Szkolenia pracowników samorządowych

• Gdy pracodawca kieruje na naukę
• Urlopy szkoleniowe
• Zwrot kosztów
• Zobowiązania
• Szkolenie za zgodą pracodawcy, ale bez zobowiązań
• Formy nauki w formach pozaszkolnych

W poprzednich numerach „Rachunkowości Budżetowej” przedstawialiśmy kontrowersje dotyczące nowych zasad podnoszenia kwalifikacji pracowników oraz stanowisko Ministerstwa w tej sprawie. W art. 29 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych wskazano nie tylko obowiązek kształcenia pracowników samorządowych, ale również wskazano, że na cele takiego dokształcania powinny zostać wyodrębnione odpowiednie fundusze. Nie ma jednak przepisów szczególnych określających, w jaki sposób pracownicy ci mogą podnosić swoje kwalifikacje. W związku z tym stosuje się tu odpowiednio nowe przepisy ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.), jak i przepisy rozporządzenia Ministra Edukacji i Nauki z 3 lutego 2006 r. w sprawie uzyskiwania i uzupełniania przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych.

Podnosząc swoje kwalifikacje, pracownik zdobywa lub uzupełnia wiedzę oraz nabywa nowe umiejętności. Szkolić można się na dwa sposoby – z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Oczywiście można również podnosić swoje kwalifikacje bez porozumienia z pracodawcą – w takich przypadkach jednak wszelkie kwestie związane z organizacją nauki obciążają pracownika. Nie może on wówczas liczyć na pomoc ze strony pracodawcy, gdyż ten nie wie o nauce pracownika lub nie wyraził na to zgody.

Gdy pracodawca kieruje na naukę

Pierwszym sposobem na dokształcanie pracowników samorządowych (i nie tylko) jest tzw. skierowanie chętnego pracownika na naukę. W tym celu pracodawca zawiera z pracownikiem umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron. Powinna być ona sporządzona na piśmie. Pracodawca ma pewną swobodę w kształtowaniu warunków szkolenia swoich pracowników. Ograniczenie stanowią jedynie przepisy k.p. dotyczące kwalifikacji zawodowych pracowników.

ZAPAMIĘTAJ!

Umowa dotycząca warunków podnoszenia kwalifikacji przez pracownika nie może zawierać postanowień mniej korzystnych niż te wynikające z przepisów k.p.

Podstawowym celem umowy jest ustalenie indywidualnego zakresu ulg i świadczeń, które będą przysługiwały pracownikowi w czasie całego okresu nauki.

W umowie określającej wzajemne prawa i obowiązki stron (pracodawcy i pracownika) należy umieścić zapis stwierdzający:

● na jakie studia i na jaki okres nauki pracownik uzyskał pozwolenie – tzw. skierowanie,

● zakres świadczeń przysługujących pracownikowi w czasie nauki (np. wymiar płatnego urlopu szkoleniowego, wysokość zwrotu kosztów związanych z nauką),

● obowiązki pracownika (np. zobowiązanie się do przepracowania określonego czasu u tego pracodawcy po ukończeniu studiów),

● warunki, na jakich pracownik będzie zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na jego naukę, jeżeli nie dopełni warunków umowy i rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem lub z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika przed ustalonym w umowie terminem.

PRZYKŁAD

Czy kierując pracownika na studia podyplomowe, pracodawca musi zawierać w umowie informacje o urlopie i zobowiązaniach pracownika po zakończeniu nauki? Wszelkie warunki dotyczące studiów pracownika zostały określone zgodnie z przepisami k.p.

Przyjmuje się, że umowa powinna szczegółowo określać prawa i obowiązki pracownika, który został przez pracodawcę skierowany na naukę. Nie oznacza to jednak, że wszystkie warunki takiej nauki trzeba dodatkowo wymieniać w umowie. W przypadku gdy pracodawca stosuje bezpośrednio przepisy k.p. w kwestii urlopów szkoleniowych lub zobowiązań pracownika do dalszej pracy po zakończeniu szkolenia, nie trzeba ich powtarzać w umowie. Wystarczy wówczas, gdy przy danym świadczeniu lub zobowiązaniu określonym w umowie zostanie wskazany przepis k.p., który reguluje daną kwestię.

Pamiętajmy jednak, że nie wszystkie kwestie związane z dokształcaniem pracownika zostały wystarczająco dookreślone w przepisach k.p. Dlatego też informacje o tym, czy i jakie dodatkowe świadczenia pracodawca przyznaje, powinny znaleźć się w umowie zawartej z pracownikiem.

Pracodawca zawsze może zastosować rozwiązania korzystniejsze dla pracownika niż te wynikające z przepisów k.p. i wówczas powinny się one znaleźć bezpośrednio w umowie. W umowie zawsze powinny znaleźć się również warunki i zasady, które zostały określone w odmienny lub bardziej szczegółowy sposób, niż wynika to z przepisów k.p.

ZAPAMIĘTAJ!

Pracodawca, który nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu przez niego podnoszenia kwalifikacji zawodowych, nie ma obowiązku zawierania z takim pracownikiem umowy dotyczącej nauki (art. 103⁴ § 3 k.p.).

