Najczęstsze nieprawidłowości spotykane na etapie tworzenia ZFŚS

Pracodawcy należący do sektora finansów publicznych, prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS), bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników (art. 3 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; dalej: ustawa o ZFŚS).

Operacja gospodarcza, polegająca na naliczeniu należnego za dany rok odpisu na ZFŚS, jest operacją wewnętrzną danej jednostki organizacyjnej w rozumieniu art. 20 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), dla udokumentowania której służą dowody źródłowe, których zasady sporządzania i kontroli określa kierownik danej jednostki organizacyjnej.

Najczęściej stosowanym w jednostkach dokumentem, będącym podstawą do ujęcia w księgach rachunkowych należnego odpisu na ZFŚS, jest polecenie księgowania – PK. Niestety, w większości jednostek dla dokumentów PK nie ma ustalonych zasad sporządzania, obiegu i kontroli – co w konsekwencji prowadzi do tego, że są one w wielu przypadkach sporządzane nieprawidłowo. Jeśli chodzi o naliczenie odpisu na ZFŚS, na dokumentach PK widnieje zazwyczaj tylko kwota odpisu, brak natomiast wskazania danych, na podstawie których tych wyliczeń dokonano, a co za tym idzie – dokumenty te są niesprawdzalne.

Czytaj także: RAPORT - Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych>>

Zasady obiegu i kontroli dokumentów związanych z naliczaniem odpisu na ZFŚS

Przykładowe zestawienia przedstawiające dane, jakie powinny zostać uwzględnione w dowodach źródłowych, będących podstawą ujęcia w księgach rachunkowych wartości planowanych i faktycznych odpisów na ZFŚS, tak aby możliwe było szybkie sprawdzenie ich poprawności (zgodności z obowiązującymi przepisami oraz poprawności rachunkowej) przedstawiają wzory 1 i 2.

Zestawienia takie mogą być wskazane przez kierownika jednostki jako dokumenty będące podstawą ujmowania w księgach rachunkowych wielkości należnego odpisu na ZFŚS (oczywiście po ich dostosowaniu do potrzeb danej jednostki organizacyjnej – na przykład w przypadku jednostek oświatowych trzeba uwzględnić różne zasady naliczania odpisu podstawowego i zwiększeń dla nauczycieli, emerytowanych nauczycieli i dla pozostałych pracowników niebędących nauczycielami), mogą też być wykorzystywane jako załącznik do dokumentu PK.

WZÓR 1. Wysokość planowanego odpisu na ZFŚS

@RY1@i40/2011/008/i40.2011.008.021.0012.001.jpg@RY2@