzględnieniem bieżącego stanu wiedzy i technologii,

l przeprowadzania corocznych przeglądów określonych w procedurach, próbki dokumentów ewidencjonowanych,

l przygotowania i realizacji planów przeniesienia dokumentów ewidencjonowanych na nowe informatyczne nośniki danych, z uwzględnieniem wyników przeprowadzonych przeglądów.


Rzeczową klasyfikację oraz kwalifikację dokumentów ewidencjonowanych ze względu na okresy ich przechowywania zawierają właściwe dla danych urzędów administracji publicznej jednolite rzeczowe wykazy akt, które stanowią załączniki do obowiązujących w nich instrukcji kancelaryjnych. Wykazy akt stanowią podstawę rejestracji i grupowania dokumentów w akta spraw.


Sposób oznaczania kategorii archiwalnej dokumentów ewidencjonowanych


Symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną dokumentów ewidencjonowanych stanowiących materiały archiwalne,

Symbolem „B” oznacza się kategorię archiwalną dokumentów ewidencjonowanych stanowiących dokumentację niearchiwalną, z tym że:

- symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich (np. B10) oznacza się kategorię dokumentów o czasowym znaczeniu praktycznym, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania wyrażonego tymi cyframi mogą podlegać brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego od daty wytworzenia dokumentów,

- symbolem „B” z dodaniem małej litery „c” (Bc) oznacza się kategorię dokumentów mających wyłącznie krótkotrwałe znaczenie praktyczne i z tego względu podlegających brakowaniu po ich całkowitym wykorzystaniu,

- symbolem „B” z dodaniem dużej litery „E” oraz cyfr arabskich (np. BE5) oznacza się kategorię dokumentów, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania wyrażonego tymi cyframi podlegają ekspertyzie archiwalnej ze względu na ich charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tych dokumentów. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentów ewidencjonowanych za materiały archiwalne.


Archiwum zakładowe jako system teleinformatyczny


Zgodnie z par. 6 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, postępowanie z dokumentami ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się przy użyciu systemu teleinformatycznego, który m.in.: zapewnia integralność treści dokumentów i stały do nich dostęp; zabezpiecza przed wprowadzaniem zmian w dokumentach spraw załatwionych i przed usunięciem ich z systemu; wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów w akta spraw na podstawie wykazu akt oraz umożliwia przesyłanie dokumentów do innych systemów teleinformatycznych.


Powyższy system teleinformatyczny spełnia dla dokumentów ewidencjonowanych funkcję archiwum zakładowego lub składnicy akt. Dokumentacja niearchiwalna może podlegać brakowaniu w takim systemie po upływie okresu przechowywania określonego w przepisach prawa, wykazie akt lub innym kwalifikatorze dokumentacji, jeżeli utraciła praktyczne znaczenie na potrzeby danego podmiotu oraz na cele kontrolne. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i jej zniszczeniu w sposób właściwy dla danej technologii zapisu. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej następuje na podstawie zgody właściwego archiwum państwowego (jednorazowa) lub Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (zgoda generalna). Dokumentacja niearchiwalna kategorii Bc może być brakowana bez uzyskiwania zgody.


Stosownie do treści par. 14 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, urzędy administracji publicznej są zobowiązane przechowywać dokumenty brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz protokoły jej zniszczenia przez okres ustalony w wykazie akt.


Dziesięć lat na przekazanie akt do archiwum państwowego


Według par. 15 ust. 1 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, materiały archiwalne powinny być przekazywane do archiwum państwowego po upływie 10 lat od ich wytworzenia, na podstawie wniosku, do którego dołącza się spis zdawczo-odbiorczy tych materiałów. Do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego dołącza się w postaci dokumentu elektronicznego informację zawierającą podstawowe dane dotyczące zmian organizacyjnych, jakie nastąpiły w okresie, z którego pochodzą przekazywane materiały archiwalne. Format tego dokumentu i sposób jego przekazania wskazuje dyrektor właściwego archiwum państwowego w porozumieniu z podmiotem przekazującym.


Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego polega na zapisaniu dokumentów ewidencjonowanych w sposób uporządkowany oraz przygotowaniu spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych w postaci dokumentu elektronicznego. Uporządkowanie materiałów archiwalnych polega na przypisaniu do każdego dokumentu ewidencjonowanego metadanych, których podanie jest obowiązkowe.


Zgodnie z par. 19 ust. 1 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, materiały archiwalne przekazuje się do archiwum państwowego na informatycznym nośniku danych spełniającym określone wymagania techniczne lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej.


Stosownie do treści par 2 ust 1 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych, informatyczny nośnik danych powinien być: oznakowany w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację; przystosowany do przenoszenia między urządzeniami odczytującymi oraz dostosowany do przechowywania w temperaturze 18-22°C przy wilgotności względnej 40-50 proc.


Instrukcje kancelaryjne dla organów administracji publicznej definiują pojęcie nośnika informatycznego jako dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma. Przekazywane materiały archiwalne zapisuje się w formacie, w którym były ostatnio przechowywane przez podmiot przekazujący, w postaci niezaszyfrowanej wraz z informacją zawierającą: nazwę podmiotu przekazującego; tytuł zwięźle określający zawartość nośnika; datę wykonania zapisu na nośniku; informację o tym, czy dane stanowią informacje chronione ustawą, a zwłaszcza klauzulę tajności, oraz wskazanie oprogramowania i urządzeń użytych do wykonania zapisu.


Najwyższy poziom w strukturze zapisu przekazywanych materiałów archiwalnych musi zawierać trzy foldery zdefiniowane jako:

l folder „dokumenty” - zawiera przynajmniej jeden dokument elektroniczny składający się z jednego lub więcej plików,

l folder „metadane” - zawiera pliki z metadanymi opisującymi dokumenty elektroniczne znajdujące się w folderze „dokumenty” (każdy dokument elektroniczny musi być opisany przez dokładnie jeden plik z metadanymi),

l folder „sprawy” - zawiera metadane spraw lub innych grup dokumentów (każdy dokument w paczce archiwalnej musi przynależeć przynajmniej do jednej sprawy lub innej grupy dokumentów).


W celu umożliwienia podpisania całej partii przekazywanych materiałów archiwalnych podpisem elektronicznym przekazywane materiały archiwalne mogą być spakowane w nieskompresowanym pliku (tzw. paczkę archiwalną). Format paczki archiwalnej uzgadnia urząd z archiwum państwowym, do którego przekazywane są materiały archiwalne.


Przekazanie materiałów archiwalnych odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, a koszty związane z przygotowaniem materiałów archiwalnych oraz ich przekazaniem ponosi urząd przekazujący materiały. Archiwum państwowe musi potwierdzić w formie pisemnej przejęcie prawidłowo uporządkowanych materiałów archiwalnych w terminie ustalonym przez strony, nie dłuższym niż 12 miesięcy od daty przekazania materiałów.


Według par. 22 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, obowiązkiem urzędów administracji publicznej jest zapewnienie nadzoru nad prawidłowością: funkcjonowania systemu teleinformatycznego, grupowania dokumentacji w sprawy zgodnie z wykazem akt oraz procesu brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.


PODSTAWA PRAWNA:

l Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz.U. nr 206, poz. 1517)

l Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. nr 206, poz. 1518)

l Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz.U. nr 206, poz. 1519)


Sebastian Judycki

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Samorzad.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rekordowa liczba pasażerów z lotniska Chopina

Ponad 2 mln odprawionych w ciągu miesiąca pasażerów. To rekord, który padł w czerwcu na lotnisku Chopina. Z szacunków wynika, ze w całym roku ta liczba będzie wynosić 20 mln. 

Darmowe potańcówki w Warszawie

Wracają potańcówki na Grochowskiej. Od 12 lipca mieszkańcy dzielnicy Praga-Południe i okolic będą mogli tańczyć do muzyki z różnych stron świata. 