W samej umowie należy zatem zawrzeć warunki, jakie pracownik zobowiąże się spełnić po zakończeniu nauki. Pracodawca, który wysyła lub wyraża zgodę na szkolenie pracownika, ponosi z tego tytułu dodatkowe koszty – nic więc dziwnego, że po zakończeniu dokształcania oczekuje od niego dalszej pracy. W tym celu w umowie zawiera się zapis, zgodnie z którym pracownik, który ukończy naukę, zobowiązuje się pozostać w zatrudnieniu przez wskazany okres. Okres ten nie może być jednak dłuższy niż 3 lata.

Czytaj także: Podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracowników – stanowisko Ministerstwa Pracy>>

Urlopy szkoleniowe

Pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe posiada prawo do:

● urlopu szkoleniowego,

● zwolnienia z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia, oraz na czas ich trwania.

Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia od pracy uczący się pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Wymiar przysługującego pracownikom urlopu szkoleniowego zależy od rodzaju nauki, wynosi on odpowiednio:

● 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych,

● 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu maturalnego,

● 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe,

● 21 dni w ostatnim roku studiów – na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Urlopu szkoleniowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Oznacza to więc, że pracownik, który pracuje od wtorku do soboty włącznie, urlop szkoleniowy otrzyma właśnie na te dni pracy.

PRZYKŁAD

Czy pracownik powinien złożyć wniosek o udzielenie mu urlopu szkoleniowego?

Nie ma szczegółowych przepisów, które wskazywałyby, w jaki sposób pracownik ma zgłosić potrzebę wykorzystania urlopu szkoleniowego. Jednak forma wniosku o urlop wydaje się w tym przypadku właściwym sposobem. Trzeba bowiem pamiętać, że pracownik powinien poinformować pracodawcę o potrzebie i terminie wykorzystania takiego urlopu z należytym wyprzedzeniem. Dodatkowo, termin urlopu powinien przypadać w okresie poprzedzającym egzaminy zgodnie z przyjętą organizacją roku szkolnego w szkole lub na uczelni. Nie ma również żadnych przepisów, które nakazywałyby uczącemu się pracownikowi wykorzystać urlop szkoleniowy jednorazowo w pełnym wymiarze. Pracownik może zatem wnioskować o taki urlop w częściach. Ważne jest jedynie, aby był on wykorzystany zgodnie ze swoim przeznaczeniem.

Zwrot kosztów

Pracodawca może pomóc uczącemu się pracownikowi w finansowaniu kosztów samej nauki (opłat, czesnego), jak i innych kosztów z nią związanych. Przepisy k.p. dopuszczają przyznawanie pracownikom podnoszącym kwalifikacje dodatkowych świadczeń finansowych. Pracodawca może zatem pokryć koszty studiów lub kursów pracownika. Może również sfinansować pracownikowi przejazdy na uczelnie i zakwaterowanie. Może wreszcie pokryć również koszty zakupu podręczników lub innych pomocy naukowych.

PRZYKŁAD

Sporządzamy umowę dotyczącą szkolenia pracownika naszego urzędu. Jeden z przepisów k.p. (art. 103³) stanowi, że pracodawca może zwracać pracownikowi wskazane koszty nauki. Czy oznacza to, że pracodawca w umowie musi zwrócić wskazane w k.p. koszty, tak żeby postanowienia umowy nie były mniej korzystne niż przepisy k.p.?

Nie – pracodawca kierujący pracownika na naukę sam decyduje o tym, czy zwraca pracownikowi koszty, jakie to będą koszty i dodatkowo w jakiej wysokości. Przepis wskazujący, że postanowienia umowy dotyczącej nauki pracownika nie mogą kształtować gorszych warunków kształcenia niż te określone w k.p., dotyczy tylko dokładnie zdefiniowanych tam świadczeń. Zasada ta znajdzie zatem zastosowanie np. do wymiaru urlopów szkoleniowych – przepisy wskazują bowiem wprost, kiedy jaki urlop przysługuje pracownikowi. Pracodawca nie może zatem w umowie zawrzeć postanowienia, zgodnie z którym pracownik będzie miał prawo do urlopu krótszego niż ten przewidziany przepisami k.p.

Natomiast w stosunku do świadczeń, które pracodawca może przyznawać uczącym się pracownikom, przepisy k.p. nie zawierają dokładnych wytycznych. W art. 103³ k.p. jest jedynie mowa o tym, że „pracodawca może przyznać uczącemu się pracownikowi określone świadczenia” – zatem „może”, ale nie „musi”. Mimo wskazania podstawowych świadczeń (czyli opłat za kształcenie, przejazdy, podręczniki i zakwaterowanie) pracodawca może wybrać, które z nich będzie chciał lub mógł pracownikowi sfinansować, pod warunkiem że w ogóle zdecyduje się na wypłatę takich świadczeń.

