REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Najczęstsze nieprawidłowości spotykane na etapie tworzenia ZFŚS

Izabela Motowilczuk
Izabela Motowilczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych

REKLAMA

Kontrole przeprowadzane w jednostkach samorządu terytorialnego w zakresie tworzenia i gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wykazują, że jest to temat budzący wiele wątpliwości i kontrowersji. W artykule tym przedstawiamy najczęściej występujące problemy związane z tworzeniem funduszu w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych.

Pracodawcy należący do sektora finansów publicznych, prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS), bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników (art. 3 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; dalej: ustawa o ZFŚS).

REKLAMA

REKLAMA

Operacja gospodarcza, polegająca na naliczeniu należnego za dany rok odpisu na ZFŚS, jest operacją wewnętrzną danej jednostki organizacyjnej w rozumieniu art. 20 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), dla udokumentowania której służą dowody źródłowe, których zasady sporządzania i kontroli określa kierownik danej jednostki organizacyjnej.

Najczęściej stosowanym w jednostkach dokumentem, będącym podstawą do ujęcia w księgach rachunkowych należnego odpisu na ZFŚS, jest polecenie księgowania – PK. Niestety, w większości jednostek dla dokumentów PK nie ma ustalonych zasad sporządzania, obiegu i kontroli – co w konsekwencji prowadzi do tego, że są one w wielu przypadkach sporządzane nieprawidłowo. Jeśli chodzi o naliczenie odpisu na ZFŚS, na dokumentach PK widnieje zazwyczaj tylko kwota odpisu, brak natomiast wskazania danych, na podstawie których tych wyliczeń dokonano, a co za tym idzie – dokumenty te są niesprawdzalne.

Czytaj także: RAPORT - Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych>>

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zasady obiegu i kontroli dokumentów związanych z naliczaniem odpisu na ZFŚS

REKLAMA

Przykładowe zestawienia przedstawiające dane, jakie powinny zostać uwzględnione w dowodach źródłowych, będących podstawą ujęcia w księgach rachunkowych wartości planowanych i faktycznych odpisów na ZFŚS, tak aby możliwe było szybkie sprawdzenie ich poprawności (zgodności z obowiązującymi przepisami oraz poprawności rachunkowej) przedstawiają wzory 1 i 2.

Zestawienia takie mogą być wskazane przez kierownika jednostki jako dokumenty będące podstawą ujmowania w księgach rachunkowych wielkości należnego odpisu na ZFŚS (oczywiście po ich dostosowaniu do potrzeb danej jednostki organizacyjnej – na przykład w przypadku jednostek oświatowych trzeba uwzględnić różne zasady naliczania odpisu podstawowego i zwiększeń dla nauczycieli, emerytowanych nauczycieli i dla pozostałych pracowników niebędących nauczycielami), mogą też być wykorzystywane jako załącznik do dokumentu PK.

WZÓR 1. Wysokość planowanego odpisu na ZFŚS

@RY1@i40/2011/008/i40.2011.008.021.0012.001.jpg@RY2@


WZÓR 2. Wysokość odpisu na ZFŚS według faktycznej liczby zatrudnionych

@RY1@i40/2011/008/i40.2011.008.021.0012.002.jpg@RY2@

@RY1@i40/2011/008/i40.2011.008.021.0012.003.jpg@RY2@

W obu wzorach dokumentów w pola wypełnione kursywą należy wpisać odpowiednie dane liczbowe zgodnie z podanym objaśnieniem.

Dodatkowo zgodnie z nowelizacją ustawy o ZFŚS, od 4 kwietnia 2011 r. pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu, mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego (art. 5 ust. 5a ustawy o ZFŚS).

Części dotyczące planowanej i faktycznej liczby zatrudnionych pracowników i emerytów/rencistów objętych opieką socjalną powinien wypełniać pracownik odpowiedzialny za prowadzenie spraw kadrowych, części dotyczące wyliczenia planowanej i faktycznej wielkości odpisu na ZFŚS wskazany przez kierownika jednostki – pracownik księgowości. Oprócz osób sporządzających na obu ww. dokumentach powinny złożyć podpisy osoby odpowiedzialne za ich skontrolowanie pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz za ich zatwierdzenie do realizacji.

Dokument z wyliczeniem planowanej wysokości odpisów na ZFŚS powinien być sporządzony w terminie pozwalającym na wprowadzenie odpowiednich wielkości planowanych wydatków budżetowych do projektu budżetu i planu finansowego jednostki na dany rok (z tym, że zostanie on ujęty w księgach rachunkowych dopiero na początku tego roku), natomiast dokument z wyliczeniem faktycznej wielkości odpisów na ZFŚS za dany rok powinien być sporządzony i przekazany do księgowości w terminie umożliwiającym dokonanie ewentualnych przelewów korygujących przed 31 grudnia tego roku.

