Kategorie

Poczta elektroniczna w kontaktach z urzędem

Artur Prasal
Zmiany zachodzące w informatyzacji administracji publicznej są w ostatnim czasie bardzo intensywne. Dlatego warto sprawdzić, jak reagować na dokumentację elektroniczną dostarczaną do urzędu.

Od 17 czerwca 2010 r. wraz z art. 63 § 1 – Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.) zniknęło pojęcie poczty elektronicznej jako środka umożliwiającego wniesienie podania.

Reklama

Zgodnie z obecnym brzmieniem art. 63 § 1 k.p.a. podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (dalej: ustawa o informatyzacji).

Z analizy prac sejmowej komisji administracji i spraw wewnętrznych (http://orka.sejm.gov.pl/Biuletyn.nsf/wgskrnr6/ASW-167) wynika, że celem ustawodawcy było m.in. zapewnienie „bezpieczeństwa obrotu prawnego i bezpieczeństwa w zakresie identyfikacji użytkownika”. Czy pocztę elektroniczną można nadal wykorzystywać w kontaktach z organem administracji publicznej, w tym z urzędem? Odpowiedź brzmi – można, ale tylko w przypadkach, gdy przepisy prawa nie wymagają bardziej sformalizowanych środków komunikacji.

Czytaj także: Kim jest koordynator czynności kancelaryjnych>>

Dlaczego nie e-mailem w postępowaniu administracyjnym

Kodeks postępowania administracyjnego (art. 63) w odniesieniu do sposobu i wymagań stawianych wnioskom elektronicznym wymaga, aby podania w formie dokumentu elektronicznego:

1) były wnoszone za pomocą środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą,

2) zostały uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo ust. 2 ustawy o informatyzacji,

3) zawierały dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru, a także, by

4) organ administracji publicznej potwierdził wniesienie podania w formie dokumentu elektronicznego przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny,

– podanie przesłane za pomocą poczty elektronicznej może spełnić tylko niektóre ze wskazanych wymogów.

Wymóg 1

Podania w formie dokumentu elektronicznego muszą być wnoszone za pomocą środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą.

Podanie przesłane za pomocą poczty elektronicznej wypełnia wymagania prawne stawiane dla środków komunikacji elektronicznej. Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 5 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną środkami komunikacji elektronicznej są rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności poczty elektronicznej.

Wymóg 2

Podania w formie dokumentu elektronicznego muszą być uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo ust. 2 ustawy o informatyzacji.

Reklama

Dotychczasowym ograniczeniem skutecznego wniesienia podania w formie dokumentu elektronicznego był obowiązek opatrzenia podania bezpiecznym podpisem weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego. Od 17 czerwca 2010 r. wprowadzono jednak nowe możliwości uwierzytelnienia podania. Oprócz wskazanego podpisu elektronicznego w jego kwalifikowanej postaci ustawodawca dopuścił możliwość wykorzystania tzw. podpisu poświadczonego profilem zaufanym ePUAP oraz zastosowanie innych technologii wykorzystywanych przez podmiot publiczny do identyfikacji użytkownika.

Szczegółowe zasady funkcjonowania profilu zaufanego zostały określone rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 27 kwietnia 2011 r. w sprawie zasad potwierdzania, przedłużania ważności, wykorzystania i unieważniania profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej.

Drugą kategorią metod identyfikacji użytkownika, o której mowa w art. 20 a ust. 2 ustawy o informatyzacji (...), jest zastosowanie „innych technologii”. W ustawie celowo nie sprecyzowano, o jakie „inne technologie” chodzi. Wynika to z faktu dążenia do dopuszczenia wykorzystywania nowoczesnych technologii przez podmioty publiczne bez konieczności ciągłego dostosowywania przepisów prawa.

Czytaj także: Pisma wychodzące w postaci papierowej i elektronicznej>>

Wymóg 3

Podania w formie dokumentu elektronicznego muszą zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru.

Realizację tego wymogu należy rozpatrywać głównie w aspekcie wzorów elektronicznych ogłoszonych w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych. Zgodnie z art. 19b ust. 4 ustawy o informatyzacji, jeżeli wzór podania określają odrębne przepisy, to umieszczenie wzoru dokumentu elektronicznego przez organy administracji publicznej w centralnym repozytorium jest równoznaczne z określeniem wzoru wnoszenia podań, o których mowa w art. 63 § 3a k.p.a.


