Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Poczta elektroniczna w kontaktach z urzędem

Artur Prasal
Zmiany zachodzące w informatyzacji administracji publicznej są w ostatnim czasie bardzo intensywne. Dlatego warto sprawdzić, jak reagować na dokumentację elektroniczną dostarczaną do urzędu.

Od 17 czerwca 2010 r. wraz z art. 63 § 1 – Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.) zniknęło pojęcie poczty elektronicznej jako środka umożliwiającego wniesienie podania.

Zgodnie z obecnym brzmieniem art. 63 § 1 k.p.a. podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (dalej: ustawa o informatyzacji).

Z analizy prac sejmowej komisji administracji i spraw wewnętrznych (http://orka.sejm.gov.pl/Biuletyn.nsf/wgskrnr6/ASW-167) wynika, że celem ustawodawcy było m.in. zapewnienie „bezpieczeństwa obrotu prawnego i bezpieczeństwa w zakresie identyfikacji użytkownika”. Czy pocztę elektroniczną można nadal wykorzystywać w kontaktach z organem administracji publicznej, w tym z urzędem? Odpowiedź brzmi – można, ale tylko w przypadkach, gdy przepisy prawa nie wymagają bardziej sformalizowanych środków komunikacji.

Czytaj także: Kim jest koordynator czynności kancelaryjnych>>

Dlaczego nie e-mailem w postępowaniu administracyjnym

Kodeks postępowania administracyjnego (art. 63) w odniesieniu do sposobu i wymagań stawianych wnioskom elektronicznym wymaga, aby podania w formie dokumentu elektronicznego:

1) były wnoszone za pomocą środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą,

2) zostały uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo ust. 2 ustawy o informatyzacji,

3) zawierały dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru, a także, by

4) organ administracji publicznej potwierdził wniesienie podania w formie dokumentu elektronicznego przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny,

– podanie przesłane za pomocą poczty elektronicznej może spełnić tylko niektóre ze wskazanych wymogów.

Wymóg 1

Podania w formie dokumentu elektronicznego muszą być wnoszone za pomocą środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą.

Podanie przesłane za pomocą poczty elektronicznej wypełnia wymagania prawne stawiane dla środków komunikacji elektronicznej. Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 5 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną środkami komunikacji elektronicznej są rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności poczty elektronicznej.

Wymóg 2

Podania w formie dokumentu elektronicznego muszą być uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo ust. 2 ustawy o informatyzacji.

Dotychczasowym ograniczeniem skutecznego wniesienia podania w formie dokumentu elektronicznego był obowiązek opatrzenia podania bezpiecznym podpisem weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego. Od 17 czerwca 2010 r. wprowadzono jednak nowe możliwości uwierzytelnienia podania. Oprócz wskazanego podpisu elektronicznego w jego kwalifikowanej postaci ustawodawca dopuścił możliwość wykorzystania tzw. podpisu poświadczonego profilem zaufanym ePUAP oraz zastosowanie innych technologii wykorzystywanych przez podmiot publiczny do identyfikacji użytkownika.

Szczegółowe zasady funkcjonowania profilu zaufanego zostały określone rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 27 kwietnia 2011 r. w sprawie zasad potwierdzania, przedłużania ważności, wykorzystania i unieważniania profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej.

Drugą kategorią metod identyfikacji użytkownika, o której mowa w art. 20 a ust. 2 ustawy o informatyzacji (...), jest zastosowanie „innych technologii”. W ustawie celowo nie sprecyzowano, o jakie „inne technologie” chodzi. Wynika to z faktu dążenia do dopuszczenia wykorzystywania nowoczesnych technologii przez podmioty publiczne bez konieczności ciągłego dostosowywania przepisów prawa.

Czytaj także: Pisma wychodzące w postaci papierowej i elektronicznej>>

Wymóg 3

Podania w formie dokumentu elektronicznego muszą zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru.

Realizację tego wymogu należy rozpatrywać głównie w aspekcie wzorów elektronicznych ogłoszonych w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych. Zgodnie z art. 19b ust. 4 ustawy o informatyzacji, jeżeli wzór podania określają odrębne przepisy, to umieszczenie wzoru dokumentu elektronicznego przez organy administracji publicznej w centralnym repozytorium jest równoznaczne z określeniem wzoru wnoszenia podań, o których mowa w art. 63 § 3a k.p.a.


Wymóg 4

Organ administracji publicznej musi potwierdzić wniesienie podania w formie dokumentu elektronicznego przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny.

Podstawową różnicą między elektroniczną skrzynką podawczą (w pełni funkcjonalnej) a podaniem przesłanym z wykorzystaniem poczty elektronicznej jest fakt, że elektroniczna skrzynka podawcza automatycznie wystawi urzędowe poświadczenie odbioru, wymagane przepisami k.p.a.