Jeśli w ciągu roku wystąpi znaczna zmiana wielkości zatrudnienia, która nie była przewidziana i zaplanowana na początku roku (na przykład zatrudnienie w jednostce samorządu terytorialnego dodatkowych pracowników w ramach robót publicznych do usuwania skutków klęsk żywiołowych), wysokość odpisu podstawowego może i powinna być skorygowana na bieżąco, bez czekania do terminu korekty rocznej.

Czytaj także: Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2011 r.>>

Najczęstsze nieprawidłowości w zakresie naliczania i przekazywania środków na ZFŚS

Nieprawidłowości spotykane w jednostkach organizacyjnych samorządu terytorialnego, występujące w zakresie naliczania i przekazywania środków na ZFŚS mają dwie podstawowe przyczyny:

● nieznajomość obowiązujących przepisów oraz nieokreślenie prawidłowego obiegu i kontroli dokumentów,

● problemy finansowe jednostki samorządu terytorialnego.

Nieznajomość przepisów

Błędy wynikające z nieznajomości przepisów i nieustalenia właściwego obiegu dokumentów związanych z naliczaniem odpisu na ZFŚS to występujące niemal powszechnie:

1) błędy w wyliczeniach należnego odpisu polegające na przykład na:

● nieprzeliczeniu liczby zatrudnionych na pełne etaty (naruszenie § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, dalej: rozporządzenie w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych),

● nieuwzględnieniu obowiązujących w jednostce zwiększeń fakultatywnych (naruszenie art. 5 ust. 4 i 5 ustawy o ZFŚS),

● niezaliczeniu do liczby zatrudnionych pracowników osób, które świadczyły pracę na podstawie umów o pracę w okresie krótszym niż 12 miesięcy (naruszenie § 1 rozporządzenia w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych),

● omyłkach rachunkowych,

● w jednostkach oświatowych – naliczeniu odpisu na nauczycieli – emerytów i rencistów – na podstawie wysokości przeciętnej emerytury/renty nauczycielskiej w danym województwie (podawaną w danych statystycznych przez ZUS), zamiast na podstawie faktycznej wysokości świadczeń otrzymywanych przez emerytów/rencistów danej jednostki organizacyjnej (naruszenie art. 53 ust. 2 ustawy z 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela);

2) nieskorygowanie na koniec roku podstawy naliczania odpisu na ZFŚS do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych (naruszenie § 1 rozporządzenia w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych).

Problemy finansowe

Z kolei problemy finansowe jednostek organizacyjnych samorządu terytorialnego powodują zazwyczaj, że pracodawcy samorządowi, szukając oszczędności, naruszają zasady dotyczące wysokości i terminów przekazywania środków na ZFŚS. Najrzadziej spotykane są przypadki zupełnego nieutworzenia ZFŚS i nieprowadzenia przez pracodawcę działalności socjalnej, dużo częstsze natomiast dotyczą przekazywania równowartości dokonanych odpisów z naruszeniem kwot i terminów określonych w ustawie o ZFŚS. Spotyka się tu nieprawidłowości polegające na:

● przekazywaniu należnych środków w drobnych ratach przez cały rok, w miarę posiadanych środków,

● przekazywaniu środków na Fundusz „pod potrzeby” – to znaczy przelewanie środków na rachunek ZFŚS w kwotach odpowiadających przyznanym świadczeniom, przy jednoczesnym ograniczeniu ilości i wysokości tych świadczeń,

● przekazywaniu na ZFŚS tylko części środków należnych w danym roku.

Najczęściej jednak spotyka się przypadki, gdzie pracodawcy przekazują na ZFŚS środki w prawidłowych terminach i w prawidłowej wysokości – po czym „pożyczają” je z ZFŚS, zasilając rachunek bankowy budżetu jednostki samorządu terytorialnego (w urzędach stanowiących aparat pomocniczy jednostek samorządu terytorialnego) lub bieżący rachunek wydatków jednostki (w jednostkach budżetowych) z przeznaczeniem na realizację wydatków tych jednostek. W zależności od tego, jak duże problemy z zachowaniem płynności finansowej ma dana jednostka samorządu terytorialnego – zwrot pożyczonych środków na rachunek ZFŚS następuje w okresach od kilku miesięcy do nawet kilku lat. Oczywiście w tym czasie prowadzenie działalności socjalnej jest przez pracodawcę mocno ograniczane lub całkowicie zawieszane. Działania takie są nie tylko niezgodne z przepisami ustawy o ZFŚS, ale naruszają także przepisy art. 217 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, zgodnie z którymi deficyt budżetu jednostki samorządu terytorialnego może być finansowany jedynie enumeratywnie wymienionymi przychodami pochodzącymi: z kredytów lub pożyczek, ze sprzedaży papierów wartościowych wyemitowanych przez jednostkę samorządu terytorialnego, z prywatyzacji majątku jednostki samorządu terytorialnego, z nadwyżki budżetu z lat ubiegłych lub nadwyżki środków pieniężnych na rachunku bieżącym jednostki samorządu terytorialnego bądź też wolnych środków jako nadwyżki środków pieniężnych na rachunku bieżącym budżetu jednostki samorządu terytorialnego, wynikających z rozliczeń wyemitowanych papierów wartościowych, kredytów i pożyczek z lat ubiegłych.

