Rola sekretarza gminy

Głównym zadaniem sekretarza gminy w świetle ustawy jest „organizacja pracy urzędu i zarządzanie jego zasobami ludzkimi". Sekretarz podlega bezpośrednio kierownikowi danego urzędu, najczęściej wójtowi gminy. Może on otrzymać od niego upoważnienie do wykonania jakichś zadań z zakresu działań wójta. Sekretarz gminy jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, a nie mianowany. Oznacza to, że nabór na to stanowisko jest otwarty i konkurencyjny. Zapis w ustawie mówi, że kandydat na stanowisko sekretarza musi być apolityczny i bezpartyjny.

Polecamy: INFORRB Platforma Rachunkowości Budżetowej i Prawa Pracy

Zdaniem oponentów aktualnych regulacji, to stanowisko jest zbędne w małych gminach i świadczy o jego rozrzutności. Obiektywnie jest w tym sporo racji, bo trudno uzasadnić zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy sekretarza gminy, ponosząc przy tym znaczne koszty na jego wynagrodzenie, jeżeli wójt świetnie spełnia swoje obowiązki i nie potrzebuje zastępcy. Z drugiej jednak strony by administracja gminy i system zarządzania kadrami funkcjonowały sprawnie niezbędne jest autonomiczne stanowisko sekretarza, który będzie miał odpowiednie zadania i kompetencje do ich wykonywania.

Sekretarz gminy współpracując z wójtem ma zapewnić sprawne działanie urzędu. Sekretarz zarządzając gminnym system kadr powinien zapewnić pracownikom odpowiednią motywację do wykonywania obowiązków, tak by odczuwali oni konkurencyjność i jednocześnie dążyli do stabilizacji pracy. Dba przez to by pracownicy podnosili swoje kwalifikacje. Zajmuje się organizacją szkoleń i prowadzeniem spraw doskonalenia zawodowego pracowników urzędu. Do jego obowiązków należy opracowanie zakresu czynności poszczególnych stanowisk pracy, tym samym rozstrzyganie ewentualnych sporów kompetencyjnych pomiędzy pracownikami. Bardzo często to właśnie sekretarze zajmują się nadzorowaniem czasu pracy pracowników urzędu i dbają o to, by przepisy prawa, porządku i dyscypliny pracy były przestrzegane. Chodzi głównie o poprawność formalno-prawną przygotowywanych dokumentów, czyli nadzór nad przestrzeganiem regulaminu, instrukcji kancelaryjnej i kodeksu postępowania administracyjnego.

Kolejnym zadaniem sekretarza jest wdrażanie nowoczesnych technik pracy do nieco skostniałego gminnego systemu zarządzania. Przeciwnicy zarzucają jednak sekretarzom  stronniczość i brak samodzielności, co w efekcie przekłada się na ścisłe wykonywanie poleceń wójta. Sami sekretarze gminni już od kilku lat dążą do wzmocnienia swego statusu podkreślając wagę autonomiczności względem stanowiska wójta.