Jak już wskazano, celem wprowadzenia przepisu zobowiązującego do przesłania podania za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą jest zapewnienie automatyzacji przetwarzania dokumentów elektronicznych, w tym wytworzenie i przesłanie urzędowego poświadczenia odbioru, ale również zarządzania dokumentacją elektroniczną z wykorzystaniem systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w samym urzędzie. Celem wtórnym było ograniczenie możliwości przesyłania w trybie art. 63 k.p.a. podań pocztą elektroniczną, które od samego początku obarczone były wadą formalną – nie były opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Czytaj także: W 2012 r. elektroniczne dzienniki urzędowe i zbiory aktów prawa miejscowego>>

Odformalizowana postać wniosku o udostępnienie informacji publicznej

Ustawa z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (dalej: ustawa o dostępie do informacji publicznej) wprowadziła odformalizowany tryb postępowania przy wnoszeniu wniosków o udostępnienie informacji publicznej. Informacja publiczna, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP), jest udostępniania na wniosek (art. 10 ustawy o dostępie do informacji publicznej). Ustawa nie określiła żadnych wymagań formalnych dotyczących wniosku. Tym samym wniosek może być wniesiony również za pomocą e-maila. E-mail ten nie musi być podpisany elektronicznie. Skoro bowiem cechą dostępu do informacji publicznej jest dążenie do odformalizowania trybu wnioskowego, żądanie podpisu elektronicznego należy uznać za nadmiarowe.

Zarządzanie dokumentacją elektroniczną w urzędzie

20 stycznia 2011 r. weszło w życie rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (dalej: rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej). Reguluje ono m.in. postępowanie z przesyłkami przekazanymi pocztą elektroniczną.

Instrukcja kancelaryjna, czyli załącznik nr 1 do rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, uregulowała zasady postępowania z przesyłkami przekazanymi pocztą elektroniczną. Zostały one wskazane w tabeli z podziałem na czynności wykonywane w urzędach wykorzystujących system EZD oraz urzędach z systemem tradycyjnym (patrz tabela).

Postępowanie z e-mailami w urzędach tradycyjnych jest nieco bardziej uciążliwe, jeśli weźmie się pod uwagę drukowanie e-maili oraz weryfikowanie i dokumentowanie ważności podpisu i integralności podpisanego dokumentu.

Drukowanie e-maili w celu udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw nie zawsze może być możliwe. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (np. nagranie dźwiękowe lub wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (np. dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), należy:

● wydrukować tylko część e-maila, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku,

● informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku (o którym mowa w poprzednim punkcie) do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych.

Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (np. „podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu ....[data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.

Czytaj także: Nowa instrukcja kancelaryjna - urząd „papierowy” czy „elektroniczny”>>

Wysyłka e-maili

Przygotowanie dokumentu elektronicznego odbywa się w podobny sposób, bez względu na to, czy dysponujemy system EZD, czy pracujemy z wykorzystaniem dokumentacji papierowej. W obu przypadkach może dojść bowiem do sytuacji, w której przesyłkę musimy wysłać w postaci elektronicznej. Obowiązek taki może wynikać z przepisów prawa – np. ustawy o dostępie do informacji publicznej, na podstawie której wnoszący wniosek o udostępnienie informacji publicznej zażąda doręczenia odpowiedzi pocztą elektroniczną.

W obu przypadkach wysłany e-mail powinien być odnotowany w rejestrze przesyłek wychodzących ze wskazaniem sposobu wysyłki.

Tabela 1. Sposób postępowania przy przyjmowaniu e-maili

@RY1@i41/2011/018/i41.2011.018.000.0029.001.jpg@RY2@

Podstawy prawne

•  Ustawa z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. nr 144, poz. 1204; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. nr 134, poz. 779)

•  Ustawa z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. nr 182, poz. 1228)

•  Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 27 kwietnia 2011 r. w sprawie zasad potwierdzania, przedłużania ważności, wykorzystania i unieważniania profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej (Dz.U. nr 93, poz. 547)

•  Rozporządzenie Rady Ministrów z 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. nr 5, poz. 46)

•  Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14, poz. 67 zm. Dz.U. z 2011 r. nr 27, poz. 140).

Chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź »
Regulaminy pracy w wybranych jednostkach samorządu terytorialnego (PDF)
Regulaminy pracy w wybranych jednostkach samorządu terytorialnego (PDF)
Tylko teraz
Źródło: Gazeta Samorządu i Administracji
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Sektor publiczny
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Jak mediować w postępowaniu administracyjnym
    Mediacja jest alternatywną formą rozwiązywania sporów - również w postępowaniu administracyjnym. Jej największe zalety to możliwość znacznego przyspieszenia postępowania oraz wspólnego znalezienia rozwiązania, które zadowoli wszystkie strony. Pozwala uniknąć postępowania odwoławczego lub postępowania sądowoadministracyjnego. Choć daje stronom aktywny wpływ na wynik postępowania, zawsze musi zmierzać do podjęcia ustaleń dotyczących jej załatwienia w granicach obowiązującego prawa.
    Powołanie zastępcy wójta - obowiązek czy wolna wola
    Władza na poziomie samorządu gminnego została podzielona pomiędzy organ kolegialny, jakim jest rada gminy, oraz organ monokratyczny, którym jest wójt. Ustawodawca, dostrzegając ryzyko związane z realizowaniem władzy wykonawczej jednoosobowo, wprowadził do systemu prawnego funkcję zastępcy wójta. Czy powołanie osoby na takie stanowisko jest jednak obowiązkowe oraz jakie konsekwencje mogą wynikać z braku powołania zastępcy?
    Kawa jest zdrowa. Lekarze zalecają 3 do 5 filiżanek dziennie. Jakim chorobom zapobiega kawa?
    Wokół kawy przez lata narosło wiele mitów. Część z nich jest wyniesiona jeszcze z czasów PRL-u, kiedy kawa często towarzyszyła papierosom i podejrzewano, że może nawet wywoływać wrzody żołądka. Jednak wieloletnie badania naukowe wykazały, że kawa ma wręcz prozdrowotne właściwości, a regularne, umiarkowane picie kawy wspiera profilaktykę wielu chorób cywilizacyjnych. Trzy–pięć filiżanek dziennie powoduje, że spada m.in. ryzyko zachorowania na cukrzycę, niektóre nowotwory czy choroby układu sercowo-naczyniowego. Dlatego kawę określa się dziś mianem „wschodzącej gwiazdy profilaktyki” i porównuje do zażywanej profilaktycznie aspiryny.
    86 mln zł od ZUS na żłobkowe
    W piątek 20 maja 2022 r. ZUS przelał na konta placówek w ramach świadczenia żłobkowego ponad 86 mln zł. Liczba dzieci, na które przyznano do tej pory dofinansowanie, wynosi ponad 65 tys. – poinformowała prezes ZUS prof. Gertruda Uścińska.
    Matura 2022 r.: informatyka i język kaszubski [20 maja 2022 r.]
    Na maturze w piątek 20 maja 2022 r. pisemny egzamin z informatyki, a po południu pisemny z języka kaszubskiego. Oba nie są obowiązkowe.
    Pensja minimalna 2023 r.: 3350 zł i 3500 zł [wzrost o 490 zł]
    Podwyżkę minimalnego wynagrodzenia od początku 2023 r. do 3350 zł, a od lipca do 3500 zł zapowiada Marlena Maląg, minister rodziny i polityki społecznej. Wypowiedź padła na posiedzeniu Rady Dialogu Społecznego w dniu 19 maja 2022 r.
    Rozporządzenie z 18 maja 2022 r. o wysokości minimalnego wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli. Zmiana dodatków i grup zaszeregowania
    Minimalne wynagrodzenie zasadnicze nauczyciela z tytułem zawodowym magistra i przygotowaniem pedagogicznym w zależności od stopnia awansu zawodowego wzrasta o kwotę od 130 zł brutto do 178 zł brutto. Weszło w życie rozporządzenie ministra edukacji i nauki dotyczące wynagrodzeń.
    Małpia ospa w Szwecji i Hiszpanii. Po chorobie powstają blizny, które utrzymują się przez kilka lat
    Małpia ospa to choroba odzwierzęca. Rezerwuarem i źródłem zakażenia dla ludzi są głównie gryzonie (zwłaszcza wiewiórki), rzadziej małpy (wbrew nazwie choroby).
    Platforma Yoopies rusza z inicjatywą wsparcia dla ukraińskich uchodźców
    Platforma Yoopies pomaga znaleźć pracę uciekinierom przed wojną
    Matura 2022 r.: arkusz egzaminacyjny z fizyki [PDF]
    Matura 2022 r.: arkusz egzaminacyjny z fizyki [PDF]
    Egzamin ósmoklasisty 2021/2022. Co uczeń musi wiedzieć o tegorocznym egzaminie, by mieć dobry wynik?