Wymóg 4

Organ administracji publicznej musi potwierdzić wniesienie podania w formie dokumentu elektronicznego przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny.

Podstawową różnicą między elektroniczną skrzynką podawczą (w pełni funkcjonalnej) a podaniem przesłanym z wykorzystaniem poczty elektronicznej jest fakt, że elektroniczna skrzynka podawcza automatycznie wystawi urzędowe poświadczenie odbioru, wymagane przepisami k.p.a.

Jak już wskazano, celem wprowadzenia przepisu zobowiązującego do przesłania podania za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą jest zapewnienie automatyzacji przetwarzania dokumentów elektronicznych, w tym wytworzenie i przesłanie urzędowego poświadczenia odbioru, ale również zarządzania dokumentacją elektroniczną z wykorzystaniem systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w samym urzędzie. Celem wtórnym było ograniczenie możliwości przesyłania w trybie art. 63 k.p.a. podań pocztą elektroniczną, które od samego początku obarczone były wadą formalną – nie były opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Czytaj także: W 2012 r. elektroniczne dzienniki urzędowe i zbiory aktów prawa miejscowego>>

Odformalizowana postać wniosku o udostępnienie informacji publicznej

Ustawa z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (dalej: ustawa o dostępie do informacji publicznej) wprowadziła odformalizowany tryb postępowania przy wnoszeniu wniosków o udostępnienie informacji publicznej. Informacja publiczna, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP), jest udostępniania na wniosek (art. 10 ustawy o dostępie do informacji publicznej). Ustawa nie określiła żadnych wymagań formalnych dotyczących wniosku. Tym samym wniosek może być wniesiony również za pomocą e-maila. E-mail ten nie musi być podpisany elektronicznie. Skoro bowiem cechą dostępu do informacji publicznej jest dążenie do odformalizowania trybu wnioskowego, żądanie podpisu elektronicznego należy uznać za nadmiarowe.

Zarządzanie dokumentacją elektroniczną w urzędzie

20 stycznia 2011 r. weszło w życie rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (dalej: rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej). Reguluje ono m.in. postępowanie z przesyłkami przekazanymi pocztą elektroniczną.

Instrukcja kancelaryjna, czyli załącznik nr 1 do rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, uregulowała zasady postępowania z przesyłkami przekazanymi pocztą elektroniczną. Zostały one wskazane w tabeli z podziałem na czynności wykonywane w urzędach wykorzystujących system EZD oraz urzędach z systemem tradycyjnym (patrz tabela).

Postępowanie z e-mailami w urzędach tradycyjnych jest nieco bardziej uciążliwe, jeśli weźmie się pod uwagę drukowanie e-maili oraz weryfikowanie i dokumentowanie ważności podpisu i integralności podpisanego dokumentu.

Drukowanie e-maili w celu udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw nie zawsze może być możliwe. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (np. nagranie dźwiękowe lub wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (np. dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), należy:

● wydrukować tylko część e-maila, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku,

● informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku (o którym mowa w poprzednim punkcie) do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych.

Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (np. „podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu ....[data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.

Czytaj także: Nowa instrukcja kancelaryjna - urząd „papierowy” czy „elektroniczny”>>

Wysyłka e-maili

Przygotowanie dokumentu elektronicznego odbywa się w podobny sposób, bez względu na to, czy dysponujemy system EZD, czy pracujemy z wykorzystaniem dokumentacji papierowej. W obu przypadkach może dojść bowiem do sytuacji, w której przesyłkę musimy wysłać w postaci elektronicznej. Obowiązek taki może wynikać z przepisów prawa – np. ustawy o dostępie do informacji publicznej, na podstawie której wnoszący wniosek o udostępnienie informacji publicznej zażąda doręczenia odpowiedzi pocztą elektroniczną.

W obu przypadkach wysłany e-mail powinien być odnotowany w rejestrze przesyłek wychodzących ze wskazaniem sposobu wysyłki.

Tabela 1. Sposób postępowania przy przyjmowaniu e-maili

@RY1@i41/2011/018/i41.2011.018.000.0029.001.jpg@RY2@

Podstawy prawne

•  Ustawa z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. nr 144, poz. 1204; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. nr 134, poz. 779)

•  Ustawa z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. nr 182, poz. 1228)

•  Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 27 kwietnia 2011 r. w sprawie zasad potwierdzania, przedłużania ważności, wykorzystania i unieważniania profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej (Dz.U. nr 93, poz. 547)

•  Rozporządzenie Rady Ministrów z 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. nr 5, poz. 46)

•  Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14, poz. 67 zm. Dz.U. z 2011 r. nr 27, poz. 140).

