Dobra znajomość podstawowych zasad postępowania administracyjnego, terminów załatwiania spraw, reguł związanych z doręczaniem pism i przeprowadzaniem rozpraw jest podstawowym warunkiem utrzymania sprawności działania i realizowania zadań przez administrację publiczną. Szczególnie ważna okazuje się ona przy pierwszoinstancyjnym rozpoznawaniu indywidualnych spraw, które kończą się wydaniem decyzji i postanowień. Niedostatek wiedzy w tej materii może spowodować popełnianie błędów proceduralnych, które z jednej strony mogą doprowadzić do nieważności decyzji, z drugiej strony narazić pracownika na odpowiedzialność porządkową i dyscyplinarną.
Dzięki przejrzystemu kwestionariuszowi CAF opracowanemu w Unii Europejskiej urząd może w prosty sposób ocenić, czy skutecznie wypełnia cele, do których został powołany - tzn. nie tylko to, czy skrupulatnie przestrzega przepisów, ale także to, czy zaspokaja potrzeby mieszkańców. Jeśli nie, może podjąć działania doskonalące.