    Egzamin ósmoklasisty potrwa od 24 do 26 maja 2022 r. Jest obowiązkowy, a pojawienie się ucznia na egzaminie jest warunkiem ukończenia szkoły podstawowej.
    Ułatwienia dla uczniów ukraińskich na egzaminie ósmoklasisty [RPO, MEiN]
    MEiN: Przepisy na egzaminie ósmoklasisty gwarantują uczniom ukraińskim nie tylko takie samo traktowanie jak polskim, ale obejmują także wiele ułatwień i dostosowań
    Poradnik CKE dla ósmoklasistów. Ósmoklasisto idź przed egzaminem na spacer
    Poradnik "Jak radzić sobie ze stresem egzaminacyjnym? Zalecenia dla ósmoklasistów" opublikowała Centralna Komisja Egzaminacyjna z myślą o uczniach klas VIII szkół podstawowych, którzy w dniach 24-26 maja przystąpią do obowiązkowego egzaminu ósmoklasisty.
    Wynagrodzenie 4560 zł miesięcznie za dobrowolną zasadniczą służbę wojskową [od 21 maja 2022 r.]
    Od 21 maja 2022 r. można wnioskować o odbycie rocznej, dobrowolnej zasadniczej służby wojskowej
    Matura 2022 r.: fizyka i historia sztuki [19 maja 2022 r.]
    Na maturze w czwartek 19 maja 2022 r. odbędzie się pisemny egzamin z fizyki, a po południu pisemny z historii sztuki. Oba nie są obowiązkowe.
    1300 zł przez dwa lata dla 31 000 Polaków. Skonsumują czy zainwestują te pieniądze? Bezwarunkowy dochód podstawowy rusza w Polsce
    W Polsce rusza bezwarunkowy dochód podstawowy. Nawet 31 000 osób będzie przez dwa lata otrzymywać 1300 zł miesięcznie. Po co? Ekonomiści chcą sprawdzić, czy skonsumują czy zainwestują te pieniądze. Czy będą się uczyć, próbować awansować albo tworzyć firmy.
    Matura 2022 r.: arkusz egzaminacyjny z geografii [PDF]
    Na maturze w środę 18 maja 2022 r. odbył się pisemny egzamin z geografii.
    Warszawa: Można już legalnie pić alkohol nad Wisłą
    Od poniedziałku 16 maja 2022 r. został zniesiony stan epidemii. W związku z tym przestał obowiązywać wprowadzony przez radnych zakaz spożywania alkoholu na bulwarach i plaży Poniatówka.
    "DGP": Ile osób otrzyma odszkodowania po szczepionkach? Jakie to są kwoty?
    Najwyższa dotychczas kwota wypłacona jednemu pacjentowi to 87 tys. zł. W sumie to ok. 700 tys. zł. Standaryzacja przyspieszyła i uprościła uzyskiwanie rekompensat – poinformował rzecznik praw pacjenta Bartłomiej Chmielowiec w wywiadzie opublikowanym w środę w "Dzienniku Gazecie Prawnej".
    Samorządom będzie łatwiej remontować pustostany i je wynajmować. 80% środków na remont z Funduszu Dopłat
    Rozważamy zmiany w Prawie budowlanym, które ułatwią samorządom remont lub przystosowywanie pustostanów do celów mieszkaniowych, uproszczą związane z tym procedury - powiedział wiceminister rozwoju i technologii Piotr Uściński.
    Matura 2022 r.: geografia i języki mniejszości narodowych na poziomie rozszerzonym [18 maja 2022 r.]
    Na maturze w środę 18 maja 2022 r. odbywa się pisemny egzamin z geografii. Po południu będą pisemne egzaminy z języków mniejszości narodowych: białoruskiego, ukraińskiego i litewskiego na poziomie rozszerzonym.
    Dlaczego uczeń z Ukrainy w oddziale przygotowawczym nie podlega ocenie w ramach klasyfikacji rocznej?
    Dzieci będące obywatelami Ukrainy objęte obowiązkiem szkolnym i obowiązkiem nauki mają prawo uczęszczać do polskich szkół publicznych i niepublicznych na takich samych warunkach jak obywatele Polski.
    Matura 2022 r.: arkusz egzaminacyjny z historii [PDF]
    Matura 2022 r.: arkusz egzaminacyjny z historii [PDF]
    Niedzielski: rząd przyjął projekt ustawy dającej podwyżki w służbie zdrowia od 632 zł do 2009 zł. Koszt 7 mld zł
    Rząd przyjął projekt nowelizacji o minimalnym wynagrodzeniu w ochronie zdrowia. To przełomowa ustawa dla medyków, gwarantująca systematyczny wzrost pensji – przekazał we wtorek minister zdrowia Adam Niedzielski.
    Zmiany w Karcie Nauczyciela: ZNP odrzuca projekt rządu [17 V 2022 r.]
    Związek Nauczycielstwa Polskiego odrzuca propozycje nowelizacji ustawy Karta nauczyciela w 2022 r. w wersji przedstawionej przez ministra edukacji i nauki Przemysława Czarnka. Z tej ustawy wynika brak strategii tworzenia spójnego statusu zawodowego nauczyciela – powiedział we wtorek prezes ZNP Sławomir Broniarz.