Źródło: Gazeta Samorządu i Administracji
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    1 sty 2000
    16 cze 2021
    Zakres dat:

    Nauczyciel w Polsce - pasja czy zawód? Raport o statusie nauczycieli w Polsce 2021

    Nauczyciel w Polsce - pasja czy zawód? Raport o statusie nauczycieli w Polsce 2021. Nauczyciel to zawód często oceniany. Ale czy doceniany? W raporcie zbadano, co myślą o nauczycielach rodzice, uczniowie, a także oni sami o swojej pracy.

    Domowa Opieka Medyczna - Pulsoksymetr i PulsoCare

    Domowa Opieka Medyczna to program mający na celu zdalne monitorowanie stanu zdrowia Pacjentów. Program wykorzystuje pulsoksymetr jako narzędzie diagnostyczne i aplikację PulsoCare do przekazywania i monitoringu danych.

    CEEB - zadania gmin związane ze spisem źródeł ciepła

    CEEB - zadania gmin związane ze spisem źródeł ciepła. W jakim terminie gmina powinna wprowadzić dane do ewidencji? Ile czasu ma urzędnik na wprowadzenie danych z deklaracji do systemu? Czy każdy pracownik urzędu może wprowadzać dane do CEEB? Czy przewidziano finansowanie dla gmin?

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - od kiedy, deklaracja

    Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) - od kiedy, jak złożyć deklarację źródeł ciepła? Przedstawiamy najważniejsze informacje o nowym obowiązku, który będzie spoczywał na właścicielach i zarządcach budynków.

    CEEB - jakie kary za brak zgłoszenia do ewidencji źródeł ciepła?

    CEEB - Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków rusza już 1 lipca 2021 roku. Oznacza to nowy obowiązek dla milionów Polaków, którzy będą musieli zgłosić, czym ogrzewają swoje domy. Jakie kary grożą za brak zgłoszenia?

    Szczepienia przeciw COVID-19 w aptekach - NFZ przyjmuje wnioski

    Szczepienia przeciw COVID-19 w aptekach. Oddziały Wojewódzkie Narodowego Funduszu Zdrowia przyjmują od wtorku wnioski od aptek, które chcą przystąpić do Narodowego Programu Szczepień przeciw COVID-19. Nabór jest otwarty i ciągły, nie ma konkretnej daty jego zakończenia.

    Aplikacja mObywatel - co można w niej znaleźć?

    Aplikacja mObywatel - co można w niej znaleźć? Już ponad 3 miliony Polaków korzysta z naszej aplikacji mObywatel, czyli cyfrowego portfela na dokumenty. Wkrótce trafi do niej Unijny Certyfikat COVID.

    Tymczasowy profil zaufany będzie stały

    Tymczasowy profil zaufany będzie stały. 17 czerwca 2021 roku wejdą ważne zmiany dotyczące profilu zaufanego, szczególnie jego tymczasowej wersji. Co się zmieni?

    Kiedy wyniki matur 2021?

    Wyniki matur 2021 – kiedy? Jak i gdzie je sprawdzić? Przedstawiamy ważne informacje dla tysięcy tegorocznych maturzystów.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r.

    Profilaktyka 40 plus - badania od 1 lipca 2021 r. Minister zdrowia podpisał rozporządzenie zapowiedziane w programie Polski Ład. Z jakich badań będzie można skorzystać?

    Polski Ład: nowe miejsca pracy i infrastruktura mają rozwiązać problemy gmin

    Polski Ład to całościowe spojrzenie na problemy powiatów i gmin w całej Polsce. W ramach Polskiego Ładu budowane będą m.in. obiekty sportowe oraz infrastruktura drogowa, energetyczna, internetowa, kolejowa, które przyczynią się do rozwoju gospodarczego i poprawią jakość życia - mówił premier Mateusz Morawiecki.

    Konrad Fijołek prezydentem Rzeszowa - wyniki wyborów

    Konrad Fijołek nowym prezydentem Rzeszowa - znamy już oficjalne wyniki wyborów. Kandydat popierany przez opozycję: PO, Lewicę, PSL i Ruch Polska 2050 wygrał w pierwszej turze. Ile głosów zdobyli poszczególni kandydaci?

