Poczta elektroniczna w kontaktach z urzędem

Od 17 czerwca 2010 r. wraz z art. 63 § 1 – Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.) zniknęło pojęcie poczty elektronicznej jako środka umożliwiającego wniesienie podania.

Zgodnie z obecnym brzmieniem art. 63 § 1 k.p.a. podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (dalej: ustawa o informatyzacji).

Z analizy prac sejmowej komisji administracji i spraw wewnętrznych (http://orka.sejm.gov.pl/Biuletyn.nsf/wgskrnr6/ASW-167) wynika, że celem ustawodawcy było m.in. zapewnienie „bezpieczeństwa obrotu prawnego i bezpieczeństwa w zakresie identyfikacji użytkownika”. Czy pocztę elektroniczną można nadal wykorzystywać w kontaktach z organem administracji publicznej, w tym z urzędem? Odpowiedź brzmi – można, ale tylko w przypadkach, gdy przepisy prawa nie wymagają bardziej sformalizowanych środków komunikacji.

Czytaj także: Kim jest koordynator czynności kancelaryjnych>>

Dlaczego nie e-mailem w postępowaniu administracyjnym

Kodeks postępowania administracyjnego (art. 63) w odniesieniu do sposobu i wymagań stawianych wnioskom elektronicznym wymaga, aby podania w formie dokumentu elektronicznego:

1) były wnoszone za pomocą środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą,

2) zostały uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo ust. 2 ustawy o informatyzacji,

3) zawierały dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru, a także, by

4) organ administracji publicznej potwierdził wniesienie podania w formie dokumentu elektronicznego przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny,

– podanie przesłane za pomocą poczty elektronicznej może spełnić tylko niektóre ze wskazanych wymogów.

Wymóg 1

Podania w formie dokumentu elektronicznego muszą być wnoszone za pomocą środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą.

Podanie przesłane za pomocą poczty elektronicznej wypełnia wymagania prawne stawiane dla środków komunikacji elektronicznej. Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 5 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną środkami komunikacji elektronicznej są rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności poczty elektronicznej.

Wymóg 2

Podania w formie dokumentu elektronicznego muszą być uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo ust. 2 ustawy o informatyzacji.

Dotychczasowym ograniczeniem skutecznego wniesienia podania w formie dokumentu elektronicznego był obowiązek opatrzenia podania bezpiecznym podpisem weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego. Od 17 czerwca 2010 r. wprowadzono jednak nowe możliwości uwierzytelnienia podania. Oprócz wskazanego podpisu elektronicznego w jego kwalifikowanej postaci ustawodawca dopuścił możliwość wykorzystania tzw. podpisu poświadczonego profilem zaufanym ePUAP oraz zastosowanie innych technologii wykorzystywanych przez podmiot publiczny do identyfikacji użytkownika.

Szczegółowe zasady funkcjonowania profilu zaufanego zostały określone rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 27 kwietnia 2011 r. w sprawie zasad potwierdzania, przedłużania ważności, wykorzystania i unieważniania profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej.

Drugą kategorią metod identyfikacji użytkownika, o której mowa w art. 20 a ust. 2 ustawy o informatyzacji (...), jest zastosowanie „innych technologii”. W ustawie celowo nie sprecyzowano, o jakie „inne technologie” chodzi. Wynika to z faktu dążenia do dopuszczenia wykorzystywania nowoczesnych technologii przez podmioty publiczne bez konieczności ciągłego dostosowywania przepisów prawa.

Czytaj także: Pisma wychodzące w postaci papierowej i elektronicznej>>

Wymóg 3

Podania w formie dokumentu elektronicznego muszą zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru.

Realizację tego wymogu należy rozpatrywać głównie w aspekcie wzorów elektronicznych ogłoszonych w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych. Zgodnie z art. 19b ust. 4 ustawy o informatyzacji, jeżeli wzór podania określają odrębne przepisy, to umieszczenie wzoru dokumentu elektronicznego przez organy administracji publicznej w centralnym repozytorium jest równoznaczne z określeniem wzoru wnoszenia podań, o których mowa w art. 63 § 3a k.p.a.

Wymóg 4

Organ administracji publicznej musi potwierdzić wniesienie podania w formie dokumentu elektronicznego przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny.

