Dokumenty urzędowe a moc dowodowa

Organ musi zmierzać do ustalenia prawdy materialnej. Zasadą jest, że w postępowaniu administracyjnym istnieje niewiele ograniczeń co do tego czym może być dowód. Art. 75 k.p.a. mówi o tym, że dowodem może być wszystko co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy ale nie jest sprzeczne z prawem. Przepis ten wyróżnia w szczególności dokumenty, zeznania świadków, opinie biegłych, oględziny. Nie tworzy to jednak katalogu zamkniętego gdyż to wyliczenie ma charakter jedynie przykładowy. 

Oprócz przepisów k.p.a., o tematyce dowodowej mówią przepisy Kodeksu postępowania cywilnego (dalej: k.p.c.). Wyróżniają one dwa rodzaje dokumentów:

• prywatnie;
• urzędowe.

Dokumenty prywatne

Orzecznictwo uznało, że dokumentem prywatnym jest dokument, który nie posiada waloru dokumentu urzędowego. W świetle k.p.c., dokumenty prywatne, sporządzone w formie elektronicznej lub pisemnej, stanowią dowód na to, że osoba, która je podpisała, złożyła oświadczenia w nich zawarte. Ich moc dowodowa jest mniejsza niż w przypadku dokumentów urzędowych.

Dokument prywatny korzysta z domniemania autentyczności ale jednak jest wzruszalny co oznacza, że jego prawdziwość może zostać zakwestionowana poprzez przeprowadzenie odpowiedniego przeciwdowodu. Przykładem dokumentu prywatnego może być zaświadczenie lekarskie o stanie zdrowia lub świadectwo pracy.

Dokumenty urzędowe

Definicja dokumentu urzędowego została określona w Art.76 k.p.a. Definiuje on dokument urzędowy jako dokument:

1.  sporządzony w przepisanej formie;
2. przez powołane do tego organy państwowe;
3.  w ich zakresie działania.

Ich formę oraz organ właściwy do sporządzenia określają przepisy szczególne. W postanowieniu z dnia 28 czerwca 2000 r. Sąd Najwyższy stwierdził, że dokumentami urzędowymi w rozumieniu przepisów k.p.c. są akty i inne dokumenty notarialne. Niezachowanie przepisanej formy dokumentu może sprawić, że utraci on swoją wartość dowodową. Dokumentami urzędowymi są m.in.: wyroki, postanowienia sądowe, dowody osobiste, paszport, książeczka wojskowa.

Prawo do wydawania dokumentów urzędowych mają głównie organy administracji publicznej ale nie tylko. To uprawnienie przysługuje również organom jednostek organizacyjnych lub innym podmiotom ale tylko w zakresie, w jakim te jednostki i podmioty są z mocy prawa lub porozumienia powołane do załatwiania spraw określonych w art. 1 pkt. 1 i 4 k.p.a.

Zobacz również: Ustrój i jednostki

Najwyższa moc dowodowa

Dokumenty urzędowe cieszą się największą mocą dowodową. W art. 76 § 1 k.p.a. znajdziemy stwierdzenie, że dokument urzędowy stanowi dowód tego, co zostało w nim urzędowo zaświadczone. Oznacza to, że korzysta z domniemania autentyczności oraz zgodności z prawdą tego co zostało w nim urzędowo zaświadczone. Takie domniemanie wyłącza potrzebę przeprowadzenia dowodu, że dokument pochodzi od wskazanego w nim organu (przykład: dokumentem urzędowym jest dowód osobisty. W trakcie postępowania nie musimy udowadniać jego autentyczności oraz tego, że pochodzi od organu gminnego).

Nie oznacza to jednak, że nie można obalić autentyczności dokumentu urzędowego. Strona, która kwestionuje zgodność z prawdą dokumentu urzędowego może to udowodnić wszelkimi środkami dowodowymi. Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 października 1995 r. (III ARN 38/95).

Fotokopie dokumentów bądź uwierzytelnione wydruki poczty elektronicznej stanowiące odpisy dokumentów mają moc dowodową oryginału. (zob. wyrok WSA w Białymstoku z dnia 23 czerwca 2005 r., II SAB/Bk 32/05)

Opracowano na podstawie:

Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. 1960 nr 30 poz. 168 z późn. zm.)

Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. 1964 nr 43 poz. 296 z późn. zm. )

Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 28 czerwca 2000 r. (IV CKN 1083/00)

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 października 1995 r., (III ARN 38/95).

Wyrok WSA w Białymstoku z dnia 23 czerwca 2005 r., (II SAB/Bk 32/05)