Wskazane przepisami k.p. świadczenia dodatkowe dla pracowników stanowią jedynie przykładowy katalog. Pracodawcy mogą w dowolny sposób kształtować dodatkowe świadczenia dla uczących się pracowników. Mogą zatem finansować dobrowolnie określone świadczenia – i to w sposób przez siebie określony. Im fundusz finansowy przeznaczony na szkolenie pracowników jest większy, tym więcej mogą otrzymać osoby uczące się.

Istotne jest, aby rodzaje przyznawanych pracownikom świadczeń oraz szczegółowe warunki ich wypłaty zostały określone w umowie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika. Pracownik powinien wiedzieć, do jakich świadczeń i w jakiej wysokości ma prawo oraz co powinien zrobić, aby je uzyskać (np. przedkładać rachunki lub zaświadczenia ze szkoły lub uczelni).

Zobowiązania

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracowników to nie tylko korzyści, lecz również zobowiązania względem pracodawcy. Pracownik, który okaże się niesolidnym studentem/uczniem lub nielojalnym, wykwalifikowanym już pracownikiem, musi liczyć się z koniecznością zwrotu dodatkowych kosztów swojego dokształcania.

Pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe:

● który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,

● z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie nie dłuższym jednak niż 3 lata (określonym w umowie),

● który po zakończeniu nauki, w okresie nie dłuższym niż 3 lata, rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem (z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z powodu mobbingu),

● który po zakończeniu nauki, w okresie nie dłuższym niż 3 lata, rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z powodu:

– orzeczenia o niezdolności do dalszej pracy,

– ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika,

– mobbingu

– mimo braku przyczyn takiego rozwiązania umowy o pracę jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń.

Pracodawca może dochodzić zwrotu takich kosztów w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

Czytaj także: Podnoszenie kwalifikacji, urlopy szkoleniowe - nowe zasady>>

Szkolenie za zgodą pracodawcy, ale bez zobowiązań

Pracodawca może sam wystąpić z inicjatywą podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracownika, ale może również jedynie wyrazić zgodę na naukę swojego podwładnego.

Elementem decydującym o wszystkich prawach i obowiązkach dokształcającego się pracownika nie jest jednak skierowanie lub zgoda pracodawcy, lecz umowa o podnoszenie kwalifikacji. Brak umowy oznacza mniej świadczeń dla uczącego się pracownika. Z takiego rozwiązania przeważnie korzystają pracodawcy, którzy wyrażają zgodę na dokształcanie pracownika, ale nie są tym dokształcaniem bezpośrednio zainteresowani. Pracodawca może bowiem uznać, że wybrana przez pracownika forma podnoszenia kwalifikacji nie odpowiada założeniom działu bądź urzędu, w którym pracownik ten jest obecnie zatrudniony. Dlatego też nie są również skłonni do ponoszenia dodatkowych kosztów z tytułu takiego kształcenia się pracownika. Pracodawca może wówczas zawrzeć z pracownikiem porozumienie określające warunki, na jakich godzi się na studia lub szkołę pracownika.

Pracownikowi zdobywającemu lub uzupełniającemu wiedzę i umiejętności na zasadach innych, niż określone w przepisach Kodeksu pracy (art. 103¹–103⁵), mogą być przyznane:

● zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia,

● urlop bezpłatny

– w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i pracownikiem.

Oczywiście na takie zwolnienia lub urlop będzie mógł liczyć pracownik, którego pracodawca wyraził zgodę na naukę. Pracownik, który takiej zgody nie uzyskał, będzie musiał tak ustalić czas nauki, by nie kolidował on z czasem pracy, lub będzie w tym celu korzystał z urlopu wypoczynkowego i bezpłatnego.

Formy nauki w formach pozaszkolnych

Uzyskiwanie i uzupełnianie przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych odbywa się w następujących pozaszkolnych formach kształcenia:

● Kurs – jest pozaszkolną formą kształcenia o czasie trwania nie krótszym niż 30 godzin zajęć edukacyjnych, której ukończenie umożliwia uzyskanie lub uzupełnienie wiedzy ogólnej, umiejętności lub kwalifikacji zawodowych, realizowaną zgodnie z programem nauczania przyjętym przez organizatora kształcenia.

● Seminarium – powinno trwać nie krócej niż 5 godzin zajęć edukacyjnych, których ukończenie umożliwia uzyskanie lub uzupełnienie wiedzy na określony temat. Powinno być realizowane zgodnie z programem nauczania przyjętym przez organizatora kształcenia.

● Praktyka zawodowa – jej czas trwania uzależniony jest od złożoności umiejętności niezbędnych do wykonywania zadań zawodowych. Nie może być jednak krótszy niż 80 godzin zajęć, których ukończenie umożliwia uzyskanie lub uzupełnienie praktycznych umiejętności zawodowych z wykorzystaniem wiedzy i doświadczenia zawodowego uczestników.

Każda osoba, która ukończyła określoną formę kształcenia, otrzymuje zaświadczenie potwierdzające.

PODSTAWY PRAWNE

• Ustawa z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 223, poz. 1458; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1241)

• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 135, poz. 912)

• Rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z 3 lutego 2006 r. w sprawie uzyskiwania i uzupełniania przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych (Dz.U. Nr 31, poz. 216)