Podstawową różnicą między elektroniczną skrzynką podawczą (w pełni funkcjonalnej) a podaniem przesłanym z wykorzystaniem poczty elektronicznej jest fakt, że elektroniczna skrzynka podawcza automatycznie wystawi urzędowe poświadczenie odbioru, wymagane przepisami k.p.a.

Jak już wskazano, celem wprowadzenia przepisu zobowiązującego do przesłania podania za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą jest zapewnienie automatyzacji przetwarzania dokumentów elektronicznych, w tym wytworzenie i przesłanie urzędowego poświadczenia odbioru, ale również zarządzania dokumentacją elektroniczną z wykorzystaniem systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w samym urzędzie. Celem wtórnym było ograniczenie możliwości przesyłania w trybie art. 63 k.p.a. podań pocztą elektroniczną, które od samego początku obarczone były wadą formalną – nie były opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Czytaj także: W 2012 r. elektroniczne dzienniki urzędowe i zbiory aktów prawa miejscowego>>

Odformalizowana postać wniosku o udostępnienie informacji publicznej

Ustawa z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (dalej: ustawa o dostępie do informacji publicznej) wprowadziła odformalizowany tryb postępowania przy wnoszeniu wniosków o udostępnienie informacji publicznej. Informacja publiczna, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP), jest udostępniania na wniosek (art. 10 ustawy o dostępie do informacji publicznej). Ustawa nie określiła żadnych wymagań formalnych dotyczących wniosku. Tym samym wniosek może być wniesiony również za pomocą e-maila. E-mail ten nie musi być podpisany elektronicznie. Skoro bowiem cechą dostępu do informacji publicznej jest dążenie do odformalizowania trybu wnioskowego, żądanie podpisu elektronicznego należy uznać za nadmiarowe.

Zarządzanie dokumentacją elektroniczną w urzędzie

20 stycznia 2011 r. weszło w życie rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (dalej: rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej). Reguluje ono m.in. postępowanie z przesyłkami przekazanymi pocztą elektroniczną.

Instrukcja kancelaryjna, czyli załącznik nr 1 do rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, uregulowała zasady postępowania z przesyłkami przekazanymi pocztą elektroniczną. Zostały one wskazane w tabeli z podziałem na czynności wykonywane w urzędach wykorzystujących system EZD oraz urzędach z systemem tradycyjnym (patrz tabela).

Postępowanie z e-mailami w urzędach tradycyjnych jest nieco bardziej uciążliwe, jeśli weźmie się pod uwagę drukowanie e-maili oraz weryfikowanie i dokumentowanie ważności podpisu i integralności podpisanego dokumentu.

Drukowanie e-maili w celu udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw nie zawsze może być możliwe. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (np. nagranie dźwiękowe lub wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (np. dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), należy:

● wydrukować tylko część e-maila, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku,

● informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku (o którym mowa w poprzednim punkcie) do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych.

Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (np. „podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu ....[data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.

Czytaj także: Nowa instrukcja kancelaryjna - urząd „papierowy” czy „elektroniczny”>>

Wysyłka e-maili

Przygotowanie dokumentu elektronicznego odbywa się w podobny sposób, bez względu na to, czy dysponujemy system EZD, czy pracujemy z wykorzystaniem dokumentacji papierowej. W obu przypadkach może dojść bowiem do sytuacji, w której przesyłkę musimy wysłać w postaci elektronicznej. Obowiązek taki może wynikać z przepisów prawa – np. ustawy o dostępie do informacji publicznej, na podstawie której wnoszący wniosek o udostępnienie informacji publicznej zażąda doręczenia odpowiedzi pocztą elektroniczną.

W obu przypadkach wysłany e-mail powinien być odnotowany w rejestrze przesyłek wychodzących ze wskazaniem sposobu wysyłki.

Tabela 1. Sposób postępowania przy przyjmowaniu e-maili

@RY1@i41/2011/018/i41.2011.018.000.0029.001.jpg@RY2@

Podstawy prawne

•  Ustawa z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. nr 144, poz. 1204; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. nr 134, poz. 779)

•  Ustawa z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. nr 182, poz. 1228)

•  Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 27 kwietnia 2011 r. w sprawie zasad potwierdzania, przedłużania ważności, wykorzystania i unieważniania profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej (Dz.U. nr 93, poz. 547)

•  Rozporządzenie Rady Ministrów z 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. nr 5, poz. 46)

•  Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14, poz. 67 zm. Dz.U. z 2011 r. nr 27, poz. 140).