    Kurator oświaty - jakie ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Kurator oświaty. Ministerstwo Edukacji i Nauki proponuje rozwiązania wzmacniające rolę kuratora oświaty. Jakie kurator ma mieć uprawnienia po zmianach?

    Lektury w szkole podstawowej – proponowane zmiany

    Lektury w szkole podstawowej – zmiany. Ministerstwo Edukacji i Nauki przygotowało propozycję zmian w liście lektur szkolnych. Jakie książki zostaną usunięte z wykazu a jakie dodane?

    Lista lektur w liceum i technikum – proponowane zmiany

    Lektury w liceum i technikum – jakie zmiany proponuje Ministerstwo Edukacji i Nauki? Skreślone z wykazu lektur mają być m.in. wiersze Marcina Świetlickiego oraz „Mała apokalipsa” Tadeusza Konwickiego. Zamiast tego uczniowie mają czytać m.in. dzieła filozoficzne i egzystencjalne Jana Pawła II.

    Dopłaty z gmin za odpady, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody

    Dopłaty z gmin, maksymalna stawka opłaty od zużycia wody - szykują się spore zmiany w gospodarce odpadami. Co zawiera rządowy projekt zmian w ustawie o utrzymaniu czystości i porządku w gminach?

    Komunikacja w Compliance

    Komunikacja w Compliance. W najbliższym czasie sektor publiczny, ale i sektor prywatny (zwłaszcza duże i średnie przedsiębiorstwa) czeka wdrażanie systemów Compliance. Kluczem do udanego wdrożenia, a potem utrzymania systemów Compliance jest komunikacja.

    Leśna szkoła z klimatem - ruszają ekolekcje

    Leśna szkoła z klimatem to program opracowany we współpracy Ministerstwa Klimatu i Środowiska oraz Ministerstwa Edukacji i Nauki, który służy inspirowaniu uczniów i nauczycieli do działań sprzyjających środowisku przyrodniczemu. W program zaangażowane są też Lasy Państwowe, które m.in. przygotowują służące grom plenerowym ścieżki i organizują prelekcje.

    Dzień Ojca - gra miejska "Przygoda z Tatą"

    Dzień Ojca - MRiPS zaprasza do zapisów na grę miejską "Przygoda z Tatą". Gra odbędzie się w Warszawie.

    Praca zdalna urzędników - ekwiwalent

    Praca zdalna urzędników - po zmianie przepisów pracodawca będzie musiał zagwarantować ekwiwalent. Czy wygasi to pracę zdalną urzędników?

    Obowiązek zgłoszenia, czym ogrzewamy domy od 1 lipca 2021 r.

    Obowiązek zgłoszenia czym ogrzewamy domy - 1 lipca 2021 roku rusza zbieranie danych do Centralnej Ewidencji Emisyjności Budynków (CEEB). Do kiedy będzie trzeba zgłosić urządzenia? Jakie kary grożą za brak zgłoszenia?

    Euro 2021: Narodowa Strefa Kibica na mecz Polski z Hiszpanią

    Euro 2021 - Strefa Kibica na Stadionie Narodowym. 19 czerwca 2021 roku na Stadionie Narodowym będzie można oglądać mecz reprezentacji Polski z Hiszpanią na Mistrzostwach Europy w Piłce Nożnej. Jakie będą zasady? Ile osób będzie mogło wejść na stadion?

    MEiN proponuje zmiany w liście lektur

    Zmiany w liście lektur - Ministerstwo Edukacji i Nauki rozpoczyna konsultacje społeczne. Potrwają do 8 lipca.

    Narodowy Spis Powszechny - jak powinni się spisać studenci?

    Narodowy Spis Powszechny - studenci mogą nie mieć świadomości, że ciąży na nich obowiązek spisowy. Nigdy nie brali udziału w spisie - ostatni był 10 lat temu, gdy byli jeszcze dziećmi. Mogą też myśleć, że zrobią to za nich rodzice lub dom studencki. Najlepiej jednak wziąć odpowiedzialność we własne ręce i spisać się samodzielnie! Tym bardziej, jeśli nie mieszka się z rodzicami lub w akademiku.

    Strajk Pielęgniarek: Czujemy się oszukane przez rząd [PODCAST]

    11 manifestacji w centralnych miejscach miast wojewódzkich, 4000 uczestników: pielęgniarki, pielęgniarze, położne - tak wyglądał strajk ostrzegawczy pielęgniarek i położnych. Czy będzie strajk generalny? Zapraszamy do wysłuchania podcastu.