Poczta elektroniczna w kontaktach z urzędem

Od 17 czerwca 2010 r. wraz z art. 63 § 1 – Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.) zniknęło pojęcie poczty elektronicznej jako środka umożliwiającego wniesienie podania.

Zgodnie z obecnym brzmieniem art. 63 § 1 k.p.a. podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (dalej: ustawa o informatyzacji).

Z analizy prac sejmowej komisji administracji i spraw wewnętrznych (http://orka.sejm.gov.pl/Biuletyn.nsf/wgskrnr6/ASW-167) wynika, że celem ustawodawcy było m.in. zapewnienie „bezpieczeństwa obrotu prawnego i bezpieczeństwa w zakresie identyfikacji użytkownika”. Czy pocztę elektroniczną można nadal wykorzystywać w kontaktach z organem administracji publicznej, w tym z urzędem? Odpowiedź brzmi – można, ale tylko w przypadkach, gdy przepisy prawa nie wymagają bardziej sformalizowanych środków komunikacji.

Czytaj także: Kim jest koordynator czynności kancelaryjnych>>

Dlaczego nie e-mailem w postępowaniu administracyjnym

Kodeks postępowania administracyjnego (art. 63) w odniesieniu do sposobu i wymagań stawianych wnioskom elektronicznym wymaga, aby podania w formie dokumentu elektronicznego:

1) były wnoszone za pomocą środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą,

2) zostały uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo ust. 2 ustawy o informatyzacji,

3) zawierały dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru, a także, by

4) organ administracji publicznej potwierdził wniesienie podania w formie dokumentu elektronicznego przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny,

– podanie przesłane za pomocą poczty elektronicznej może spełnić tylko niektóre ze wskazanych wymogów.

Wymóg 1

Podania w formie dokumentu elektronicznego muszą być wnoszone za pomocą środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą.

Podanie przesłane za pomocą poczty elektronicznej wypełnia wymagania prawne stawiane dla środków komunikacji elektronicznej. Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 5 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną środkami komunikacji elektronicznej są rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności poczty elektronicznej.

Wymóg 2

Podania w formie dokumentu elektronicznego muszą być uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo ust. 2 ustawy o informatyzacji.

Dotychczasowym ograniczeniem skutecznego wniesienia podania w formie dokumentu elektronicznego był obowiązek opatrzenia podania bezpiecznym podpisem weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego. Od 17 czerwca 2010 r. wprowadzono jednak nowe możliwości uwierzytelnienia podania. Oprócz wskazanego podpisu elektronicznego w jego kwalifikowanej postaci ustawodawca dopuścił możliwość wykorzystania tzw. podpisu poświadczonego profilem zaufanym ePUAP oraz zastosowanie innych technologii wykorzystywanych przez podmiot publiczny do identyfikacji użytkownika.

Szczegółowe zasady funkcjonowania profilu zaufanego zostały określone rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 27 kwietnia 2011 r. w sprawie zasad potwierdzania, przedłużania ważności, wykorzystania i unieważniania profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej.

Drugą kategorią metod identyfikacji użytkownika, o której mowa w art. 20 a ust. 2 ustawy o informatyzacji (...), jest zastosowanie „innych technologii”. W ustawie celowo nie sprecyzowano, o jakie „inne technologie” chodzi. Wynika to z faktu dążenia do dopuszczenia wykorzystywania nowoczesnych technologii przez podmioty publiczne bez konieczności ciągłego dostosowywania przepisów prawa.

Czytaj także: Pisma wychodzące w postaci papierowej i elektronicznej>>

Wymóg 3

Podania w formie dokumentu elektronicznego muszą zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli te przepisy nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru.

Realizację tego wymogu należy rozpatrywać głównie w aspekcie wzorów elektronicznych ogłoszonych w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych. Zgodnie z art. 19b ust. 4 ustawy o informatyzacji, jeżeli wzór podania określają odrębne przepisy, to umieszczenie wzoru dokumentu elektronicznego przez organy administracji publicznej w centralnym repozytorium jest równoznaczne z określeniem wzoru wnoszenia podań, o których mowa w art. 63 § 3a k.p.a.