Koncert życzeń związków nauczycielskich: 500 zł dodatku za wychowawstwo, 15% lub 20% podwyżki w 2025 roku, 4 dni urlopu na żądanie, zmiany w zastępstwach, odprawach, godzinach ponadwymiarowych i inne postulaty

Związek Nauczycielstwa Polskiego i  Prezydium Krajowej Sekcji Oświaty i Wychowania NSZZ "Solidarność" wystosowały 10 lipca 2024 r. odrębne pisma do Ministerstwa Edukacji Narodowej zawierające obszerne listy spraw wymagających pilnego uregulowania. Są to odpowiedzi na ustalenia grupy roboczej ds. wynagradzania nauczycieli z 26 czerwca br. działającej w ramach Zespołu ds. pragmatyki zawodowej nauczycieli. Czego domagają się związkowcy?

Mięsak. Poznaj objawy tego nowotworu

Mięsak to rzadki nowotwór. Stanowi około 1% wszystkich nowotworów u dorosłych i około 15% u dzieci. Lipiec to miesiąc poświęcony budowaniu świadomości na temat mięsaków. Warto wiedzieć, czym są te nowotwory, jakie dają objawy i jak ważna jest szybka diagnoza. 

REKLAMA

Czy warto iść na tradycyjne studia w 2024 roku? Gdzie zdobyć praktyczne umiejętności przydatne w pracy?

Dziś coraz więcej osób kwestionuje sens tradycyjnego modelu akademickiego, który koncentruje się głównie na zdobywaniu wiedzy teoretycznej, bez jednoczesnego zapewnienia praktycznych umiejętności przydatnych na rynku pracy. Także rosnące koszty edukacji oraz obawy o przyszłe zatrudnienie skłaniają młodych ludzi do poszukiwania alternatywnych ścieżek rozwoju zawodowego, takich jak kursy, szkolenia praktyczne czy praca zdalna. Czy warto zatem jeszcze iść na tradycyjne studia?

Dyrektor CKE: Będą zmiany w maturach i egzaminie ósmoklasisty w 2025 r. Rok szkolny 2024/2025: Odchudzona o 20% podstawa programowa

Dyrektor Centralnej Komisji Egzaminacyjnej Marcin Smolik w rozmowie z Polską Agencją Prasową udzielił informacji odnośnie zmian w maturach i egzaminie ósmoklasisty wynikających z uszczuplenia podstawy programowej od roku szkolnego 2024/2025. Najwięcej zmian ma być na egzaminie maturalnym z języka polskiego, tak pisemnym, jak i ustnym, np. znacznie skrócona zostanie lista pytań jawnych.

Min. Sikorski: kilka tysięcy osób w Polsce zgłosiło się do Legionu Ukraińskiego. Polska zapewnia sprzęt i szkolenie

Kilka tysięcy osób zarejestrowało się już w Polsce, aby dołączyć do Legionu Ukraińskiego, czyli nowej ukraińskiej ochotniczej jednostki wojskowej - poinformował minister spraw zagranicznych Radosław Sikorski podczas Forum Publicznego NATO, zorganizowanego przy okazji szczytu tej organizacji w Waszyngtonie.

Od piątku utrudnienia w Warszawie

W piątek kierowcy w stolicy napotkają utrudnienia na Wale Miedzeszyńskim i moście Poniatowskiego. 

REKLAMA

Poprawka matury w sierpniu 2024

Kiedy jest poprawka matury w sierpniu 2024 roku? Kiedy jest poprawkowa matura pisemna, a kiedy ustna? Co trzeba zrobić, aby przystąpić do terminu poprawkowego? Wyników można spodziewać się we wtorek 10 września 2024 r.

Siedem wsi w Polsce stanie się miastem od początku 2025 roku. Wiemy już które

Od 1 stycznia 2025 r. roku w Polsce przybędzie siedem miast. Tak wynika z założeń projektu rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie ustalenia granic niektórych gmin i miast, nadania niektórym miejscowościom statusu miasta oraz zmiany siedziby władz gminy, które zostały opublikowane 9 lipca 2024 r. w wykazie prac legislacyjnych rządu. Nastąpi też 7 zmian dotyczących ustalenia granic gmin i 11 zmian dotyczących ustalenia granic miast.

REKLAMA