PODSTAWY PRAWNE

• Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 45, poz. 235)

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 47, poz. 278)

• Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 257, poz. 1726)

• Ustawa z 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (j.t. Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 219, poz. 1706)

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43, poz. 349)

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Samorzad.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Sektor publiczny
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dzień Matki. Nie wiesz, gdzie świętować? Stolica przygotowała multum atrakcji na ten weekend

W najbliższy weekend mieszkańcy Warszawy będą mogli skorzystać z wielu atrakcji. Na Saskiej Kępie odbędzie się piknik z okazji święta dzielnicy, a nad Wisłą rozpocznie się sezon turystyczny, który uświetni barwna parada łodzi.

Uwaga! GIS wydał ostrzeżenie dotyczące żywności. Partia produktu wycofana ze sprzedaży

Główny Inspektorat Sanitarny wydał ostrzeżenie w piątek, dotyczące wykrycia białka soi w partii mąki z ciecierzycy. Osoby z alergią na białko soi mogą doświadczyć reakcji alergicznej po spożyciu tego produktu.

1 czerwca ma ruszyć program in vitro. Ogłoszono wyniki konkursu

Minister zdrowia, Izabela Leszczyna, w piątek poinformowała o wynikach konkursu na realizację programu leczenia niepłodności metodą in vitro przez podmioty lecznicze. Program ma zostać uruchomiony już 1 czerwca.

Zasiłki dla poszkodowanych rolników. Zostanie wprowadzony stan klęski żywiołowej?

Sejmik województwa lubelskiego zdecydował o przyznaniu wsparcia finansowego dla trzech gmin: Opole Lubelskie, Chodel, Józefów nad Wisłą. Każda z nich otrzyma po 100 tys. zł na wypłatę zasiłków dla sadowników, którzy doświadczyli strat po ostatnim gradobiciu i przymrozkach.

REKLAMA

Dofinansowanie 2121 zł brutto miesięcznie, przez 3 m-ce, na 1 pracownika. Program: Odbuduj swoją przyszłość dla pogorzelców z Marywilskiej

W czerwcu 2024 r. powinna być gotowa część hali tymczasowej dla kupców, którzy stracili swoje stanowiska w pożarze centrum przy ul. Marywilskiej. Jak poinformował warszawski ratusz do 30 czerwca br. poszkodowani przedsiębiorcy mogą też składać wnioski o pomoc w postaci pieniędzy na wypłatę bieżących wynagrodzeń.

Płatne praktyki w energetycznym gigancie. Gdzie, dla kogo i do kiedy można aplikować?

Energetyczny gigant ogłosił rekrutację do programu letnich, płatnych praktyk. Program jest skierowany do studentów i absolwentów uczelni wyższych, którzy rozważają rozpoczęcie kariery w koncernie. W tym roku przygotowano 25 miejsc.

Kolejne alerty RCB o burzach i intensywnych opadach

Rządowe Centrum Bezpieczeństwa wydało ostrzeżenia dla 7 województw o burzach i intensywnych opadach. W jakich województwach najlepiej nie wychodzić z domu? 

Bon energetyczny a opłata mocowa. Niepotrzebny jest wniosek. Automatyczna oszczędność od 15,96 do 89,4 zł

Parlament rzutem na taśmę w ustawie wprowadzającej bon energetyczny dodał zwolnienie z opłaty mocowej. To jedna z opłat, jakie widzimy na rachunku za prąd. Do końca 2024 r. będzie wynosiła 0 zł. Czy to jest bonus dla każdego gospodarstwa domowego, czy tylko dla tych osób, które mają prawo do bonu energetycznego?

REKLAMA

Zakończenie roku szkolnego 2024 r.

Kiedy kończy się rok szkolny 2023/2024? Do kiedy potrwają wakacje? Czy wszyscy uczniowie rok szkolny kończą w tym samym czasie? 

Producenci owoców i warzyw twardo o Zielonym Ładzie. Oberwą rolnicy, ale też inne grupy społeczne

Producenci owoców i warzyw mówią, że Zielony Ład to bardziej ideologia niż idea. Dotknie nie tylko rolników, ale też inne grupy społeczne. Nie sprzeciwiają się idei produkcji żywności wyróżniającej się wyższą jakością, zwracają jednak uwagę na szereg problemów, które przy okazji mogą poważnie uderzyć w ich działalność. Wśród nich znalazła się biurokracja.

REKLAMA