Dobra znajomość podstawowych zasad postępowania administracyjnego, terminów załatwiania spraw, reguł związanych z doręczaniem pism i przeprowadzaniem rozpraw jest podstawowym warunkiem utrzymania sprawności działania i realizowania zadań przez administrację publiczną. Szczególnie ważna okazuje się ona przy pierwszoinstancyjnym rozpoznawaniu indywidualnych spraw, które kończą się wydaniem decyzji i postanowień. Niedostatek wiedzy w tej materii może spowodować popełnianie błędów proceduralnych, które z jednej strony mogą doprowadzić do nieważności decyzji, z drugiej strony narazić pracownika na odpowiedzialność porządkową i dyscyplinarną.
Dzięki przejrzystemu kwestionariuszowi CAF opracowanemu w Unii Europejskiej urząd może w prosty sposób ocenić, czy skutecznie wypełnia cele, do których został powołany - tzn. nie tylko to, czy skrupulatnie przestrzega przepisów, ale także to, czy zaspokaja potrzeby mieszkańców. Jeśli nie, może podjąć działania doskonalące.
Każda jednostka samorządu terytorialnego winna przekazać do RIO komplet sprawozdań (Rb-Z, Rb-N, Rb-UZ i Rb-UN) zbiorczych, a dla instytucji kultury, SP ZOZ oraz funduszy celowych lub innych osób prawnych należy sporządzić komplet sprawozdań jedynie w sytuacji, gdy danego typu jednostki nadzorowane przez jednostkę samorządu terytorialnego wykazują jakieś należności i zobowiązania.